Согласование платежей

Согласование оплаты за пару минут, из любой программы и в любом месте

«Финоко: согласование платежей» — универсальная система управленческой отчетности, планирование и контроль движения денег в компании. Сервис позволяет:

• регистрировать счета поставщиков в бухгалтерской программе или мобильном приложении;
• создавать периодические (повторяющиеся) платежи;
• контролировать лимиты по статьям затрат;
• согласовывать заявки на оплату в мобильном приложении или веб сервисе;
• гибко настраивать порядок согласования;
• управлять графиком платежей в удобном платежном календаре;
• формировать реестр платежей и выгружать его в бухгалтерскую программу для создания платежных поручений;
• загружать выписки из банка и автоматически регистрировать оплату заявок;
• формировать бюджет движения денег на основе заявок на оплату;
• отслеживать статус контрагентов и вовремя предупреждать о нежелательных изменениях;
• вести реестр договоров и контролировать лимиты платежей по договорам;
• вести список аккредитованных поставщиков и управлять статусом контрагентов;
• мобильное приложение для iOS и Android.

Согласование оплаты, вроде бы все легко и просто. Необходимо произвести оплату? Получили автографы от всех руководителей, и платеж согласован. Но не тут-то было. Кто-то ушел в отпуск, кто-то на удаленном объекте и подготовить документы не может и т. д. Сервис Финоко: согласование платежей — это возможность согласовывать платежи в любом месте и в любое время, имея при этом всю нужную для этого информацию.

Нужно ли согласование платежей для вашей компании?

Контроль платежей необходим абсолютно каждой компании, независимо от размера. Согласование и календарное планирование — это действенный способ избежать кассовых разрывов.

Если Вы в процессе ведения своего бизнеса:

• планируете и контролируете процессы предприятия;
• следите за движением денежных средств и лимитами;
• экономите время и не привыкли к затяжным рабочим процессам?

Тогда «Веб-сервис Финоко: согласование платежей» именно для Вас.

Заявка на платеж — основа системы согласования

Платежи в компании не возникают неожиданно. Счету от поставщика, который надо оплатить, предшествует заключение договора, получение товаров, работ или услуг. Планировать платежи можно и нужно. Согласование платежей начинается с регистрации всех входящих счетов на оплату и регулярных платежей (например, аренда или энергия). Планируемые платежи регистрируются в системе документом “Заявка на оплату”.

Заявка на оплату (ЗнО) — это документ в котором содержится информация о будущем платеже. 

Создавать заявку на оплату в сервисе Финоко можно в мобильном приложении и для этого достаточно сфотографировать счет поставщика. Мы рекомендуем делать это в месте поступления документов и приемки материалов или товаров. В строительных компаниях это делается непосредственно на объекте, а в ресторане на складе в момент прихода продуктов (или материалов).

Если на предприятии первичные документы поступают непосредственно в бухгалтерию, их регистрируют в бухгалтерской программе (в большинстве случаев в одной из программ на платформе 1С: Предприятие, например в 1С:Бухгалтерии). Сервис Финоко позволяет автоматически создавать заявки на оплату из счетов от поставщиков, созданных в 1С: Бухгалтерии.

Для пользователей систем обмена электронными документами возможна интеграция с сервисом Финоко. Когда вы принимаете и подписываете документ в ЭДО, его можно загрузить и создать на его основе заявку на оплату. Вложенные файлы при этом сохранятся из электронного документа, данные о контрагенте и договоре будут загружены из системы ЭДО автоматически.

Аналитика в заявках на оплату

Документ “Заявка на оплату” в Финоко позволяет собирать структурированную информацию, необходимую для принятия решений во время согласования и дальнейшей работы.

В документе есть такие реквизиты как:

• Статья затрат (или статья движения денег);
• Контрагент и договор с контрагентом;
• Юридическое лицо, подразделение;
• Расчетный счет или касса из которой планируется выплата;
• Сумма;
• Примечание.

Автоматически регистрируется дата создания заявки, автор документа и дата оплаты.

Как согласовывать платежи

Порядок согласования заявок задается в веб версии системы Финоко. Состав лиц, которые должны согласовать, зависит от статьи затрат, юридического лица и суммы.

Правила согласования задаются для должностей. В системе регистрируются должности и конкретные пользователи, которые их занимают в данный момент. Пользователь системы может занимать несколько должностей одновременно. Должности могут быть общие для всей группы компаний, например финансовый директор. Или могут зависеть от юридического лица, например генеральный директор. Если какой-то из сотрудников находиться в отпуске или заболел можно указать кто временно исполняет обязанности.

Выбор сотрудника для согласования может зависеть от суммы заявки. Часто есть необходимость заявки свыше определенной суммы согласовывать у генерального директора. В тоже время заявки в рамках бюджета и по графику согласовывать только у руководителей подразделений или направлений.

Согласовывать заявки можно в мобильном приложении Финоко или в веб версии сервиса. И в мобильном приложении и в веб версии есть большое количество фильтров, которые упрощают поиск нужных заявок. В том числе есть фильтр — “требуется согласовать сегодня” в котором система выводит только заявки которые пользователю нужно согласовать.

Вложенные файлы

Процесс согласования предполагает разделение ответственности за решение об оплате. В список согласовантов включают сотрудников различных должностей для всесторонней оценки решения. Юрист проверяет комплектность и корректность документов, бухгалтер возможные налоговые последствия оплаты данному контрагенту, технические специалисты могут проверить возможность эксплуатации приобретаемого оборудования, например.

Сервис Финоко позволяет прикладывать к заявке весь комплект документов по сделке. Вложенными файлами могут быть сканы в графических форматах и файлы в редактируемых форматах. Все что вам предоставил поставщик можно вложить в документ.

Вложенные файлы можно добавлять из мобильного приложения или в веб версии сервиса. Если документы добавлены в систему, знакомиться с ними можно с любого устройства и из любого места, при наличии Интернет соединения с вашим сервером Финоко.

Согласования заявки

Согласование — это принятие решения и в системе возможны варианты:

• Согласовать;
• Отказать;
• На доработку.

Согласованные заявки попадают в график платежей. Отклоненные остаются в системе для истории. На доработку можно направить заявку отдельному сотруднику.

Когда запускается процесс согласования, возможность редактирования документа блокируется. Но бывают случаи, когда в документы нужно внести незначительные изменения, которые не меняют сути операции. В таких ситуациях документ можно направить на доработку нужному специалисту.

Лимиты платежей по статьям движения денег

Лимиты на основании бюджета фирмы

Для того, чтобы начать процесс согласования заявки, мы должны понимать, предусматриваем ли мы по данной статье затраты. В данном случае, идет взаимодействие с бюджетом компании.

Одна из сильных сторон веб-сервиса Финоко в том, что все необходимые данные из бюджета доступны на экране мобильного телефона.

Для принятия решения доступна следующая информация:

• сколько уже оплачено по данной статье;
• сколько согласованных заявок, но еще не оплаченных;
• сколько сейчас находится в процессе согласования.

Лимиты по договорам и накладным

Существует также другой вариант установки лимитов. На основании заключенных договоров и поступивших накладных. В данном случае тоже все просто. Специалист внес в систему приходную накладную, далее она встает в очередь на согласование и оплату.

Например, в программе 1С мы принимаем какие-то товары. В договоре указано, что оплатить его мы должны в течение 30 дней после получения. Как только бухгалтер оформил приходную накладную, веб-сервис Финоко автоматически забирает информацию по данному документу, добавляет период и запускает процесс согласования. Дополнительные действия не требуются.

Планирование графика платежей

Согласованные заявки попадают в график платежей (календарь платежей).

Календарь платежей позволяет управлять оперативным графиком платежей и контролировать кассовые разрывы. В календаре платежей назначается оперативная дата оплаты и формируется реестр платежей.

Реестр платежей выгружается в бухгалтерскую программу для автоматического создания платежных поручений.

Реестр платежей и обмен с банком

На основании согласованного реестра платежей в бухгалтерской программе можно создать платежные поручения.

Выписки из банка загружаются в сервис Финоко.

Система автоматически определяет какие заявки на оплату были оплачены и регистрирует операции по движению денег.

Бюджет движения денежных средств (БДДС)

• Заявки на оплату, которые были оплачены, автоматически формируют отчет о движении денежных средств.

Система Финоко позволяет планировать и прогнозировать движение денег.

План движения денег (бюджет) можно сформировать в системе Финоко или загрузить из Excel.

Дополнительные возможности при работе в системе Финоко

• Ведение реестра аккредитованных поставщиков;
• Добавление новых контрагентов по ИНН;
• Проверка контрагентов по данным ФНС;
• Перевод отчетности на иностранные языки;
• Контроль ключевых показателей деятельности;
• Ведение реестра и согласование  договоров.

С чего начать использовать систему?

Для использования Финоко согласования платежей вам понадобиться:

• Активная подписка на веб сервис Финоко или установленная на вашем сервере корпоративная версия Финоко.
• Мобильные приложения можно установить самостоятельно. Пользователи мобильных приложение отдельно не тарифицируются.
• При необходимости интеграции с бухгалтерской программой необходим модуль интеграции. Для программных продуктов 1С — это Модуль интеграции Финоко для 1С.

Вы можете попробовать сервис в работе БЕСПЛАТНО в течение одного месяца. Скачайте мобильное приложение.

Для Вашего комфорта мы предоставляем всю подробную версию программы и подробную инструкцию по использованию системы.

Остались вопросы? Нажимайте на кнопку «Узнать больше». Наш сотрудник свяжется с Вами в течение нескольких часов.