Зачем необходимо вести бюджет доходов и расходов?
Ведение бюджета доходов и расходов — это важный аспект финансового планирования, который может значительно повлиять на общее финансовое состояние бизнеса. Бюджет способен не только помочь лучше управлять финансами, но и достичь поставленных целей. Рассмотрим подробнее, для чего именно необходимо вести учет доходов и расходов.
1. Понимание финансового положения
Первый и основной шаг в ведении бюджета — это осознание финансовых потоков. Составив список всех доходов и расходов, вы получает четкое представление о финансовом положении. Это позволяет выявить, на какие именно процессы уходят деньги и насколько стабилен доход.
2. Контроль расходов
Ведение бюджета дает возможность контролировать расходы. Определив фиксированные и переменные затраты, можно лучше понять, какие затраты можно сократить или наоборот активно расширять, если процесс напрямую приносит доход.
3. Постановка финансовых целей
Бюджет помогает не только контролировать текущие расходы, но и ставить долгосрочные финансовые цели. Это могут быть накопления для расширения, реконструкцию или модернизацию.
4. Предотвращение долгов
Понимание финансового положения и контроль за расходами помогают избегать ненужных долгов. Когда предприятие понимает размер обязательств, график поступления от клиентов и расписание платежей поставщикам, оно менее подвержено искушениям кредитов и займов, что в долгосрочной перспективе сохраняет финансовую стабильность.
5. Подготовка к непредвиденным расходам
Ведение бюджета позволяет заложить «подушку безопасности» на случай непредвиденных ситуаций, таких как выход из строя клювого оборудования или существенное снижение оборотов. Понимание того, сколько можно отложить в «непредвиденный фонд», помогает сохранять спокойствие в кризисные моменты.
6. Повышение финансовой грамотности
Постоянное ведение учета доходов и расходов способствует повышению уровня финансовой грамотности всех подразделений и департаментов. С течением времени сотрудники начинают лучше разбираться в планировании и контроле расходов.
Итоговым показателем БДР является показатель прибыли. Прибылью тем сложнее управлять, чем больше операций происходит в компании. БДР — Бюджет доходов и расходов предполагает процесс планирования и контроля фактических результатов.
Что такое БДР: Бюджет доходов и расходов?
Бюджет доходов и расходов формируют методом начисления. Записи в бюджет вносятся не в момент их оплаты, а тогда, когда возникли обязательства. Например обязательства по выплате заработной платы есть даже если еще ее не выплатили. Без удобного инструмента подготовить БДР достаточно сложно и мы предлагаем использовать программу Финоко. Особенность нашего предложения в возможности обеспечения однократного ввода данных. Мы можем собрать БДР по подразделениям, филиалам и юридическим лицам из большинства программ первичного учета. Набор услуг по настройке бюджета доходов и расходов может значительно упростить процесс запуска на вашем предприятии.
БДР — это отчет о движении доходов и расходов, является частью системы бюджетировния. Отчет содержит плановые и фактические данные. В систему бюджетов принято включать операционные отчеты подразделений и сводные по предприятию.
Любая фирма должна осознанно управлять размером прибыли. Это документ в виде таблицы, в который заносятся данные о доходах и расходах предприятия. Основная цель — планирование прибыли предприятия на определённый период времени. Отчёт составляется на основе трёх критериев-статей доходов, затрат и прибыли. Прибыль — это разница между доходами и расходами. Показателей прибыли достаточно много: операционная прибыль, прибыль подразделений, EBITDA.
Задачи планирования
План БДР принято составлять, чтобы оценить эффективность работы фирмы в целом и по отдельным подразделениям. Консолидация информации от подразделений до сводов по компании в целом и называется бюджетированием. На основе изучения показателей можно определить упущения в деятельности во избежание более критических последствий. Также руководитель сможет понять, какую прибыль получает его фирма за установленный период. После составления нескольких форм можно оценить, в какие промежутки времени предприятие приносило наибольшую прибыль и с чем это связано. В дальнейшем это поможет и увеличить прибыль. Форма отчётности данного вида позволит проанализировать работу каждого подразделения, выявить отстающие и передовые отделы.
Правила составления БДР
Нужно учитывать бюджетную специфику каждой организации при формировании БДР. Главными его составляющими являются бюджетные статьи выручки и издержек. У каждой компании состав статей индивидуален. Структура издержек уникальна, но для предприятия, занимающихся аналогичной деятельностью может быть близкой. Доля различающихся процессов в таком случае мала. Можно воспользоваться готовой моделью, которая в сервисе Финоко называется эталонной. Эталон представляет собой готовые к внедрению формы для различных сфер деятельности. Их можно выбрать чтобы начать работать с системой. В готовую модель нужно только внести небольшие корректировки.
Каким способом можно учитывать хозяйственные операции?
Хозяйственные операции делятся на 2 вида:
- движение денег;
- движение материальных ценностей и потока обязательств.
Учёт этих операций происходит не одновременно. Оплата и отгрузка продукции происходит не одновременно — большинство компаний предоставляет клиентам отсрочку платежей. Точно так же поступают и поставщики. Чтобы подготовки БДР используется метод начисления — отражение операций на момент, когда она произведена, а не тогда, когда она оплачена. Хозяйственные операции должны быть подтверждены документами. Такими документами являются накладные, кассовые чеки, акты выполненных работ.
Обязательства и их учёт
Только контроль над движением денег не предоставит полную картину, важно контролировать и обязательства. Обязательства бывают разных видов. При приёме нового сотрудника возникает обязательство по регулярной оплате труда. Взяв в аренду помещение возникает обязанность ежемесячно выплачивать арендную плату. Деятельность компании связана с планированием и контролем обязательств.
Как формируется отчет?
БДР: Бюджет доходов и расходов позволяет на основе оценки текущей ситуации делать точный экономический прогноз. Такие системы как Финоко позволяют использовать данные прошлых периодов для формирования прогнозов, расчета планов и контроля фактических результатов. Прежде чем приступить к созданию бюджетной отчётности нужно провести систематизацию локальных отчетов компании. Это производственный бюджет, бюджет затрат, управленческий и другие. БДР является обобщением полученных данных.
Подходы к составлению
Существует два способа составления отчёта-сверху вниз и снизу вверх. Сверху вниз — аналитические статьи задаются в соответствии с теми требованиями, которые задаёт руководство. Основной минус-каждый этап возможно слишком объёмный. Снизу вверх-сначала вносятся данные различных статей. Недостаток-список этапов трудно поддаётся унифицированию. Статьи, которые повторяются, сложно выявить. В такой ситуации бюджет доходов и расходов окажется перегружен. Чтобы такого не произошло принято объединять два подхода и выполнять проверку по следующему алгоритму:
- руководствуясь требованиями начальства, задайте структуру статей. Затем определите критерии, которые необходимы для контроля и управленческого обобщения;
- каждая статья затрат — это денежная оценка каких-то процессов и за каждым из них должен быть ответственный.
В какой программе работать?
Мы уверены, что рациональнее всего формировать бюджеты с использованием Финоко. Для небольших проектов подойдет веб сервис, если же ваши обороты уже достигли существенных размеров и вопросы обеспечения защиты информации имеют первостеменное значение, мы рекомендуем использовать корпоративную версию ситемы Финоко, которая может быть установленна на сервера Заказчика. С его помощью можно преобразовывать таблицы с расчётами, консолидировать данные нескольких подразделений, сопоставлять информацию подразделений между собой.
Статьи доходов и расходов
Бюджет каждого предприятия уникален, но можно выделить структуру статей, которые чаще всего встречаются.
Структура доходов:
- от деятельности основного вида. Это полученные средства, которые относятся к основному виду деятельности фирмы.
- выручка, полученная от сторонней деятельности, не связанной с основными направлениями работы;
- внереализационные доходы получаются от участия в деятельности, не относящейся к основной.
Структура расходов:
- общая стоимость выпущенной продукции. К этой группе относятся траты, связанные с производством товаров, расходы на покупку сырья, оплата труда сотрудников, связанных с процессом изготовления, плата за электроэнергию. Торговые фирмы включают в этот раздел финансы, потраченные на приобретение материалов под реализацию. От специфики работы компании зависит наличие различных статей в данном разделе.
- хозяйственные расходы связаны с обеспечение и управлением деятельностью компании.
- прочими издержками являются проценты по кредитам, штрафы, разница в курсах валют.
Этапы составления отчёта
I этап-учёт затрат
Этот шаг является главным, так как именно от контроля расходов строится основная фискальная деятельность компании. Расходная часть состоит из:
- затрат на производство;
- коммерческие расходы;
- стоимость управления компанией;
- заработная плата;
- прочие расходы.
II этап-расчёт доходной части
В этой части подсчитывают поступления и активы фирмы, к ним относятся:
- доходы от продаж;
- средства, полученные от оказания услуг;
- деньги от сдачи в аренду;
- то, что получено путём несвязанных с основной деятельностью операций-процента от займов, компенсационные выплаты.
В каждой компании разные источники поступления средств, поэтому у разных организаций на этом этапе структура отчёта может различаться.
III этап-определение полученной прибыли
В каждой компании разные источники поступления средств, поэтому у разных предприятий на этом этапе структура может различаться.
IV этап-составление плана повышения рентабельности
Работа над повышением рентабельности ведется в двух направлениях: рост доходов и сокращение затрат. За рост доходов отвечает объем продаж и цена. Данные показатели очень тесто зависят друг от друга, но зависят они не линейно. Не всегда снижение цены приводит к пропорциональному росту продаж. Первая задача как раз и заключается в том, чтобы найти самое удобное для компании сочетание этих факторов.
Вторая часть процесса — это сокращение расходов. Важно понимать, что затраты в бюджете — это денежная оценка каких-то процессов. Не любое сокращение затрат полезно для компании. Должна быть проведена рационализация и уменьшение затрат. Цель планирования в обеспечении существования и развития организации:
- затраты на персонал;
- на модернизация оборудования;
- обязательства перед партнёрами;
- повышение рентабельности и окупаемости;
- работа над конкурентоспособностью.
На эту работу влияет детально-проведённая работа по регистрации доходов и расходов.
V этап-составление отчётности
Руководитель может поручить выполнение этих операций своим финансистам. Также этим занимаются сторонние организации. Если доверить эту работу им можно быть уверенным в максимальной объективности. Они также могут предоставить управленческий отчёт. Это займёт больше времени, но сделано будет профессионально. Такой подход к получению результата БДР делает возможным оценить эффективность компании.
Бюджет второго уровня
Для оценки структуры затрат и выяснения рентабельности реализуемой продукции необходимо ввести статьи расходов второго уровня. Нужно проанализировать, какие статьи относятся к основной деятельности, а какие к прочей. Аналитика доходов и расходов создается по типам товаров или услуг, по видам рынков, производственным подразделениям или этапам.
Статьи детализации
Отправной точкой является структура компании. Определитесь с тем, какие функции выполняет каждый центр ответственности.
Каждому центру учета нужно задать аналитику доходов и расходов. Система статей должна быть понятна руководителям этих центров. Именно они в дальнейшем будут планировать работу и отвечать за достигнутые результаты.
Планирование на основе финансовой модели
Одно из важнейших направлений работы любой организации — планирование. Этой операции стоит уделить особое внимание, чтобы построить работы и добиться ожидаемого результата. Планирование должно базироваться на анализе. В нём должно содержаться данные за предыдущие периоды времени и мнение экспертов. Специалисты составляют прогноз продаж на будущий период, состояние рынка сбыта, сезонность, ценообразование. В этот план можно добавить издержки, рассчитанные на основании ряда факторов:
- прогноз изменений себестоимости сырья;
- повышение стоимости коммунальных услуг;
- увеличение цены за комплектующие;
- прогноз изменений в количестве сотрудников и размере заработной платы.
Нужно учитывать количество персонала и его изменение за выбранный временной промежуток. Обратите внимание на планы увеличить или уменьшить денежное вознаграждение работников. Планирование осуществляется на основе финансовой модели. Любую модель нужно поддерживать в актуальном состоянии и сделать это будет проще, если составить ее не для компании в целом, а для отдельных направлений деятельности.
Основные различия бизнес-плана и бюджета
Бизнес-план является первичным документом и представляет собой руководство по работе фирмы для создания:
- мотивации сотрудников;
- стратегии маркетинга;
- оптимального варианта структуры организации;
- плана доходов и расходов;
- стратегии бюджетной дисциплины.
Бюджет доходов и расходов является составной частью бизнес-плана. Его включат в бизнес-план чтобы оценить планируемые доходы и необходимые расходы для обеспечения становления, роста и выхода на рентабельность стартапа или нового направления деятельности.
Планирование прибыли разными способами
Способ прямого счёта применяют в компаниях с небольшим оборотом. Плановая калькуляция по каждому виду продукции помогает легко определить себестоимость если номенклатура выполняемых работ или продаваемых изделий не очень велика. Аналитический способ используют в фирмах со средним и крупным оборотом. Расчёт производится по фирме целиком, а не по каждой категории выпускаемой продукции отдельно.
Финансовая структура фирмы
Термин означает систему ответственности за прибыль и издержки, основанная на контроле работы компании. Чаще всего структура представляет собой подразделение на административные отделы. Центром финансовой ответственности может выступать несколько отделов. ЦФО отвечают за планирование и расходование средств по статьям бюджета доходов и расходов.
Центрами финансовой ответственности могут быть:
- центр ответственности за выручку — объём доходов;
- за маржинальную прибыль — размер стоимости реализованной продукции или услуг;
- отделы, ответственные за прибыль-за полный финансовый доход. Здесь важно учитывать траты, прямые и косвенные;
- за расходы, чтобы фирма приносила прибыль;
- за инвестиции-денежные потоки.
Советы о том, как не допустить убытка
Эксперты советуют придерживаться нескольких рекомендаций, чтобы избежать убытков. Совет 1 — финансовая дисциплина
Рациональное расходование во многом зависит от дисциплины в сфере финансов сотрудников. Сервис Финоко предоставляет возможность установить лимиты затрат по подразделениям и статьям, а для контроля использовать механизм планирования и согласования платежей.
Совет 2 — используйте помощь финансовых профессионалов
Проведение экономического анализа лучше доверить специалистам. Так вы исключите субъективизм в подведении итогов и получите грамотные советы. Эксперты смогут дать рекомендации по оптимизации финансовой работы и увеличения прибыли.
Совет 3 — используйте специальные программы анализа.
Автоматическое формирование бюджета
Бюджет компании отражается в документе, который удобнее всего формировать в специальной программе. Программное обеспечение автоматизации подготовки отчетов позволяет планировать доходы и расходы на основе моделей и автоматизировать сбор фактических данных из программ первичного учета. Система Финоко представляет собой сервис, который удобно настраивается под конкретную организацию. Качественное программное обеспечение позволит сократить время на подготовку отчётов.