Регламентация бюджетирования

Правила работы с бюджетом

Каждая компании, независимо от масштаба должна следить за своими доходами и расходами. Для этого существует бюджет. Бюджет — это смета доходов и расходов. При правильном управлении прибылью и затратами, компания сможет выстроить достаточно удачную работу фирмы. Как же правильно сформировать бюджет? Подробно разберем ниже.

При формировании правил составления бюджета, должно быть определенно множество правил.

Образец порядка составления бюджета:

  • Положение о бюджетировании;
  • Положение о финансовой структуре;
  • Положение о бюджетном комитете;
  • Положение о проектах развития;
  • Положения о бизнес-процессах;
  • Положение о финансовой дирекции;
  • Положения о подразделениях.

Частью структуры сметы доходов и расходов представляется Положение о бюджетировании, Положение о финансовой структуре и Положение о бюджетном комитете (если он имеется в фирме). На любом предприятии нельзя обойтись без документа, где учтены моменты составления бюджета. Его название не имеет значение, должна быть суть.

Документы, определяющие правила работы в живой компании постоянно изменяются. При этом крайне важно чтобы работа всех подразделениий, не зависимо от удаленности от центрального офиса работало с единой нормативной базой. Сервис Финоко позволяет управлять определением показателей и позволяет добиться единого понимания у тех, кто планирует деятельность, тех кто собирает фактические результаты и тех, кто анализирует. Функция контроля определения показателей входит в веб сервис Финоко и корпоративную версию Финоко

Положение о бюджетировании

Положение о бюджетировании — это свод правил, который следует соблюдать, при управлении и контроле над бюджетом компании. Положение о бюджетировании должно быть у каждой фирмы в обязательном порядке. В документе, стоит обращать особо внимание целям, формам и ответственности по исполнению положения о бюджетировании.

Размер положения о бюджетировании зависит от масштаба предприятия и сложности сметы доходов и расходов. Масштабы положения не должны быть максимальными. Но важно, чтобы положение о бюджетировании было максимально детальным. Сотрудники фирмы должны иметь понимание, как работать с положением о бюджетировании. Особенно это полезно для молодых компаний. Формирование может занять не один месяц, но трудность заключается во внедрении положения о бюджетировании в процесс работы.

Если досконально прописать процесс работы, то уже не имеет смысла вносить в Положение о бюджетировании инструкцию по применению. Содержание должно быть следующим. К примеру, бюджет по закупкам к определенной дате должен предоставить руководитель отдела закупок.

Модель формирования Положения о бюджетировании:

  • общие положения о составлении бюджета;
  • цель сметы доходов и расходов;
  • участники реализации процесса формирования сметы;
  • объекты системы составления бюджета;
  • классификатор сметы доходов и расходов;
  • параметры сметы;
  • правила организации сметы: порядок распределения функций, контроль за реализацией и исполнением положения о бюджетировании;
  • сроки исполнения бюджета по этапам.

 

Общие положения о бюджетировании

Главная задача данной части в том, что именно здесь расписаны все важные детали. Они связаны с одобрением сметы доходов и расходов, с корректировкой положения о бюджетировании.  Можно сделать вывод, что общие положения о бюджетировании не являются простым описанием. Раздел имеет большое значение.

При составлении общего положения о бюджетировании, важно не экономить время. Ваша организация существует на рынке достаточно долгий период времени? То Вы наверняка знаете, что это может привести к проблемам. Важно учитывать все ошибки прошлых периодов и стараться их устранить, с целью улучшения работы.

После утверждения, контроль за общим положением о бюджетировании возлагается на руководителя финансового отдела. Их задача — это реализация. Управленцы уже не имеют право что-то удалять, или редактировать положение о бюджетировании.

Изменения в общем положении разрешены, но какие именно, должны быть тоже прописаны в документе. После внесения корректировок, необходимо утвердить их с вышестоящим руководством.

Ваша фирма является молодой? Или Вы впервые составляете положение о бюджетировании? Тогда для достижения лучшего результата, стоит создать группу. В нее должны входить все руководители подразделений.

Цель сметы доходов и расходов

В данной части, необходимо указывать, что нужно делать для достижения цели бюджетирования. Это не цель компании, а цель управления сметой доходов и расходов. Смета доходов и расходов должна помогать улучшению финансового состояния организации.

Стоит отметить, что задачи и цели фирмы могут регулярно изменяться. Цели системы доходов и расходов периодически несут неизменный характер. Порой организация может реализовывать задачи вообще без сформированного бюджета.

Имеется типовой комплект целей формирования сметы. Но по своим требованиям, организация может их изменять, или добавлять. Есть цель, далее из этого следует реализация. Все это подробно расписано в других частях положения о бюджетировании. Каждую цель компании необходимо прописать досконально. Как реализовывать, как достигать? Какие действия необходимо предпринять?

На практике, не всегда уделяют внимание Положению о бюджетировании. Считают, что это совершенно не важный раздел. Это объясняется тем, что многие моменты и так уже понятны. Но когда дело доходит до практики, возникают непонятки. У каждого руководителя могут возникнуть свои идеи реализации положения о бюджетировании. Отсюда следует, что общая цель системы бюджетирования может быть не достигнута. Утвердив все заранее, Вы ограждаете компанию от недопонимания в процессе исполнения системы.

Участники реализации процесса бюджетирования

Любой раздел Положения о бюджетировании важен и несет решающую роль. Участники — это те лица, которые помогут в реализации Положения в бюджетировании. Каждый отвечает за свою функцию. Все действия должны быть прописаны и закреплены за определенным специалистом, поставлены сроки исполнения. Если быть точнее, то легче представить это все в виде списка ответственных лиц.

Объекты системы бюджетирования

Положение о бюджетировании может осуществляться не только с помощью плана, учета, контроля и анализа. Это могут быть определенные проекты и процессы. Стоит обратить внимание на то, что если не учитывать работу объектов, невозможно достичь грамотной реализации системы бюджетирования.

Для того, чтобы понять, на каком уровне развития находится компания, стоит проанализировать бизнес-процессы и проекты. Именно при таком анализе, мы спускаемся до более низких объектов. Они не учитываются в системе бюджетирования. Там может скрываться источник проблемы.

Такими объектами являются: клиенты, изготавливаемая продукция и др. Здесь мы оказываемся в системе управленческого учета. Важно, чтобы все бизнес-процессы и программы работали в компании без сбоя. Это также напрямую зависит на успех системы бюджетирования.

Параметры сметы доходов и расходов

Когда сформирован комплекс документов бюджета, далее создаем параметры сметы доходов и расходов. Это необходимо для того, чтобы определить статьи. Статьи должны быть отражены в разрезе план/факт. Каждую строку следует хорошо продумать. Все зависит от показателей бюджетирования Вашей организации, которые отражаются в таблицах. В колонках расписаны временные промежутки реализации.

Формирование параметров занимает, как правило большое количество времени. И не редко, они терпят изменения. За такими переменами обычно следует редактирование финансовой формы бюджетирования. Следовательно и положение о бюджетировании изменяется.

Параметры сметы доходов и расходов могут изменяться исходя из многих факторов. Например, поиск наиболее удобных версий статей, или смена параметров фирмы. Не исключено, что само предприятие изменится. Все это сводится к изменениям в положении о бюджетировании.


Организационно-временные правила системы бюджетирования

Для распределения обязанностей в процессе реализации системы бюджетирования, необходимо конкретно определить все функции. Организационно-временные правила выделяют главных в осуществлении и выявление сроков исполнения.

 

Назначение системы бюджетирования

Ведущий вопрос в системе бюджетирования — это назначение и определение лиц для реализации. При распределении обязанностей, можно использовать абсолютно разные методики. К примеру, классификатор бюджета. Задача является действительно важной и уделять этому необходимо отдельное внимание.

Поиск ответственных лиц

Количество участников для реализации вопроса бюджетирования, может быть неограниченно. Кто-то выполняет одну функцию? Он тоже должен быть отмечен в положении о бюджетировании.

Качество детализации, зависит на успех реализации бюджетирования. Еще один немаловажный аспект — это контроль за исполнением бюджета. Вовремя выявленные ошибки помогут оперативно исправить ситуацию.

Очень важно, чтобы системой консолидации сметы доходов и расходов занимался один человек. Если распределить обязанности между двумя, или более, это приведет к недопониманиям. Данные в отчетах можно будет просто не найти, потому что у каждого свой подход. Если система выстроена вновь, то можно запустить пробную версию системы бюджетирования, чтобы сразу определить ответственных.

 

Временные промежутки бюджетирования

Важно определить временные промежутки. Желательно формировать бюджет на год, или на меньший период времени, если Вы молодая компания. Определение срока зависит от умения планировать работу на более длительный срок. Здесь важно учитывать цикл компании.

Планирование бюджета на длительный срок в основном зависит от стратегии фирмы. Если учитывать только внешние факторы, то никакое планирование не поможет в работе организации.

Время организации бюджета
В разделах положения о бюджетированию должно быть выявлено время подготовки всего бюджета. Здесь речь идет не только о планировании сметы доходов и расходов, но и о фактических данных. Они должны быть учтены и проанализированы группой специалистов.

К положению о бюджетировании важно относиться серьезно. Все документы необходимо хранить отдельно. Все ответственные сотрудники должны иметь копию положения о бюджетировании. А для главного управленца этот документ фактически является настольной книгой.

Ответственность за нарушения в работе с Положением о бюджетировании

Контроль за реализацией положения о бюджетировании очень важен. Руководитель финансового отдела должен отвечать за исполнение всех правил. Ответственность за неисполнение, или нарушение в работе с положением о бюджетировании вводить нужно. Это сократит количество упущений в осуществлении.

Штрафы за невыполнение Положения о бюджетировании

Фирма приняла решение о введении ответственности за нарушение исполнения положения о бюджетировании? Не все организации готовы согласиться на это. Какой вид ответственности выберете Вы, дело за Вами. Но те, кто принял, будьте готовы к «встряске» сотрудников.

Контроль за исполнением Положения о бюджетировании

К вопросу контроля за исполнением нужно подходить более тщательно. Если Вы установите временные промежутки, то это может сказаться на качестве информации. Бюджеты по вопросам финансов составляет финансовый отдел на основании операционных бюджетов. Если ранее перечисленные были сданы не вовремя, то и сроки сдачи будут другими. Но при введении системы наказания в данном случае, мы научим отдел финансов организовать управления бюджетом.

Положение о бюджетном комитете компании

В данном положении должны содержаться данные о комиссии по бюджету. Они утверждают, редактируют и рассматривают положение о бюджетировании. Все функции работы группы прописаны и утверждены. Если компания не достаточно большая и не требует комиссии, то данный раздел не нужен.

В комиссии состоят руководители подразделений, которые имеют непосредственное отношение к реализации положения о бюджетировании.

Объем документа должен быть небольшим. Это создано для удобства использования.

Бюджетная комиссия

Не во всех организациях имеется комиссия по бюджету. Все зависит от ее развития. Чем больше предприятие, тем больше обязанностей и контроль за исполнением бюджета становится сложнее. В результате появляется бюджетный комитет, который оперативно принимает меры, при возникновении какой-либо спорной ситуации.

Такой комитет не дает гарантии полного исполнения бюджетирования. Но, когда он сформирован действительно грамотно, процент эффективности работы станет гораздо выше. Чтобы вся система реализации стала эффективной, эта самая комиссия должна научиться работать правильно. Только после этого все собрания по бюджетированию станут результативными. Создаваться комиссия должна тогда, когда Положение о бюджетировании начали разрабатывать. Конечное утверждение так же остается за ней.
После отлаживания работы, комитет продолжает свою работу. Ведет контроль за исполнением и выполняет определенные функции.

Документооборот

Очень важно, чтобы все заседания и действия, связанные с бюджетом, были оформлены. Не стоит объяснять, что после каждой рабочей встречи, необходим протокол, в котором подробно все расписано. Перед началом встречи, каждому участнику делается рассылка записок, о содержании заседания.

Для чего необходимо вести такой жесткий контроль? Дело в том, что на начальном этапе внедрения, могут быть исправления в положении о бюджетированию. Важно найти пути решения возникших проблем и подтвердить документально, чтобы в процессе не было вопросов и расхождений.

Кто должен информировать о бюджетной группе

Основным вещателем заседаний является руководитель финансового отдела. Поэтому он должен быть всегда в курсе всех дел и мог ответить на заданные вопросы.

Положение о бюджетировании должно быть выстроено таким образом, чтобы главный ответственный, мог держать все моменты под контролем.

Положение о бизнес-процессах

Это процессы, влияющие на инвестиции в НДС. Такими процедурами являются продажи, снабжение и др. Без них невозможен финансовый результат.

К ним также относятся управленческие бизнес-процессы. Они необходимы для того, чтобы увеличить денежные результаты фирмы и обеспечить процесс эффективного принятия решений. Руководитель должен иметь четкое представление о правилах бизнес-процесса. Грамотный подход влияет на их успешное функционирование. От этого и зависит финансовое состояние предприятия.

Положение о проектах развития

Это положение направлено на долгосрочное развитие в системе управления компанией.

Здесь в основном рассматриваются вопросы об инвестирование. Планируя определенные проекты и ставив конкретные задачи в их реализации, управлять системой гораздо проще.

Финансовая структура фирмы

Финансовая структура — это комплекс центров фин ответственности. Каждая из которых представляет собой состав показателей и форм мотивации. Все основано на положении о бюджетировании. Если рассмотреть точнее, то чем лучше будет работать каждый отдел, тем выше эффективность работы фирмы в целом.

Здесь важен каждый нюанс согласованности деятельности отделов. Если какое-то подразделение будет работать не эффективно, то общий итог может получиться плачевным.
Чтобы избежать подобных ситуаций, необходимо тщательно согласовывать все действия. Для этого необходимо создать функциональный бюджет, согласованный со всеми бизнес-процессами фирмы. На их основании выстраиваются бюджеты центра финансовой ответственности.

Для успешной, прибыльной работы организации, необходимо ввести систему плана, учета, контроля и анализирования. По другому это называется финансово-экономическая форма.
Влияют даже организационные моменты. При создании идеальной формы, она не будет успешна, без знаний исполнителей. Каждый должен знать, что нужно делать. Все действия необходимо зафиксировать в разделе положения о бюджетировании.

Если в компании выстраивается система планирования, учета, контроля и анализирования, то уже появляется сильный инструмент. При том, если даже не отработан раздел ответственности. А если еще добавить ко всему мотивацию, то получится хорошая система бюджетирования.

На практике, бюджет регулярно уменьшается, изменяется и редактируется. Показатели могут становится более жесткими. Как быть? В чем причина? В один день согласовать смету доходов и расходов невозможно. Это трудоемкий процесс. Не исключены перерасчеты. В данном случае важно, чтобы все изменения были обоснованными.

Желание каждого руководителя — снизить затраты. Но если руководитель подразделения действительно понимает, что расходы обоснованы, нужно отстаивать свою точку зрения. Процесс переговоров может решить проблему сокращения бюджета.

После внедрения финансовой структуры в работу предприятия, процесс работы с бюджетом будет работать точнее. Сотрудники отделов будут напрямую причастны к бюджетному управлению.

Такая структура позволяет выявить слабые, сильные стороны работы. Определить, какие факторы влияют на финансовое состояние компании.

Подводя итог, можно сказать, что финансовая структура для организации нужна. Это один из эффективных методов управления. Именно он позволяет работать с бюджетом в полном объеме.

Положение о финансовой структуре фирмы

Если у компании есть цель создать финансовую структуру, то этот раздел более, чем необходим. В нем прописываются все цели и задачи, плюс ответственность за исполнение. Это один из важных документов, который регулирует систему управления фирмы.

Содержание положения должно быть следующим:

  • общие моменты;
  • состав;
  • спецификация;
  • ответственность.

Вся информация о финансовой структуре содержится именно в этом разделе. Чем подробнее расписан раздел, тем проще работать с данными.

Главными задачами положения о финансовой структуре являются:

  • работа со сметой доходов и расходов;
  • определить, насколько результативно работает финансовая структура;
  • уровень мотивации руководителей;
  • управленческий учет.

 

Вся информация об ответственности должна быть прописана в положении о бюджетировании, не в финансовой структуре. В данном случае, вся финансовая ответственность возлагается на главного управленца фирмой.

При внедрении в компанию полной сметы доходов и расходов, данное положение является обязательным. Это отражение связи бюджетной и мотивационной систем. Суть заключается в том, чтобы определить количество финансовых центров и плана мотивации. К финансовым центрам можно отнести: расходы, прибыль, инвестиции и др.

План мотивации должен быть расписан, как можно подробнее. От этого зависит заработная плата и премии сотрудников.

Положение о финансовой дирекции

Внедрение в работу компании системы бюджетирования оказывает большое влияние на обязанности управленцев финансового отдела. Все вопросы, связанные со сметой доходов и расходов сводятся в один отдел.

Ответственность за работу со сметой доходов и расходов отвечает руководитель финансового отдела. Ему подчиняются такие службы, как: бухгалтерия и финансово-экономический отдел.

Положение о бюджетировании и все разделы, действительно являются очень важным инструментом в деятельности организации. Если подходить к вопросу формирования тщательно, то удастся учесть абсолютно все моменты. Они связаны со всей финансовой, экономический и организационной частями. Это касается, как планирования, так и управления, контроля и анализирования данных. Данные рассматриваются, как фактические, так и плановые. Благодаря системе бюджетирования, можно выйти абсолютно на другие показатели дохода фирмы.