БДР: Бюджет доходов и расходов

БДР — это не просто отчет

Бюджет доходов и расходовЕсли у вас есть бизнес, даже небольшой, то очень хочется чтобы он приносил доход. Обратной стороной ведения дел являются расходы. Для управления доходами и расходами нужно вести бюджет. Прибылью тем сложнее управлять, чем больше операций происходит в компании. БДР предполагает процесс планирования и контроля фактических результатов. Денег всегда не хватает и трудно отследить возникновение затрат.

БДР формируют методом начисления. Записи в бюджет вносятся не в момент их оплаты, а тогда, когда у вас возникли обязательства. Например обязательства по выплате заработной платы у вас есть даже если вы еще ее не заплатили. Без удобного инструмента подготовить БДР достаточно сложно и мы предлагаем использовать программу Финоко. Особенность нашего предложения в возможности обеспечения однократного ввода данных. Мы можем собрать БДР по подразделениям, филиалам и юридическим лицам из большинства программ первичного учета.

Что такое БДР?

БДР — это отчет о движении доходов и расходов, является частью системы бюджетировния. Отчет содержит плановые и фактические данные. В систему бюджетов принято включать операционные отчеты подразделений и сводные по предприятию.

Любая фирма должна осознанно управлять размером прибыли. Это документ в виде таблицы, в который заносятся данные о доходах и расходах предприятия. Основная цель — планирование прибыли предприятия на определённый период времени. Отчёт составляется на основе трёх критериев-статей доходов, затрат и прибыли. Прибыль  — это разница между доходами и расходами. Показателей прибыли достаточно много: операционная прибыль, прибыль подразделений, EBITDA.

Задачи планирования

Бюджет доходов и расходовПлан БДР принято составлять, чтобы оценить эффективность работы фирмы в целом и по отдельным подразделениям. Консолидация информации от подразделений до сводов по компании в целом и называется бюджетированием. На основе изучения показателей можно определить упущения в деятельности во избежание более критических последствий. Также руководитель сможет понять, какую прибыль получает его фирма за установленный период. После составления нескольких форм можно оценить, в какие промежутки времени предприятие приносило наибольшую прибыль и с чем это связано. В дальнейшем это поможет и увеличить прибыль. Форма отчётности данного вида позволит проанализировать работу каждого подразделения, выявить отстающие и передовые отделы. Регулярное формирование отчетности позволит оперативно выявить недостатки в деятельности и быстро их устранить.

Правила составления БДР

Нужно учитывать бюджетную специфику каждой организации при формировании БДР. Главными его составляющими являются бюджетные статьи выручки и издержек. Для каждой компании состав статей индивидуален. Каждая фирма держит курс на повышение рентабельности. Структура издержек уникальна, но для предприятия, занимающихся аналогичной деятельностью может быть близкой. Доля различающихся процессов в таком случае мала. Можно воспользоваться готовой моделью, которая в сервисе Финоко называется эталонной. Эталон представляет собой готовые к внедрению формы для различных сфер деятельности. Их можно выбрать для начала работы с системой. В готовую модель нужно только внести небольшие корректировки. Только важно учитывать, чтобы деятельность, для которой составлена модель, была схожа с вашей.

Каким способом можно учитывать хозяйственные операции?

Операции хозяйственного типа делятся на 2 вида:

  • движение денег;
  • движение материальных ценностей.

Бюджетный учёт этих операций происходит не одновременно. Оплата и отгрузка продукции происходит не одновременно — большинство компаний предоставляет клиентам отсрочку платежей. Точно так же поступают и поставщики. Для подготовки БДР используется метод начисления — отражение операций на момент, когда она произведена, а не тогда, когда она оплачена. Хозяйственные операции должны быть подтверждены документами. Такими документами являются накладные, кассовые чеки, акты выполненных работ.

Бюджет доходов и расходов

Обязательства и их учёт

Только контроль над движением денег не предоставит полную картину, важно контролировать и обязательства. Обязательства бывают разных видов. При приёме нового сотрудника возникает обязательство по регулярной оплате труда. Взяв в аренду помещение возникает обязанность ежемесячно выплачивать арендную плату. Деятельность компании связана с планированием и контролем обязательств.

Как формируется отчет?

БДР позволяет на основе оценки текущей ситуации делать точный экономический прогноз. Сейчас существуют автоматические программы, которые составляют такой анализ. Прежде чем приступить к созданию бюджетной отчётности нужно провести систематизацию локальных отчетов компании. Это производственный бюджет, бюджет затрат, управленческий и другие. БДР является обобщением полученных данных.

Подходы к составлению

Существует два способа составления отчёта-сверху вниз и снизу вверх. Сверху вниз — аналитические статьи задаются в соответствии с теми требованиями, которые задаёт руководство. Основной минус-каждый этап возможно слишком объёмный. Снизу вверх-сначала вносятся данные различных статей. Недостаток-список этапов трудно поддаётся унифицированию. Статьи, которые повторяются, сложно выявить. В такой ситуации бюджет окажется перегружен. Чтобы такого не произошло принято объединять два подхода и выполнять проверку по следующему алгоритму:

  • руководствуясь требованиями начальства, задайте структуру статей. Затем определите критерии, которые необходимы для контроля и управленческого обобщения;
  • каждая статья затрат — это денежная оценка каких-то процессов и за каждым из них должен быть ответственный.

В какой программе работать?

Мы уверены, что рациональнее всего формировать бюджеты с использованием Финоко. С его помощью можно преобразовывать таблицы с расчётами, консолидировать данные нескольких подразделений, сопоставлять информацию подразделений между собой.

Статьи доходов и расходов

Бюджет доходов и расходов

Бюджет каждого предприятия уникален, но можно выделить структуру статей, которые чаще всего встречаются.

Структура бюджетных доходов:

 

  • от деятельности основного вида. Это полученные средства, которые относятся к основному виду деятельности фирмы.
  • выручка, полученная от сторонней деятельности, не связанной с основными направлениями работы;
  • внереализационные доходы получаются от участия в деятельности, не относящейся к основной.

Структура бюджетных расходов:

  • общая стоимость выпущенной продукции. К этой группе относятся траты, связанные с производством товаров, расходы на покупку сырья, оплата труда сотрудников, связанных с процессом изготовления, плата за электроэнергию. Торговые фирмы включают в этот раздел финансы, потраченные на приобретение материалов под реализацию. От специфики работы компании зависит наличие различных статей в данном разделе.
  • хозяйственные расходы связаны с обеспечение и управлением деятельностью компании.
  • прочими издержками являются проценты по кредитам, штрафы, разница в курсах валют.

Этапы составления отчёта

Бюджет доходов и расходовI этап-учёт затрат

Этот шаг является главным, так как именно от контроля расходов строится основная фискальная деятельность компании. Расходная часть состоит из:

  • затрат на производство;
  • коммерческие расходы;
  • стоимость управления компанией;
  • заработная плата;
  • прочие расходы.

II этап-расчёт доходной части

В этой части подсчитывают поступления и активы фирмы, к ним относятся:

  • доходы от продаж;
  • средства, полученные от оказания услуг;
  • деньги от сдачи в аренду;
  • то, что получено путём несвязанных с основной деятельностью операций-процента от займов, компенсационные выплаты.

В каждой компании разные источники поступления средств, поэтому у разных организаций на этом этапе структура отчёта может различаться.

III этап-определение полученной прибыли

Бюджет доходов и расходовВ каждой компании разные источники поступления средств, поэтому у разных предприятий на этом этапе структура может различаться.

IV этап-составление плана повышения рентабельности

Работа над повышением рентабельности ведется в двух направлениях: рост доходов и сокращение затрат. За рост доходов отвечает объем продаж и цена. Данные показатели очень тесто зависят друг от друга, но зависят они не линейно. Не всегда снижение цены приводит к пропорциональному росту продаж. Первая задача как раз и заключается в том, чтобы найти самое удобное для компании сочетание этих факторов.

Вторая часть процесса — это сокращение расходов. Важно понимать, что затраты в бюджете — это денежная оценка каких-то процессов. Не любое сокращение затрат полезно для компании. Должна быть проведена рационализация и уменьшение затрат. Цель планирования в обеспечении существования и развития организации:

  • затраты на персонал;
  • на модернизация оборудования;
  • обязательства перед партнёрами;
  • повышение рентабельности и окупаемости;
  • работа над конкурентоспособностью.

На эту работу влияет детально-проведённая работа по регистрации доходов и расходов.

V этап-составление отчётности

Руководитель может поручить выполнение этих операций своим финансистам. Также этим занимаются сторонние организации. Если доверить эту работу им можно быть уверенным в максимальной объективности. Они также могут предоставить управленческий отчёт. Это займёт больше времени, но сделано будет профессионально. Такой подход к получению результата БДР делает возможным оценить эффективность компании.

Бюджет второго уровня

Для оценки структуры затрат и выяснения рентабельности реализуемой продукции необходимо ввести статьи расходов второго уровня. Нужно проанализировать, какие статьи относятся к основной деятельности, а какие к прочей. Аналитика доходов и расходов создается по типам товаров или услуг, по видам рынков, производственным подразделениям или этапам.

Статьи детализации

Бюджет доходов и расходовОтправной точкой является структура компании. Определитесь с тем, какие функции выполняет каждый центр ответственности.

Для каждого центра нужно задать аналитику доходов и расходов. Система статей должна быть понятна руководителям этих центров. Именно они в дальнейшем будут планировать работу и отвечать за достигнутые результаты.

Планирование на основе финансовой модели

Одно из важнейших направлений работы любой организации — планирование. Этой операции стоит уделить особое внимание, чтобы построить работы и добиться ожидаемого результата. Планирование должно базироваться на анализе. В нём должно содержаться данные за предыдущие периоды времени и мнение экспертов. Специалисты составляют прогноз продаж на будущий период, состояние рынка сбыта, сезонность, ценообразование. В этот план можно добавить издержки, рассчитанные на основании ряда факторов:

  • прогноз изменений себестоимости сырья;
  • повышение стоимости коммунальных услуг;
  • увеличение цены за комплектующие;
  • прогноз изменений в количестве сотрудников и размере заработной платы.

Нужно учитывать количество персонала и его изменение за выбранный временной промежуток. Обратите внимание на планы увеличить или уменьшить денежное вознаграждение работников. Планирование осуществляется на основе финансовой модели.  Любую модель нужно поддерживать в актуальном состоянии и сделать это будет проще, если составить ее не для компании в целом, а для отдельных направлений деятельности.

Основные различия бизнес-плана и бюджета

Бизнес-план является первичным документом и представляет собой руководство по работе фирмы для создания:

  • мотивации сотрудников;
  • стратегии маркетинга;
  • оптимального варианта структуры организации;
  • плана доходов и расходов;
  • стратегии бюджетной дисциплины.

Бюджет доходов и расходов является составной частью бизнес-плана. Его включат в бизнес-план чтобы оценить планируемые доходы и необходимые расходы для обеспечения становления, роста и выхода на рентабельность стартапа или нового направления деятельности.

Планирование прибыли разными способами

Бюджет доходов и расходовСпособ прямого счёта применяют в компаниях с небольшим оборотом. Плановая калькуляция по каждому виду продукции помогает легко определить себестоимость если номенклатура выполняемых работ или продаваемых изделий не очень велика. Аналитический способ используют в фирмах со средним и крупным оборотом. Расчёт производится по фирме целиком, а не по каждой категории выпускаемой продукции отдельно.

Финансовая структура фирмы

Термин означает систему ответственности за прибыль и издержки, основанная на контроле работы компании. Чаще всего структура представляет собой подразделение на административные отделы. Центром финансовой ответственности может выступать несколько отделов. ЦФО отвечают за планирование и расходование средств по статьям бюджета доходов и расходов.

Центрами финансовой ответственности могут быть:

  • центр ответственности за выручку — объём доходов;
  • за маржинальную прибыль — размер стоимости реализованной продукции или услуг;
  • отделы, ответственные за прибыль-за полный финансовый доход. Здесь важно учитывать траты, прямые и косвенные;
  • за расходы, чтобы фирма приносила прибыль;
  • за инвестиции-денежные потоки.

Советы о том, как не допустить убытка

Бюджет доходов и расходовЭксперты советуют придерживаться нескольких рекомендаций, чтобы избежать убытков. Совет 1 — финансовая дисциплина

Рациональное расходование во многом зависит от дисциплины в сфере финансов сотрудников. Сервис Финоко предоставляет возможность установить лимиты затрат по подразделениям и статьям, а для контроля использовать механизм планирования и согласования платежей.

Совет 2 — используйте помощь финансовых профессионалов

Проведение экономического анализа лучше доверить специалистам. Так вы исключите субъективизм в подведении итогов и получите грамотные советы. Эксперты смогут дать рекомендации по оптимизации финансовой работы и увеличения прибыли.

Совет 3 — используйте специальные программы для анализа.

Автоматическое формирование бюджета

Бюджет компании отражается в документе, который удобнее всего формировать в специальной программе. Программное обеспечение для автоматизации подготовки отчетов позволяет планировать доходы и расходы на основе моделей и автоматизировать сбор фактических данных из программ первичного учета. Такая система представляет собой сервис, который удобно настраивается под конкретную организацию. Качественное программное обеспечение позволит сократить время на подготовку отчётов.