Бюджетирование и планирование

Бюджетирование — это процесс составления финансовых планов компании, то есть определения предполагаемого уровня расходов и доходов за некоторый период времени. Это один из элементов системы управления фирмой, которая нацелена на наиболее рациональное использование ресурсов предприятия.

Планирование играет огромную роль в стремлении к успеху любой компании. Это одна из важнейших составляющих управления бизнесом. При разработке планов подробно фиксируется то, что необходимо сделать для достижения поставленных целей и задач наиболее эффективным образом. Также желательно предусмотреть возможные варианты развития событий в той или иной ситуации. Это дает возможность предпринять необходимые действия (в случае бюджета речь идет о перераспределении ресурсов) для минимизации ущерба в случае возникновения неблагоприятных для компании условий.

Мы рекомендуем использовать сервис Финоко для автоматизации планирования.

Финансовое планирование позволяет:

• выбрать удачные направления в развитии деятельности фирмы;
• достичь цели и решить конкретные финансовые вопросы;
• дает оценку деятельности компании;
• обеспечивает помощь в контроле над использованием денежных средств;
• помогает увеличить денежные потоки.

Задачи финансового планирования:

• обеспечение денежной составляющей производственного и инвестиционного направлений;
• исследование связи доступных заключений о привлечении дополнительных финансовых источников и целесообразности использования;
• поиск решений по правильному и выгодному вложению средств;
• найти внутренние резервы при возникновении критических ситуаций;
• установить взаимовыгодные отношения с партнерами и кредиторами;
• поддержание доверительных отношений с инвесторами;
• помощь в анализе и контроле за материальным состоянием предприятия.

Бюджетирование как способ планирования

Составление бюджетов компании – это планирование деятельности в денежном эквиваленте. Делают это, как с прицелом на стратегическое развитие в горизонте 3-5 лет, так и на среднесрочный период (как правило — один год), а также — оперативное управление компанией. Суть процесса заключается в том, чтобы наметить расходы и спрогнозировать уровень доходов, который должен быть достигнут организацией. Таким же образом, следуя намеченному плану в определенный момент можно принимать обоснованные  управленческие решения. Например, о снижении затрат или наращивании денежных поступлений в фирму.

Таким образом, можно сказать, что бюджет – это финансовый план, отражающий соотношение доходов и затрат.

В разработке планов принимают участие заинтересованные лица с учетом возможностей компании и множества других факторов, таких как: спрос, изготавливаемая продукция, рынки сбыта, конкурентное окружение и многое другое.

При составлении документа рекомендуется весь процесс разделить на несколько этапов:

• спланировать работу компании и подразделений на основе показателей;
• разработать возможные варианты развития опираясь на рыночную обстановку;
• изменить систему планирования, исходя из корректировок и предложений.

Сформированный и утвержденный бюджет – это способ управления прибылью и затратами организации. Он позволяет следить за результатами работы и контролировать ситуацию.

Способ формирования включает в себя:

• составление общего бюджета;
• по направлениям деятельности фирмы;
• по подразделениям.

Если рассматривать планирование организации в целом, то составление бюджетов имеет несколько большую смысловую нагрузку. В результате должен получится документ, который отражает процессы задействованные в выполнении определенных задач, стоящих перед предприятием и демонстрирует достигнутые результаты. Главная цель заключается в определении стратегии компании, применительно к уровню управления подразделениями.

Делегирование управления организацией

Применительно к бюджетированию делегирование управление компаний обозначает:

• передача обязанностей и ответственности управленцам более низкого уровня;
• увеличение независимости в принятии решений;
• предоставление всего необходимого, для того, чтобы управленцы более низких уровней могли принимать решения и выполнять поставленные задачи;
• предоставление возможности управлять расходами, связанными со своим направлением;
• возможность распоряжаться частью полученного ими дохода;
• передача доли прибыли от каждого направления, для обеспечения других подразделения, которые не имеют возможность получать доход от своего вида;
• управление целью организации над задачами отдельных направлений. Уровень влияния управленцев более высокого звена, зависит от поставленных задач. Директор может контролировать весь процесс, или каждое направление – это самостоятельное звено.

Бюджетирование и планирование: основы

Цель любого предприятия – это прибыль. Управление размером маржи является главной целью существования системы бюджетирования. Но дохода не бывает без затрат. Это еще один элемент. В итоге, мы получаем определенный финансовый результат по итогу определенного периода.

Прибыль – это средства, которые оказываются на счету, для дальнейшего перераспределения. Она поступает в распоряжение ответственных лиц.

Доходы, закрепленные за бюджетом – это сумма, которая целиком идет в определенный план.

Регулируемая маржа – это денежные средства, которые перенаправляются из одного бюджета в другой. Выглядеть они могут следующим образом:

• Дотация – сумма, которая передается в подразделение для погашения дефицита. Оформлено на безвозмездной и безвозвратной основе;
• Субвенция – сумма, которая передается в подразделение для совершения определенных затрат. Оформлено на безвозмездной и безвозвратной основе;
• Субсидия – сумма, которая передается на принципах долевого финансирования целевых затрат.

Затраты бюджета – это денежная сумма, которая направляется на решение определенных задач, в процессе ведения деятельности компании.

• Дефицит – это превышение затрат над доходами.
• Секвестр затрат – это постоянное уменьшение статей затрат, при формировании угрозы дефицита.
• Профицит – это превышение доходов над затратами.
• Классификация бюджета – это группировка затрат и доходов по однородным параметрам.

Бюджет организации основан на нижеуказанных принципах:

• вся система бюджета должна быть единой;
• затраты и доходы должны иметь четкую грань между уровнями системы;
• баланс;
• недопущение дефицита;
• правильность использование средств. Недопущение лишних затрат и экономное использование;
• достоверность сметы доходов и расходов.

Далее разберем каждый из пунктов.

Бюджетная система должна быть унифицирована.

Единой должны быть:

• вид бюджетной документации;
• принципы использования средств;
• штрафы за нарушение и способы поощрения;
• нормативная база.

Затраты и доходы должны иметь четкое разграничение по уровнями бюджетной системы.

Бюджетная автономность.

• у отдельных подразделений должна быть возможность управлять бюджетными процессами;
• у каждого подразделения существуют собственные источники получения прибыли в соответствии с утвержденным бюджетом;
• право самостоятельного распределения затрат в соответствии с планом;
• отсутствие права использования доходов, которые получены в рамках программы реализации бюджета. Это касается профицита и суммы, оставшейся в ходе экономии расходов;
• невозможность предоставления компенсации от других направлений, на осуществление дополнительных затрат.

Прибыли и убытки должны иметь четкое документальное обоснование, что необходимо для эффективного управления всеми процессами.

Баланс бюджета.

Доходы и расходы должны находиться в балансе. Главные задачи для каждого предприятия – избегать дефицита и генерировать прибыль.

Рациональность использование бюджетных средств.

При формировании бюджета доходов и расходов, необходимо предпринимать все возможное для недопущения излишних трат и экономного использования ресурсов. У любой компании есть определенные цели. В плане необходимо прописать способы их достижения, наилучшим образом с финансовой точки зрения. В некоторых случаях можно установить лимиты затрат денежных средств.

Функции бюджетирования:

1. Планирование работы компании. Как в долгосрочной и среднесрочной перспективах, так и операционной деятельности. Четкое финансовое планирование и контроль выполнения бюджетов позволяет компаниям достигать поставленных целей.
2. Координация работы подразделений и компании в целом. Бюджетирование позволяет всем подразделениям функционировать с учетом интересов всего предприятия. При этом планы различных департаментов должны быть взаимоувязаны. Например, производственные бюджеты должны быть согласованы с планом коммерческого отдела и т.д. Ведь в идеале выпустить продукции нужно ровно столько сколько вы сможете продать. Непосредственно производство зависит от поставок необходимых материалов, закупки и поставки которых также нужно правильно спланировать. В свою очередь, перед отделом кадров стоит задача обеспечить достаточное для бесперебойной работы количество сотрудников. Мастер-бюджет обеспечивает связь между разными отделами компании для достижения общей цели.
3. Благодаря бюджетированию, менеджеры точно знают свои обязанности и понимают: когда и что должно быть сделано. Таким образом, руководитель каждого департамента должен активно участвовать в формировании бюджетов.
4. В функции бюджетирования входят контроль и анализ. Если работать без финансового плана — можно сделать недостоверные выводы о работе компании и не понимать почему происходят какие-то сбои. Сравнение и анализ финансовых показателей  за различные периоды позволяет сделать определенные выводы на этот счет.
5. Мотивация персонала и улучшение взаимодействия между менеджерами среднего звена. Работа по составлению бюджетов разных уровней, их анализу и последующей корректировки подразумевает под собой тесное взаимодействие различных подразделений и их руководителей. Такого рода деятельность при грамотной организации может в значительной мере мотивировать персонал компании.

Процесс формирования бюджетов строго не регламентируется. Главное правило тут одно: информация в нем должна быть представлена в понятной и доступной форме. Это необходимо, чтобы все сотрудники  фирмы понимали — что нужно делать и каким образом можно достичь поставленных целевых показателей.

Виды бюджетов

Бюджеты, в частности, подразделяются на два вида:

• финансовый;
• операционный.

Рассмотрим каждый из них более подробно.

Финансовый и операционный бюджеты

В основные бюджеты включены:

• план доходов и расходов;
• план оборота денежных средств (БДДС);
• прогнозируемый баланс.

В операционные бюджеты включены:

• план продаж;
• производственный бюджет;
• смета доходов и расходов по запасам производства;
• затраты на материалы и сырье, необходимые для бюджета производства;
• планирование затрат на оплату труда;
• бюджет коммерческих и управленческих затрат.

Бюджет продаж

По сути дела, это фундамент всей системы бюджетирования компании. Ведь без продаж существование любой фирмы лишается смысла. Поэтому составление бюджета продаж требует большой внимательности и понимания степени ответственности.

Трудность составления этого документа заключается в том, что нужно учитывать множество факторов, влияющих на возможности компании. Например, такие как: какой объем продукции фирма может изготовить, состояние рынков сбыта, доступные способы увеличения продаж, сезонность, ценообразование, оценка работы конкурентов и многие другие. При этом, все поставленные цели должны быть достижимы.

Такого рода бюджет необходимо формировать по каждой категории выпускаемой продукции. Так будет проще оценивать показатели и подводить итоги работы.

Исходя из опыта, многие предприятия предпочитают упрощать процесс составления бюджета продаж, упускают многие показатели и не учитывают важные факторы. В результате проявляется искаженная картина экономической реальности, что сильно мешает достижению поставленных целей.

Положение о бюджетировании

Бюджетирование и планирование должно подчинятся внутренним правилам компании. Такое положение является важным этапом формирования всего бюджета в целом. Документ состоит из нескольких разделов.

Общие положения можно воспринимать, как методическую часть. Зачастую в компаниях относятся к общим положениям несерьезно, а что неправильно. Внятно прописанный вводный раздел помогает оперативно решить спорные вопросы при разработке и реализации бюджетов. Здесь происходит расшифровка метрик и понятийного аппарата. Например: ответственность руководителей, показатели доходов и затрат и прочее. Все это должно быть понятно всем сотрудникам фирмы, вплоть до непосредственных исполнителей по каждому из направлений.

Анализ задач финансового плана необходим для поддержания организации в стабильном финансовом положении. А также — для увеличения продуктивности использования ресурсов фирмы. Он позволяет определить, какое направление работы компании является наиболее прибыльным. По результатам анализа в план доходов и расходов вносятся корректировки. Например, основная цель текущей деятельности компании может изменится.

При составлении бюджета, можно выделить несколько этапов. Сначала составляется сводная смета доходов и расходов:, где учитываются денежные и вспомогательные обороты. Затем формируются операционные бюджеты по направлениям работы компании.  Бюджетный порядок определяет даты в которые можно вносить изменения в те или иные показатели. И финальным этапом должен быть контроль за исполнением бюджета. В этой части назначаются ответственные лица и определяется регламент контроля.

Как бюджетирование влияет на эффективность компании

Компании внедряют систему бюджетирования специально для увеличения эффективности своей работы. Что должно, в первую  очередь, положительно отражаться на прибыли компании. Таким образом, индикатором повышения эффективности можно считать рост выручки при сохранении на одном уровне всех затрат: на производство, персонал и прочее.

Бюджетирование влияет и на управляемость компании. Допустим, если фирма не использует бюджетирование, то всю ответственность за результаты работы несет руководитель. При внедрении системы финансового планирования, многие полномочия переходят к управленцам среднего звена, которые получают право координировать доходы и расходы по своему направлению в пределах утвержденных бюджетов.

Правильно поставленная  система бюджетирования позволяет позволяет влиять на материальную мотивацию сотрудников. Для этого необходимо установить зависимость объема фонда оплаты труда от выручки компании.

Система бюджетирования направлена на решение задач, связанных с финансовой деятельностью. Например, если компания попала в тяжелое материальное положение, то анализ выполнения бюджетных планов можно принять необходимые меры: перенаправить средства, сократить некоторые издержки или пересмотреть график погашения задолженностей.

Подводя итог можно сделать вывод: независимо от уровня развития вашей организации, формирование бюджетов различных уровней является жизненной необходимостью. Бюджетирование обеспечивает контроль над финансовым положением компании и улучшает оперативную управляемость. Используйте сервис Финоко для автоматизации бюджетирования на вашем предприятии.