Согласование оплаты за пару минут, из любой программы и в любом месте
«Финоко: согласование платежей» — универсальная система управленческой отчетности, планирование и контроль движения денег в компании. Сервис позволяет:
- регистрировать счета поставщиков в бухгалтерской программе или мобильном приложении;
- создавать периодические (повторяющиеся) платежи;
- контролировать лимиты по статьям затрат;
- согласовывать заявки на оплату в мобильном приложении или веб сервисе;
- гибко настраивать порядок согласования;
- управлять графиком оплат в удобном платежном календаре;
- формировать реестр платежных поручений и выгружать его в бухгалтерскую программу для создания платежных поручений;
- загружать выписки из банка и автоматически регистрировать оплату заявок;
- формировать бюджет движения денег на основе заявок на платеж;
- отслеживать статус контрагентов и вовремя предупреждать о нежелательных изменениях;
- вести реестр договоров и контролировать лимиты оплаты по договорам;
- вести список аккредитованных поставщиков и управлять статусом контрагентов;
- мобильное приложение для iOS и Android.
Согласование оплаты, вроде бы все легко и просто. Необходимо произвести оплату? Получили автографы от всех руководителей, и платеж согласован. Но не тут-то было. Кто-то ушел в отпуск, кто-то на удаленном объекте и подготовить документы не может и т. д. Сервис Финоко: согласование платежей — это возможность согласовывать платежи в любом месте и в любое время, имея при этом всю нужную информацию.
Нужно ли согласование платежей вашей компании?
Контроль и согласование платежей необходим абсолютно каждой компании, независимо от размера. Согласование и календарное планирование — это действенный способ избежать кассовых разрывов.
Если Вы в процессе ведения своего бизнеса:
- планируете и контролируете процессы предприятия;
- следите за движением денежных средств и лимитами;
- экономите время и не привыкли к затяжным рабочим процессам?
Тогда «Веб-сервис Согласование платежей» именно для Вас.
Заявка на платеж — основа системы согласования
Платежи в компании не возникают неожиданно. Счету от поставщика, который надо оплатить, предшествует заключение договора, получение товаров, работ или услуг. Планировать платежи можно и нужно. Согласование платежей начинается с регистрации всех входящих счетов и регулярных выплат (например, аренда или энергия). Планируемые платежи регистрируются в системе документом “Заявка на оплату”.
Заявка на оплату (ЗнО) — это документ в котором содержится информация о будущем платеже.
Создавать заявку на расход денег можно в мобильном приложении и для этого достаточно сфотографировать счет поставщика. Мы рекомендуем делать это в месте поступления документов и приемки материалов или товаров. В строительных компаниях это делается непосредственно на объекте, а в ресторане на складе в момент прихода продуктов (или материалов).
Если на предприятии первичные документы поступают непосредственно в бухгалтерию, их регистрируют в бухгалтерской программе (в большинстве случаев в одной из программ на платформе 1С: Предприятие, например в 1С:Бухгалтерии). Сервис Финоко позволяет автоматически создавать заявки на платеж по счету от поставщиков, созданных в 1С: Бухгалтерии.
Для пользователей систем обмена электронными документами возможна интеграция с сервисом Финоко. Когда вы принимаете и подписываете документ в ЭДО, его можно загрузить и создать на его основе заявку на оплату. Вложенные файлы при этом сохранятся из электронного документа, данные о контрагенте и договоре будут загружены из системы ЭДО автоматически.
Аналитика в заявках на оплату
Документ “Заявка на оплату” позволяет собирать структурированную информацию, необходимую для принятия решений во время согласования и дальнейшей работы.
В документе есть такие реквизиты как:
- Статья затрат (или статья движения денег);
- Контрагент и договор с контрагентом;
- Юридическое лицо, подразделение;
- Расчетный счет или касса из которой планируется выплата;
- Сумма;
- Примечание.
Автоматически регистрируется дата создания заявки, автор документа и дата оплаты.
Как согласовывать платежи
Порядок согласования заявок задается в веб версии системы. Состав лиц, которые должны согласовать, зависит от статьи затрат, юридического лица и суммы.
Правила согласования задаются по должностям. В системе регистрируются должности и конкретные пользователи, которые их занимают в данный момент. Пользователь системы может занимать несколько должностей одновременно. Должности могут быть общие по всей группе компаний, например финансовый директор. Или могут зависеть от юридического лица, например генеральный директор. Если какой-то из сотрудников находиться в отпуске или заболел можно указать кто временно исполняет обязанности.
Выбор сотрудника для согласования может зависеть от суммы заявки. Часто есть необходимость заявки свыше определенной суммы согласовывать у генерального директора. В тоже время заявки в рамках бюджета и по графику согласовывать только у руководителей подразделений или направлений.
Согласовывать заявки можно в мобильном приложении Финоко или в веб версии сервиса. И в мобильном приложении и в веб версии есть большое количество фильтров, которые упрощают поиск нужных заявок. В том числе есть фильтр — “требуется согласовать сегодня” в котором система выводит только заявки которые пользователю нужно согласовать.
Вложенные файлы
Процесс согласования предполагает разделение ответственности за решение об оплате. В список согласовантов включают сотрудников различных должностей. Юрист проверяет комплектность и корректность документов, бухгалтер возможные налоговые последствия оплаты данному контрагенту, технические специалисты могут проверить возможность эксплуатации приобретаемого оборудования, например.
Сервис позволяет прикладывать к заявке весь комплект документов по сделке. Вложенными файлами могут быть сканы в графических форматах и файлы в редактируемых форматах. Все что вам предоставил поставщик можно вложить в документ.
Вложенные файлы можно добавлять из мобильного приложения или в веб версии сервиса. Если документы добавлены в систему, знакомиться с ними можно с любого устройства и из любого места, при наличии Интернет соединения с вашим сервером Финоко.
Согласования заявки
Согласование — это принятие решения и в системе возможны варианты:
- Согласовать;
- Отказать;
- На доработку.
Согласованные заявки попадают в график оплаты. Отклоненные остаются в системе в журнале операций. На доработку можно направить заявку отдельному сотруднику.
Когда запускается процесс согласования, возможность редактирования документа блокируется. Но бывают случаи, когда в документы нужно внести незначительные изменения, которые не меняют сути операции. В таких ситуациях документ можно направить на доработку нужному специалисту.
Последовательное согласование
Последовательное согласование подразумевает, что каждая заявка проходит через несколько этапов, и каждый новый уровень может начинаться только после завершения предыдущего. Этот подход обеспечивает высокую степень контроля и позволяет тщательно проверять каждый этап, но может быть времязатратным. Преимущества последовательного согласования включают:
Тщательная проверка: Каждый уровень получает возможность внимательно изучить заявку.
Минимизация ошибок: Пошаговый процесс снижает риск ошибок и недопонимания.
Однако, у этого подхода есть и свои недостатки:
Замедление процесса: Длительное время ожидания может вызвать задержки в обработке платежей.
Бюрократия: Часто такое согласование сопряжено с излишней бюрократией.
Параллельное согласование
Параллельное согласование предлагает более гибкий подход. В этом случае несколько уровней согласования могут проходить одновременно. Например, одна и та же заявка может одновременно рассматриваться несколькими отделами или руководителями. Основные преимущества данного метода:
Скорость: Параллельное согласование значительно ускоряет процесс, так как участники не ждут друг друга.
Эффективность: На ранних этапах возможно получение обратной связи от нескольких лиц одновременно, что обеспечивает более быстроту принятия решений.
Параллельное согласование также имеет свои вызовы:
Риск недопонимания: При одновременной проверке могут возникнуть разногласия между согласующими.
Сложности в управлении: Затруднения в отслеживании статуса согласования могут привести к путанице.
Согласование платежей — это неотъемлемая часть финансового менеджмента. Правильный сценарий согласования может существенно повысить эффективность и контроль за финансами. Как последовательное, так и параллельное согласование имеют свои преимущества и недостатки, и выбор одной из моделей зависит от специфических потребностей каждой организации.
Лимиты расходов по статьям движения денег
Лимиты на основании бюджета фирмы
Одна из сильных сторон веб-сервиса в том, что все необходимые данные из бюджета доступны на экране приложения и мобильного телефона.
Для принятия решения доступна следующая информация:
- сколько уже оплачено по данной статье;
- сколько согласованных заявок, но еще не оплаченных;
- сколько сейчас находится в процессе согласования.
Лимиты по договорам и накладным
Существует также другой вариант установки лимитов. На основании заключенных договоров и поступивших накладных. В данном случае тоже все просто. Специалист внес в систему приходную накладную, далее она встает в очередь на согласование и оплату.
Например, в программе 1С мы принимаем какие-то товары. В договоре указано, что оплатить его мы должны в течение 30 дней после получения. Как только бухгалтер оформил приходную накладную, веб-приложение автоматически забирает информацию по данному документу, добавляет период и запускает процесс согласования. Дополнительные действия не требуются.
Планирование графика платежей
Согласованные заявки попадают в платежный календарь.
Платежный календарь — это инструмент, который содержит все согласованные платежи, которые необходимо произвести в определённый период времени. Обычно календарь составляется на неделю, но можно задать и другой период. График оплаты включает в себя различные категории платежей: поставщики товаров и услуг, налоговые отчисления, коммунальные платежи, кредиты, штрафы, аренда, заработная плата и другие обязательные взносы. Такой инструмент помогает визуализировать финансовые обязательства и не пропускать ключевые даты.
Реестр выгружается в бухгалтерскую программу в котором автоматически создаются платежные поручения.
Реестр платежей и обмен с банком
На основании согласованного реестра платежей в бухгалтерской программе можно создать платежные поручения. Модуль Финоко для 1С позволяет загрузить заявки в 1С: Бухгалтерию или другие поддерживаемые конфигурации на платформе 1С: Предприятие 8. На основании заявок по платежным реквизитам контрагентов, которые задаются в учетной системе создаются платежные поручения. Бухгалтер по расчетам с поставщиками полностью контролирует процесс создания платежных поручений и может внести любые необходимые корректировки при необходимости.
Выписки из банка загружаются в сервис Финоко.
Система автоматически определяет какие заявки были оплачены и регистрирует операции по движению денег.
Бюджет движения денежных средств (БДДС)
Заявки на оплату, которые были оплачены, автоматически формируют отчет о движении денежных средств.
Система позволяет планировать и прогнозировать движение денег.
План движения денег (бюджет) можно сформировать в программе или загрузить из Excel.
Дополнительные возможности при работе в системе
- Ведение реестра аккредитованных поставщиков;
- Добавление новых контрагентов по ИНН;
- Проверка контрагентов по данным ФНС;
- Перевод отчетности на иностранные языки;
- Контроль ключевых показателей деятельности;
- Ведение реестра и согласование договоров;
- Согласование реестров заявок на оплату;
- Согласование произвольных документов (заявки на закупку, служебные записки, изменения в бюджете и многое другое)
С чего начать использовать систему?
Для использования модуля согласования платежей вам понадобиться:
- Активная подписка на веб сервис Финоко или установленная на вашем сервере корпоративная версия Финоко.
- Мобильные приложения можно установить самостоятельно. Пользователи мобильных приложение отдельно не тарифицируются.
- При необходимости интеграции с бухгалтерской программой необходим модуль интеграции. Для программных продуктов 1С — это Модуль интеграции 1С.
- Настроить работу системы вы можете самостоятельно по инструкции, или заказать услугу по настройке согласования платежей у специалистов Финоко.
Попробовать работу системы согласования можно БЕСПЛАТНО в течение одного месяца.
Скачайте мобильное приложение.
Для Вашего комфорта мы предоставляем всю подробную версию программы и подробную инструкцию по использованию системы.
Остались вопросы? Нажимайте на кнопку «Узнать больше». Наш сотрудник свяжется с Вами в течение нескольких часов.