Под бюджетированием понимается процесс финансового планирования. Стоит отметить, что термин «бюджет» в управленческом учете западных стран приближен к отечественному термину смета или план. Бюджет как правило рассчитывается на предстоящий год (квартал или месяц – соответствующие период называется шагом бюджетирования, и представляет собой финансовый документ, созданный для выполнения предполагаемых действий, иначе бюджет – это прогноз будущих финансовых операций.
Бюджет обычно показывает планируемую величину дохода, который должен быть достигнут и величину расхода в связи с получением дохода.
Традиционно под бюджетом понимали финансовый план, имеющий форму балансовой таблицы, в которой затраты согласованы с доходами. Однако в системе бюджетирования предприятия эта категория приобрела более широкое смысловое наполнение. Часто под бюджетом понимается любой документ, отражающий какой-либо аспект деятельности в процессе выполнения миссии предприятия. Бюджет задает направления деятельности. Он также отражает фактические результаты этой деятельности. Основная идея, реализуемая системой бюджетирования, заключается в сочетании централизованного стратегического управления на уровне предприятия и децентрализации оперативного управления на уровне его подразделений.
Децентрализация управления предприятием при использовании системы бюджетирования означает:
- делегирование управленческих полномочий (соответственно и ответственности) звеньям низшего уровня,
- повышение хозяйственной самостоятельности этих звеньев,
- наделение звеньев определенным имуществом, необходимым для решения стоящих перед ними задач,
- закрепление за звеньями затрат, связанных с их деятельностью. «Закрепление» означает предоставление возможности в широких пределах управлять этими затратами,
- закрепление за подразделениями части получаемого ими дохода,
- отчуждение части дохода, получаемого каждым подразделением для финансирования деятельности подразделений, не имеющих возможности получать такой доход извне,
- главенство миссии предприятия над целями отдельных подразделений. Степень, возможности вмешательства вышестоящих звеньев в деятельность нижестоящих определяет уровень централизации управления. Он может изменяться от высшего (все решает и за все отвечает директор и исполнительная дирекция) до низшего (каждое подразделение — юридически самостоятельное лицо).
Основными элементами системы бюджетирования предприятия являются доходы, затраты, финансовый результат (дефицит или профицит), принципы построения бюджетной системы.
Доходы бюджета – денежные средства, поступающие в безвозмездном и безвозвратном порядке в распоряжение соответствующего ЦФО.
Закрепленные доходы — доходы, поступающие полностью в соответствующий бюджет.
Регулирующие доходы — средства, передаваемые одним бюджетом другому. Они могут иметь следующие формы:
- дотация — средства, передаваемые на безвозмездной и безвозвратной основах для компенсации дефицита,
- субвенции — средства, передаваемые на безвозмездной и безвозвратной основах на осуществление определенных целевых расходов,
- субсидия -средства, передаваемые на условиях долевого финансирования целевых расходов.
Расходы бюджета — денежные средства, направляемые на финансовое обеспечение задач и функций субъекта управления. Дефицит бюджета — превышение расходов бюджета над его доходами. Секвестр расходов — регулярное снижение всех статей расходов (кроме защищенных) при угрозе дефицита бюджета. Профицит бюджета — превышение доходов бюджета над его расходами. Бюджетная классификация — систематизированная экономическая группировка доходов и расходов бюджета по однородным признакам.
Система бюджетов предприятия основана на следующих принципах:
- единства бюджетной системы;
- разграничения доходов и расходов между уровнями бюджетной системы;
- самостоятельности бюджетов;
- полноты отражения доходов и расходов бюджетов;
- сбалансированности бюджета;
- бездефитцитности бюджета;
- эффективности и экономности использования бюджетных средств;
- общего (совокупного) покрытия расходов бюджетов;
- достоверности бюджета.
Рассмотрим подробнее каждый из них: Принцип единства бюджетной системы означает единство
- регламентирующей нормативной базы,
- форм бюджетной документации,
- санкций и стимулов,
- методологии формирования и использования бюджетных средств.
Принцип разграничения доходов и расходов между отдельными бюджетами означает закрепление соответствующих видов доходов (полностью или частично) и полномочий по осуществлению расходов за соответствующими субъектами управления.
Принцип самостоятельности бюджетов означает:
- право отдельных субъектов управления самостоятельно осуществлять бюджетный процесс;
- наличие собственных источников доходов бюджетов каждого субъекта управления, определяемых в соответствии с методологией формирования бюджета предприятия;
- право субъектов управления самостоятельно в соответствии с действующей методологией определять направления расходования средств соответствующих бюджетов;
- недопустимость изъятия доходов, дополнительно полученных в ходе исполнения бюджета, сумм превышения доходов над расходами бюджетов и сумм экономии по расходам бюджетов;
- недопустимость компенсации за счет других бюджетов потерь в доходах и дополнительных расходов, возникших в ходе исполнения бюджета.
Принцип полноты отражения доходов и расходов бюджетов означает, что все доходы и расходы субъекта управления, подлежат отражению в его бюджете.
Принцип сбалансированности бюджета означает, что объем предусмотренных бюджетом расходов должен соответствовать суммарному объему доходов бюджета и поступлений из источников финансирования его дефицита.
Принцип минимизации при составлении, утверждении и исполнении бюджета необходимо исходить из принципа эффективности и экономности использования бюджетных средств означает, что при составлении и исполнении бюджетов соответствующие субъекты управления должны исходить из необходимости достижения заданных результатов с использованием наименьшего объема средств или достижения наилучшего результата с использованием определенного бюджетом объема средств.
Принцип общего (совокупного) покрытия расходов означает, что бюджетные расходы всех ЦФО должна покрываться общей суммой доходов предприятия. Принцип достоверности бюджета означает надежность показателей прогноза социально-экономического развития предприятия в целом и отдельных субъектов управления, реалистичность расчета доходов и расходов бюджета.
Функции бюджета
Функции бюджета состоят в следующем:
- Планирование операций, как в стратегических, так и тактических, обеспечивает достижение цели деятельности организации. Планирование помогает контролировать производственную ситуацию, без плана управляющий как правило реагирует на обстановку, вместо того, чтобы ее контролировать.
- Координирование различных видов деятельности и подразделений организации. Бюджет побуждает управляющих отдельными структурными подразделениями строить свою деятельность, принимая во внимание интересы организации в целом. В процессе разработки бюджета отдельные виды деятельности координируются таким образом, что все подразделения предприятия работают согласованно для достижения общих целей организации. очень важно, чтобы план и производство были скоординированы с планом отдела маркетинга, т.к. продукции необходимо произвести столько, сколько запланировано объема продаж. Бюджеты включают конкретные показатели, объем продукции, которую необходимо произвести, сколько сырья закупить, какое оборудование, сколько рабочей силы, какие цены устанавливать, какой экономической политики придерживаться в будущем. Бюджет увязывает экономическую информацию в планах с имеющимися возможностями.
- Стимулирование руководителей всех рангов к достижению цели своих центров ответственности, а, следовательно, цели всей организации. Каждый руководитель должен знать, что ожидают от его центра ответственности. Стимулирующая роль бюджета проявляется в активном участии менеджеров в разработке бюджетов своих подразделений.
- Контроль текущей дисциплины. В отсутствии бюджета при сравнении показателей текущего периода с предыдущим можно сделать ошибочные выводы, т.к. показатели прошлых периодов могут быть результатом низкопроизводительного труда. Такие данные не учитывают изменений в направлениях деятельности и планируемых программах на текущий год. Тщательно подготовленный бюджет является своего рода лучшим стандартом. С ним сравнивают фактически достигнутые результаты.
- Основа для оценки выполнения плана центрами ответственности и их руководителями, отклонения о бюджета определяется ежемесячно. Сравнение фактически достигнутых результатов с данными бюджета указывает области, куда следует направить внимание и действие.
- Средство обучения менеджеров. Принимая участие в составлении бюджетов менеджеры имеют возможность детально изучить деятельность своих подразделений и взаимоотношений одних центров ответственности с другими. Подготовка бюджета начинается с подготовки ясного его названия и периода, для которого он составляется. Информация, содержащаяся в бюджете должна быть точной, определенной и иметь значимость для ее получателя, на сколько это возможно. Бюджет разрабатывается как в целом для всей организации, так и для ее подразделений, что позволяет скоординировать действия всех подразделений. Бюджеты, разрабатываются управленческой бухгалтерией, совместно с руководителями центров ответственности, причем процесс разработки начинается снизу. Структура бюджета зависит от специализации и размеров организации, а также от квалификации и опыта лиц, разрабатывающих бюджет.
Бюджет не имеет строгих форм, которые следует строго соблюдать. Бюджет должен ясно и доступно предоставлять информацию для пользователя. Он может быть подготовлен в любых единицах измерения.
Факторы повышения эффективности предприятия при внедрении системы бюджетирования
Целью внедрения системы бюджетирования является повышение эффективности деятельности предприятия. Критерием эффективности является превышение доходов предприятия над его затратами при выполнении функций, возложенных на предприятие (его миссии).
Во-первых, сводится в единый баланс все множество финансовых потоков, связанных с формированием доходов и затрат. Решается проблема их согласования как на уровне предприятия, так и его отдельных подразделений. Создается полная ясность о том, как каждый рубль бюджета появляется на предприятии, как он движется и используется.
Во-вторых, закрепление бюджетов за подразделениями переносит значительную часть ответственности за уровень заработной платы работников с директора предприятия на руководителей этих подразделений. Руководители среднего звена получают возможность управлять доходами и затратами своих подразделений в рамках общего бюджета предприятия.
В-третьих, реализуется принцип материальной заинтересованности всего персонала в результатах работы как своего подразделения и предприятия в целом. Фактический фонд заработной платы подразделения рассчитывается в конце бюджетного периода по остаточному принципу как неиспользованная часть установленного ему лимита затрат. Лимит растет с ростом доходов. Становится выгодным повышать доходы и снижать затраты, так как при этом будет расти зарплата.
В-четвертых, бюджетный процесс реализует на предприятии все функции управления финансами, а именно — планирование, организацию, мотивацию, учет, анализ и регулирование. Причем управление финансами ведется в режиме реального времени.
В-пятых, становится возможным ориентировать финансовую политику на решение конкретных проблем. Например, предприятие, находящееся в сложном финансовом положении, может заложить в основу бюджета необходимые средства и график погашения своей просроченной кредиторской задолженности.
В-шестых, в основу финансового планирования закладывается план производства продукции, материально-технического и кадрового обеспечения. Система бюджетирования становится основой комплексного управление всеми направлениями деятельности предприятия.