Бюджетирование и Бюджетное планирование

Бюджетирование или бюджетное планирование — процесс составления планирования доходов и расходов компании, определения предполагаемого уровня выручки и затрат за некоторый период времени. Это один из элементов системы управления фирмой, которая нацелена на наиболее рациональное использование ресурсов предприятия.

Бюджетное планирование играет огромную роль на пути к получению стабильной прибыли компании. Это одна из важнейших составляющих управления бизнесом. При разработке планов подробно фиксируется то, что необходимо сделать для достижения поставленных целей и задач наиболее эффективным образом. Также желательно предусмотреть возможные варианты развития событий в той или иной ситуации. Это дает возможность предпринять необходимые действия (в случае бюджета речь идет о перераспределении ресурсов) для минимизации ущерба в случае возникновения неблагоприятных условий.

Внедрение системы бюджетирования не простой вопрос. Мы рекомендуем использовать сервис Финоко для автоматизации планирования и воспользоваться нашими услугами по настройке бюджетов доходов и расходов , настройку бюджета движения денежных средств (БДДС) .

Бюджетное планирование позволяет:

выбрать рентабельные направления деятельности фирмы;
контролировать расходование средств;
понимать текущее финансовое состояние бизнеса;
планировать будущие периоды используя статистику.

Задачи бюджетного планирования:

Бюджетное планирование — важный процесс, который эффективно управлять своими финансами. Бюджетирование используется на предприятиях для достижения следующих целей:

1. Установление финансовых целей

Одна из первых задач бюджетного планирования заключается в определении финансовых целей. Может быть как краткосрочное, так и долгосрочное планирование. Компании могут ставить цели, связанные с увеличением прибыли, контролем за затратами или развитием новых продуктов.

2. Анализ текущего финансового состояния

Перед тем как составить бюджет, необходимо провести анализ текущего финансового состояния. Включает в себя оценку поступлений и расходов за предыдущие периоды, а также анализ активов и обязательств. Полученные данные помогут понять, где можно сократить затраты и какие области требуют дополнительного финансирования.

3. Бюджетирование — разработка бюджета

Следующий важный этап — разработка бюджета, который отражает ожидания по доходам и расходам. Бюджет должен быть реалистичным, учитывая как различные источники доходов, так и фиксированные и переменные расходы. Важно также предусмотреть резервные фонды на случай непредвиденных ситуаций.

4. Контроль и мониторинг выполнения

Контроль за выполнением бюджета — не менее важная задача. Регулярный мониторинг позволяет выявлять отклонения от запланированных цифр и своевременно принимать меры для их корректировки. Может включать пересмотр некоторых статей расходов или поиск новых источников дохода.

5. Оценка результатов и корректировка планов

После завершения периода необходимо оценить результаты. Позволяет понять, насколько успешно были достигнуты финансовые цели, а также выявить ошибки и области улучшения. На основе этой оценки можно скорректировать планы на следующий период, основываясь на полученных данных и изменениях во внешней среде.

6. Обучение и развитие навыков

В процессе бюджетного планирования также важно инвестировать в обучение и развитие навыков, необходимых для эффективного управления финансами. Может включать в себя обучение финансовой грамотности, навыками анализа данных и прогнозирования.

Бюджетное планирование — неотъемлемая часть успешного финансового управления. Оно помогает установить четкие цели, контролировать расходы и оптимизировать использование ресурсов.

Бюджетирование как способ планирования

Составление бюджетов компании – планирование деятельности в денежном эквиваленте. Делают это, как с прицелом на стратегическое развитие в горизонте 3-5 лет, так и на среднесрочный период (как правило — один год), а также — оперативное управление компанией. Суть процесса заключается в том, чтобы наметить расходы и спрогнозировать уровень доходов, который должен быть достигнут организацией. Например, о снижении затрат или наращивании денежных поступлений в фирму.

Таким образом, можно сказать, что бюджет – финансовый план, отражающий соотношение доходов и затрат.

В разработке планов принимают участие заинтересованные лица с учетом возможностей компании и множества других факторов, таких как: спрос, изготавливаемая продукция, рынки сбыта, конкурентное окружение и многое другое.

При составлении документа рекомендуется весь процесс разделить на несколько этапов:

спланировать работу компании и подразделений на основе показателей;
разработать возможные варианты развития опираясь на рыночную обстановку;
изменить систему планирования, исходя из корректировок и предложений.

Сформированный и утвержденный бюджет – способ управления прибылью и затратами организации. Он позволяет следить за результатами работы и контролировать ситуацию.

Бюджетное планирование предприятия включает в себя:

составление общего бюджета;
по направлениям деятельности фирмы;
по подразделениям.

Если рассматривать бюджетное планирование организации в целом, то составление бюджетов имеет несколько большую смысловую нагрузку. В результате должен получится документ, который отражает процессы задействованные в выполнении определенных задач, стоящих перед предприятием и демонстрирует достигнутые результаты. Главная цель заключается в определении стратегии компании, применительно к уровню управления подразделениями.

Основы бюджетного планирования

Цель любого предприятия – прибыль. Управление размером маржи является главной целью существования системы бюджетирования. Но дохода не бывает без затрат. Это еще один элемент. В итоге, мы получаем определенный финансовый результат по итогу определенного периода.

Прибыль – это средства, которые оказываются на счету, для дальнейшего перераспределения. Она поступает в распоряжение ответственных лиц.

Доходы, закрепленные за бюджетом – сумма, которая целиком идет в определенный план.

Регулируемая маржа – денежные средства, которые перенаправляются из одного бюджета в другой. Выглядеть они могут следующим образом:

Дотация – сумма, которая передается в подразделение для погашения дефицита. Оформлено на безвозмездной и безвозвратной основе;
Субвенция – сумма, которая передается в подразделение для совершения определенных затрат. Оформлено на безвозмездной и безвозвратной основе;
Субсидия – сумма, которая передается на принципах долевого финансирования целевых затрат.

Затраты бюджета – денежная сумма, которая направляется на решение определенных задач, в процессе ведения деятельности компании.

Дефицит – это превышение затрат над доходами.
Секвестр затрат – это постоянное уменьшение статей затрат, при формировании угрозы дефицита.
Профицит – это превышение доходов над затратами.
Классификация бюджета – это группировка затрат и доходов по однородным параметрам.

Бюджет организации основан на нижеуказанных принципах:

вся система бюджета должна быть единой;
затраты и доходы должны иметь четкую грань между уровнями системы;
баланс;
недопущение дефицита;
правильность использование средств. Недопущение лишних затрат и экономное использование;
достоверность сметы доходов и расходов.

Далее разберем каждый из пунктов.

Бюджетная система должна быть унифицирована

Единой должны быть:

вид бюджетной документации;
принципы использования средств;
штрафы за нарушение и способы поощрения;
нормативная база.

Затраты и доходы должны иметь четкое разграничение по уровнями бюджетной системы.

Бюджетная автономность

у отдельных подразделений должна быть возможность управлять бюджетными процессами;
у каждого подразделения существуют собственные источники получения прибыли в соответствии с утвержденным бюджетом;
право самостоятельного распределения затрат в соответствии с планом;
отсутствие права использования доходов, которые получены в рамках программы реализации бюджета. Это касается профицита и суммы, оставшейся в ходе экономии расходов;
невозможность предоставления компенсации от других направлений, на осуществление дополнительных затрат.

Прибыли и убытки должны иметь четкое документальное обоснование, что необходимо для эффективного управления всеми процессами.

Рациональность использование бюджетных средств

При формировании бюджета доходов и расходов, необходимо предпринимать все возможное для недопущения излишних трат и экономного использования ресурсов. У любой компании есть определенные цели. В плане необходимо прописать способы их достижения, наилучшим образом с финансовой точки зрения. В некоторых случаях можно установить лимиты затрат денежных средств.

Функции бюджетирования:

Планирование работы компании. Как в долгосрочной и среднесрочной перспективах, так и операционной деятельности. Четкое финансовое планирование и контроль выполнения бюджетов позволяет компаниям достигать поставленных целей.
Координация работы подразделений и компании в целом. Бюджетирование позволяет всем подразделениям функционировать с учетом интересов всего предприятия. Создаваемые планы подразделений консолидируются в сводные бюджеты. Например, производственные бюджеты должны быть согласованы с планом коммерческого отдела и т.д. Ведь в идеале выпустить продукции нужно ровно столько сколько вы сможете продать. Непосредственно производство зависит от поставок необходимых материалов, закупки и поставки которых также нужно правильно спланировать. В свою очередь, перед отделом кадров стоит задача обеспечить достаточное для бесперебойной работы количество сотрудников. Мастер-бюджет обеспечивает связь между разными отделами компании для достижения общей цели.
Благодаря бюджетированию, менеджеры точно знают свои обязанности и понимают: когда и что должно быть сделано. Таким образом, руководитель каждого департамента должен активно участвовать в формировании бюджетов.
В функции бюджетирования входят контроль и анализ. Если работать без финансового плана — можно сделать не достоверные выводы о работе компании и не понимать почему происходят какие-то сбои. Сравнение и анализ финансовых показателей за различные периоды позволяет сделать определенные выводы на этот счет.
Мотивация персонала и улучшение взаимодействия между менеджерами среднего звена. Работа по составлению бюджетов разных уровней, их анализу и последующей корректировки подразумевает под собой тесное взаимодействие различных подразделений и их руководителей. Такого рода деятельность при грамотной организации может в значительной мере мотивировать персонал компании.

Процесс формирования бюджетов строго не регламентируется. Главное правило тут одно: информация в нем должна быть представлена в понятной и доступной форме. Это необходимо, чтобы все сотрудники фирмы понимали — что нужно делать и каким образом можно достичь поставленных целевых показателей.

Финансовый и операционный бюджеты

В основные бюджеты включены:

план доходов и расходов;
план оборота денежных средств (БДДС);
прогнозируемый баланс.

В операционные бюджеты включены:

план продаж;
производственный бюджет;
смета доходов и расходов по запасам производства;
затраты на материалы и сырье, необходимые для бюджета производства;
планирование затрат на оплату труда;
бюджет коммерческих и управленческих затрат.

Бюджетное планирование снизу-вверх: основные принципы

Подход к бюджетному планированию снизу-вверх предполагает активное вовлечение всех уровней организации в процесс формирования бюджета. В отличие от подхода сверху-вниз, где решения принимаются на уровне руководства, снизу-вверх позволяет:

Учитывать реальные потребности: Каждый отдел или подразделение имеет уникальный опыт и понимание своих потребностей и возможностей. Это обеспечивает более точное представление о необходимых ресурсах.
Повышать мотивацию сотрудников: Когда сотрудники ощущают, что их мнение учитывается, это способствует повышению их вовлеченности и ответственности за выполнение бюджета.
Снижать риски: Более детальный анализ на уровне отдельного подразделения помогает выявить потенциальные проблемы и требования еще до их появления в более высоких инстанциях.

Преимущества и недостатки подхода снизу-вверх

Преимущества:

Более точное планирование: Как уже упоминалось, вовлечение каждого отделения позволяет иметь более реалистичные цифры.

Адаптивность: В условиях быстро меняющейся бизнес-среды такой подход позволяет быстрее реагировать на изменения, позволяя подстраивать бюджет под новые условия.

Улучшение взаимопонимания: Этот подход способствует формированию более гармоничных отношений между работниками и руководством.

Недостатки:

Временные затраты: Процесс сбора информации и согласования может занять больше времени по сравнению с централизованным подходом.

Потенциальные конфликты: Интересы разных подразделений могут противоречить друг другу, что требует времени на разрешение конфликтов.

Роль ЦФО в бюджетировании

Центры финансовой ответственности (ЦФО) играют ключевую роль в процессе бюджетного планирования. Они обеспечивают координацию, контроль и анализ выполнения бюджета

Центры финансовой ответственности — это структурные подразделения или участки внутри организации, ответственные за определенные финансовые результаты. ЦФО могут быть различного типа:

Центры доходов: Осуществляют контроль за доходами, например, отдел продаж.

Центры затрат: Отвечают за управление расходами, такие как производственные или административные подразделения.

Центры прибыли: Рекомендуются для контроля как доходов, так и расходов, и, следовательно, за общую прибыльность, например, отдельные бизнес-единицы.

Каждый ЦФО имеет свои показатели эффективности, которые используются для оценки их работы и принятия управленческих решений.

Взаимосвязь между бюджетным планированием и ЦФО

Бюджетное планирование и центры финансовой ответственности тесно связаны. Правильная реализация бюджетного планирования обеспечивает основу для работы ЦФО, так как именно в рамках бюджетного процесса устанавливаются цели и показатели, которые должны достигать ЦФО.

Передача ответственности: Каждому ЦФО назначаются конкретные бюджетные лимиты, что позволяет контролировать расходные статьи и доходы.
Мониторинг эффективности: Показатели выполнения бюджета по каждому ЦФО позволяют организации проводить анализ их деятельности и выявлять области для улучшения.
Стратегические решения: На основе отчетности ЦФО и выполнения бюджета руководство организации может принимать обоснованные стратегические решения для оптимизации бизнес-процессов.

Проблемы процесса бюджетного планирования

Бюджетное планирование — важный аспект управления финансами и тем не менее при его исполнении возникает целый ряд проблем и сложнстей.

1. Недостаток информации и данных

Одной из главных проблем бюджетного планирования является недостаток полной и достоверной информации. Часто управляющие сталкиваются с дефицитом актуальных данных о расходах, доходах и прогнозах экономического роста.

2. Непредсказуемость внешней среды

Экономическая неопределенность, вызванная глобальными кризисами, изменениями в законодательстве и другими факторами, делает процесс бюджетного планирования сложным. Непредсказуемость может влиять на доходы и расходы, что требует гибкости и готовности к изменениям, однако не всегда это возможно в условиях жесткого бюджетного контроля.

3. Недостаточная гибкость процессов бюджетирования

Многие организации создают фиксированные бюджеты, которые не допускают изменений в течение года. Это может привести к неэффективному использованию ресурсов, когда в случае необходимости изменения бюджета становится сложно реагировать на новые вызовы и возможности. Возможность пересмотра бюджета в ответ на изменение обстоятельств должна быть встроена в сам процесс бюджетного планирования.

4. Конфликты интересов

В процессе бюджетного планирования часто возникают конфликты интересов между различными подразделениями и руководителями. Каждый хочет получить больше ресурсов для своего отдела, что может привести к непрозрачности и возникновению внутренних разногласий.

5. Ограниченный срок бюджетного планирования

Бюджеты, как правило, составляются на год или даже на более короткий срок. Это вызывает отсутствие долгосрочного стратегического видения и ограничивает возможность принимать обоснованные решения, касающиеся будущих финансовых потоков и инвестиций. Долгосрочное планирование необходимо для обеспечения стабильного экономического роста и устойчивости.

6. Отсутствие вовлеченности сотрудников

Важно, чтобы процесс бюджетирования был белым и прозрачным для всех сотрудников организации. Часто же он сводится к работе только узкого круга лиц. Отсутствие вовлеченности со стороны других сотрудников может привести к тому, что они не понимают целей бюджета и не поддерживают его, что, в свою очередь, снижает эффективность реализации.

7. Невозможность адекватной оценки результативности

Программное обеспечение, используемое для бюджетного планирования, иногда не позволяет качественно оценить эффективность использования ресурсов. Не хватает инструментов для анализа показателей рентабельности, что усложняет процесс принятия решения о дальнейшем распределении средств.

Процесс бюджетного планирования является сложным и многогранным, и для его успешного осуществления необходимо учитывать все выявленные проблемы. Эффективное решение этих вопросов может значительно улучшить финансовое состояние организаций и привести к более стабильному экономическому будущему. Интеграция инновационных технологий, повышение прозрачности и вовлеченности сотрудников, а также долгосрочное стратегическое планирование могут существенно увеличить эффективность процесса бюджетного планирования.

Как бюджетирование влияет на эффективность компании

Компании внедряют систему бюджетирования специально для увеличения эффективности своей работы. Что должно, в первую очередь, положительно отражаться на прибыли компании. Бюджетирование влияет и на управляемость компании. Допустим, если фирма не использует бюджетирование, то всю ответственность за результаты работы несет руководитель. Одна из важнейших целей бюджетирования — передача полномочий и ответственности за результаты на уровни подразделений. Культура бюджетирования в компании, которая начинается с определение планов действий, согласования нужного финансирования проектов и контроль выполнения результата базу для устойчивого развития компании.

Правильно поставленная система бюджетирования позволяет позволяет влиять на материальную мотивацию сотрудников. Для этого необходимо установить зависимость объема фонда оплаты труда от выручки компании.

Система бюджетирования направлена на решение задач, связанных с финансовой деятельностью. Например, если компания попала в тяжелое материальное положение, то анализ выполнения бюджетных планов можно принять необходимые меры: перенаправить средства, сократить некоторые издержки или пересмотреть график погашения задолженностей.

Подводя итог можно сделать вывод: независимо от уровня развития вашей организации, формирование бюджетов различных уровней является жизненной необходимостью. Бюджетирование обеспечивает контроль над финансовым положением компании и улучшает оперативную управляемость. Используйте сервис Финоко для автоматизации бюджетирования на вашем предприятии.