Наш сегодняшний обзор станет отличным помощником для руководителей компаний, которые планируют ввести в своей организации систему контроля ключевых показателей эффективности для качественного роста за счёт повышения мотивации сотрудников. Сегодня поговорим о том, как правильно и с учётом особенностей повседневной деятельности разработать KPI бухгалтерии и сотрудников бухгалтерской службы в частности, которая позволит значительно повысить качество их работы.
KPI для бухгалтеров: основное определение и особенности постановки задач
Если говорить простым языком, то KPI являются показателями, анализ которых в численном плане позволяет провести оценку
качества работы как конкретного сотрудника, так и отдела или департамента в целом. Основная идея в системе ключевых показателей состоит в том, что успех предприятия нельзя измерять исключительно прибылью и выручкой, так как мотивированность сотрудников и нацеленность на общий результат являются крайне важными параметрами, позволяющими одной компании становиться успешной, а конкурентам оставаться на прежнем уровне десятилетиями.
Особенности выставления KPI для бухгалтера таковы, что оценивать его вклад в общую работу компании достаточно сложно. Вклад сотрудников бухгалтерской службы в общую прибыль компании достаточно сложно понять, в отличии от продажников или сотрудников рабочих специальностей. Работник отдела продаж может оцениваться по количеству заключённых договоров и принесённой прибыли, рабочего можно оценивать по продуктивности и количеству изготовленной продукции. Как же оценить KPI бухгалтера? Ответим на этот вопрос в нашем обзоре.
Важно понимать, что единого стандарта и типологии KPI для бухгалтерии нет. Примеры и варианты можно найти у конкурентов или в сети интернет, однако вам всё равно понадобится адаптация под вашу компанию и особенности её работы, потому, что в разных компаниях рабочие обязанности сотрудников бухгалтерского отдела и главных бухгалтеров могут крайне сильно различаться. У бухгалтера, ведущего отчётность маленькой торговой компании, и главного бухгалтера в компании с крупным собственным производством рабочий функционал будет совершенно разным. Поэтому при выставлении KPI бухгалтера нужно исходить из специфики работы вашей компании.
Необязательно для главного бухгалтера или простого сотрудника бухгалтерии вводить сразу огромное количество KPI, буквально выдумывая формулы сложного расчёта для ввода системы премирования. Чтобы система мотивации на основе KPI бухгалтерии работала, важно выделить основные рабочие моменты и установить для них удельный вес при расчёте квартальной или другой премии.
Выбираем параметры эффективной работы бухгалтера вашей компании
Важно подобрать основные рабочие процессы, в которых принимает непосредственное участие главный бухгалтер или сотрудник бухгалтерской службы. Вы можете наградить сотрудника, работающего в бухгалтерии, за следующие моменты:
минимизация количества претензий со стороны ФНС и иных контролирующих инстанций;
сданная в срок и в полном объёме отчётность;
минимальное количество штрафов (обычно при работе бухгалтера не получается обойтись без них совсем);
количество или отсутствие в первичной бухгалтерской документации ошибок;
количество выставленных в срок счетов-фактур;
корректно начисленная и посчитанная заработная плата и иные статьи расходов.
Странно выглядят некоторые пункты на первый взгляд. К примеру, зачем включать в KPI главного бухгалтера и бухгалтерии в целом такие банальные пункты, как своевременная сдача отчётности и корректный расчёт заработной платы? Ведь это базисные вещи, которые обязан знать и уметь даже начинающий специалист. Для чего премировать сотрудника за его ежедневные обязанности? Важно понимать, что работа бухгалтера не заметна, пока вам не придётся столкнуться с проблемами, возникающими вследствие допущенных ошибок. Именно поэтому KPI для бухгалтера обязательно должны базироваться на минимизации ошибок при выполнении привычной ежедневной работы.
Чтобы не платить лишних денег, можно поступить так: окладная часть зарплаты бухгалтера назначается минимальной сообразно рынку, а премиальная ежемесячная часть напрямую зависит от выполнения поставленных KPI. Таким образом отлично работающий сотрудник будет получать стандартную оплату, а при большом количестве ошибок выплаты будут минимальными. Второй вариант: премирование назначается в большем объёме во время отчётных периодов, в остальные месяцы сотрудник работает с определённой ТД окладной частью.
При формировании KPI не стоит включать в мотивационные схемы показатели, на которые сотрудник не в состоянии повлиять в рамках своих рабочих обязанностей. KPI для бухгалтерии должны быть максимально чёткими и измеримыми, иначе система мотивации не будет работать в полной мере, так как сотрудники службы или главный бухгалтер не будут понимать, как и чего им нужно достигнуть. Ниже 2 примера поставленной для главного бухгалтера цели, влияющей на премию (попробуйте выбрать сами, какая из них будет рабочей):
1. Отличная результативность реализации внеочередных и сложных задач, поставленных руководством. Достижение высоких рабочих показателей.
2. Своевременное оформление и выдача сотрудникам расчётных листов. Отсутствие допускаемых при расчёте заработной платы и иных выплат ошибок.
Указанные выше параметры внедрения KPI для бухгалтера являются перечнем, из которого можно выбрать подходящие именно для вашей компании. Здесь всё будет зависеть от специфики деятельности юридического лица и спектра обязанностей бухгалтера. В качестве дополнительных KPI могут использоваться такие параметры:
дополнительная работа по факту необходимости;
аудит и контроль ошибок в отчётной документации коллег из смежных отделов;
наставничество и обучение новых сотрудников;
дополнительный рабочий функционал.
В разработке системы KPI для бухгалтерии могут помочь специализированные сервисы.
Особенности KPI для главного бухгалтера
Здесь критерии премирования и комплексной оценки будут сложнее и масштабнее. Вы можете ввести такие KPI:
соблюдение установленных сроков подготовки и своевременная сдача отчетности для контролирующих органов и ФНС;
соблюдение установленного количества ошибок при составлении документации отчётного характера;
отсутствие или минимальное количество ошибок, допускаемых при проведении расчёта заработной платы и иных выплат сотрудникам;
количество жалоб на работу бухгалтерского отдела, поступивших со стороны смежных подразделений и контрагентов;
проведение оптимизации налогообложения и результаты процесса;
минимизация накладных расходов и издержек;
минимизация или полное отсутствие штрафов, накладываемых контролирующими организациями и ФНС;
сокращение задолженности перед контрагентами.
Формирование KPI для бухгалтерии не станет для руководителей компании большой проблемой, если ответственно подойти к этому вопросу с учётом специфики работы вашей организации и функциональных рабочих задач, которые сотрудники решают. Увы, но бухгалтерия нередко может тормозить общее развитие компании ввиду косности и нацеленности на стандарты, принятые десятилетия назад. Важно поставить KPI для бухгалтеров так, чтобы они понимали, что решаемые ими на повседневной основе задачи помогают компании двигаться вперёд и постоянно развиваться, помогая развиваться и им (как в плане профессионализма, так и в финансовом аспекте). Порядок дополнительного премирования обязательно закрепите в трудовом договоре и положении об оплате труда.