Отслеживание постоянных и переменных затрат — одна из важных задач управленческого учета. Бизнес не стоит на месте. Особенно важно контролировать количество постоянных затрат в периоды спада экономической активности. Если у бизнеса сложные времена, ежемесячные обязательные расходы особенно сложно покрывать. В период роста важно контролировать чтобы переменные затраты «не обгоняли» рост продаж. Грамотно управлять на всех этапах развития компании вам поможет сервис Финоко. В системе Финоко вы сможете определить нужный набор статей для анализа доходов и затрат, планировать их размер и контролировать фактические значения. Встроенные средства мониторинга изменений позволяют вовремя заметить изменения и отклонения от запланированных значений. Вовремя заметить и принять меры иногда является ключевым фактором в успешной работе.
Как же активно управлять постоянными и переменными затратами? В статье подробно рассказано:
- о затратах бизнеса, влияющих на себестоимость;
- о том, что относится к постоянным и переменным затратам;
- о вариантах снижения затрат;
- о том, как правильно отражать издержки в управленческом учете компании;
- о вариантах эффективного и простого учета с помощью программного обеспечения.
Владельцам бизнеса учитывать все затраты необходимо как до начала ведения дела, так и во время функционирования фирмы.
Существуют капитальные инвестиции, которые бизнесмен совершает разово, обычно в самом большом объеме в начале своей деятельности.
Эти первоначальные инвестиции, зависят от вида бизнеса и бывают следующие:
- недвижимость (торговые помещения, складские, здания для кафе, офисов и т.д.),
- приобретение и монтаж оборудования,
- покупка транспорта, техники;
- мебель;
- офисная техника.
Также стоит учесть единовременные затраты на регистрацию фирмы, оформление документации.
Капитальные вложения не окупаются сразу, могут уйти годы, чтобы вернуть вложения в виде полученной прибыли.
В процессе деятельности организация постоянно осуществляет расходы на функционирование бизнеса. Они подразделяются на постоянные и переменные затраты, производственные и непроизводственные, прямые и косвенные.
Затраты компании, влияющие на себестоимость товара
Для того, чтобы посчитать предполагаемую прибыль от производства, нужно знать стоимость продукции или услуг.
Процесс ценообразования продукции невозможен без расчета себестоимости.
Себестоимость продукции складывается из многих составляющих.
Это производственные затраты, связанные непосредственно с изготовлением продукции. И непроизводственные, без которых деятельность фирмы невозможна, но не относящиеся непосредственно к производству.
К производственным издержкам относятся:
- материалы, сырье, необходимые для изготовления продукции;
- заработная плата работников,непосредственно участвующих в производстве и если их доход, зависит от объемов производимых изделий;
- ремонт и содержание оборудования, производственных и торговых площадей;
- издержки, связанные с оплатой за электроэнергию, воду, газ и прочие ресурсы, тратящиеся для производства;
- транспортные расходы, связанные с доставкой материалов и готовой продукции.
Обычно размер производственных затрат увеличивается соразмерно увеличению объемов выпускаемой продукции.
В себестоимость товара закладываются также издержки, не связаны напрямую с производством, но которые необходимы для деятельности фирмы. В себестоимость они включаются, как накладные расходы, сюда входят:
- оплата труда всего административного и управленческого персонала (руководство, бухгалтера, юристы, водители, технический персонал и прочие);
- аренда офисных помещений;
- используемые в офисе коммунальные затраты;
- затраты на ремонт и благоустройство офиса;
- затраты на ремонт оргтехники, офисной мебели;
- расходы на приобретение мебели и техники для офисных помещений;
- оплата транспортных расходов, связанных с управленческим персоналом. Например: содержание машины руководителя.
- различные банковские комиссии;
- канцелярские расходы.
Эти издержки деятельности любого предприятия и они присутствуют всегда, независимо от производства.
Постоянные затраты
Вся деятельность любой организации направлена на получение дохода, постоянного его увеличения и расширения бизнеса. Все это невозможно без вложения средств и постоянных затрат. Эти расходы, не зависят от циклов производства, от объемов произведенных изделий и даже если производство приостановлено, такие затраты все равно присутствуют.
Разберем на примере определенного вида бизнеса. Возьмем ресторанный бизнес.
- арендная плата за помещение. Не все помещения ресторанов и кафе находятся в собственности бизнесмена, очень часто они в аренде. В этом случае, это фиксированная сумма, абсолютно не зависящая от объемов выручки ресторана, но подлежащая уплате ежемесячно.
Если же здание в собственности, то постоянными будут расходы на уплату налогов на собственности и землю.
- амортизация помещений, если это собственность владельца ресторана.
- амортизация оборудования, износ основных средств;
- расходы на содержание мебели, витрин, декора;
- затраты на посуду, столовые приборы, текстиль;
- обслуживание оборудования;
- хозяйственные расходы (различные чистящие средства, средства гигиены, ароматизаторы и прочее);
- канцелярские расходы;
- заработная плата административного, управленческого и технического персонала (директор, администраторы, бухгалтера, водители, уборщицы, работников, занимающихся ремонтов и поддержанием оборудования в рабочем состоянии);
- налоги с заработной платы;
- коммунальные расходы, за использованные свет, воду в зале ресторана и административных помещениях;
- платежи по кредитам и займам, если владелец бизнеса кредитовался на открытие или развитие ресторана;
- страховые платежи, в случае если бизнес был застрахован;
Поскольку постоянные издержки не зависят от объемов, произведенных изделий и количества клиентов, то их сумма предсказуема и легко просчитывается.
Минус таких издержек в том, что даже если нет продаж и маленьких выручки, оплачивать их все равно придется. И в этом случае соотношение постоянных затрат на рубль выручки растет. В таких случаях владельцу бизнеса необходимо продумать каким образом можно сократить постоянные затраты без ущерба для деятельности компании. Иногда приходится принимать кардинальные решения. Например: сокращение площадей, уменьшения количества сотрудников, урезание каких-либо административных затрат.
Плюсом является то, что если бизнес функционирует успешно, есть много клиентов и активно идут продажи, то соотношение этих издержек на рубль выручки существенно уменьшается. Это в свою очередь отражается на прибыли и ликвидности предприятия. Грамотное и эффективное управление бизнесом позволит сократить размер постоянных затрат, переведя их в переменные. Это позволит регулировать их размер в зависимости от объемов выпускаемой продукции и размеров выручки.
Переменные затраты
Затраты, напрямую зависящие от величины выпускаемой продукции и соразмерно увеличивающиеся при росте объемов производства. При расчете себестоимости изделия, такие издержки рассчитываются на единицу продукции и это изначально заложенное соотношение, должно оставаться неизменным. При росте таких затрат, соответственно поднимается и цена на изделие или услугу.
Рассмотрим такие издержки на примере предприятия общественного питания:
- затраты на продукты;
- оплата труда кухонным работникам, официантам, если их оплата труда сдельная и зависит от выручки;
- приобретение различных столовых приборов, приспособлений, техники для кухни;
- моющие и дезинфицирующие средства для кухонных помещений;
- контейнеры, салфетки, тара, упаковка и прочее необходимое для функционирования кухни;
- оплата за воду, электричество, газ, используемых в производственных помещениях;
- транспортные расходы по доставке сырья, необходимого для приготовления блюд;
- оплата курьерам, работающим на доставке блюд;
Переменные издержки могут расти пропорционально росту производства. Например: на единицу изделия компания тратит 200 рублей, в случае пропорционального роста на 10 единиц будет потрачено 2000 рублей, на 100 единиц -20000 рублей.
Расходы на продукцию могут расти медленнее объемов, выпускаемых товаров. В этом случае издержки называют дегрессивными. Допустим, организация увеличила масштабы производства и в этом случае она закупает больше сырья. Поставщики ценят крупных оптовиков и могут сделать значительные скидки. Такие скидки можно получить доставку товаров. Себестоимость изделий при увеличении объемов деятельности в этом случае уменьшится.
Прямо противоположны дегрессивным издержкам -прогрессивные. Это когда затраты на единицу изделия растут по мере увеличения объемов производимого товара. Это может произойти, если в организации существует сдельно-премиальная система оплаты труда. И чем больше сотрудник произвел продукции, тем выше оплата. В данном случае у компании должны быть налажены стабильные выгодные рынки сбыта и большую прибыль она получит за счет увеличения торгового оборота.
На разных стадия деятельности предприятия издержи могут быть пропорциональными, дегрессивными или прогрессивными.
Чтобы спланировать величину затрат на будущее, которую компания понесет при увеличении планов продаж и производства, высчитываю такой показатель, как средние переменные издержки.
AVC=переменные затраты/объем выпуска
Вначале бизнеса затраты занимают большую долю в объеме выручки, но постепенно, набираясь опыта, руководитель ищет пути снижения затрат и варианты наиболее эффективного использования ресурсов.
При приостановке или закрытия производства переменные затраты должны сводиться к нулю.
Особенности учета постоянных и переменных затрат в строительстве
Особенно важно внимательно управлять постоянными и переменными затратами в строительных компаниях. Постоянные затраты в строительстве — это содержание офиса, оклады постоянных сотрудников, лизинговые платежи за технику, аренда земельных участков, расходы на складирование материалов, охрану объектов и многое другое.
Переменные затраты в строительстве — это себестоимость возводимого объекта. К ним относятся затраты на материалы, заработная плата рабочих, затраты на энергию и другие прямые расходы.
Особенно часто в строительстве возникает задержка выполнения работ. Чем дольше строиться объект — тем выше доля постоянных затрат. По объективным или субъективным причинам строительство затягивается. Когда объект возводиться медленнее чем планировалось переменные затраты (материалы и заработные платы рабочих) увеличиваются не значительно, необходимость их контроля для всех очевидна и понятна. При этом доля постоянных затрат в общих затратах объекта становиться все больше. Во многих проектах при задержке строительства на год прибыли уже может не быть совсем именно по причине того, что на стоимость объекта «упало» значительно большее количество постоянных расходов.
В системе Финоко есть встроенный комплект отчетности для строительных компаний. Модель Строительство позволяет планировать и контролировать постоянные и переменные затраты подрядчика и заказчика строительства, выделять постоянные и переменные затраты, контролировать долю постоянных в каждом отдельном проекте.
Варианты снижения издержек
Переменные издержки должны компенсироваться сразу после реализации продукции. Полученная выручка, вкладывается в новую закупку сырья, материалов для следующего цикла производства. И этот процесс должен быть непрерывным. Не всегда с первого цикла производства бизнесмен компенсирует вложенные средства в переменные затраты, могут остаться запасы для следующего оборота, но постепенно действующий бизнес должен не только покрывать все издержки, но и давать прибыль.
Вначале своей деятельности организация может установить более низкую цену на продукцию, привлекая таким образом потенциальных покупателей и становясь конкурентоспособным в своей сфере.
Просчитать конкурентоспособную цену на изделие, не в убыток предприятию способен финансист. Но не в коем случае нельзя уменьшать цену, теряя при этом в качестве товара.
Чего не стоит делать, пытаясь снизить производственные затраты:
- Нанимать неквалифицированных специалистов, пытаясь сэкономить на заработной плате сотрудников;
- покупать некачественный, более дешевый материал. Выпуская некачественный товар, компания только потеряет покупателей и заказчиков. Хорошо если фирма найдет более выгодных поставщиков такого же сырья или договориться о скидках;
- снижать рекламные расходы тоже не стоит, поскольку это может отразится на выручке;
Какие варианты экономии издержек организация может рассмотреть:
- на расходах за электроэнергию, если будет приобретать энергосберегающее оборудование, лампочки;
- проанализировать транспортные расходы. Например, если пользуетесь транспортными компаниями, то поискать с более выгодными тарифами. Если используете для доставок наемный транспорт, то возможно будет выгоднее приобрести свои машины. Конечно, это единовременно большие вложения, но в дальнейшем они окупятся сполна.
Найдите поставщиков, у которых при покупке сырья получаете бесплатную доставку.
А если это поставщики техники или какого-то оборудования, чтобы был включен бесплатный гарантийный ремонт и обслуживание на период гарантии.
- приобретать сырье и продукцию бывает дешевле непосредственно у производителей. Ищите выгодных поставщиков, предлагающих самые оптимальные для вас условия сотрудничества;
- закупая у поставщиков сырье, материалы, продукты в больших объемах, можно получить значительные скидки на крупный опт.
- не нужно закупать большие партии товаров, если их негде хранить или маленькие складские помещения;
- по истечению сроков годности продуктов, их необходимо успеть реализовать по более низким ценам, но не таким образом не потеряете всю сумму затраченных средств;
- проанализировать затраты на телефонную связь, возможно есть варианты более выгодных корпоративных тарифов;
- если в собственности предприятия есть неиспользуемые помещения, то их можно сдавать в аренду.
Необходимо постоянно анализировать затраты компании, подыскивая варианты снижения себестоимости продукции.
Отражение затрат организации в управленческом учете
Постоянные и переменные затраты необходимо разделять в бухгалтерском и управленческом учете. Их анализ непосредственно влияет на управленческие решения руководства организации. А неточность в распределение издержек может отразиться на прогнозировании выручки и вариантов развития компании в будущем.
Расходы на производственную деятельность группируют по следующим признакам:
- месту возникновения. В компании может быть несколько производств, цехов, торговых площадей и других структурных подразделений. Важно вести учет отдельно по каждому из них. Это позволяет контролировать каждое структурное подразделение и организацию в целом.
В чем преимущество такой группировки расходов:
- производственные расходы, которые относится к разным видам производимой продукции, конкретно на источники затрат. Это позволяет определить какое производство наиболее затратное и менее прибыльное.
- размещение накладных расходов непосредственно на источники издержек;
- расчет прибыли по каждому виду выпускаемой продукции, а также по структурным подразделениям.
- по центрам ответственности (сегментам организации) -для контроля за исполнением сметы и сбора данных о расходах.
- по видам затрат;
- по целевому назначению (производственные и непроизводственные);
- по способам включения в себестоимость (это постоянные и переменные);
- экономическое значение для деятельности компании;
- оперативность учета издержек.
Классификация издержек в управленческом учете довольно разнообразна. Управленческий учет помогает решить необходимые в деятельности компании задачи, а именно:
- определение себестоимости изготавливаемой продукции, производимых услуг;
- расчет предполагаемой прибыли;
- контроль и управление деятельностью центров ответственности;
- принятие правильных и эффективных управленческих решений;
- оптимизация расходов;
- планирования и прогнозирования затрат на будущее.
Управленческий учет необходим для экономического контроля и планирования деятельности компании. Тщательный анализ расходов позволяет следующее:
- определить эффективность вложения данных затрат;
- понять, не чрезмерны ли данные затраты;
- проверить качество выполняемых работ и коэффициент полезного действия сотрудников производства;
- правильно рассчитать себестоимость и соответственно грамотное ценообразование на товары;
- регулировать и производить постоянный контроль затрат;
- планировать необходимый уровень прибыли и рентабельности.
Осуществлять управленческий учет на предприятиях, особенно крупных довольно трудозатратно.
Для этих целей существует программа Финоко, которая автоматически собирает данные и группирует их по статьям и видам затрат. Программа интегрируется в программой 1С и выбирает данные из бухгалтерского учета предприятия. Кроме того, программа автоматически создает разные отчеты и проводит финансовый анализ, существенно облегчая работу бухгалтеров и финансистов компании.
По мере роста выручки и накопления прибыли, руководство может принять решение о расширении бизнеса и наращивании объемов производства. Конечно же это потребует вливание значительных инвестиций, увеличение производственных мощностей, приобретение дополнительного оборудования и найм новых сотрудников, однако в будущем это окупиться еще большей прибылью.