Казначейство. Пора навести порядок в финансах фирмы
Эффективно управлять всеми денежными потоками, рисками, обеспечить полную платежеспособность предприятия. Основные инструменты — это платежный календарь и согласование платежей. Автоматизация данного направления наиболее эффективна с использованием Интернет сервиса и интеграции в существующие программы 1С. Обращая пристальное внимание на данный процесс, увеличивается эффективность работы любой фирмы. Казначейство иными словами — это подразделение, которое отвечает за все счета и кассу организации.
Казначейство в 1С. За и против
Если не следить за денежными потоками фирмы, тогда в чем вообще смысл коммерческой организации? Тем более, в настоящее время, рынок достаточно часто бывает не стабильным.
В компании недостаточно денег? Это значит, что выплаты по налогам, заработной плате, кредитам, и другим платежам невозможны. Последствия могут быть серьезными: пени, штрафы и прочие дополнительные издержки, которые ложатся на плечи компании. При возникновении подобной ситуации уже увеличивается вероятность того, что компания перестанет существовать, или потребуются дополнительные затраты на вывод предприятия из нестабильной ситуации.
Но есть и обратная сторона, когда у фирмы большое количество денежных средств. Вроде бы хорошо и в тот момент, когда у компании возникнут трудности, можно будет решить все сложности. Деньги должны приносить деньги. А если этот трудный момент и вовсе не наступит, или через пять лет? Упущенная выгода не нужна. К примеру, можно принять участие в каком-нибудь успешном проекте, тем самым увеличив прибыть.
Для этого и важен контроль над денежными средствами, этим вопросом занимается казначейство. В компании важен баланс между дополнительной прибылью, вложением и затратами. Поэтому, отвечая на вопрос: за или против казначейства? Ответ однозначно: да.
В статье, мы рассмотрим подробно: какова цель казначейства, кому подходит система казначейства, рассмотрим его формы, и какая подойдет именно Вашей организации.
Основная цель казначейства
- выполнение всех действий, связанных с расчетно-кассовыми операциями;
- формирование четкого плана поступлений финансовых средств;
- получение заявок на оплату нужд фирмы от центра финансовой ответственности и контроль над их исполнением;
- формирование реестра на оплату счетов, графика предстоящих платежей, платежного календаря;
- контроль и формирование отчетности по исполнению всех платежей, обязанностей по договорам;
- подготовка всех необходимых документов для получения кредита.
Нужна ли Вам система казначейства в 1С?
Как определить необходимость внедрения системы казначейства? Ответ прост, ответьте на ряд ниже поставленных вопросов:
- Как часто у Вас появляются кассовые разрывы?
- Возникает ли нехватка финансовых средств?
- Есть ли у фирмы четкий план по распределению денежных средств между подразделениями? Если есть, то эффективно ли он используется?
- Бывают ли моменты, когда финансовые средства компании «покидают» ее без контроля?
Ответы Вас не удовлетворили? Значит, проблемы точно есть. В организации независимо от масштаба, деньги должны быть под контролем. Всегда необходимо понимание, куда их потратили, на что планируется израсходовать и зачем.
Если есть трудности с движением и контролем денежных средств, то пора внедрять систему казначейства. Такая система может быть полностью автоматизирована, или частично.
Централизованное, децентрализованное, или автоматизированное?
В казначействе выделяют следующие формы организации. Это централизованное, децентрализованное и полностью автоматизированное. Выбор зависит напрямую от направления деятельности Вашей компании и масштабов.
Так чем же их отличия?
При использовании централизованного казначейства, в самой организации формируется целое подразделение. Через нее проходят все денежные потоки, а другие службы, если потребуется что-то оплатить, просто предоставляют заявку на оплату. За подразделением казначейства закреплены все действия, связанные с финансовыми средствами: планирование, исполнение, контроль.
Децентрализованная форма казначейства отличается от централизованного только тем, что делегируются полномочия. Иными словами, не исключается вероятность передачи права осуществления платежей прямо из центров финансовой ответственности. Но это не значит, что система контроля в данном случае должна отсутствовать. При отсутствии должного контроля, вероятность потери, перерасхода денежных средств возрастает в разы. Не стоит забывать и про финансовые риски, которые в самом плохом раскладе, могут привести к банкротству фирмы.
В настоящее время, все больше компаний применяют централизованную систему управления. В этом случае оперативность обмена данными крайне важна для непрерывного контроля. Решением такого вопроса является перевод на автоматизированную систему казначейства.
Централизованное казначейство
Централизованное казначейство — это структура, которая позволяет управлять денежными средствами организации. Такую форму казначейства в основном применяют холдинги, где головная компания распределяет средства между дочерними организациями. Также, данную форму могут использовать крупные компании. Из-за больших масштабов, они достаточно часто сталкиваются с проблемами, которые касаются управления финансами. Для того чтобы все денежные ресурсы взять под контроль, рекомендуют применять централизованную форму казначейства.
Плюсы централизованной формы казначейства
Самое главное преимущество внедрения централизованного казначейства — это наведение порядка в финансовой системе холдинга, или крупной компании. Обеспечено хорошее состояние в таких вопросах, как:
- обеспечение отсутствия кассовых разрывов;
- консолидация финансовых потоков холдинга, или организации;
- непрерывный контроль над затратами всех структур холдинга, или организации;
- контроль согласования платежей;
- контроль утверждения бюджета;
- повышение эффективности использования денежных средств, среди подразделений холдинга, или организации.
Минусы централизованного казначейства
Когда система казначейства не автоматизирована, возникает ряд ошибок, которые возможны из-за человеческого фактора. Также, имеется ряд других моментов:
- все заявки на оплату проверяются вручную, на соответствие с лимитами по статьям бюджета;
- нет оперативной информации по остаткам на всех счетах;
- требуется большое количество сотрудников, для выполнения всех операций;
- скорость согласования заявок на оплату низкая и пр.
Специфика централизации казначейства
Навести порядок в финансовых вопросах не так-то просто, особенно в крупных организациях, или холдингах. Бывают такие случаи, что подразделения, или дочерние организации пользуются своими собственными системами работы с финансами. И привести все это к одному виду, очень сложно.
Лучше всего начинать с подробного анализа всех подразделений, или дочерних организаций фирмы. После следует привести всю документацию к одной форме. Данный процесс является длительным и вероятнее всего потребуется хорошее финансирование. Далее, обеспечьте полный доступ пользователей к общей системе денежного учета. После проведения данных процедур, можно внедрять централизованное казначейство.
Подводя итог вышесказанного, то централизованное казначейство — это четкое управление и контроль над всеми денежными потоками холдинга, или крупной организации.
Автоматизированная форма: казначейство в 1С или в веб сервисе
Автоматизированная форма казначейства создает возможность оперативного централизованного управления всеми финансовыми средствами компании. Такое казначейство увеличивает понятность всех поступлений и затрат, обеспечивает оперативный контроль целесообразности выплат фирмы. Централизованное казначейство подразумевает большие затраты: оплата труда сотрудников, помещение, канцтовары и прочее. Автоматизированное казначейство сводит такие затраты к минимуму. В конечном итоге данные действия приводят к большой экономии денежных средств предприятия. Также полностью сводятся к нулю ошибки, связанные с человеческим фактором.
Функции автоматизации казначейства
- четкое формирование планов и лимитов финансовых средств компании;
- грамотное управление всеми остатками средств фирмы, борьба с кассовыми разрывами;
- автоматизированное казначейство непрерывно взаимосвязано с бюджетом, бухучетом и другими системами;
- поддержание платежеспособности предприятия, контроль лимитов по всем статьям бюджета;
- автоматизированное казначейство позволяет сократить время на согласование заявок на оплату и формирование отчетов.
Какие вопросы решает автоматизированное казначейство?
- создание планового БДДС;
- создание платежного календаря и его управление;
- установка лимитов по статьям затрат;
- создание заявок на использование финансовых средств и учет всех лимитов;
- более быстрое и четкое согласование всех заявок на оплату;
- создание всех необходимых документов: платежное поручение и др.;
- создание отчетности по реализации БДДС на предприятии, как исполняются заявки и пр.;
- используя веб-сервис Финоко, все действия по согласованию заявок на оплату, можно выполнить с помощью телефона, который поддерживает ios, или android.
Казначейство или в веб сервисе – это правильный и действенный способ «порядка» в денежных вопросах компании. Какой вид казначейства использовать в работе, выбирать Вам. Но, живя в современном мире, для надежности и экономии времени, мы рекомендуем автоматизировать весь процесс. И этот способ подходит не только крупным организациям. Веб-сервис Финоко – это отличная возможность быстро перейти на такую систему. Сотнями компаний доказано, что это работает. Многолетний опыт работы показал, что надежность сервиса превыше всего. Мы готовы помочь настроить систему казначейства на вашем предприятии.