Что такое бюджет движения денежных средств
Предприятие существует и получает прибыль за счет создания чего-то ценного в глазах клиентов. Ценность создается когда к исходным материалам или товарам добавляется труд сотрудников. Все процессы создания ценности для клиента связаны с затратами денег. Финансовые потоки (например, расходы и доходы) есть везде и их надо контролировать. Бюджетирование — это постановка планов движения денег по статьям и сравнения их с фактическими результатами. Планирование движения денег и анализ отклонений есть оснавная задача БДДС. Как правило выполняют подготовку проекта в Excel, а после этого переходят к автоматизации.
Что такое БДДС
Бюджет движения денежных средств дает возможность управлять денежными потоками. Отчет показывает, как ими лучше распоряжаться. В бюджет закладывается:
- поступления финансов,
- расход средств.
Сложность формирования точного бюджета в том, что издержки известны наперед, а доходы непредсказуемы. Это основная трудность при анализе и прогнозе. Цель — предотвратить кассовые разрывы, то есть сделать так, чтобы платежи не превышали доходную часть бюджета. Идеально, когда бюджет сотавлен так, что поступлений денег больше, чем расход. Трудность этой задачи зависит от многих факторов. Главный из них — руководство расходами. Выплаты денег можно сократить в любой момент перестав платить, но этим легко нанести вред предприятию. Планирование движения денег с использование бюджета движения денег и контроль фактических результатов позволяет избежать большинства проблемм в управлении деньгами компании.
Бюджет движения денег формируется на основе документов о движении денег, которые считаются достаточным основанием для внесения в бюджет. К ним относятся:
- Первичные документы: чеки, квитанции, выписки из банка.
- Договора с контрагентами.
- БДР — бюджет доходов и расходов.
Зачем нужен БДДС
Начиная процесс автоматизации учета на предприятия обычно начинают с Excel, и часто на этом останавливаются и не переходят к запуску автоматизированной системы. Использование табилчного редактора как правило предполагает формирование структуры аналитики, понятной руководителям, которая используется в планировании. Фактические же значения из учетных систем собираются и переносятся в форму в ручную. Такой подход удобен в начале работы компании пока дейстельность активно меняется и требуется оперативно пересматривать и стуктуру данных и состав отчетности. Но данный способ подготовки отчетов занимает большое количество времени персонала, по мере роста компании операций становиться много. Временная задержка между возникновением операций и отражением их в отчете становиться столь большой, что использовать такой отчет для управления уже не возможно.
Формировать отчет имеет смысл всем компаниям, но важнее ввсего это для организаций с длительным циклом производства — продажи. В первую очередь, торговые и производственные предприятия. Большие отсрочки платежа, длинная цепочка поставок до клиента или долгие сроки хранения на складе, все это увеличивает временной разрыв между выручкой и поступлением денег. Соответственно выручка придет только через год.
Из чего состоит бюджет движения денежных средств
Бюджет движения денежных средств достаточно объемен, так как охватывает широкий круг деятельности. Для упрощения все операции формируются в три группы, в зависимости от их характера и назначения. Выделяют:
- Инвестиционную деятельность.
- Операционную деятельность.
- Финансовую деятельность.
Инвестиционная деятельность
Включает в себя любые размещения капитала, которые в перспективе могут принести прибыль. Например, такими тратами могут считаться вложение активов предприятия в дочернюю компанию или расход выручки на обновление оборудования. Также стоит помнить, что компания может покупать ценные бумаги, недвижимость, предоставлять кредиты и займы. Все это тоже считается инвестициями.
Операционная деятельность
Основная цель операционной деятельности предприятия — извлечение прибыли из конечного продукта. Поступления и расходование денег по основной деятельности компании отражаются в этом разделе. Например, можно выделить расходы на:
- производство продукта,
- логистику,
- оплату труда персоналу,
- содержание помещений и оборудования в рабочем виде,
- реализацию товаров.
Операционная деятельность охватывает не только изготовление, но и хранение, сбыт и торговлю. Во всех компаниях набор стей движения денег разный потому, что он отражает особенности работы. Тем не менее, основной набор у всех компаний очень похож.
Финансовая деятельность
Для развития предприятие привлекает дополнительные средства. Финансовая деятельность включает в себя размещение совбодных денежных средств и привлечение заемных средств. В разделе финансовая деятельность отражаются обороты кредитных средств, займы, которые взяла организация.
Дополнительные деньги, полученные в виде займа не считаются выручкой и отражаются как поступления в разделе финансовых операций. Средства идут либо на покрытие разрыва между расходами и доходами, либо инвестируются в производство, оборудование, персонал.
Обратная сторона финансовой деятельности — выплаты процентов, возврат займов
БДДС и БДР
Бюджет движения денежных средств часто путают с бюджетом доходов и расходов. Отчеты похожи по составу аналитики и иногда предприятия используют единую структуру показателей, но данные в них собранны по совершенно разному принципу.
- источники доходов,
- направления расходов,
- объемы доходов и трат,
- прибыль/убыток,
- амортизация,
- разница при конвертации валют.
Бюджет движения денег позволяет анализировать следующую информацию:
- направление всех денежных потоков,
- суммы и даты каждой выплаты и поступления,
- оборот финансов с определенной периодичностью,
- остатки денег на расчетных счетах, в кассах по всем местам хранения денег на любую отчетную дату,
- уплата налогов и задолженностей по кредиту,
- результаты по работе с ценными бумагами и другое.
Как составить
Бюджет составляют двумя способами:
- прмым способом,
- косвенным способом.
Бюджет прямым методом может учитывать факторы:
- активность покупателей.
- информация по поставщикам, подрядчикам,
- количество персонала и оплата труда,
- оплата налогов,
- финансовые операции с учредителями и акционерами.
Документы, которые будут использоваться:
- Информация о движении дненег по расчетному счету.
- Информация о движении денег в кассе.
- Информация о планируемых поступлениях и расходовании денег из договоров и первичных документов с клиентами и поставщиками.
БДДС прямым методом составяется в несколько этапов.
Этап 1. Учет всех поступлений
В основе плана поступлений лежит план продаж. На данном этапе этого достаточно — была сформирована доходная часть. Нормальной считается ситуация, когда детально расписаны только ближайшие месяцы, а отдаленные характерны редкими поступлениями.
Этап 2. Учет всех расходов
Этап предполагает регистрацию операций поступления и расходования денег. Большая часть расходов идет на оплату основных поставщиков, но учитывается вся деятельность организации: инвестиционная, операционная и финансовая.
Этап 3. Условно-постоянные платежи
Расходы, которые регулярно повторяются и примерно одинаковые по размеру платежа: лизинг, коммунальные платежи, оплата труда, аренда помещений или земельных участков. Из практики прошлых периодов устаналвивается периодичность подобных расходов. План затрат — это не точные даты операций, а приблизительные, достаточные для прогноза движения денег.
Этап 1-3 покрывают операционную деятельность предприятия.
Этап 4. Инвестиционная деятельность
Основой для создания этой части БДДС может стать инвестиционный план, проект по капитальным затратам. Учитывать необходимо не только расходы, но и доходы от инвестиционной деятельности: дивиденды от участия в устаном капитале других компаний, выплаты по акциям и ценным бумагам.
Этап 5. Финансовая деятельность
Этот раздел нужен, чтобы размещать свободные средства в депозиты, зарабатывать проценты в облигациях, работать с кредиторами и овердрафтом. Главная цель здесь — найти деньги, как во внутренних, так и внешних источниках.
Как составить БДДС косвенным методом
- Баланс формируется с начала до конца выбранного отчётного периода. Управленческий баланс позволяет получить информацию об изменении активов и обязательств во времени: откуда были взяты средства на расходы, куда была потрачена прибыль за отчётный период и откуда было взято финансирование убытков компании.
- Первым значением в отчете косвенным методом является чистая прибыль. Поскольку показатель является «бумажным», то есть несвязанным с реальным наличием или отсутствием денег на счетах организации, его нужно подвергнуть корректировке.
- Амортизация вноситься в корректировке потому, что это типичная неденежная операция. Дело в том, что амортизация фактически уменьшает прибыль компании и реальные доходы, но отдельной денежной статьёй не выделяется. Расход возникает в момент покупки актива, а не в процессе его эксплуатации. Поэтому чистая прибыль и увеличивается на сумму амортизации, чтобы полученные данные соответствовали реальному положению дел.
- Изменение дебиторской задолженности (данные об этом берутся из балансового отчёта, который нужно сделать перед формированием БДДС косвенным методом). Рост дебиторской задолженности выявляется по изменению строк баланса. Отрицательная корректировка уменьшает показатель, а уменьшение (контрагент перевёл денежные средства, сократив свою задолженность перед компанией) — как корректировка в плюс.
- Проводится корректировка на изменение кредиторской задолженности. Данные для этого берутся также из баланса. Принцип проведения корректировки сходный, но здесь увеличение кредиторской задолженности проводится как плюсовая корректировка (это недоплата и, соответственно, сохранение суммы на счетах компании), а уменьшение задолженности по кредитным обязательствам проводится в качестве минусовой корректировки.
- Отдельно в рамках отчёта выводится столбец «Рост», в котором проводится анализ финансовых показателей. Столбец разделяется на 2 основных направления:— Активы. В качестве источников финансирования тут выступает продажа основных средств или произведённых товаров, сбор задолженности от контрагентов, а используются активы для покупки основных средств или товаров, продажи своих товаров в кредит или по постоплате. — Пассивы. Изменение происходит при получения займов и кредитов, а сокращаются за счёт погашения имеющейся задолженности.
- Итоговая сумма по источникам финансирования должна быть сбалансированна с суммой по направлениям использования средств (принцип простой — каждый затраченный вашей компанией ₽ должен быть обеспечен полученным ₽). Такой же принцип характерен и для составления баланса.
- Для того, чтобы информация воспринималась максимально удобно, можно переименовать часть полученных формулировок, сделав их удобно звучащими (к примеру, например «рост задолженности дебиторского плана» можно поменять на «продажа товаров по постоплате или в кредит», «падение задолженности» меняйте на «получение денег от контрагентов»).
- Для того, чтобы сравнить полученный отчёт с отчетом, подготовленным прямым методом, нужно вывести также общее сальдо по инвестиционной, финансовой и прямой операционной деятельности. Эти данные сформируют отражаемый в отчётности специальный блок «Итого сальдо». Сумма итоговых поступлений и затрат должна соответствовать изменению суммы денег.
Выводы
Наличие БДДС дает предприятию значительное преимущество. Однако стоит помнить, что сделать план — это только половина дела, так как его надо придерживаться.
Расчет БДДС удобнее формировать в программе. Интернет сервис Финоко позволит автоматизировать сбор показателей фактического движения денег из программ первичного учета или загрузить из банка. В сервисе есть возможность определить структуру движения денежных средств и анализировать операции с любого устройства. Процесс планирования в Финоко можно автоматизировать и создать комплексную финансовую модель компании используя систему формул. Операции по расчетному счету и в кассе можно загрузить из 1С, прямо из банка.