KPI логистической компании: корректная и объективная постановка целей
В любых операциях, связанных с логистикой различных товаров, крайне важно планирование и регулярный контроль: как краткосрочное, так и на более длительный срок. Небольшая компания, ведущая логистику 1-2 контрагентов или имеющая в парке 1-2 автомобиля, вполне способна руководствоваться только вопросами прибыли, а при расширении бизнеса крайне важно ориентироваться в работе на такие показатели, как KPI транспортной компании (расшифровывается аббревиатура, как ключевые показатели работы или эффективности процессов в компании). Выбрать оптимальные и важные для отслеживания на регулярной основе KPI логиста достаточно сложно, поскольку нужно оценивать конкретные особенности работы вашей компании и специфику её деятельности. Если вы установите слишком большое количество отслеживаемых параметров, то вам будет банально сложно анализировать их и своевременно оценивать. Программа Финоко позволяет рассчитывать и представлять панели KPI показателей в том числе и в мобильных телефонах сотрудников.
Работники различных сферах логистики имеют отличные друг от друга должностные обязанности, поэтому и показатели эффективности работы у них разные. Расскажем о 6 основных KPI транспортной компании, используемых при оценке работы специалистов, которые при анализе помогут вам отслеживать качество их работы и контролировать структуры поставок.
KPI в логистике: особенности и основные виды
Важно понимать, что нет единых стандартов и списка KPI для персонала, работающего в сфере логистики и перевозок. Условно основные показатели, важные для оценки, можно разделить на 2 основные категории: финансовые и сервисные (напрямую относящиеся к выполнению перевозок). Рассмотрим обе категории подробнее.
Сервисные KPI в логистике
- Совершенные заказы. На английском звучит как perfect order. Совершенным заказ считается при условии, что все операции в плане логистики при его выполнении исполнены без единой ошибки и в строгом соответствии с заключённым с контрагентом договором. Индекс количества совершенных заказов относительно всех выполненных (POI — Perfect Orders Index) считается в процентах. Расчёт индекса чаще всего ведётся по простой формуле, где умножаются 3 показателя: своевременность выполнения заказа; комплектность (соответствие состава заказа тому, что было запрошено клиентом); отсутствие ошибок (сопроводительная документация заполнена полностью и без ошибок, повреждений упаковки и груза нет).К примеру, если при выполнении 1000 заказов 60 заказов были доставлены не вовремя, 69 — неукомплектованными, 20 — без сопроводительной документации или с ошибками в ней, то общий POI составит 85,8%.
- Своевременность выполнения заказа. На английском показатель называется OTD (on-time delivery). Один из важнейших показателей качественной работы логистического сервиса, напрямую влияющий на удовлетворённость клиентов работой компании. При расчёте важно учитывать несколько нюансов. Расчёт может производиться на уровне накладной или на уровне перевозки. Крупные компании, работающие в сфере логистики, обычно рассчитывают OTD на уровне накладной. Вторым нюансом является различия в понятии своевременности с учётом особенностей договора с конкретным контрагентом. К примеру, своевременной будет считаться доставка, произведённая в такие периоды: к указанному клиентом времени, например к 15.30; в рабочее время склада контрагента (к примеру, с 9.30 до 18.30); в «окно», которое выделяется на поставку (с 13.00 до 15.00).Крупные сетевые компании нередко указывают в договоре, что раннее прибытие на разгрузку или погрузку также является нарушением своевременности выполнения заказа. Связано это с очерёдностью при работе склада и необходимостью избежать накопления очереди.Третий важный нюанс состоит в учёте времени оформления накладной и проставления в ней соответствующих отметок. Некоторые грузополучатели фиксируют время проезда через пропускной пункт, кто-то проставляет отметку после обработки документов, поступивших в работу (а здесь может пройти 30-60 минут). Показатель также рассчитывается в процентах. Для качественной работы и высокой удовлетворённости со стороны клиентов стоит удерживать OTD в пределах 94-95% при условии поставки «час в час» и около 98% при учёте времени доставки в течение дня. Если показатель ниже, то следует заняться оптимизацией этого аспекта работы.
- Своевременность возврата документации. Основным документом, используемым при логистике, является ТТН. Несмотря на значительную степень внедрения в процессы документооборота автоматизации и компьютерных технологий, для удобства бумажные версии накладных продолжают использоваться. Обычно выписывается 4 равнозначных экземпляра ТТН: для получателя и отправителя, а также для транспортной компании и выполняющего заказ перевозчика. Важно такого KPI в логистике несомненна, особенно при условии выполнения заказов на большие расстояния.
Финансовые KPI логистической компании
- Средняя цена доставки 1 единицы поставляемого товара. Естественно, что без дохода бизнес существовать не может, поэтому именно снижение цены доставки станет одной из приоритетных задач отдела логистики. Расходы считаются, как правило, за различные единицы учёта перевозок (1 паллета, упаковка или штука перевозимого товара). Формируются затраты на перевозку из нескольких факторов: общие затраты на погрузку, транспортировку и разгрузку товаров; тарификация на перевозку и оплачиваемые пошлины, страховку, иные накладные расходы; затраты на хранение грузов при необходимости; затраты на доставку товара до конечного потребителя.Оптимизация трат на перевозку и иные моменты, связанные с ней, должна производиться постепенно. Не стоит пытаться сразу решить все имеющиеся проблемы, не проанализировав по отдельности все этапы транспортировки и хранения товара перед получением клиентом. Постепенный анализ позволит вам выявить источник имеющихся проблем, после чего вы сможете бороться с ним адресно, снижая издержки.
- Соотношение затрат на доставку и продаж. Один из базовых KPI для отдела логистики, который подойдёт, пожалуй, для любой сферы работы вашей компании. Позволяет регулярно отслеживать финансовую выгоду от работы транспортного департамента. Указывается в процентах и рассчитывается очень просто: затраты на перевозки делятся на сумму выручки от продаж товара.Показатель имеет прямую зависимость от типа вашего бизнеса, маржинальной и продажной стоимости реализуемых вами товаров. Исследования показывают, что расходы на логистику становятся одной из основных статей в любом бизнесе. К примеру, в США в среднем на логистику компании тратят около 4,58% от совокупной суммы продаж, тогда как на складское и терминальное хранение уходит 2,01%, а на сервис для клиентов компании и администрирование бизнеса — около 0,2% на каждый фактор.Такой KPI позволит динамично отслеживать показатель расходов на транспортные услуги и логистику, поскольку сумма продаж и, соответственно, расходы на перевозку и транспортировку со временем меняются.
- Качество доставки в плане утилизации транспорта. Под утилизацией понимают отношение совокупного объёма перевозимых грузов к общей вместительности используемых для перевозки транспортных средств. Расчёт производится на основании технических характеристик используемого транспорта и плотности (либо удельного веса) перевозимого груза. Рассчитывается утилизация в процентах. Вот пример: при грузоподъёмности автомобиля в 15 тонн и загрузке в него перевозимого груза весом 13,5 тонн (при этом объём кузова автомобиля составляет 41 м3, а общая загрузка равна 30 м3) утилизация составит 66%.Утилизация в 100% невозможна в принципе, так как грузы бывают нестандартной формы или большого веса при небольшом объёме.
Грамотный расчёт и внедрение KPI транспортной компании позволит значительно оптимизировать её работу и поднять выручку. Важно следить за корректностью вводной информации и возможностью оперативного получения информации, которая может повлиять на постановку задач и контроль их выполнения.