Описывайте Бизнес-процессы используя BPMN в Финоко

Бизнес-процессы — описать чтобы улучшить используя нотацию BPMN

Бизнес-процесс — сочетание различных действий сотрудников или руководства бизнеса, ориентированных на улучшение его работы. Описанием называют полную регламентацию проводимых в рамках бизнеса действий и планомерный анализ их эффективности.

Описанные бизнес-процессы хранят корпоративную память о том, как именно нужно выполнять действия с информацией и ресурсами чтобы получить полезный для клиентов результат. Важнейшей частью цикла управления является контроль протекания бизнес-процессов. У каждого из процессов есть свой конечный результат. А любой результат нужно планировать и измерять. Сервис Финоко предлагает уникальную возможность в одной информационной системе выполнять дизайн процессов, определить конечный результат каждого из них и контролировать фактические результаты.

Любой бизнес-процесс напрямую завязан на людей:

Каждый бизнес-процесс проходит с участием 1 или нескольких людей. В случае, если работа организована программным обеспечением или оборудованием, применяются иные метрики для оценки эффективности работы, а также другие методы описания бизнес-процессов и моменты, связанные с реализацией всей работы в целом.
В любом бизнес-процессе в различных форматах взаимодействуют друг с другом несколько людей. К примеру, фрилансер, работающий в одиночку из дома, взаимодействует с частными заказчиками и юридическими лицами в частной переписке или социальных сетях. Производитель товаров или услуг имеет прямые контакты с покупателями или контрагентами, которые составляют рабочую модель бизнес-процесса.

Бизнес-процессы: как описать и контролировать

Важно найти определение описанию различных бизнес-процессов. В целом, его можно сформулировать так.

Описание бизнес-процесса — рассмотрение алгоритма производимых сотрудниками разнообразных действий (текстом или понятной графической схемой), проводимое с целью оптимизации процессов бизнеса, анализа действий сотрудников и повышения рентабельности работы бизнеса.

Описание с целью дальнейшего моделирования — обязательный момент для итоговой реализации задумок. (О современном подходе к дизайну бизнес-процессов читайте в нашей статье «Бизнес моделирования по методу Остервальдера«) Все предусмотренные действия должны отвечать требованиям формальной логики и приводить к определенной итоговой цели. Описание любого бизнес-процесс — достаточно творческое дело, так как здесь важно описать всё максимально подробно, опуская ненужные подробности и сглаживая «острые» для бизнеса углы.

Бизнес-процессы и изготовления ТМЦ — в чем разница

Главное различие указанных понятий — после соблюдения всех стадий процесса изготовления товарно-материальных ценностей на выходе вас будет ждать определенный по всем параметрам результат. К примеру, если речь о производстве, то на выходе получается продукция, соответствующая изначально заданным параметрам и показателям. Естественно, что во время различных стадий технологического процесса есть вариант производства брака различных категорий, но это исключения, которые вызываются неправильными действиями работников или оборудования. В бизнесе результат может быть непредсказуемым по причинам, независящим от моделирования бизнес-процесса.

То есть понятно, что в бизнес-процессе огромное значение имеют не только изначальные данные, но и переменная информация, возникающая с течением времени. Именно такие переменные данные добавляют в бизнес-модели элемент форс-мажора, которые на определенных этапах могут внести значительные коррективы в общий процесс работы компании.

Как происходит описание бизнес-процессов

Представьте себе обыкновенную компанию среднего уровня. Среднестатистический бизнес состоит из нескольких смежных отделов или департаментов, над которыми в итоге стоит один руководитель. Ни один человек не может на 100% разбираться во всех аспектах ведения бизнеса, поэтому для руководства отдельными направлениями и службами занимаются соответствующие специалисты. Модернизация и общее руководство компанией остаются в ведении собственника. Схема бизнес-процесса позволит в графической форме смоделировать работу коллектива и компании на всех этапах деятельности и понять, что можно улучшить и как оптимизировать работу для максимальной отдачи от бизнеса. При этом, для понимания описания бизнес-процесса не обязательно обладать высокой квалификацией в вопросах работы структурных подразделений бизнеса.

Естественно, что при таком анализе не получится обойтись без потери части информации. Графическая форма просто не сможет на 100% отобразить все действия и особенности работы каждого сотрудника. Однако, итоговые потери несущественны и не повлияют на общий итог корректного отображения схемы бизнес-процесса.

Важно понимание роли и обязанностей каждого участника бизнес-процесса для того, чтобы четко сформулировать и смоделировать ситуацию от начала до конца с выдачей ролей исполнителей и наблюдателей соответствующим должностным лицам.

После того, как информация была полностью собрана, она должна быть переведена в графический формат. Именно графическая форма будет наиболее наглядной для при составлении описания планируемого бизнес-процесса. Для себя лично вы можете составить описание так, как вам удобно. Для составления схемы бизнес-процесса, которую будут смотреть другие люди, вне зависимости от их должностей, стоит использовать именно графический формат. Причина очень простая — чаще всего информация лучше всего воспринимается именно в графическом формате. Схема в графическом формате позволит не только быстро охватить глазами всю картину, но и рассмотреть отдельные грани бизнеса и его развитие.

Последовательность действий:

Собрать в единую группу всех участников бизнес-процесса.
Собираем всю вводную информацию, нужную для запуска бизнес-процеса.
Подберите используемые средства для достижения цели: системы ввода данных, CRM, таблицы и почтовые клиенты. Зафиксировать нужно всё, что может оказать влияние на бизнес.
Определяем результат, который хотим видеть в итоге завершения процесса.
Описываем алгоритм совершаемых для достижения цели действий.
Добавляем показатели, которые могут повлиять на бизнес и достижение поставленной цели.
Подбираем вариант демонстрации разрабатываемого бизнес-процесса.

Нотация BPMN — расшифровка и основные понятия

Нотация BPMN

Аббревиатура расшифровывается с учётом того, что BPM здесь — это и моделирование, и менеджмент. В общую систему представления информации входят оба этих процесса на равнозначной основе. С помощью простого и эффективного моделирования можно проверить функционирование любой бизнес-модели вне зависимости от того, какие задачи выполняются вашим бизнесом.

Структурные элементы, составляющие нотацию BPMN

Событие (Event). Происходящее в процессе моделирования событие. Они разделяются на стартовые (начальные), идущие в ходе события и финальные. Рассмотрим Событие «Телефонный звонок от покупателя». Старт — начало созвона, промежуточный этап — отдельные скрипты специалиста, конец — заполнение заявки на товар. На схеме отображается кругом.
Действия (Activity). Определенный перечень рабочих задач, необходимый на конкретном этапе работы. В графической схеме отображаются в виде прямоугольников. Могут быть простыми или сложными, включающими в себя множество простых действий.
Переход (Gateway). Изображается на схеме в виде ромба. Необходим тогда, когда при моделировании процесса в его алгоритме предусмотрен вариант выбора дальнейшего действия. Простейший пример: после закупки 4 новых станков устанавливаем в старом помещении? Варианты ответа: Да или Нет. Дальнейшие действия доступны после прохождения в схеме перехода.
Поток общий и поток сообщений (Flow и Message Flows). Первый показатель отображается сплошной стрелкой — он указывает на то, какое действие нужно совершить. Message Flows — пунктирная стрелка, указывающая на то, какими сообщениями друг с другом обмениваются участники бизнес-процессов.
Пул (Pool). Этот объект описывает подробно один из процессов моделирования целиком. В пуле также отображаются дорожки, указывающие на участников процесса, задействованных в нём.
Данные (Date Object). Здесь указывается то, что нужно для выполнения задания или чтобы задание было начато. К примеру, для склада — начало отгрузки товара после получения необходимых документов. На схемах изображается в виде листа бумаги с правым верхним углом, загнутым внутрь.
Сообщение (Message). Отображается в виде привычного всем конвертика. В виде сообщений, которые служат для оперативной коммуникации, могут выступать сообщения электронной почты, переписка в мессенджерах, sms или коммуникации на сайтах.
Артефакты (Artifact). Это отдельные блоки данных, которые в графической схеме не связаны с другими проводимыми пошаговыми процессами.Здесь есть 2 типа артефактов:— сгруппированные объекты (Object Group) — возможность уменьшить количество объектов на диаграмме за счет их группировки по единым признакам. Отображается в виде прямоугольного графического элемента, заполненного внутри штрихами с точками;
— текстовая аннотация — всевозможные уточнения для выделенных блоков готовой диаграммы. Изображается в форме незакрытого с одной стороны прямоугольного элемента, а от него к объекту, о котором рассказывается в аннотации, идёт линия из точек.

Практические советы по разработке BPMN диаграмм

Четко планируется старт и финиш проекта. Это позволит заранее обозначить все рамки рабочего процесса.
Описывается максимально подробно весь процесс в пошаговом формате, предусматриваются все моменты, которые могут повлиять на процесс.
Определяется список исполнителей отдельных шагов, а также лиц, контролирующих стадии процесса.
Добавляется весь перечень дополнительной информации — сноски, комментарии и иные фрагменты схемы.

Дополнительные советы для новичков в этом деле:

минимальное количество ответвлений и дроблений — чем меньше элементов, тем проще читать графическую модель;
понятные и простые термины для того, чтобы любой человек мог понять все фрагменты схемы;
информативные названия разделов и блоков с принятой в вашем бизнесе терминологией;
ясные всем сотрудникам зоны ответственности и руководства процессами;
небольшое количество дополнительных процессов и разбивки на отдельные этапы;
не переживайте об ошибках — они, скорее, полезны, так как помогут быстро добраться до истины и смоделировать оптимальный бизнес-процесс.

Наглядное моделирование позволит качественно показать любой планируемый бизнес-процесс любому руководителю или коллеге. Пользуйтесь методикой BPMN для отображения предложений и нововведений.

Сервис Finoko позволяет рисовать диаграммы используя нотацию BPMN, привязывать к каждому бизнес процессу целевые показатели для измерителей конечного результата. Важной особенностью является возможность использовать сервис для контроля фактических результатов выполнения процессов.