Система бюджетирования

Система бюджетирования: набор инструментов для финансового планирования и контроля

Система бюджетирования необходима любой компании, которая стремится к победе в конкурентной борьбе и, в конечном итоге, лидерству на своем рынке. Бюджетирование — не новый подход, планирование и контроль давно стали стандартной практикой ведения бизнеса. Не стоит думать, что только внедрив бюджетирование можно стать лидером рынка, скорее всего нет. Но не внедрив систему контроля выполнения ваших планов вы точно не получите устойчивого роста компании. Мы рекомендуем воспользоваться нашей услугой по настройке системы бюжетирования на основе программы Финоко.

Внедрение системы бюджетирования можно как поручить внешним консультантам, так и попробовать сделать собственными силами. Еще один немаловажный шаг это грамотное внедрение автоматизации бюджетирования. Для эффективного управления бюджетами нужно иметь ввиду, что это не застывший набор цифр, а живой документ, который необходимо корректировать как минимум раз в месяц.

Бюджет отражает взаимоотношения между фактическими, прогнозными и плановыми показателями. Фактически, это инструмент, который позволяет компании быстрее реагировать на изменение внешних факторов, И, соответственно, оперативно предотвратить возникновение осложнений. Удобным аналитическим программным решением в этом случае может стать сервис управленческого учета Финоко, в котором есть механизмы оценки ожидаемого исполнения оперативных бюджетов.

Методология бюджетирования

Бюджетирование как один из основных способов управления компанией, способно принести хорошие результаты только при условии четко выстроенных бизнес-процессов, за которые отвечает команда профессионалов. Главная цель управления бизнесом в современных условиях заключается с одной стороны в повышении конкурентоспособности, а с другой в стремлении к максимизации прибыли. В этом смысле бюджетирование, как инструмент финансового управления, становится важной частью большого цикла управления ресурсами в компаниях. И от того насколько эффективно налажена система бюджетирования, напрямую зависит настоящее и будущее вашего бизнеса.

Составление и корректировка бюджетов очень тесно связаны с планированием бюджета и пониманием горизонтов этого планирования. И как следствие, с оперативным изменением бизнес-процессов в том случае, если ваши ожидания начинают не совпадать с реальностью. Для этого необходима понятная система метрик, которая покажет на каком именно участке работы возникают сложности. Только ясное и своевременное понимание проблем позволит найти способы оптимизации и скорректировать дальнейшие шаги на пути к достижению стратегических целей компании.

Разумеется, чем крупнее компания, тем сложнее устроены взаимосвязи между бюджетами различных видов и уровней. С помощью бюджетирования можно контролировать не только доходы и расходы, но и другие бизнес-процессы. Например, движение активов, обязательства перед контрагентами и реалистичность их выполнения. Все вместе это образует сложную систему документов, которые и называются бюджетами, наборы которых индивидуальны для каждого бизнеса. Все они находятся между собой в динамической взаимосвязи. Данные консолидируются от первичных источников в сводные бюджеты, при этом, на разных этапах работы используют различные виды бюджетов. Грамотное управление, основанное на анализе бюджетов разных уровней, позволяет влиять на итоговый результат работы, то есть доходность бизнеса. Несмотря на то, что на каждом предприятии существует своя система бюджетирования, есть и набор универсальных свойств:

Непрерывность процесса с вовлечением в него всех, кто отвечает за любые доходы и расходы.
Мотивация участников бюджетного процесса на конечный результат.
Гибкость финансовой структуры предприятия. Готовность к ее совершенствованию с целью повышения эффективности.
Разделение процессов планирования, контроля, исполнения, аналитики и управления.
Стандартизация и регламентация бюджетного процесса.
Готовность к различным вариантам воплощения в жизнь поставленных планов.
Бюджетирование должно касаться абсолютно всех бизнес-процессов, подразделений и участников. Если какая-то сфера выпадет, то это не будет работать.
Ориентация на конкретные и измеримые цели.

Данными системы бюджетирования пользуются большинство руководителей компании. Плановые показатели должны быть понятны руководителям, а фактические данные собираться точно в такой же системе аналитики как и планы, иначе не будет возможности сравнить план и факт. Система бюджетирования должна быть формализована, только так можно обеспечить одинаковое понимание всеми участниками процесса. Процесс формального описания «правил игры» по составлению бюджета называерся регламентация бюджетирования. Регламент бюджета описывает что именно понимается под той или иной статьей доходов или затрат.

Применение DMAIC в бюджетировании

Так называемая методология DMAIC, применяется управленцами в самых разных отраслях бизнеса. Она помогает постоянно улучшать бизнес-процессы, решать различные проблемы, достигать цели отдельных проектов и в конечном итоге повышать эффективность работы всего предприятия. Ее суть заключается в так называемом колесе управленческих решений, которое состоит из пяти этапов: Определение (Define), Измерение (Measure), Анализ (Analyze), Улучшение (Improve) и Контроль (Control). Рассмотрим, как эта методология применяется в случае бюджетирования.

Определение ресурсов. Первым этапом составление бюджета должен стать ответ на вопрос — какую проблемы и какой ценой мы хотим решить? Также на этом этапе назначаются главные метрики и KPI, которые будут показывать насколько мы подошли к ее решению. Затем составить прогнозный бюджет на каждый из бизнес-процессов и приступить и к их выполнению.
Измерение эффективности затрат. На втором этапе можно например понять, насколько выполнены планы по доходам и не допущен ли перерасход по сравнению с запланированными показателями.
Проанализировать причины. Третий этап, основанный на бюджетной аналитике, дает ответ где в финансовом смысле оказалась компания и по каким причинам произошло.
Когда причины отклонений определены наступает этап корректировки, улучшения бюджетов для того чтобы в итоге добится поставленных целей.
На финальном цикле управленческого цикла следует убедится, что корректировки бюджета принесли результаты, с учетом факторов корректировки на предыдущем этапе.

Оперативный контроль бюджетов: ожидаемый бюджет

Период планирования и анализа чаще всего один месяц. Период планирования и сбора фактических данных размером месяц означает, что в отчете отображается план на месяц, а фактический результат обновляется ежедневно. Точно понять, выполняем ли мы план или нет в течение месяца не просто, а хороший руководитель думает о выполнении до завершения месяца, а не после. Для максимального ускорения “управленческого колеса” завершающий, пятый контрольный этап, должен приходится не на конец месяца, как можно было бы предположить. Лучше всего, понять это заранее, скажем в двадцатых числах месяца. Для этого существует механизм оценки ожидаемого исполнения бюджетов, позволяющий, исходя из фактического состояния дел, запланированных доходов и затрат, с высокой долей вероятности предполагать с какими результатами будет закончен месяц для компании.

Ожидаемый бюджет — это расчетное значение факта, которое пересчитывается каждый день. Сумма ожидаемого бюджета для каждого дня состоит из двух частей: фактического результата, на данный день + доля плана за оставшиеся дни до конца месяца.

Использование ожидаемого бюджета позволяет понимать на любой день месяца оценку выполнения, которую стоит ожидать в текущем месяце. Сервис Финоко позволяет настроить расчет ожидаемого бюджета в автоматическом режиме для любого из отчетов.

Второй способ оценить выполнение плана на текущий момент является использование расчетного значения плана, пересчитанного на текущий день месяца. При использовании текущего плана в отчете используется реальное значение фактических результатов, который сравнивается и долей плана на текущий день. В сервисе Финоко есть возможность создания сценария расчетного плана на основе уже утвержденного плана в котором будет автоматически пересчитываться доля плана на текущий день месяца.

Понимание реальной ситуации на таком горизонте планирования поможет быстро скорректировать те или иные статьи бюджетов и, следовательно, разумней распоряжатся деньгами. Механизм оценки ожидаемого исполнения оперативных бюджетов, успешно реализован в сервисе управленческого учета Финоко.

Главные задачи системы бюджетирования

Если подытожить вышесказанное, то грамотно выстроенная система бюджетирования дает компании следующий набор преимуществ:

В режиме реального времени можно оценивать финансовое состояние бизнеса в разрезе центров ответственности и отдельных процессов.
Поставленные компаний цели становятся более прозрачными и достижимыми.
Бизнес получает набор планов разной срочности, подкрепленных реалистичными бюджетами.
Контроль выполнения бюджетов становится более объективным.
В компании формируется ресурсные цепочки, поддающиеся оптимизации.
Система мотивации персонала становится более понятной для коллектива.
Гибкое управление каждым подразделением компании.
Оперативные корректировки бюджетов при появлении первых признаков возможных отклонений от поставленных планов.
В целом бизнес становится более прозрачным, управляемым и прогнозируемым.

Таким образом, бюджетные системы позволяют гораздо лучше планировать стратегию развития компании, а также быстрее реагировать на тактические вызовы. Например, такие как обострение конкуренции или изменение рыночной конъюнктуры. Внедрение бюджетирования координирует бизнес-процессы различных подразделений, что позволяет удерживать затраты на заданном уровне, в течении месяца или всего года. В конечном итоге, продуманное бюджетирование должно работать на наиболее эффективное распределение ресурсов компании. При этом система оценивает производительность бизнеса в виде понятных, измеримых и достижимых метрик. И еще раз напомним, что бюджет это живой документ с которым нужно работать не реже одного раза в месяц, в чем вам поможет система автоматизации управленческого учета Финоко.