Бюджет закупок материалов выступает еще одним наиболее важным бюджетом производственной организации. В самом начале такого бюджета указывается актуальная информация о количестве необходимых материалов для изготовления продукции предприятия. Важно помнить, что такие данные берутся не «из головы» руководителя соответствующего отдела, а из бюджета прямых затрат на основные произведенные материалы.
Далее в бюджете закупок материалов отражается информация о плановых остатках. Причем отражается такая информация в натуральном, а не денежном выражении. Величина таких остатков напрямую зависит от нормативов запасов для каждого отчетного периода.
Пример бюджета закупок в сервисе Финоко
Перейдем непосредственно к рассмотрению примера. Итак, на основании полученной информации, выявляем, что норма остатков материала А – 0,4, по материалу В – 0,4 и по С – 0,3. Исходя из этого получается, что на конец, например, марта месяца у предприятия остается 451 единица материала А – 0,4 * 1127,50 = 451.
В третью строку бюджета заносится информация обо всех остатках на начало отчетного периода. Считать их не надо, так как они должны быть равны остаткам на конец предшествующего месяца.
Для расчета объема закупок материалов необходимо воспользоваться нижеследующей формулой:
ЗМ = ЗК + П — ЗН
ЗМ – необходимый объем закупок.
ЗК – запасы материалов на конец месяца.
П – потребность в материалах, необходимых для производства товаров предприятия.
ЗН – запасы материалов на начало месяца.
Воспользовавшись приведенной формулой можно без труда рассчитать необходимый объем закупок материала А, например в марте это будет:
ЗН (А) = 1127,5+451-398
ЗН (А) = 1180,50 единиц
Получается, что в марте предприятию необходимо закупить 1180,50 единиц материала А для производства собственной продукции.
Стоит отметить, что в бюджете отражается необходимый и остаточный объем материалов в денежном выражении.
В пятую строку бюджета записывается вся информация о затратах на материалы, которые являются основными при производстве продукции предприятия.
Далее, в строку под номером шесть, заносится информация об остатках на конец отчетного периода. Важно упомянуть, что в данном случае остатки рассматриваются в стоимостном выражении. Для того чтобы просчитать их стоимость, достаточно перемножить объем остатков и их изначальную закупочную стоимость.
Возвращаясь к нашему примеру, можно увидеть, что на конец рассматриваемого периода материалов А в остатках значилось на 21648,00 рублей. Данный показатель получен следующим образом: Остатки А = 451*48 р. Цены на материалы берем из Бюджета прямых затрат на основные материалы. А=21648.
Седьмая строка отражает объем остатков на начало отчетного периода в стоимостном выражении. Рассчитывается стоимость остатков, точно так же, как и в строке шесть, только берется объем остатков на начало периода, а не на конец. В нашем примере, рассмотренном выше, сумма остатков материалов А составляют 19104,00 рублей. Данный показатель получен следующим образом:
Остатки А = 398*48р. А=19104.
Восьмая строка предназначена для фиксирования суммы затрат на покупку материалов. Данная сумма рассчитывается по нижеследующей формуле:
ЗММ = ЗК + П — ЗН
ЗММ – затраты на закупку необходимых материалов.
ЗК – запасы на конец отчетного периода. Они рассчитываются в денежном эквиваленте.
ЗН – запасы на начало отчетного периода. Рассчитываются в денежном эквиваленте.
Для того чтобы рассчитать затраты на закупку материалов А необходимо воспользоваться приведенной выше формулой. Итак, ЗММ (А) в марте = 21648+54120-19104. ЗММ (А) = 56664. То есть предприятие затратило 56664 рублей на приобретение материалов А.
Бюджетные показатели
В рамках анализа плана затрат на материалы важно понимать, что данный бюджет, помимо всего прочего, отражает наиболее важные показатели, показывающие степень эффективности бизнес-процесса «Снабжение»:
- Общая величина закупок необходимых материалов для производства продукции предприятия.
- Усредненная стоимость продукции.
- Сумма затрат на материалы.
- Запасы по всем видам материалов.
- Степень оборачиваемости задолженностей организации, в том числе и дебиторская задолженность.
- Процентный показатель простаивания производственных линий из-за отсутствия необходимых материалов.
- Суммарные выплаты денежных средств.
Составление такого бюджета – длительный и очень ответственный процесс, требующий максимальной внимательности от всех
исполнителей. Дело в том, что себестоимость выпускаемой продукции процентов на 80 зависит от затраченных денежных средств на материалы и сырье. А значит любые изменения в суммах затрат на материалы напрямую оказывают влияние на себестоимость продукции.
В процессе разработки бюджета, отдел снабжения проводит анализ поставщиков, ищет наиболее выгодные условия. Правда, такой подход может привести к нежелательным последствиям. Например, в погоне за выгодой, будет закуплен некачественный материал. Или же поставщики, для того чтобы выбрали именно их, предложат директору отдела снабжения некие бонусы, о которых не обязательно докладывать вышестоящему руководству. Конечно же, очень сложно избежать таких ситуаций, особенно в крупных организациях, где многие отделы действуют автономно.
Для минимизации риска возникновения негативной ситуации целесообразно отслеживать рост цен на закупаемые материалы. Бывает такое, что организация закупает сотни наименований и контролировать их все просто невозможно. В таком случае нужно сделать выборку позиций, имеющих наибольший удельный вес в структуре закупок предприятия.
Если в процессе анализа выявляется факт повышения стоимости материалов или факт заложения слишком большого объема денежных средств, необходимо незамедлительно обратиться за разъяснениями в отдел снабжения. Руководитель данного отдела должен обосновать такое положение и, если руководитель предприятия считает повышение обоснованным, он утвердит подобный бюджет на определенный период времени.
Регламент бюджетирования закупок материалов
Бюджет закупок материалов – это наиболее важный документ для производственной организации. Но для составления правильного, эффективного документа необходимо соблюдать ряд правил. Именно поэтому и был разработан специализированный регламент данного вида бюджета. Если же предприятие игнорирует регламент, у него могут начаться серьезные проблемы. Например, потеря денежных средств из-за необоснованно высоких цен на закупку необходимых материалов.
При обнаружении завышенных цен далеко не всегда можно решить проблему достаточно быстро. Чаще всего все предприятия руководствуются собственными методами снижения стоимости закупаемых материалов. Причем у многих организаций, в особенности крупных, разработана целая методика для решения таких проблем.
Целесообразно обратить внимание на один важный момент при формировании регламента бюджетирования закупок и его связки с системой ответственности. На всех современных предприятиях ответственность за выполнение функций снабжения может быть распределена по-разному. Например, в организациях малого бизнеса всеми видами закупок заведует один и тот же сотрудник. Для средних и крупных предприятий характерно наличие специализированных отделов закупок. В таком случае логистические закупки находятся в ведении одного отдела, а функции закупки материалов лежат на другом отделе предприятия. Исходя из этого можно сделать обоснованный вывод о том, что закупками занимаются сразу несколько подразделений. Соответственно при формировании всех бюджетов закупок и данный факт нужно обязательно учесть и регламент бюджетирования выстраивать с учетом этого момента, поскольку все, кто занимается закупками оказывают существенное влияние на финансово-экономическое состояние компании.
Как показывает анализ реальной практики, все функции по закупке материалов возлагаются на отдел снабжения организации. Именно этот отдел несет ответственность за разработку и реализацию намеченных планов.
Пример составления регламента
Функции, актуальные в процессе планирования закупок необходимых материалов:
- Отражение планового показателя по остаткам материалов на начало отчетного периода.
- Отражение планового показателя по остаткам материалов на конец отчетного периода.
- Составление сметы на необходимый объем закупочных материалов.
- Формирования бюджета.
- Согласование и утверждение документа всеми заинтересованными отделами предприятия.
Далее целесообразно рассмотреть и проанализировать ряд функций, актуальных в процессе учета и контроля закупки сырья:
- Сбор всей необходимой информации о закупках всех необходимых материалов.
- Разработка будущего бюджета.
- Контроль использования выделенных средств.
- Анализ информации по расходованию денег.