Взаимосвязь бюджетов компании
Совокупность взаимосвязей различных видов бюджетов, представленная в графическом виде, может служить довольно точным отражением специфики работы той или иной компании. Конкретный набор бюджетов и их размер — уникальны для каждого бизнеса, как отпечаток пальца для человека.
Бюджетирование можно вести в экселе, но только если объем операций не большой. С ростом компании важно автоматизировать учетный процесс планирования и сбора фактических данных. Мы разработали наборы услуг для автоматизации бюджета движения денег (БДДС) и бюджета доходов и расходов (БДР) на базе системы Финоко. Программа позволяет автоматизировать процессы планирования и загрузить фактические результаты практически из любой учетной программы.
Впрочем, на самом верхнем уровне классификация бюджетов для любых бизнесов будет общая. Таким образом можно выделить следующие типы бюджетов:
- Финансовый бюджет. Принципиально общими для всех компаний окажутся бюджет доходов и расходов, бюджет движения денежных средств и прогнозный баланс.
- Операционные бюджеты. Количество таких документов, которые формируются опираясь на текущую деятельность фирмы, может измеряться несколькими десятками. Чем больше компания, тем больше у нее подразделений и, соответственно, операционных бюджетов.
- Инвестиционный бюджет. Включает в себя планируемые вложения в развитие бизнеса.
Систему взаимосвязанных между собой бюджетов различных типов и видов также называют финансовой моделью компании или холдинга. Если фирма небольшая или только начинает свой путь в бизнесе, то как правило она управляется собственником, как говорится “в ручном режиме”. На этом этапе роль системы бюджетирования не столь уж велика. А вот когда компания начинает развиваться, — количество персонала растет, как и все усложняющиеся бизнес-процессы и появляются люди которым нужно делегировать решение финансовых вопросов, — вот в этот момент эффективное бюджетирование становится критически важной задачей.
Стоит добавить, что бюджетирование не ограничивается планированием расходов и доходов. Не менее важную роль играет контроль их исполнение и последующая корректировка в зависимости от достигнутых в реальности показателей. Также большое значение имеет система автоматизации. Сервис “Финоко: Управленческий учет” позволяет составлять бюджеты различных типов, видов и уровней.
Операционные бюджеты
Главный смысл операционных бюджетов — это предоставить исходную информацию для финансовых бюджетов. В первую очередь — для бюджета доходов и расходов, а также бюджета движения денежных средств. Во-вторых, система операционных бюджетов служит для трансформации плановых единиц измерения, например из человеко-часов или тонн в денежные показатели. И в-третьих — позволяет рассчитать расходы на единицу выпущенной продукции. Операционные бюджеты могут как относится как отдельным департаментам предприятия, так и быть консолидированными.
Бюджет продаж
Бюджет продаж — это отправная точка для всей системы бюджетирования. Именно он определяет будущие доходы компании, формирует основу для производственного плана, бюджета закупок и бюджета денежных средств. По сути, это прогноз, который показывает, сколько и в каком объёме компания сможет реализовать своей продукции или услуг.
Составляется как в натуральном выражении (количество единиц товара, услуг, квадратные метры, часы работы и пр.), так и в денежном выражении (выручка, валовый доход).
Является базовым документом, от которого зависят все остальные бюджеты. Ошибки здесь приводят к искажению всей финансовой модели.
Требует глубокого анализа рынка и понимания возможностей компании.
Факторы, которые необходимо учитывать
Сезонность — пиковые и «низкие» периоды продаж.
Рыночная динамика — общий рост или падение спроса в отрасли.
Конкурентное окружение — активность конкурентов, выход новых игроков, демпинг.
Покупательская способность — уровень доходов клиентов, доступность кредитования.
Маркетинговая активность — планируемые рекламные кампании и промоакции.
Региональные особенности — различия в спросе и ценах по географии.
Декомпозиция бюджета
Бюджет продаж можно формировать:
по каналам сбыта (онлайн, офлайн, дистрибьюторы);
по регионам (страны, города, торговые точки);
по продуктам или категориям товаров.
Такое разделение помогает лучше видеть узкие места и возможности для роста.
Бюджет продаж в Финоко позволяет быстро составить бюджет продаж и анализировать его в разных разрезах. В системе можно:
ввести плановые показатели вручную или загрузить из Excel/1С;
задать формулы для расчёта выручки в зависимости от объёмов и цен;
построить бюджет по регионам, продуктам или каналам;
сравнивать плановые и фактические данные в режиме реального времени.
Благодаря этому управленцы получают не просто таблицу, а полноценный инструмент для анализа и принятия решений.
Бюджет поступления денежных средств от реализации продукции
Бюджет поступления денежных средств от реализации продукции отражает реальные денежные потоки, которые компания ожидает получить от продаж в определённые периоды. В отличие от бюджета продаж, который фиксирует плановые объёмы реализации в натуральных и денежных показателях, этот бюджет показывает момент фактического поступления средств на расчётный счёт, учитывая условия договоров, отсрочки платежей и графики расчетов с клиентами. Его формированием обычно занимается отдел продаж, так как именно менеджеры знают специфику договоров и сроки поступления оплат от контрагентов. Такие бюджеты на уровне подразделений объединяются в сводный бюджет движения денежных средств, позволяя руководству видеть общую картину поступлений и прогнозировать кассовые разрывы. Благодаря этому инструменту можно управлять ликвидностью компании, вовремя планировать расходы и поддерживать финансовую устойчивость бизнеса. В системах автоматизации, таких как Финоко, подобные бюджеты формируются автоматически на основе данных о договорах и графиках оплат, что существенно повышает точность и снижает трудозатраты. Бюджет постуаления в Финоко
Бюджет производства
Бюджет производства является одним из ключевых элементов системы планирования и формируется после утверждения бюджета продаж, поскольку именно он определяет, какие объёмы продукции должны быть произведены в конкретные периоды для удовлетворения спроса. Такой документ отражает производственную программу компании, где фиксируются виды продукции, сроки их выпуска и плановые объёмы, при этом он напрямую увязан с мощностями предприятия, графиком загрузки оборудования и возможностями персонала. Корректно составленный производственный бюджет обеспечивает согласованность между отделом продаж, закупок и производством, так как от него зависят закупки сырья и материалов, планирование трудовых ресурсов и расчет общепроизводственных расходов. Более того, данный бюджет позволяет выявить потенциальные «узкие места» производства и заранее спрогнозировать необходимость увеличения мощностей или привлечения дополнительных ресурсов. Информация из бюджета производства становится основой для формирования бюджета материальных затрат, фонда оплаты труда, а также смет накладных расходов, что делает его фундаментом всей системы управленческого учёта и контроля себестоимости.. Расчет бюджета производства в сервисе Финоко.
Бюджет прямых затрат на материалы
Бюджет прямых затрат на материалы является основой для расчета себестоимости продукции и играет ключевую роль в управлении затратами на производстве. В него включаются все виды материальных ресурсов, необходимых для выпуска товаров: от основного сырья и комплектующих до упаковки, тары и расходных материалов, при этом их стоимость часто составляет значительную долю в общей структуре расходов предприятия. Такой бюджет формируется исходя из производственной программы и учитывает специфику номенклатуры, нормы расхода материалов и плановые цены закупки, что позволяет заранее спрогнозировать потребности и согласовать их с отделом снабжения. Благодаря этому инструменту компания получает возможность контролировать уровень складских запасов, избегать излишних закупок и минимизировать риск простоев из-за нехватки сырья. Особое внимание анализу бюджета прямых затрат на материалы необходимо уделять в периоды оптимизации издержек, так как грамотная работа с материалами способна дать компании существенный эффект экономии и повысить рентабельность производства. Посмотреть пример бюджета прямых затрат на материалы.
Бюджет закупок материалов
Бюджет закупок составляется исходя из данных предыдущего документа, определяющего объем прямых затрат на материалы. В первых строках этого бюджета отражаются данные об их необходимых объемах. Важным фактором в данном случае являются остатки, например исходного сырья или тары, на начало и конец периодов. Нужно отметить, что данные представлены не в денежном, а в натуральном выражении. Пример расчета бюджета закупок материалов.
Бюджет прямых затрат на оплату труда 
Бюджет прямых затрат на оплату труда отражает все расходы компании, связанные с персоналом, и является важным элементом при формировании себестоимости продукции и контроле эффективности использования трудовых ресурсов. В него включаются не только базовый фонд оплаты труда, но и затраты на премии, бонусы, систему мотивации и стимулирования сотрудников в разрезе подразделений и проектов. Такой бюджет помогает разделить расходы на постоянные, которые практически не зависят от объёмов производства (например, оклады административного персонала), и переменные, напрямую связанные с выпуском продукции или объемами оказываемых услуг (сдельная оплата рабочих, доплаты за сверхурочную работу). Корректное планирование фонда оплаты труда позволяет учесть текучесть кадров, отпуска, выплаты по больничным листам и иные социальные обязательства компании, что обеспечивает реалистичность бюджета. Кроме того, анализ этого бюджета помогает выявить дисбалансы в распределении нагрузки между подразделениями и оценить эффективность системы мотивации. В современных условиях автоматизация расчётов в системах управленческого учёта, таких как Финоко, позволяет оперативно формировать бюджет затрат на оплату труда и видеть реальную нагрузку фонда в сравнении с производственными показателями.
Бюджет общепроизводственных расходов
Бюджет общепроизводственных расходов отражает совокупность затрат, которые нельзя напрямую отнести к конкретному продукту или услуге, но которые необходимы для поддержания функционирования всего производственного процесса. Эти расходы называют накладными или косвенными, и они формируются под воздействием множества факторов, включая техническое состояние оборудования, объемы производства, сезонность и уровень автоматизации. В такой бюджет включаются затраты на ремонт и обслуживание станков, зданий и инженерных сетей, оплату коммунальных услуг, амортизацию основных средств, расходы на охрану, уборку, страхование имущества, охрану труда и прочие обязательные статьи. Грамотное планирование общепроизводственных расходов особенно важно, так как они могут существенно влиять на себестоимость продукции и уровень рентабельности предприятия. При этом компании часто сталкиваются с трудностью прогнозирования этих затрат, ведь часть из них носит регулярный характер, а часть возникает непредсказуемо. Использование управленческого учёта и автоматизированных решений, таких как Финоко, помогает систематизировать и контролировать эти расходы, формировать точные сметы и быстро вносить корректировки при изменении условий производства. Пример бюджета.
Бюджет коммерческих расходов
Расходы на мероприятия, по реализации продукции, неразрывно связаны с продажами. Это расходы на рекламу, складирование продукции и др. В большинстве случаев, бюджет коммерческих затрат формируются исходя из плана продаж.
Бюджет коммерческих расходов формируется с учетом объемов продаж продукции на плановый период. Он включает расходы на маркетинговые исследования, рекламу, оплату труда менеджеров по продаже, транспортные расходы, если их оплачивает производитель, и прочие аналогичные расходы.
Бюджет управленческих расходов
Бюджет управленческих расходов отражает все затраты, связанные с деятельностью административного аппарата компании, и играет важную роль в формировании общей структуры расходов. В него включаются расходы на содержание управленческого персонала, оплату труда руководителей и специалистов административных отделов, аренду офисных помещений, связь, командировки, консультационные услуги, аудит, юридическое сопровождение и другие статьи, обеспечивающие работу высшего звена менеджмента. Особенность этого бюджета в том, что он распределяется не только относительно произведённой продукции, но и в части уже реализованной, поскольку управленческие расходы напрямую связаны с общей деятельностью компании, а не с отдельными производственными процессами. В разных организациях структура управленческих затрат может существенно отличаться: в одних акцент делается на оплату труда топ-менеджмента, в других — на внешние услуги и инфраструктурное обеспечение. Грамотное планирование управленческих расходов позволяет контролировать эффективность управленческого аппарата, оптимизировать структуру компании и избегать избыточных затрат. Автоматизация через системы управленческого учёта, такие как Финоко, делает этот процесс более прозрачным и позволяет оценивать управленческие расходы в динамике, связывая их с результатами деятельности предприятия.
Формирование финансового бюджета
В смысл формирования финансового бюджета заложено планирование всех предстоящих издержек предприятия в денежном эквиваленте. В основе лежат следующие документы: прогнозирование доходов и расходов, прогнозирование движения денежных средств, бухгалтерский баланс и движение капитала имеющихся средств на счету.
Финансовый бюджет – это основа всего бюджета. Его целью является прогнозирование и планирование финансового оборота всей компании. Направлен на обеспечение платежеспособности предприятия и рассмотрение всех моментов, связанных с дефицитом бюджета.
Движение денежных средств на основании бюджета
Любая деятельность организации возможна лишь в том случае, если она приносит прибыль. Независимо от размера компании, все вопросы всегда связаны с получением дохода. Условия рынка и конкуренция непосредственно влияют на движение денежных средств. Если денег в фирме будет не хватать, это значит, что без вовремя принятого решения, это приведет к банкротству.
Одной из важных составляющих финансового бюджета является бюджет движения денежных средств. Его главная задача – не допускать дефицита денежных средств в компании и недопущение кассовых разрывов.
При составлении бюджета денежных средств, используются показатели. Их количество и вид устанавливается в зависимости от направления деятельности компании и от поставленных задач.
Как только компания приступает к составлению данного бюджета, следует учитывать:
- Определить временной предел, то есть насколько часто бюджет стоит обновлять. Все это необходимо, для того, чтобы он соответствовал бюджету организации в целом. Почти у каждой компании, оплаты имеют семидневный характер, и начинаться они могут абсолютно в любой день. Бывает так, что разбивка идет не по неделям, а по календарным дням. Так можно избежать лишней путаницы в отслеживании потоков денег.
- Баланс между прибылью и издержками. Можно рассмотреть два варианта. В первом случае, компания должна всегда иметь на остатках положительный баланс. Во втором случае, это когда фирма производит продажу в кредит.
- Все потоки денег формируются из разных видов статей. Если брать в расчет небольшую фирму, то даже у нее таких статей может быть более тысячи. Чтобы избежать ошибок в отслеживании, рекомендуется все статьи классифицировать. Это внутренний документ, поэтому вся классификация должна быть удобна именно Вам.
Классифицировав все статьи, исходя из деятельности предприятия, гораздо удобнее производить анализ. При формировании бюджета доходов и расходов, все поступления и издержки учитываются раздельно. Если у компании есть статья расходов, которая является очень высокой, ее также стоит учитывать отдельно.
Статьи расходов
- выплаты поставщикам;
- заработная плата;
- арендная плата;
- выплаты по кредитам и займам и пр.
На усмотрение организации, все статьи затрат могут выражены, как в денежном эквиваленте, так и в процентном соотношении.
Внутри бюджета, также можно произвести детализацию. Например, по поступлениям, или выплатам, налогам, или расходам на развитие компании.
Чтобы бюджет движения денежных средств был полностью корректным, стоит учитывать дополнительную информацию: издержки, которые не влияют на финансовый поток, авансовые платежи, дебиторская задолженность.
Есть еще один важный момент в составлении данного варианта бюджета. Это средний остаток финансовых средств. В него входят:
- операционный остаток;
- страховой остаток.
Операционный остаток
Это минимальная сумма, которая нужна, для покрытия издержек по основному виду деятельности.
Чтобы рассчитать операционный остаток, необходимо: объем денежного оборота (план) / план расхода денежных средств по организации в целом. Все это считается за необходимый период времени.
Расчёт показателя суммы остатка по плану обеспечит своевременное совершение всех обязательных платежей по операционной деятельности.
Страховой остаток
Страховой остаток необходим для организации. Определяется суммой операционного остатка и коэффициента поступлений финансовых средств в организацию.
На основании данного бюджета, можно составить график поступлений денежных средств в организацию. Он может изменяться, исходя из дебиторской задолженности.
Информацию для формирования бюджета движения денежных средств, можно получить из данных. Например, бюджета продаж, бюджета материалов, производственных расходов и др.
Важно при создании такого бюджета, найти грань между получением денежных средств и правом получения. Прибыль признается тогда, когда сделка считается совершенной. Но в нашем случае необходимо учитывать только фактические поступления и издержки.
Отчет о прибылях и убытках на основании данных бюджета
Основная цель БДР– это выявление отличий между поступлениями и денежным потоком в целом. Поток денег – это только реальные выплаты и выручка, которые отражаются на счетах фирмы и кассе.
Бывают такие ситуации, когда компания в итоге получает отрицательный финансовый результат. Хотя в течение запланированного периода, на счетах всегда были денежные средства и кассовые разрывы отсутствовали. Стоит напомнить, что выручка и деньги – это не одно и то же.
Используя калькуляцию по затратам, нужно уделить внимание производственным расходам, ими могут быть запасы предыдущих периодов времени. Это значит, что такие затраты уменьшают доход в целом по предприятию. Формируя отчет по бюджету, лучше применять калькуляцию переменных затрат по производству. Именно она четко отображает связь продаж и прибыли.
Бюджет по балансовому листу
Управленческий баланс — это один из завершающих этапов. Здесь потребуется информация о бюджете денежных средств, функциональных бюджетах и отчете о прибылях и убытках. Только после получения данных, реально сформировать такой бюджет.
Каждый бюджет имеет очень подвижный характер. Именно баланс бюджета позволяет быстро отразить картину финансовой деятельности компании. Это можно сделать, как на определенную дату, так и на период.
В принятии управленческих решений, этот бюджет мало помогает. Он не дает информацию о том, как и что, было достигнуто, он дает только общую картину.
Консолидация бюджетов
Не стоит забывать, что виды бюджетов включают операционный и финансовый бюджеты – это единый бюджет всего предприятия. Но он включает в себя все сметы доходов и расходов структурных подразделений.
Операционный бюджет включает в себя бюджет:
- доходов и расходов (БДР)
- движения денежных средств (БДДС)
- продаж;
- производства;
- производственных запасов;
- прямых затрат на материалы;
- производственных накладных расходов;
- прямых затрат на оплату труда;
- коммерческих расходов;
- управленческих расходов;
- прогнозный отчет о прибыли.
Финансовый бюджет включает в себя:
- инвестиционный бюджет;
- бюджет денежных средств;
- прогнозный баланс.
При рассмотрении связи между всеми видами бюджетов и планов центра финансовой ответственности, можно включать более детальные виды смет. Они создаются при масштабных целях и если они действительно важны для фирмы.
К ним могут относиться сметы доходов и расходов:
- маркетинговый отдел;
- отдел оптовых продаж;
- подразделение розничных продаж;
- служба снабжения;
- транспортный цех;
- склад;
- филиалы;
- другие структурные подразделения.
Группы статей расходов и прибыли организации
Все доходы и расходы компании, можно разделить на виды:
- краткосрочные и долгосрочные;
- по статьям;
- по определенному периоду времени;
- в случае возникновения дефицита, профицита, или баланса доходов и расходов.
Нет специального стандарта по группам доходов и расходов. Каждое предприятие выделяет свои, подходящие по виду и направлению работы организации. Фирма может выбрать для себя несколько видов для составления бюджета. Или сделать основное планирование без деления по видам доходов и расходов. Все это можно составить самостоятельно, или при помощи автоматизированных программ.
Все виды бюджетирования применяются в организации, с целью планирования и увеличения финансового результата компании.