Успешное управление организацией – это целое направление, которое позволяет достигать идеальный образ предприятия, направленного на получение прибыли. Именно для этого используется бюджетирование и планирование.
Огромную роль в успехе любой компании является планирование. Это одна из важных частей в управлении. Разработка плана помогает подробно прописать все то, что необходимо сделать, для эффективной деятельности. Иными словами, планирование – это комплекс мероприятий, которое включает в себя определенные задачи и цели. Также, предусматривает варианты развития событий, в той или иной ситуации. Это необходимо для того, чтобы в результате был выбран идеальный вариант.
Мы рекомендуем использовать сервис Финоко для автоматизации планирования бюджета.
Финансовое планирование позволяет:
- планирование позволяет выбрать удачные направления в развитии деятельности фирмы;
- планирование помогает достичь цели и решить конкретные финансовые вопросы;
- планирование дает оценку деятельности компании;
- планирование обеспечивает помощь в контроле над использованием финансовых средств;
- планирование дает помощь в увеличении денежных потоков.
Задачи финансового планирования:
- обеспечение финансовой составляющей производственного и инвестиционного направлений;
- исследование связи доступных заключений о привлечении дополнительных финансовых источников и целесообразности использования;
- планирование помогает в нахождении решений по правильному и выгодному вложению средств;
- при возникновении критических ситуаций, поиск решений, путем привлечения собственных резервов;
- помощь в установлении грамотных отношений между партнерами и кредиторами;
- поддержание доверительных отношений между компанией и инвесторами;
- планирование оказывает помощь в анализирование и контроле, за финансовым состоянием предприятия.
Бюджетирование, как эффективный способ планирования
Бюджетрование – это планирование деятельности в денежном эквиваленте. Не стоит забывать, что «бюджет», можно рассматривать, как планирование, или смета. Бюджетирование и планирование в организации организации можно формировать, как на долгосрочный период, так и на определенный (год, квартал). Суть его заключается в том, чтобы спрогнозировать уровень дохода, который должен быть, достигнут организацией. Таким же образом учитываются затраты. К примеру, в определенный момент, их необходимо снизить. В результате проведения данных мероприятий, поставленная цель будет доступна.
Бюджетироване – это финансовый план, который отражен в виде таблицы. В нем содержится соотношение затрат и доходов.
Бюджетирование и планирование формируется организацией самостоятельно. В разработке принимают участие все задействованные лица и учитываются возможности фирмы. Влияет на ситуацию все: спрос, изготавливаемая продукция, рынки сбыта и др.
При планировании бюджета, рекомендуется процесс разделить на этапы:
- с помощью показателей фирмы, осуществить планирование работы компании и подразделений;
- разработка возможных вариантов развития предприятия, на основании рыночной обстановки;
- изменение системы планирования, исходя из корректировок и предложений.
Сформированный и утвержденный бюджет – это способ управления прибылью и затратами организации. Он позволяет следить за результатом деятельности и производить контроль над ситуацией.
Способ формирования бюджета включает в себя:
- составление общего бюджета;
- формирование смет по направлениям деятельности фирмы;
- формирование смет по подразделениям.
Если рассматривать бюджетирование и планирование организации в целом, то в данном случае она получила наиболее большую смысловую нагрузку. Бюджет – это документ, который отражает вид деятельности в процессе реализации определенной задачи предприятия. Он показывает реальный результат выполненной задачи. Цель бюджетирования и планирования– это стратегия на уровне управления всеми подразделениями.
Передача обязанностей управления организацией
При применении бюджетирования и планирования, передача обязанностей обозначает:
- передача обязанностей и ответственности управленцам более низкого уровня;
- увеличение независимости в принятии решений;
- предоставление всего необходимого, для того, чтобы управленцы более низких уровней могли принимать решения и выполнять поставленные задачи;
- предоставление возможности управлять расходами, связанными со своим направлением;
- возможность распоряжаться частью полученного ими дохода;
- передача доли прибыли от каждого направления, для обеспечения других подразделения, которые не имеют возможность получать доход от своего вида;
- управление целью организации над задачами отдельных направлений. Уровень влияния управленцев более высокого звена, зависит от поставленных задач. Директор может контролировать весь процесс, или каждое направление – это самостоятельное звено.
Бюджетирование и планирование: основы
Цель любого предприятия – это прибыль. Управление размером прибыли и является главной целью системы бюджетирования и планирования. Но дохода не бывает без затрат. Это еще один элемент. В итоге, мы получаем определенный финансовый результат по итогу определенного периода.
Прибыль бюджета – это финансовые средства, которые оказываются на счету, для дальнейшего перераспределения. Прибыль поступает в распоряжение ответственных лиц.
Доходы, закрепленные за бюджетом – это сумма, которая целиком идет в определенный бюджет.
Регулируемая прибыль – это денежные средства, которые перенаправляются из одного бюджета в другой. Выглядеть они могут следующим образом:
- дотация – это определенная сумма, которая передается в подразделение для погашения дефицита бюджета. Оформлено на безвозмездной и безвозвратной основе;
- субвенция — это определенная сумма, которая передается в подразделение для совершения определенных затрат. Оформлено на безвозмездной и безвозвратной основе;
- субсидия – это определенная сумма, которая передается на принципах долевого финансирования целевых расходов.
Затраты бюджета – это денежная сумма, которая направляется на решение определенных задач, в процессе ведения деятельности компании.
Дефицит – это превышение затрат бюджета над доходами.
Секвестр затрат – это постоянное уменьшение статей затрат, при формировании угрозы дефицита бюджета.
Профицит – это превышение прибыли бюджета над затратами.
Классификация бюджета – это группа затрат и прибыли бюджета по однородным параметрам.
Бюджет организации основан на нижеуказанных принципах:
- вся система бюджета должна быть единой;
- все затраты и прибыль должны иметь четкую грань между всеми уровнями системы;
- самостоятельность сметы доходов и расходов;
- баланс бюджета;
- недопущение дефицита бюджета;
- правильность использование бюджетных средств. Недопущение лишних затрат и экономное использование;
- достоверность сметы доходов и расходов.
Далее разберем каждый из пунктов.
Вся система бюджета должна быть единой. Единой должны быть:
- вид бюджетной документации;
- принципы использования средств бюджета;
- штрафы за нарушение и способы поощрения;
- нормативная база.
Все затраты и прибыль должны иметь четкую грань между всеми уровнями системы. Это значит, что происходит фиксирование определенных доходов и обязанностей по совершению затрат за определенными подразделениями.
Самостоятельность сметы доходов и расходов:
- возможность отдельных подразделений лично управлять бюджетными процессами;
- каждое подразделение имеет возможность обладать собственными источниками получения прибыли, в соответствии с бюджетом организации;
- право самостоятельного распределения расходов в соответствии с бюджетом;
- отсутствие права использования доходов, которые получены в рамках программы реализации бюджета. Это касается профицита и суммы, оставшейся в ходе экономии расходов;
- невозможность предоставления компенсации от других направлений, на осуществление дополнительных расходов.
Все затраты и прибыль бюджета, должны быть четко отражены в документации. Это необходимо для грамотного управления процессом.
Баланс бюджета. Все доходы и расходы должны находиться в равном соотношении. Задача каждого предприятия – это недопущение дефицита.
Правильность использование бюджетных средств. Недопущение лишних затрат и экономное использование. При формировании сметы доходов и расходов, необходимо учитывать такие моменты. Есть определенная цель, в бюджете необходимо прописать способы ее достижения, с применением наиболее меньшего затрата ресурсов. Или установить лимит средств, для получения необходимого результата.
Достоверность сметы доходов и расходов. Означает, что все расходы, связанные с бюджетом, должны окупаться прибылью компании. Если данные достоверны, то все показатели развития обеспечивают надежность и достоверность данных по всем расчетам.
Бюджетирование и планирование: функции
Смета доходов и расходов выполняет следующие функции:
- Планирование работы компании. Это касается абсолютно всех промежутков времени. Как стратегических, так тактических. Помогает фирме в достижении поставленной цели. Благодаря четкому финансовому планированию, контроль, за производством осуществлять гораздо легче. Без плана, управленцу приходится решать текущие вопросы, вместо того, чтобы контролировать ситуацию.
- Координация работы всех подразделений и всей деятельности компании в целом. Бюджетирование позволяет всем подразделениям осуществлять свою работу, с учетом интересов предприятия. Когда бюджет находится в стадии разработки, то определенные направления контролируются, согласно общей цели фирмы. Вся работа должна быть выстроена совместно. К примеру, производство должно быть согласовано с планом коммерческого отдела и т.д. Ведь готовых изделий должно быть произведено ровно столько, сколько необходимо продать. Отсюда следуют закупки, соответственно большое значение имеет отдел закупок. Они точно должны знать, что и в каком количестве необходимо закупить для бесперебойного производства. А задача отдела кадров обеспечить то количество сотрудников, чтобы не пришлось останавливать производство, в виду отсутствия рабочей силы. Бюджет – это связь между отделами, для достижения общей цели.
- Благодаря бюджетированию, управленцы, которые несут ответственность и точно знают свои обязанности. Когда и к какому сроку должны быть выполнены определенные действия. При формировании бюджетов каждого подразделения, руководитель заинтересован в его составлении.
- Бюджетирование – это лучший стандарт в управлении. Если работать без бюджета, то легко можно сделать не достоверные выводы о работе предприятия. Также, нелегко понять, почему в работе произошел сбой. Финансовое планирование учитывает все изменения и без проблем позволяет сравнивать результаты прошлого периода с настоящим и сделать выводы.
- Бюджет предусматривает то, что каждый месяц необходимо проводить анализ работы. Ответственные лица подводят итоги периода и определяют, на что следует обратить внимание в предстоящем месяце.
- Формирование бюджета начинается с определения периода и названия. Вся информация, которая находится в бюджете, должна быть максимально точной. Тому, кому она адресована, должны понимать, в чем ее значимость. Бюджет составляется, как общий, так и отдельно по каждому подразделению. Это позволяет управленцам детально изучить то, чем занимаются другие и понимать взаимоотношения. Группа, составляющая бюджет должна состоять из ответственных лиц за каждое направление. Формирование начинается с более низких уровней и утверждается руководством компании. Объем, содержание и направление зависит от масштаба компании.
Бюджетирование не имеет определенных стандартов и формы. Он должен быть понятен сотрудникам компании. Доступная форма позволяет четко и доступно предоставлять всю необходимую информацию для сотрудников.
Виды бюджетов
Это полностью продуманный план действий работы организации. В него включены, как все направления деятельности, так и подразделений.
Состоит из двух видов:
- финансовый;
- операционный.
Финансовый и операционный бюджеты
В финансовые бюджеты включены:
- план доходов и расходов;
- план оборота денежных средств;
- прогнозируемый баланс.
В операционные бюджеты включены:
- план продаж;
- производственный бюджет;
- смета доходов и расходов по запасам производства;
- затраты на материалы и сырье, необходимые для процесса производства;
- планирование затрат на оплату труда;
- бюджет коммерческих и управленческих расходов.
Бюджет продаж
Это один из основных пунктов бюджетирования. Иными словами, он является главной необходимостью, так как без него, деятельность фирмы не имеет смысла. Его составление требует огромной внимательности и ответственности.
Трудность составления состоит в том, что на этапе формирования, должны быть учтены все возможности компании. Какой объем производство может изготовить, рынки сбыта, способы увеличения продаж и пр. Все должно быть «красиво» не только в документе, но и реально для выполнения.
Дополнительно, необходимо учесть и другие факторы. Сезонность товара, все отношения между покупателями и поставщиками, ценообразование, оценка работы конкурентов и др.
Смету доходов и расходов по продажам, необходимо формировать по каждой категории выпускаемой продукции. Так будет проще оценивать показатели и подводить общий итог.
Исходя из опыта, многие предприятия предпочитают простоту в составлении бюджета продаж. Формируются определенные задачи и назначаются ответственные лица. Бывает и такое, что многие показатели не анализируются. И в результате незнания, поставленные задачи решить невозможно. Тогда, ценность бюджета продаж сводится к минимуму.
Положение о бюджетировании
Бюджетирование и планирование должно выполняться по внутренним правилам компании. Такое положение является важным этапом формирования бюджета в целом. Он содержит:
Общие положения
Данную часть можно воспринимать, как методическую. Поэтому есть практика, что компании просто ее избегают, вроде все понятно. Хотя, это не правильно. Такой раздел помогает оперативно решить вопросы в ходе реализации бюджета.
Здесь происходит расшифровка всех метрик и определений, которые используются в бюджете. Например: ответственность, показатели доходов и расходов и др. Не стоит забывать, что выполнение бюджета закреплено за сотрудниками фирмы. Поэтому, вся информация должна быть донесена до тех, кто участвует в процессе реализации.
- Анализ задач финансового плана – он необходим для того, чтобы организация находилась в стабильном финансовом положении. Также, для увеличения продуктивности применения ресурсов фирмы. Определить, какое направление является наиболее прибыльным в работе.
Исходя из главных желаний управленца компании, при создании сметы доходов и расходов, задачи могут меняться. Например, за основу будет браться цель увеличения мотивации сотрудников подразделений и управленцев к увеличению рентабельности выпускаемой продукции. Увеличение обязательств сотрудников за затраты, итоговые фин. результаты деятельности. Не исключается увеличение целесообразности выдачи денежных ресурсов на проведение мероприятий, направленных на усовершенствование деятельности компании.
- При составлении бюджета, можно выделить несколько этапов в составе:
- сводная смета доходов и расходов: учитываются денежные и вспомогательные обороты;
- бюджеты направлений финансовой ответственности во главе основных смет доходов и расходов, оборот денежных средств.
В целом для организации, прорабатываются общие бюджеты доходов и расходов, денежных средств. Для направлений ответственности создаются бюджеты операционные.
- Бюджетный порядок. Определяет даты, в которые можно внести изменения конкретных показателей.
- Контроль, за исполнением бюджета. Это установление лиц, которые будут ответственными по тому, или иному направлению. А также, определение правил, каким образом будет установлен контроль, за реализацией бюджета.
Бюджетирование и планирование для достижения эффетивности работы компании
Компании внедряют систему бюджетирования специально для того, чтобы увеличить эффективность работы в целом. Если эффективность повышается, значит, прибыль организации тоже. Это значит, что затраты на производство, персонал и др. никак не портят общую картину выручки.
Начнем с того, что все денежные обороты приводятся к одному общему балансу, которые связаны со всеми расходами и прибылью. Больше не возникает вопросов по распределению. Как на уровне компании в целом, так и по отдельным направлениям. Учтен каждый рубль в организации и целесообразно ли мы его используем.
Без бюджетирования, всю ответственность за работу фирмы берет на себя руководитель. В данном же случае, большинство полномочий возлагается на управленцев подразделений. Руководство подразделений имеет право координировать прибыль и расходы по своему направлению. Все осуществляется только в пределах бюджета.
Не стоит забывать про то, что система бюджетирования позволяет дать материальную мотивацию сотрудникам. Это касается, как отдельно взятых подразделений, так и фирмы, в общем. ФОТ определенного направления рассчитывается на конец периода бюджета. Рассчитывается по остаткам лимита расходов. Такой предел увеличивается, когда растет выручка. Сотрудникам приходит понимание, что если будет расти прибыль компании в целом, то ФОТ соответственно тоже.
Бюджетное планирование в организации выполняет все задачи, связанные с управлением финансами. Весь учет ведется в настоящем времени. Планирование, анализирование, контроль, учет – осуществлять все гораздо проще.
Система бюджетирования сразу направлена на решение определённых задач, связанных с финансовой деятельностью. К примеру, если у организации тяжелое материальное положение, то проанализировав ситуацию можно заранее принять меры. Перенаправить средства и определить график, чтобы погасить задолженности перед государственными органами, или банком.
В планировании вся деятельность взаимосвязана. При создании плана продаж, мы составляем сразу план производства. Далее решается вопрос с кадрами, сырьем, маркетинговыми мероприятиями и пр.
Подводя итог, можно сделать вывод: независимо от уровня развития вашей организации, бюджетирование и планирование необходимо. Это обеспечивает Вам полный контроль над финансовым состоянием предприятия. Больше не нужно следить за текущей ситуацией, все определяют показатели. В результате, оперативное принятие решений, позволяет увеличивать прибыль и вывести фирму на новый уровень. Используйте сервис Финоко для автоматизации подготовки бюджета на вашем предприятии.