В бюджете управленческих расходов отражаются затраты на работу руководителей компании не связанные напрямую с производственными процессами. К таковым относят зарплату управленцев, амортизацию основных средств, расходы на командировки, связь, канцелярию и т.д. Рассмотрим пример составления бюджета управленческих расходов в сервисе Финоко.
В данном примере расходы на управление не связаны с объемами продаж, то есть относятся к постоянным затратам. Вначале указывается общая сумма расходов: 426 565,91 руб. Получается она путем сложения нижеследующих строк. Фонд оплаты труда управленцев в нашем случае составляет 250 000 рублей. Страховые взносы из расчета 30,2% — 75 500 рублей. Далее идут амортизационные отчисления — 2 916,67 рублей. Командировочные расходы определены в размере 60 000 рублей в месяц. Канцелярия — 7 000 рублей, связь — 10 000 рублей. Также отражается налоговая нагрузка по общехозяйственным основным средствам — 1 149,24 руб. На прочие расходы планируется 20 000 рублей в месяц.
В нижней части таблицы вычисляется удельный вес управленческих расходов в выручке и общих затратах.
Бюджетирование управленческих расходов предприятия
В начале каждого отчетного периода предприятие должно определиться, какие накладные расходы его ожидают и какая сумма денежных средств на это будет потрачена. Такое планирование осуществляется не просто так, как говорится «с потолка», а на основании полученных данных из других бюджетов. В данном случае речь идет о бюджете управленческих расходов, о бюджете коммерческих расходов и о бюджете на общепроизводственные расходы предприятия. Каждый из этих бюджетов составляется по определенной схеме, которую необходимо тщательно изучать. Тем не менее, прежде всего целесообразно проанализировать структуру таких бюджетов, то есть какие статьи расходы в них содержатся. В данном случае предельно важно понимать, что бюджеты таких расходов на каждом конкретном предприятии складываются по собственной схеме (все зависит от специфики деятельности предприятия), но есть и те положения, которые едины для всех предприятий в целом.
Статьи бюджета управленческих и коммерческих расходов предприятия.
Такие расходы определяются в отдельных бюджетах, так как система их прогнозирования во многом уникальна.
Накладные расходы предприятия.
Что касается вопроса накладных расходов, то тут ситуация складывается следующим образом: каждое функциональное подразделение организации (производство, маркетинг, продажи и так далее), составляют собственный бюджет накладных расходов. Далее такие бюджеты формируют следующий бюджет – общеорганизационных затрат. Благодаря такому бюджету наглядно понятно сколько денежных средств тратит то или иное функциональное подразделение. Также появляется возможность оценить целесообразность и эффективность затраченных финансов.
Методология планирования таких расходов уникальна для каждого типа. Так первые статьи бюджетов включают в себя затраты только по отдельным видам деятельности. Например, затраты на производство продукции «А», затраты на производство продукции «Б», затраты на продажу продукции «А» и так далее.
Другие же статьи расходов показывают затраченные суммы всем предприятием в целом. Но даже в данном случае видны отдельные суммы по каждой бизнес единице. Как показывает анализ реальной практики, составление бюджета коммерческих расходов актуально только для крупных предприятий. Малый и средний бизнес предпочитает составлять только бюджет общеорганизационных расходов.
Как бы то ни было, прежде чем приступить к процессу составления бюджета важно понимать, какие затраты относятся к тому или иному бюджету предприятия. То есть организация должна понять, будут ли у нее коммерческие расходы или нет. Самое сложное распределить все затраты по бюджетам, так как зачастую они весьма однотипны.
Если рассматривать бюджет накладных расходов предприятия, то в данном случае можно выделить еще одну трудность: такие накладные расходы подразделяются на две категории:
- коммерческие расходы.
- управленческие расходы.
Далеко не все специалисты способны сразу определить какие траты относятся к тому или иному типу расходов.
Оценка эффективности управленческих расходов предприятия
Прежде всего важно отметить тот факт, что сумма управленческих расходов никак не коррелируется с объемом производства и продаж организации. То есть, даже если доходы предприятия изменяются (в большую или меньшую сторону), то управленческие расходы могут оставаться неизменными. Дело в том, что такие затраты чаще всего обговариваются и планируются заранее, то есть до наступления нового отчетного периода. На такие расходы выделяется определенных лимит денежных средств. Отметим, что лимитированные расходы предприятия подразделяются на две основные категории:
- Расходы, которые напрямую зависят от активов организации.
- Расходы, связанные с развитием бизнеса, организации в целом.
К первому типу расходов можно отнести бюджет на ремонт оборудования, рабочих помещений и специализированной техники. Также в данном случае учитывается сумма арендных платежей на то или иное помещение, или оборудование организации.
Второй вид расходов – это, например, выплата заработной платы сотрудникам предприятия. Причем в данном случае учитывается не только оклад, но и премии, командировочные, отпуска и тому подобное.
Отметим интересный факт. Раньше, в частности во времена СССР, реклама предприятия не рассматривалась, как фактор его развития, а значит такие расходы не вкладываюсь в рассматриваемый бюджет. В настоящее же время расходы на маркетинг, рекламу и PR относятся к расходам на развитие предприятия.
Прежде чем приступать к разработке бюджета управленческих расходов важно определить, какая доля всех затрат приходится на фонд выплаты заработной платы инженерно-техническому составу сотрудников (ИТР) и административно-управленческому персоналу (АУП) предприятия. По идее, данные суммы должна возрастать для обеспечения наибольшей эффективности работы предприятия. То есть организация должна повышать заработную плату сотрудникам, ежегодно индексировать ее, разрабатывать систему мотивации на основании методик KPI и ОКР и тому подобное, для обеспечения высокой результативности деятельности.
Метод первый. Традиционный.
В данном случае сумма управленческих расходов высчитывается на основании информации о суммах, необходимых для ФОТ и из актуального числа работников предприятия. Данный метод использовался на протяжении длительного времени, но вот его эффективность сейчас находится под вопросом.
Почему же так произошло? Все дело в том, что при сокращении управленческих расходов, «страдают» именно сотрудники организации, что приводит к ухудшению результативности их рабочей деятельности. У сотрудников снижается мотивация к работе, некоторые увольняются, что может привести к сбою в рабочих процессах предприятия.
Приведем пример для более полного понимания данной темы.
Во времена СССР доля управленческих затрат в части ФОТ не должна была превышать 12% от общих затрат предприятия. Кстати, в то время только СССР использовал на практике данный традиционный метод. К 1989 году доля выплат персоналу снизилась на 0,1%.
Вместе с тем происходил активный процесс замещения должностей. То есть один специалист выполнял сразу же несколько функций. Получается, что общая численность персонала предприятий сокращалась из года в год. Исходя из всего этого логично предположить, что доля ИТР и АУП заметно увеличивалась из-за системы совмещения.
Тем не менее штат заметно сокращается, а значит продуктивность работы падает. Особенно это заметно в процессе развития технологий. Появляются новые технологии, например, производства товаров, но обучаться работать с ними у сотрудников нет ни времени, ни возможности. Отсутствие возможности связано с тем, что они попросту не знакомы с новыми технологиями, а обучать их некому.
В связи со всем сказанном выше, можно сделать обоснованный вывод о том, что использование данного метода нецелесообразно в настоящее время. Предприятие больше потеряет, нежели приобретет.
Метод второй. Индексация или «от достигнутого».
В данном случае речь идет о ежегодной и планомерной индексации или повышении уровня затрат на управленческие нужды. Уровень повышения, в данном случае, напрямую зависит от роста самого предприятия за отчетный период. Если говорить о реальной практике, то такой методологией в большей мере пользуются коммерческие предприятия, которое сформировались в период экономических реформ нашей страны. Хотя, есть и другие предприятия, которые предпочитают использовать данный метод в своей практике.
Когда произошел некий скачок в рыночной экономике, появились новые направления у предприятий. Например, направление
маркетинга, PR, рекламы и так далее. Но такое развитие требует создания новых структурных подразделений внутри предприятия. Это, в свою очередь, требует дополнительных вложений в структуру управленческих расходов. Получается, что предприятие расширяется, но затрачивает на это слишком много денежных средств, что может привести к полному его банкротству. В связи с чем анализируемый метод нельзя назвать эффективным и рациональным. Пожалуй, современным предприятиям его стоит избегать, ровно, как и первого метода.
Метод третий. Анализ результатов деятельности предприятия.
Данный метод считается наиболее популярным и эффективным в современной практике и теории управления. Да, как было отмечено выше, предыдущие методы лучше не использовать на практике, но вот данный тип точно пригодится современным предпринимателям, которые хотят развивать свой бизнес. Хотя, как показал анализ реальной практики, на территории России практически не применяется данный метод. Видимо все дело в том, что экономика нашей страны уже давно потеряла былую славу и уровень ее эффективности заметно снижается из года в год. Хотя, вполне вероятно, что метод планирования расходов на основании предшествующего опыта был бы как нельзя более кстати.
Если говорить об общей доли управленческих расходов для современных производственных предприятий, то они составляют порядка 19% всех организационных расходов. Причем данный показатель весьма стабилен, он практически не зависит от сезонности или других факторов внешней и внутренней среды предприятия. Что интересно, но если удерживать расходы на данном уровне, то уровень оплаты сотрудников всех направлений от этого уменьшаться не будет.
В завершении целесообразно отметить, что управленческие расходы, ровно, как и уровень заработной платы управляющего персонала никак не коррелируются с результатами деятельности самого предприятия.