БДР: Бюджет доходов и расходов

Цель подготовки Бюджета доходов и расходов

БДР – бюджет доходов и расходов, один из самых распространенных и универсальных инструментов управления. БДР включает набор плановых и фактических показателей, содержащих информацию о доходах и расходах компании за период времени.

Цель любой коммерческой компаний – получение прибыли. Бюджет доходов и расходов призван предоставить руководству компании инструмент управления прибылью.

Составляя БДР чаще всего преследуют одну или несколько целей:

  • определение эффективности деятельности компании;
  • выявление наиболее эффективных подразделений;
  • нормирование и контроль деятельности подразделений;
  • прогнозирование финансового положения;
  • установление лимитов доходов и расходов.

Отчет БДР имеет вид таблицы, в которой учтены результаты всех хозяйственных операций.

Методы учета кассовый и начислений

Все хозяйственные операции компании имеют две стороны:

  • движение денег;
  • движение материальных ценностей и обязательств.

Но оба эти потока происходят не одновременно: вы не всегда оплачиваете и поучаете что-то в один и тот же день. Важно понимать, что учет доходов и расходов ведется методом начисления. Метод начисления предполагает, что вы отражаете операцию в тот момент времени, когда она произошла, а не в момент оплаты.

В бухгалтерском учете существует обязательное требование документального отражения хозяйственных операций. Часто требование о наличии документа существует и в управленческом учете, но это не догма и в отдельных случаях для целей управленческого учета могут быть приняты иные правила (например, регистрация прихода материалов на склад и без первичных документов)

В качестве первичных документов, которыми регистрируются операции чаще всего являются базовые бухгалтерские документы: акты выполненных работ, накладные, УПД, товарные чеки.

Начиная работу по автоматизации управленческого учета большинство компаний запускает процесс контроля движения денег. Такой подход позволяет в короткие сроки получить первичный контроль расходования денег и вполне оправдан для начального уровня автоматизации. Контроль только лимитов расходования денег не позволяет получить полный контроль расходования денег. Необходим учет обязательств, которые возникают у компании. Если вы приняли на работу сотрудника, обязательства по оплате его заработной платы возникают в любом случае. Если вы заключили договор аренды помещения – обязательства по оплате возникают в установленный договором срок. Если вы приняли товар с отсрочкой платежей вашего контрагента может не устроить ответ, что у вас нет денег на расчетном счете и он оспорит это в суде. Вам придется заплатить. Чтобы получить контроль надо затратами компании необходимо вести учет обязательств, которые возникают в результате вашей деятельности и отражаются в виде документов. Для планирования и контроля фактических результатов необходимо вести бюджет доходов и расходов.

Состав (структура) БДР

БДР состоит из набора показателей, которые сгруппированы на расходные статьи, доходные статьи и прибыль. Исходя из задач БДР используют не только как инструмент отчетности, но как способ управления и оптимизации.

БДР включает в себя следующие разделы верхнего уровня:

Статьи доходов:

  • Выручка от основной деятельности;
  • Выручка от других типов деятельности (инвестиционной или финансовой).

Статьи расходов:

  • Затраты производственного типа или прямые расходы;
  • Косвенные затраты или затраты на содержание бизнеса;
  • Прочие расходы (вне операционные).

Учет затрат (расходов)

Финансовое состояние предприятия можно понять только при должной детализации затрат. Без расходов нет доходов поэтому финансовые службы первоочередное внимание уделяют именно затратам.

Расходная часть бюджета формируется из следующих показателей:

  • переменные или прямые расходы – расходы непосредственно связанные с выпуском продукции или оказанием услуг;
  • условно-постоянные затраты или административные – затраты на содержание компании;
  • коммерческие расходы;
  • прочие внереализационные расходы и проценты;
  • амортизация;
  • налоги.

В большинстве случаев заработная плата входит в состав соответствующих статей, хотя иногда ее выделяют в отдельный раздел расходов.

Учет доходов

Доходы – это увеличение активов компании. В каждом предприятия различные способы получения доходов, но чаще всего – это реализация товаров или услуг собственного производства или приобретенные с этой целью. К доходам относиться доход от продаж, услуг, аренды и доход не связанная с основной деятельность (прочая аренда, проценты по кредитам, курсовые разницы).

Раздел доходы отчета БДР можно разделить на:

  • выручку от реализации товаров и услуг;
  • доходы от аренды, если это не основной вид деятельности;
  • внереализационные доходы – проценты по займам, компенсации и другие поступления, не связанные напрямую с реализацией основной продукции.

Доходы принято классифицировать по видам деятельности компании. Основная цель более детальной аналитики доходов в возможности анализа направлений деятельности. Разделять в отдельные виды деятельности доходы нужно и в случаях различной структуры расходов. Такое разделение позволяет автоматизировать систему планирования затрат.

Определение прибыли

Прибыль – это положительная разница между суммарными доходами и затратами (расходами). Если разница будет отрицательной ее называют убытком.

В зависимости от управленческих задач рассчитывают следующие виды прибыли:

  • валовая прибыль;
  • маржинальная прибыль;
  • операционная прибыль;
  • прибыль до налогообложения;
  • чистая прибыль.

Планирование

Планирование расходов

Планированию доходов и расходов на нашем сайте уделено отдельное внимание, и мы рекомендуем почитать соответствующие инструменты.

Чаще всего при планировании используются данные прошлый периодов и экспертная оценка ожиданий в будущем.

Расходы так же могут определяться на основании нормативов и тарифов – тарифов на коммунальные услуги, норм расхода сырья, материалов.

Планирование затрат на оплату труда можно достаточно точно, зная численность штата и оплату труда работников.

Планирование прибыли

Прибыль является основой для финансирования организации. Существует два вида планирования прибыли – метод прямого счета и аналитический метод.

Метод прямого счета используется на маленьких предприятиях, где отпускная цена известна, а себестоимость определяется через составление плановой калькуляции по каждому продукту. Аналитический метод подходит среднему и крупному бизнесу. В этом случае прибыль планируется не по каждому отдельному продукту, а по всей компании.

Составление отчета

Форма отчета БДР, набор статей доходов и структура затрат создается для каждой компании индивидуально. Главное, чтобы отчет отображал порядок и суть расчета финансового результата.

Цель бюджета – запланировать с высокой степенью достоверности доходы и расходы, сформировать прибыль. Путь к прибыли, набор бизнес-процессов в каждой компании уникальны. Уникальна и структура затрат. Тем не менее в предприятиях одной отрасли набор бизнес-процессов очень похож. Уникальные процессы есть всегда, но они составляют относительно не большое количество. Не бывает универсальных моделей БДР, но возможно создание моделей лучших практик для отдельных отраслей. Такие наборы отчетов в сервисе Финоко называются эталонными моделями. Эталонные модели содержат готовые к установке отчеты систем управленческого учета и финансового анализа различных отраслей, которые можно использовать для начала работы и на основе готовых систем вносить изменения под вашу компанию, адаптировать модели под задачи вашего бизнеса.

Важная часть работы по бюджетированию – это сравнение плана и факта. Процесс планирования бизнес-процессов и его денежная оценка, которая превращается в план доходов и план затрат нужна прежде всего для выявления процессов компании, которые работают не так, как требуется. Система автоматизации управленческого учета Финоко позволяет автоматизировать процессы планирования, получения фактических результатов работы и сравнения план-факта.

Финансовая структура предприятия

Финансовая структура предприятия – это структура ответственности за доходы и расходы. Часто финансовая структура повторяет деление на административные отделы или департаменты, но так бывает не всегда. Центром финансовой ответственности является подразделение, которое реально может отвечать за какую-либо статью финансового бюджета (может составить план по статье и ответить за его фактическое исполнение).

Центры финансовой ответственности (ЦФО) могут быть:

Центр выручки — несет ответственность только за объем реализации и/или величину поступлений (пример – отдел продаж).

Центр маржинальной прибыли — отвечает за разницу между выручкой и прямой стоимостью реализованных товаров и услуг (наценку или реализованное наложение).

Центр прибыли – подразделение по которому определяется полный финансовый результат, с отнесением на него не только прямых, но и косвенных затрат.

Центр затрат — отдел, производящий затраты, необходимые для обеспечения доходных направлений деятельности компании.

Центр инвестиций — отдел, который полностью отвечают за денежные потоки по выделенному проекту.

Регламент подготовки отчета БДР

Формирование бюджета доходов и расходов осуществляется на основе регламентов, определяющих:

  • порядок предоставления данных;
  • подготовку и согласование проекта;
  • утверждения плановых показателей;
  • последующий контроль исполнения.

Подходы к процессу бюджетирования

Существует три подхода, с помощью которых формируются статьи БДР:

  • «снизу вверх» или Bottom-up бюджетирование;
  • «сверху вниз» или Top-down бюджетирование;
  • комбинированный.

Подход снизу-вверх характерен для крупных компаний, на которых руководителями подразделений готовят бюджеты отделов или участков, которые дальше обобщаются в сводные бюджеты. Обязательным условием формирования сводного бюджета является согласование руководителями среднего звена показателей с высшим руководством компании. В этом случае центр финансовой ответственности формирует детализированный вариант своего подразделения. Затем эти данные отправляются руководству предприятия на утверждение.

Подход сверху-вниз удобен для формирования системообразующих для компании бюджетных документов. Например, для компании, занимающейся торговлей, к таким документам можно отнести бюджет продаж. При таком подходе руководство устанавливает значения основных бюджетных форм, а подразделения компании ищут способ выполнить их. Часто таким образом определяется бюджет продаж – руководство устанавливает требуемый объем выручки, а персонал подразделений готовит набор мероприятий для его выполнения.

Наиболее сбалансированный комбинированный подход, он позволяет избежать негативных последствий других способов.