Регламентация бюджетирования

При разработке системы бюджетирования возможны различные варианты построения регламентирующей документации.

Пример регламента системы бюджетирования:

  • Положение о бюджетировании;
  • Положение о финансовой структуре;
  • Положение о бюджетном комитете;
  • Положение о проектах развития;
  • Положения о бизнес-процессах;
  • Положение о финансовой дирекции;
  • Положения о подразделениях.

Непосредственно к системе бюджетирования относится Положение о бюджетировании, Положение о финансовой структуре и Положение о бюджетном комитете (если он есть в компании). В компании может быть всего один документ, регламентирующий систему бюджетирования, и не важно, как он будет называться, но в нем обязательно должны быть прописаны все процедуры бюджетного управления.

Разделение регламента бюджетирования на несколько документов обусловлено тем, что на практике ими будет удобнее пользоваться. Если детально прописывать процесс бюджетирования, то Положение о бюджетировании уже может быть объемным документом, поэтому если в него включить еще и схемы мотивации ЦФО, детальный регламент проведения заседаний бюджетного комитета и т.д., то оно будет совсем большим и им будет не удобно пользоваться.

Методика бюджетирования, как правило, по объему страниц превышает регламент, поэтому нет смысла увеличивать Положение о бюджетировании. К тому же Положение о бюджетировании — это документ организационного характера, и он служит для контроля самого процесса бюджетного управления.

В регламентах вовсе не обязательно детально прописывать, как делать. На вопрос, как делать — отвечает уже методика. Методика бюджетирования может меняться гораздо чаще, чем регламент бюджетирования. То есть в регламенте может быть написано, что, например, бюджет продаж подготавливается дирекцией по маркетингу и продажам к такому-то сроку.

 

Положение о бюджетировании

Положение о бюджетировании — это основной документ, регламентирующий процесс бюджетного управления компанией. Данный документ в обязательном порядке должен быть в любой компании, использующей технологию бюджетного управления.

Объем Положения о бюджетировании зависит и от размеров компании и от сложности бюджетной системы. Тем не менее, рекомендуется все-таки делать как можно более проработанный и детальный регламент. Особенно это важно для тех компаний, которые делают только первые шаги в бюджетировании. Разработка Положения о бюджетировании может занимать несколько месяцев, но самое сложное не разработать, а внедрить регламент бюджетирования.

Положение о бюджетном комитете компании

Положение о бюджетном комитете регламентирует проведение бюджетного комитета при утверждении бюджетов, а также при рассмотрении и утверждении результатов план-фактного анализа исполнения бюджетов. То есть, по сути, данное положение определяет каким образом будет проходить окончательное согласование и утверждение бюджетов, причем как плановых, так и фактических.

В состав бюджетного комитета входят топ-менеджеры, а они, как правило, не пользуются объемными документами, поэтому лучше объем Положения о бюджетном комитете не должен превышать нескольких страниц.

Положения о бизнес-процессах

Положение о бизнес-процессах компании описывает основные бизнес-процессы компании или как их еще иногда называют процессах, дающих вклад в добавленную стоимость предприятия. Без этих бизнес-процессах в принципе невозможно зарабатывать финансовый результат. Такими основными бизнес-процессами могут быть продажи, производство, снабжение и т.д. Помимо основных бизнес-процессов, конечно же, еще есть и управленческие бизнес-процессы.

Так же описываются управленческие бизнес-процессы, которые предназначены для того, чтобы основные бизнес-процессы выполнялись более эффективно и финансовые результаты компании увеличивались.
В Положении о бюджетировании как раз регламентируется управленческий бизнес-процесс «Бюджетирование».
Одной из функций финансовой дирекции является контроль финансово-экономического состояния компании, в том числе и в разрезе выделенных объектов бюджетирования. Бывают такие ситуации, когда сотрудники финансовой дирекции имеют недостаточное представление об объектах бюджетирования и бизнес-процессах. Естественно, что эффективного контроля не получится без понимания того, как должны функционировать бизнес-процессы. Регламентация бизнес-процессов позволяет отчасти снять данную проблему.

В первую очередь нужно сконцентрироваться на тех бизнес-процессах, от которых в большей степени зависит финансово-экономическое состояние компании. То есть в первую очередь нужно заниматься регламентацией приоритетных бизнес-процессов, а затем постепенно регламентировать все бизнес-процессы компании.

Положение о проектах развития

Положение о проектах развития являются частью регламентов системы стратегического управления.

Данный документ используется в бюджетировании для управления инвестициями. Поскольку инвестициями гораздо эффективнее управлять, выделяя конкретные проекты развития, по которым составляются инвестиционные бюджеты, то данный регламент упростит работу в этом направлении.

Положение о финансовой структуре

Положение о финансовой структуре регламентирует взаимосвязи системы бюджетирования с системой мотивации. Положение о финансовой структуре должно содержать описание выделенных центров финансовой ответственности (ЦФО) и схемы мотивации ЦФО. Описание самих ЦФО может быть и не очень детальным.

Должно быть определено сколько ЦФО выделено в компании, какие подразделения входят в каждый ЦФО и кто будет руководителем каждого ЦФО. Также нужно классифицировать каждое ЦФО, то есть определить к какому типу ЦФО относиться (центр затрат, центр доходов, центр прибыли, центр инвестиций). Сами схемы мотивации должны быть описаны наиболее подробно, так как от этого зависит переменная часть зарплаты сотрудников ЦФО.

Положение о финансовой структуре является обязательным документом, если компания решила внедрить полную систему бюджетирования, включающую в себя всю систему целей, в частности и такую цель как связь системы бюджетирования с системой мотивации, определение реальной ответственности ЦФО за финансово-экономические результаты своей работы.

Положение о финансовой дирекции

При внедрении бюджетирования возможны изменения не только функционала финансовой дирекции, но и ее структуры. В процессе бюджетирования на финансовую дирекцию ляжет большая нагрузка.

Внедрение бюджетирования заставляет консолидировать все финансово-экономические подразделения в одну дирекцию.

Финансовый директор должен стать главным финансовым руководителем (CFO – chief financial officer), которому должны подчинятся (через соответствующих руководителей) все финансово-экономические службы, в том числе и бухгалтерия чего на практике часто не бывает.

В Положении о финансовой дирекции должны быть отражены не только функции бюджетирования, но и все остальные функции, которые необходимо выполнять в финансово-экономических подразделениях.