Платежный календарь

У каждой компании есть определенные финансовые обязательства, которые необходимо выполнять. Однако, если возникают кассовые разрывы, фирма медленно, но верно будет вести себя к серьезным проблемам. Платежный календарь активно борется с недостатком финансовых средств и обеспечивает их грамотное управление. В нем отражается план движения денежных средств, информация о всех поступлениях и необходимых выплатах. Давайте более детально рассмотрим его, как источник исходных значений и особенности построения работы.

Целевое предназначение

Анализ денежных потоков в любой организации – залог успешного функционирования и возможности оперативного вмешательства в операционные процессы. Платежный календарь помогает получить полный контроль над движением денег. Мы рекомендуем автоматизировать управвление платежным календарем с использованием веб сервиса Финоко. Исключение непредвиденных платежей приведет в дальнейшем, к сведению до нуля незапланированных расходов (неустойки за просроченные расчеты с контрагентами, судебные разбирательства) и поиска экономического потенциала с переводом их в инвестиционные капиталы.

Очень часто мы сталкиваемся с поиском ответа на вопрос – где получить релевантную информацию, которая поможет выполнить анализ денежных потоков и подучить план вижения денежных средств. Для управления денежными потоками применяется, как методический подход в управлении платежами, аккумулирующими в отдельные группы инструменты и основываясь на принципах построения баланса.

Базой для заполнения платежного календаря выступают первичные документы, в которых представлен результат поступлений по платежам и расходам. Данные можно получить в программах первичного учета: 1С:Бухгалтерии, загрузить бинковские выписки или вести «вручную» в табличных редакторах (например можено вести платежный календарь в Excel).

Опираясь на разнообразие направлений функционирования бизнеса, можно использова такую классификацию денежных потоков как:

налоговый;
расчет с поставщиками;
обслуживание кредита;
по заработной плате.

Кому пригодится платежный календарь?

Пользоваться платежным календарем могут практически все сотрудники фирмы. Это касается, как учредителей и руководителей, так и работников среднего звена.

Каждая коммерческая компания имеет оборот денежных средств. Обычно, это связано с основной деятельностью, будь то торговля, производство, или оказание услуг. Платежный календарь позволяет производить полный контроль над финансами.

Если платежный календарь в фирме отсутствует, то руководству приходится рассматривать каждую заявку на оплату. При наличии календаря, процесс согласования происходит гораздо быстрее и проще. Все будет осуществляться на основании итоговой таблицы.

Можно сделать вывод, что платежный календарь подходит абсолютно всем компаниям, независимо от масштаба. Тем, кто ценит свое время и трудовые ресурсы. Также тем, кто привык контролировать все денежные поступления и затраты фирмы.

Классификация денежных потоков по видам позволяет задать ориентиры:

уплате точно в срок по задолженностям, проведение по необходимости валютного обмена с учетом требований закона;
прогнозирование и сопоставление выручки и расходов на счетах организации либо внутри любых форм кооперации (холдингов, корпорации и т.д.);
диагностика возникающих угроз срыва, анализ денежных потоков и поиск решений, как не допустить просрочку оплаты;
выявление потребности в ликвидных займах, методик их минимизации;
обнаружение временно свободных денег и направлений их приумножения (размещение под проценты, создание валютного портфеля и др.);
мониторинг лимитов, реализация сравнительного анализа по запланированному в балансе движению денежных средств (БДДС);
раскрытие достоверной и своевременной информации менеджменту компании.

Функциональная нагрузка

Использование платежного календаря позволяет решать следующие задачи в компании:

Согласование платежей предполагает постановку ряда требований к проверке надежности контрагента, наличия всех необходимых документов, которые подтверждают законность факта сделки и установку ограничений по объемам выплат.
Управление параметрами ликвидности фирмы – мониторинг сложившейся разницы между входящими потоками и тратами. Составляя краткосрочный график зачислений на счета, вы будете иметь эффективный инструмент управления ликвидностью компании.
Контроль над размерами выплат констатирует факт «находится ли платеж в рамках бюджета». Достаточно часто в организации могут возникать непредвиденные моменты, связанные с превышением расходов по операционной деятельности. Применяя платежный календарь в 1С или в Excel, вы будете получать мгновенно предупреждения о таких ситуациях и реально проводить расчеты либо переносить их на более поздний период с разрешения получателя средств.
Диагностику кассовых разрывов. Под этим понятием подразумеваем фактический дисбаланс по основным статьям. Это реальный инструмент, в котором видно, куда направлять финансы и в какой последовательности закрывать проблемы: по контрактам, налогам или с персоналом. Автоматизированный учет позволит вносить изменения в графики начала расчетных операций, объемов перечислений, формирование резервных фондов, привлечение и размещение их на депозитах.
Параметрическое рассмотрение необходимости кредитов в ближайшие сроки. Практически все фирмы хотя бы раз пользовались банковскими ссудами. Пользуясь нашими услугами, вы с легкостью сможете: рассчитать необходимость использования заемных капиталов и провести выборку наиболее дешевых источников – краткосрочные, долгосрочные или договора на овердрафт. Процесс получения занимает достаточно времени и нужно заблаговременно узнать, когда же они будут нужны. Предугадать потребность и своевременно ею воспользоваться – главное преимущество нашей программы.
Доступный пакет целевых ориентиров для внутреннего пользования 24/7 и проведения прогнозирования на базе БДДС. Установка качественной системы безопасности доступа к раскрытию внутренних данных, внедрение разно уровневой системы ответственности послужит начальным этапом в использовании финансовой аналитики.
Быстроту оформления электронных форм – это конкурентное преимущество в снижении собственных постоянных затрат. Автоматизация документооборота позволяет снизить до минимума ошибки в оформлении, дальнейшие их повторное согласование и подписание. Такой подход предоставит возможность быстро присвоить заявку соответствующему пункту БДДС, перенаправить центру финансовой ответственности, выполнить проверку фактических сумм.

С чего начинать создание платежного календаря?

Создание платежного календаря на предприятии — это целый комплекс программ. При чем, он несет достаточно большие трудозатраты, если Вы все делаете вручную.

Четкое планирование и разделение на этапы, будет Вам только на пользу

Планирование данных

Здесь без бюджета о движении денежных средств не обойтись. Из него можно получить все сведения, с разбивкой на даты, о планируемых поступлениях и платежах. Соответственно, можно сделать подробную детализацию в платежном календаре, с помесячным распределением;

Анализ предстоящих выплат

В данном случае учитываются все статьи предстоящих выплат, договоры и отношения с контрагентами. Именно исходя из этого, будет формироваться платежный календарь. Такой анализ позволяет в будущем контролировать все предстоящие оплаты и поступления.

После определения всех предстоящих платежей и поступлений на заданный период, формируется платежный календарь. Утвержденные суммы — это основание для формирования реестра и исполнения;

Документальное закрепление

Утвержденный приказом платежный календарь является обязательным для исполнения. Это касается, как подразделений, так и сотрудников. Данный документ должен содержать всю информацию о сроках, выплатах, поступлениях и ответственных лицах.

Как привести в исполнение платежный календарь?

Платежный календарь сформирован, двигаемся далее. Как же правильно его реализовать? Ежедневно, в платежный календарь вносятся изменения обо всех произведенных выплатах, поступлениях денежных средств и фактических остатках.

Данная процедура полезна тем, что мы можем заранее проанализировать финансовую ситуацию в компании. Есть ли отклонения от плана? Не грозит ли фирме дефицит средств. Самое идеальное, проводить такой анализ раз в неделю.

Не стоит избегать создание графика платежей и выплат, при формировании платежного календаря. В нем подробно стоит расписать всю информацию по датам на ближайший период времени. В первую очередь, это необходимо для определения точной картины о предстоящих выплатах.

О чем не стоит забывать, при составлении платежного календаря

Чаще всего, начинают создавать платежный календарь в Excel, но такой подход требует большого количества ручной работы и очень быстро данные становятся неактуальными. Без программного обеспечения иметь корректную основу для анализа не получится – требуется постоянная выгрузка данных, обновление актуальных задач, достоверность сопроводительной документации.

Следующим шагом, как правило, является создание платежного календаря в 1С и такой подход дает на много больше возможностей. Сервис Финоко позволяет автоматизировать работу платежного календаря, используя все данные программ 1С и обеспечить защищенный доступ к оперативной информации ключевым сотрудникам, где бы они не находились.

В сервисе Финоко, есть возможность выполнять анализ денежных потоков, контролировать лимиты и согласовывать заявки из мобильного приложения, или в веб приложении. Обратите внимание, что такого рода надстройка позволяет автоматически:

составлять плановые отчеты по реальным поступлениям и издержкам, базируясь на бухгалтерском учете;
контролировать лимиты статей бюджета;
оперативно информировать о свободных ресурсах, а также оптимизационных действий по ликвидации задолженностей;
влиять на информационную доступность различными структурными подразделениями фирмы.

Очень часто, планирование пытаются реализовывать с помощью табличного редактора MS Excel. Но в реальности проигрывают. Это связано с получением низкого уровня эффективности презентации результатов, наличия ручной работы – дублирование значений, переформирование.

Мы с удовольствием поможем Вам автоматизировать и внедрить платежный календарь и систему согласования платежей в повседневную работу.