Бюджетирование и планирование

Успешное управление организацией – это целое направление, которое позволяет достигать идеальный образ предприятия, направленного на получение прибыли.

Огромную роль в успехе любой компании является планирование. Это одна из важных частей в управлении. Разработка плана помогает подробно прописать все то, что необходимо сделать, для эффективной деятельности.

Иными словами, планирование – это комплекс мероприятий, которое включает в себя определенные задачи и цели. Также, предусматривает варианты развития событий, в той или иной ситуации. Это необходимо для того, чтобы в результате был выбран идеальный вариант.

Мы рекомендуем использовать сервис Финоко для автоматизации планирования бюджета.

Финансовое планирование позволяет:

• планирование позволяет выбрать удачные направления в развитии деятельности фирмы;
• планирование помогает достичь цели и решить конкретные финансовые вопросы;
• планирование дает оценку деятельности компании;
• планирование обеспечивает помощь в контроле над использованием финансовых средств;
• планирование дает помощь в увеличении денежных потоков.

Задачи финансового планирования:

• обеспечение финансовой составляющей производственного и инвестиционного направлений;
• исследование связи доступных заключений о привлечении дополнительных финансовых источников и целесообразности использования;
• планирование помогает в нахождении решений по правильному и выгодному вложению средств;
• при возникновении критических ситуаций, поиск решений, путем привлечения собственных резервов;
• помощь в установлении грамотных отношений между партнерами и кредиторами;
• поддержание доверительных отношений между компанией и инвесторами;
• планирование оказывает помощь в анализирование и контроле, за финансовым состоянием предприятия.

Бюджетирование, как эффективный способ планирования.

Бюджетрование – это планирование деятельности в денежном эквиваленте. Не стоит забывать, что «бюджет», можно рассматривать, как планирование, или смета. Систему бюджетирования организации можно формировать, как на долгосрочный период, так и на определенный (год, квартал). Суть его заключается в том, чтобы спрогнозировать уровень дохода, который должен быть, достигнут организацией. Таким же образом учитываются затраты. К примеру, в определенный момент, их необходимо снизить. В результате проведения данных мероприятий, поставленная цель будет доступна.

Бюджетироване – это финансовый план, который отражен в виде таблицы. В нем содержится соотношение затрат и доходов.

Бюджетирование формируется организацией самостоятельно. В разработке принимают участие все задействованные лица и учитываются возможности фирмы. Влияет на ситуацию все: спрос, изготавливаемая продукция, рынки сбыта и др.

При планировании бюджетирования, рекомендуется процесс разделить на этапы:

• с помощью показателей фирмы, осуществить планирование работы компании и подразделений;
• разработка возможных вариантов развития предприятия, на основании рыночной обстановки;
• изменение системы планирования, исходя из корректировок и предложений.

Сформированное и утвержденное бюджетирование – это способ управления прибылью и затратами организации. Он позволяет следить за результатом деятельности и производить контроль над ситуацией.

Способ формирования бюджетирования включает в себя:

• составление общего бюджета;
• формирование смет по направлениям деятельности фирмы;
• формирование смет по подразделениям.

Если рассматривать бюджетирование организации в целом, то в данном случае она получила наиболее большую смысловую нагрузку. Бюджетирование – это документ, который отражает вид деятельности в процессе реализации определенной задачи предприятия. Он показывает реальный результат выполненной задачи. Цель бюджетирования – это стратегия на уровне управления всеми подразделениями.

Передача обязанностей управления организацией.

При применении бюджетирования, передача обязанностей обозначает:

• передача обязанностей и ответственности управленцам более низкого уровня;
• увеличение независимости в принятии решений;
• предоставление всего необходимого, для того, чтобы управленцы более низких уровней могли принимать решения и выполнять поставленные задачи;
• предоставление возможности управлять расходами, связанными со своим направлением;
• возможность распоряжаться частью полученного ими дохода;
• передача доли прибыли от каждого направления, для обеспечения других подразделения, которые не имеют возможность получать доход от своего вида;
• управление целью организации над задачами отдельных направлений. Уровень влияния управленцев более высокого звена, зависит от поставленных задач. Директор может контролировать весь процесс, или каждое направление – это самостоятельное звено.

Главные моменты бюджетирования.

Цель любого предприятия – это прибыль. Она и является главным моментом системы бюджетирования. Но дохода не бывает без затрат. Это еще один элемент. В итоге, мы получаем определенный финансовый результат по итогу определенного периода.

Прибыль бюджета – это финансовые средства, которые оказываются на счету, для дальнейшего перераспределения. Прибыль поступает в распоряжение ответственных лиц.

Доходы, закрепленные за бюджетом – это сумма, которая целиком идет в определенный бюджет.

Регулируемая прибыль – это денежные средства, которые перенаправляются из одного бюджета в другой. Выглядеть они могут следующим образом:

• дотация – это определенная сумма, которая передается в подразделение для погашения дефицита бюджета. Оформлено на безвозмездной и безвозвратной основе;
• субвенция — это определенная сумма, которая передается в подразделение для совершения определенных затрат. Оформлено на безвозмездной и безвозвратной основе;
• субсидия – это определенная сумма, которая передается на принципах долевого финансирования целевых расходов.

Затраты бюджета – это денежная сумма, которая направляется на решение определенных задач, в процессе ведения деятельности компании.

Дефицит – это превышение затрат бюджета над доходами.

Секвестр затрат – это постоянное уменьшение статей затрат, при формировании угрозы дефицита бюджета.

Профицит – это превышение прибыли бюджета над затратами.

Классификация бюджета – это группа затрат и прибыли бюджета по однородным параметрам.

Бюджет организации основан на нижеуказанных принципах:

• вся система бюджета должна быть единой;
• все затраты и прибыль должны иметь четкую грань между всеми уровнями системы;
• самостоятельность сметы доходов и расходов;
• баланс бюджета;
• недопущение дефицита бюджета;
• правильность использование бюджетных средств. Недопущение лишних затрат и экономное использование;
• достоверность сметы доходов и расходов.

Далее разберем каждый из пунктов.

Вся система бюджета должна быть единой. Единой должны быть:

• вид бюджетной документации;
• принципы использования средств бюджета;
• штрафы за нарушение и способы поощрения;
• нормативная база.

Все затраты и прибыль должны иметь четкую грань между всеми уровнями системы. Это значит, что происходит фиксирование определенных доходов и обязанностей по совершению затрат за определенными подразделениями.

Самостоятельность сметы доходов и расходов:

• возможность отдельных подразделений лично управлять бюджетными процессами;
• каждое подразделение имеет возможность обладать собственными источниками получения прибыли, в соответствии с бюджетом организации;
• право самостоятельного распределения расходов в соответствии с бюджетом;
• отсутствие права использования доходов, которые получены в рамках программы реализации бюджета. Это касается профицита и суммы, оставшейся в ходе экономии расходов;
• невозможность предоставления компенсации от других направлений, на осуществление дополнительных расходов.

Все затраты и прибыль бюджета, должны быть четко отражены в документации. Это необходимо для грамотного управления процессом.

Баланс бюджета. Все доходы и расходы должны находиться в равном соотношении. Задача каждого предприятия – это недопущение дефицита.

Правильность использование бюджетных средств. Недопущение лишних затрат и экономное использование. При формировании сметы доходов и расходов, необходимо учитывать такие моменты. Есть определенная цель, в бюджете необходимо прописать способы ее достижения, с применением наиболее меньшего затрата ресурсов. Или установить лимит средств, для получения необходимого результата.

Достоверность сметы доходов и расходов. Означает, что все расходы, связанные с бюджетом, должны окупаться прибылью компании. Если данные достоверны, то все показатели развития обеспечивают надежность и достоверность данных по всем расчетам.

Бюджетные функции.

Смета доходов и расходов выполняет следующие функции:

1. Планирование работы компании. Это касается абсолютно всех промежутков времени. Как стратегических, так тактических. Помогает фирме в достижении поставленной цели. Благодаря четкому финансовому планированию, контроль, за производством осуществлять гораздо легче. Без плана, управленцу приходится решать текущие вопросы, вместо того, чтобы контролировать ситуацию.
2. Координация работы всех подразделений и всей деятельности компании в целом. Бюджетирование позволяет всем подразделениям осуществлять свою работу, с учетом интересов предприятия. Когда бюджет находится в стадии разработки, то определенные направления контролируются, согласно общей цели фирмы. Вся работа должна быть выстроена совместно. К примеру, производство должно быть согласовано с планом коммерческого отдела и т.д. Ведь готовых изделий должно быть произведено ровно столько, сколько необходимо продать. Отсюда следуют закупки, соответственно большое значение имеет отдел закупок. Они точно должны знать, что и в каком количестве необходимо закупить для бесперебойного производства. А задача отдела кадров обеспечить то количество сотрудников, чтобы не пришлось останавливать производство, в виду отсутствия рабочей силы. Бюджет – это связь между отделами, для достижения общей цели.
3. Благодаря бюджетированию, управленцы, которые несут ответственность и точно знают свои обязанности. Когда и к какому сроку должны быть выполнены определенные действия. При формировании бюджетов каждого подразделения, руководитель заинтересован в его составлении.
4. Бюджетирование – это лучший стандарт в управлении. Если работать без бюджета, то легко можно сделать не достоверные выводы о работе предприятия. Также, нелегко понять, почему в работе произошел сбой. Финансовое планирование учитывает все изменения и без проблем позволяет сравнивать результаты прошлого периода с настоящим и сделать выводы.
5. Бюджет предусматривает то, что каждый месяц необходимо проводить анализ работы. Ответственные лица подводят итоги периода и определяют, на что следует обратить внимание в предстоящем месяце.
6. Формирование бюджета начинается с определения периода и названия. Вся информация, которая находится в бюджете, должна быть максимально точной. Тому, кому она адресована, должны понимать, в чем ее значимость. Бюджет составляется, как общий, так и отдельно по каждому подразделению. Это позволяет управленцам детально изучить то, чем занимаются другие и понимать взаимоотношения. Группа, составляющая бюджет должна состоять из ответственных лиц за каждое направление. Формирование начинается с более низких уровней и утверждается руководством компании. Объем, содержание и направление зависит от масштаба компании.

Бюджетирование не имеет определенных стандартов и формы. Он должен быть понятен сотрудникам компании. Доступная форма позволяет четко и доступно предоставлять всю необходимую информацию для сотрудников.

Общий бюджет.

Это полностью продуманный план действий работы организации. В него включены, как все направления деятельности, так и подразделений.

Состоит из двух видов:

• финансовый;
• операционный.

Финансовый и операционный бюджеты.

В финансовые бюджеты включены:

• план доходов и расходов;
• план оборота денежных средств;
• прогнозируемый баланс.

В операционные бюджеты включены:

• план продаж;
• производственный бюджет;
• смета доходов и расходов по запасам производства;
• затраты на материалы и сырье, необходимые для процесса производства;
• планирование затрат на оплату труда;
• бюджет коммерческих и управленческих расходов.

Бюджет продаж.

Это один из основных пунктов бюджетирования. Иными словами, он является главной необходимостью, так как без него, деятельность фирмы не имеет смысла. Его составление требует огромной внимательности и ответственности.

Трудность составления состоит в том, что на этапе формирования, должны быть учтены все возможности компании. Какой объем производство может изготовить, рынки сбыта, способы увеличения продаж и пр. Все должно быть «красиво» не только в документе, но и реально для выполнения.

Дополнительно, необходимо учесть и другие факторы. Сезонность товара, все отношения между покупателями и поставщиками, ценообразование, оценка работы конкурентов и др.

Смету доходов и расходов по продажам, необходимо формировать по каждой категории выпускаемой продукции. Так будет проще оценивать показатели и подводить общий итог.

Исходя из опыта, многие предприятия предпочитают простоту в составлении бюджета продаж. Формируются определенные задачи и назначаются ответственные лица. Бывает и такое, что многие показатели не анализируются. И в результате незнания, поставленные задачи решить невозможно. Тогда, ценность бюджета продаж сводится к минимуму.

Положение о бюджетировании.

Такое положение является важным этапом формирования бюджета в целом. Он содержит:

Общие положения

Данную часть можно воспринимать, как методическую. Поэтому есть практика, что компании просто ее избегают, вроде все понятно. Хотя, это не правильно. Такой раздел помогает оперативно решить вопросы в ходе реализации бюджета.

Здесь происходит расшифровка всех метрик и определений, которые используются в бюджете. Например: ответственность, показатели доходов и расходов и др. Не стоит забывать, что выполнение бюджета закреплено за сотрудниками фирмы. Поэтому, вся информация должна быть донесена до тех, кто участвует в процессе реализации.

1. Анализ задач финансового плана – он необходим для того, чтобы организация находилась в стабильном финансовом положении. Также, для увеличения продуктивности применения ресурсов фирмы. Определить, какое направление является наиболее прибыльным в работе.

Исходя из главных желаний управленца компании, при создании сметы доходов и расходов, задачи могут меняться. Например, за основу будет браться цель увеличения мотивации сотрудников подразделений и управленцев к увеличению рентабельности выпускаемой продукции. Увеличение обязательств сотрудников за затраты, итоговые фин. результаты деятельности. Не исключается увеличение целесообразности выдачи денежных ресурсов на проведение мероприятий, направленных на усовершенствование деятельности компании.

2. При составлении бюджета, можно выделить несколько этапов в составе:

• сводная смета доходов и расходов: учитываются денежные и вспомогательные обороты;
• бюджеты направлений финансовой ответственности во главе основных смет доходов и расходов, оборот денежных средств.

В целом для организации, прорабатываются общие бюджеты доходов и расходов, денежных средств. Для направлений ответственности создаются бюджеты операционные.

3. Бюджетный порядок. Определяет даты, в которые можно внести изменения конкретных показателей.
4. Контроль, за исполнением бюджета. Это установление лиц, которые будут ответственными по тому, или иному направлению. А также, определение правил, каким образом будет установлен контроль, за реализацией бюджета.

Влияние бюджетирования на эффективность работы организации.

Компании внедряют систему бюджетирования специально для того, чтобы увеличить эффективность работы в целом. Если эффективность повышается, значит, прибыль организации тоже. Это значит, что затраты на производство, персонал и др. никак не портят общую картину выручки.

Начнем с того, что все денежные обороты приводятся к одному общему балансу, которые связаны со всеми расходами и прибылью. Больше не возникает вопросов по распределению. Как на уровне компании в целом, так и по отдельным направлениям. Учтен каждый рубль в организации и целесообразно ли мы его используем.

Без бюджетирования, всю ответственность за работу фирмы берет на себя руководитель. В данном же случае, большинство полномочий возлагается на управленцев подразделений. Руководство подразделений имеет право координировать прибыль и расходы по своему направлению. Все осуществляется только в пределах бюджета.

Не стоит забывать про то, что система бюджетирования позволяет дать материальную мотивацию сотрудникам. Это касается, как отдельно взятых подразделений, так и фирмы, в общем. ФОТ определенного направления рассчитывается на конец периода бюджета. Рассчитывается по остаткам лимита расходов. Такой предел увеличивается, когда растет выручка. Сотрудникам приходит понимание, что если будет расти прибыль компании в целом, то ФОТ соответственно тоже.

Бюджетное планирование в организации выполняет все задачи, связанные с управлением финансами. Весь учет ведется в настоящем времени. Планирование, анализирование, контроль, учет – осуществлять все гораздо проще.

Система бюджетирования сразу направлена на решение определённых задач, связанных с финансовой деятельностью. К примеру, если у организации тяжелое материальное положение, то проанализировав ситуацию можно заранее принять меры. Перенаправить средства и определить график, чтобы погасить задолженности перед государственными органами, или банком.

В планировании вся деятельность взаимосвязана. При создании плана продаж, мы составляем сразу план производства. Далее решается вопрос с кадрами, сырьем, маркетинговыми мероприятиями и пр.

Подводя итог, можно сделать вывод: независимо от уровня развития вашей организации, бюджетирование и финансовое планирование необходимо. Это обеспечивает Вам полный контроль над финансовым состоянием предприятия. Больше не нужно следить за текущей ситуацией, все определяют показатели. В результате, оперативное принятие решений, позволяет увеличивать прибыль и вывести фирму на новый уровень.