Платежный календарь

Анализ денежных потоков в любой организации – залог успешного функционирования и возможности оперативного вмешательства в операционные процессы. Платежный календарь помогает получить полный контроль над движением денег. Исключение непредвиденных платежей приведет в дальнейшем к сведению до нуля незапланированных расходов (неустойки за просроченные расчеты с контрагентами, судебные разбирательства) и поиска экономического потенциала с переводом их в инвестиционные капитал. Давайте более детально рассмотрим его, как источник исходных значений и особенности построения работы.

Целевое предназначение

Платежный календарь

Анализ денежных потоков в любой организации – залог успешного функционирования и возможности оперативного вмешательства в операционные процессы. Платежный календарь помогает получить полный контроль над движением денег. Исключение непредвиденных платежей приведет в дальнейшем, к сведению до нуля незапланированных расходов (неустойки за просроченные расчеты с контрагентами, судебные разбирательства) и поиска экономического потенциала с переводом их в инвестиционные капиталы.

Очень часто мы сталкиваемся с поиском ответа на вопрос – где получить релевантную информацию, которая поможет выполнить анализ денежных потоков и понять сложившуюся ситуацию по наличию ликвидных активов. Для управления денежными потоками применяется, как методический подход в управлении платежами, аккумулирующими в отдельные группы инструменты и основываясь на принципах построения баланса.

Базой для заполнения платежного календаря в 1С или в Excel выступают первичные документы, в которых представлен результат поступлений по платежам и расходам. Опираясь на разнообразие направлений функционирования бизнеса, можно такую классификацию денежных потоков как:

  • налоговый;
  • расчет с поставщиками;
  • обслуживание кредита;
  • по заработной плате.

Кому пригодится платежный календарь?

Платежный календарь

Пользоваться платежным календарем могут практически все сотрудники фирмы, но важно принимать во внимание уровень доступа сотрудников. В системе могут работать как учредители и руководители, так и работники среднего звена.

Каждая коммерческая компания имеет оборот денежных средств. Обычно, это связано с основной деятельностью, будь то торговля, производство, или оказание услуг. Платежный календарь позволяет производить полный контроль над денежными потоками во всех этих отделах и предоставлять доступ соответствующим сотрудникам для создания заявок на оплату.

Если платежный календарь в фирме отсутствует, то руководству приходится рассматривать каждую заявку на оплату. При наличии календаря, процесс согласования происходит гораздо быстрее и проще. Все видно и понятно на основании итоговой таблицы.

Можно сделать вывод, что платежный календарь подходит абсолютно всем компаниям, независимо от масштаба. Тем, кто ценит свое время и трудовые ресурсы. Также тем, кто привык контролировать все денежные поступления и затраты фирмы.

Классификация денежных потоков по видам позволяет задать ориентиры:

  • по уплате задолженностей точно в срок;
  • проведение по необходимости валютного обмена с учетом требований закона;
  • прогнозирование и сопоставление выручки и расходов на счетах организации либо группы компаний (холдингов, корпорации и т.д.);
  • диагностика возникающих угроз срыва сроков оплаты, анализ денежных потоков и поиск решений, как не допустить просрочку;
  • выявление потребности в займах, и поиск способов их минимизации;
  • обнаружение временно свободных денег и направлений их приумножения (размещение под проценты, создание валютного портфеля и др.);
  • мониторинг лимитов, реализация сравнительного анализа по запланированному в балансе движению денежных средств (БДДС);
  • раскрытие достоверной и своевременной информации менеджменту компании.

Функциональная нагрузка

Использование платежного календаря позволяет решать следующие задачи в компании:

Платежный календарь

  • Согласование платежей предполагает постановку ряда требований к проверке надежности контрагента, наличия всех необходимых документов, которые подтверждают законность факта сделки и установку ограничений по объемам выплат.
  • Управление параметрами ликвидности фирмы – мониторинг сложившейся разницы между входящими потоками и тратами. Составляя краткосрочный график зачислений на счета, вы будете иметь эффективный инструмент управления ликвидностью компании.
  • Контроль над размерами выплат констатирует факт «находится ли платеж в рамках бюджета». Достаточно часто в организации могут возникать непредвиденные моменты, связанные с превышением расходов по операционной деятельности. Применяя платежный календарь в 1С или в Excel, вы будете получать мгновенно предупреждения о таких ситуациях и реально проводить расчеты либо переносить их на более поздний период с разрешения получателя средств.
  • Диагностику кассовых разрывов. Под этим понятием подразумеваем фактический дисбаланс по основным статьям. Это реальный инструмент, в котором видно, куда направлять финансы и в какой последовательности закрывать проблемы: по контрактам, налогам или с персоналом. Автоматизированный учет позволит вносить изменения в графики начала расчетных операций, объемов перечислений, формирование резервных фондов, привлечение и размещение их на депозитах.
  • Параметрическое рассмотрение необходимости кредитов в ближайшие сроки. Практически все фирмы хотя бы раз пользовались банковскими ссудами. Пользуясь нашими услугами, вы с легкостью сможете: рассчитать необходимость использования заемных капиталов и провести выборку наиболее дешевых источников – краткосрочные, долгосрочные или договора на овердрафт. Процесс получения занимает достаточно времени и нужно заблаговременно узнать, когда же они будут нужны.  Предугадать потребность и своевременно ею воспользоваться – главное преимущество нашей программы.
  • Доступный пакет целевых ориентиров для внутреннего пользования 24/7 и проведения прогнозирования на базе БДДС. Установка качественной системы безопасности доступа к раскрытию внутренних данных, внедрение разно уровневой системы ответственности послужит начальным этапом в использовании финансовой аналитики.
  • Быстроту оформления электронных форм – это конкурентное преимущество в снижении собственных постоянных затрат. Автоматизация документооборота позволяет снизить до минимума ошибки в оформлении, дальнейшие их повторное согласование и подписание. Такой подход предоставит возможность быстро присвоить заявку соответствующему пункту БДДС, перенаправить центру финансовой ответственности, выполнить проверку фактических сумм.

С чего начинать создание платежного календаря?

Создание платежного календаря на предприятии — это целый комплекс программ. При чем, он несет достаточно большие трудозатраты, если Вы все делаете вручную.

Четкое планирование и разделение на этапы, будет Вам только на пользу

Платежный календарьПланирование данных

Здесь без бюджета о движении денежных средств не обойтись. Из него можно получить все сведения, с разбивкой на даты, о планируемых поступлениях и платежах. Соответственно, можно сделать подробную детализацию в платежном календаре, с помесячным распределением;

Анализ предстоящих выплат

В данном случае учитываются все статьи предстоящих выплат, договоры и отношения с контрагентами. Именно исходя из этого, будет формироваться платежный календарь. Такой анализ позволяет в будущем контролировать все предстоящие оплаты и поступления.

После определения всех предстоящих платежей и поступлений на заданный период, формируется платежный календарь. Утвержденные суммы — это основание для формирования реестра и исполнения;

Документальное закрепление

Утвержденный приказом платежный календарь является обязательным для исполнения. Это касается, как подразделений, так и сотрудников. Данный документ должен содержать всю информацию о сроках, выплатах, поступлениях и ответственных лицах.

Как привести в исполнение платежный календарь?

Платежный календарь сформирован, двигаемся далее. Как же правильно его реализовать? Ежедневно, в платежный календарь вносятся изменения обо всех произведенных выплатах, поступлениях денежных средств и фактических остатках.

Данная процедура полезна тем, что мы можем заранее проанализировать финансовую ситуацию в компании. Есть ли отклонения от плана? Не грозит ли фирме дефицит средств. Самое идеальное, проводить такой анализ раз в неделю.

Не стоит избегать создание графика платежей и выплат, при формировании платежного календаря. В нем подробно стоит расписать всю информацию по датам на ближайший период времени. В первую очередь, это необходимо для определения точной картины о предстоящих выплатах.

Платежный календарьО чем не стоит забывать, при составлении платежного календаря

Чаще всего, начинают создавать платежный календарь в Excel, но такой подход требует большого количества ручной работы и очень быстро данные становятся неактуальными. Без программного обеспечения иметь корректную основу для анализа не получится – требуется постоянная выгрузка данных, обновление актуальных задач, достоверность сопроводительной документации.

Следующим шагом, как правило, является создание платежного календаря в 1С и такой подход дает на много больше возможностей. Сервис Финоко позволяет автоматизировать работу платежного календаря, используя все данные программ 1С и обеспечить защищенный доступ к оперативной информации ключевым сотрудникам, где бы они не находились.

В сервисе Финоко, есть возможность выполнять анализ денежных потоков, контролировать лимиты и согласовывать заявки из мобильного приложения, или в веб приложении. Обратите внимание, что такого рода надстройка позволяет автоматически:

  • составлять плановые отчеты по реальным поступлениям и издержкам, базируясь на бухгалтерском учете;
  • контролировать лимиты статей бюджета;
  • оперативно информировать о свободных ресурсах, а также оптимизационных действий по ликвидации задолженностей;
  • влиять на информационную доступность различными структурными подразделениями фирмы.

Очень часто, планирование пытаются реализовывать с помощью табличного редактора MS Excel. Но в реальности проигрывают. Это связано с получением низкого уровня эффективности презентации результатов, наличия ручной работы – дублирование значений, переформирование.

Мы с удовольствием поможем Вам автоматизировать и внедрить платежный календарь в повседневную работу. 

Оперативность и отсутствие ущерба в стабильном функционировании Вам обеспечена, независимо от направления бизнеса.