Разработка и внедрение KPI hr-отдела

Успех крупных корпораций зависит от множества факторов, большую долю среди которых занимает качественно подобранный персонал. Работа менеджеров по персоналу высоко ценится в современных условиях. Если раньше ориентация на прибыль и другие финансовые показатели была обычным делом, то сейчас необходима разработка целой системы KPI отдела кадров.
Четкость и понятность поставленных задач в процессе набора кадров выходит на первое место в цепочке действий, влияющих на достижение стратегических целей. KPI менеджера по персоналу показывают, насколько эффективно организована работа рекрутинга сотрудников в организации. Особое значение придается системе мотивации, позволяющей снизить текучесть и сохранить ценные кадры.

Показателей эффективности великое множество, особенно в годы быстрого информационного развития. Данная статья позволить понять, какие из KPI стоит использовать, а какие — нет. А инструмент, разработанный сервисом Финоко, поможет определить оптимальное соотношение выбранных аспектов для создания эффективной и сбалансированной системы KPI.

Как повысить эффективность компании за счет KPI

Продуктивность компании должна быть измерима и очевидна. Для этого в управлении используются ключевые показатели эффективности. KPI представляет собой среднее арифметическое производительности компании в различных сферах работы.

Набор метрик KPI для каждого предприятия будет уникальным в зависимости от поставленных задач. У коммерческих организаций он будет связан с получением прибыли, у некоммерческих совсем другим.

Управление на основе KPI метрик, в первую очередь, производится за счет создания стратегических целей бизнеса и построения их иерархической модели. Такой метод позволяет мониторить выполнение поставленных задач, контролировать KPI, влиять на сотрудников, вовремя выявлять слабые стороны компании и создавать мероприятия по оптимизации работы.

Функции KPI в организации:

  • передача стратегических целей всем подразделениям и отделам,
  • отслеживание итогов деятельности,
  • построение дерева целей с системой метрик,
  • мониторинг возникающих проблем с их оперативной ликвидацией,
  • оценка эффективности подчинённых, качества менеджмента и развитие бизнеса на основе проведенного анализа,
  • разделение обязанностей,
  • оптимизация планов, необходимое изменение целей,
  • мотивация персонала.

На основе ключевых показателей эффективности управляющий может составить стратегию предприятия, бизнесплан, предвидеть будущие расходы и внедрить политику по минимизации затрат.

Рассмотрим основные виды KPI, которые могут рассчитываться в организации в целом:

  1. Финансовые: например, ликвидность и оборачиваемость активов, уровень чистой прибыли, выручка.
  2. Нефинансовые: лояльность клиентов, доля занимаемого рынка, текучесть кадров, имидж и т.д.
  3. Количественные — измеримые показатели.
  4. Качественные — могут выражаться в баллах или обычной оценке.
  5. Опережающие — отражают результаты в будущем, такие как получение чистой прибыли.
  6. Запаздывающие — оценивают ежедневные процессы, которые можно исправить в процессе работы, например, объем продаж или долю брака.
  7. Стратегические — характеризуют крупные цели: получение прибыли, завоевание рынка и т.д.
  8. Оперативные — затрагивают работу отдела, рутинные процессы: количество реализованных заявок, рост покупателей и т.п.
  9. Командные — отражают работу отдела.
  10. Индивидуальные — зависят только от личных усилий.
  11. Абсолютные — независимо от других аспектов.
  12. Относительные — в сравнении с чем-либо.
  13. Показатели результативности — выдают итог деятельности без сравнения.
  14. Показатели эффективности — предоставляют оценку результатов в сравнении с затратами на их осуществление, например, расчет рентабельности.

Система KPI помогает верно расставить приоритеты и сделать упор только на те моменты, которые приносят пользу. Поэтому правильный выбор ключевых факторов— залог эффективности функционирования предприятия.

Как правильно построить систему KPI

В основе выбора ключевых показателей лежит стратегия и цели компании. Небольшие организации, как правило, в качествеКак правильно построить систему KPI ключевых выбирают финансовые показатели. Это обосновано относительной простотой и небольшими капиталовложениями. Однако, такой метод построения бизнеса не столь эффективен, как кажется. Он лишен полноты участия работников в достижении стратегических целей. Финансовые цели не предназначены для широкого круга рабочих. В то же время, финансы — не единственная цель бизнеса. Есть не менее важны аспекты, такие как имидж компании, лояльность клиентов, трудоспособность персонала и пр.

Более крупные корпорации останавливаются на сбалансированной системе показателей. ССП дает более детальную и полную оценку деятельности, вовлекая в работу всех участников трудового процесса с личными задачами и системой мотивации, которая нацелена на достижение общего результата.

Создавая такую систему, важно учитывать 4 перспективы — основные аспекты функционирования компании:

  1. финансы,
  2. клиенты,
  3. бизнеспроцессы,
  4. персонал.

Каждая из этих перспектив показывает менеджеру уровень работы того или иного отдела и возможности для улучшения работы компании. Финансовые показатели оценивают предприятие со стороны выгоды для собственников или акционеров. Включают в себя такие показатели как прибыль, выручка, затраты и т.п. Клиентские — демонстрируют отношение покупателей к фирме: приверженность, имидж, уровень наценки.

Перспектива бизнеспроцессов дает возможность отследить, какие меры могут вывести фирму на новый уровень дохода. Например, разработка и внедрение инноваций, системы качества и т.д. Показатели работы персонала оценивают производительность, квалификацию сотрудников. Нацелены на повышение уровня мастерства работников за счет вклада в обучение и привлечение высококвалифицированных кадров.

На основе указанных перспектив создается специальная карта, отражающая взаимосвязи между стратегическими задачами отделов. Учитываются только те, которые нацелены на достижение стратегических целей. За счет баланса между показателями и задачами компания приближается к высокому уровню продуктивности.

Ключевые показатели эффективности отдела кадров

Ключевые показатели эффективности отдела кадровРабота персоналаважная составляющая функционирования любой компании. От продуктивной работы кадровой службы будут зависеть:

  • затраты компании на оплату труда,
  • расходы на поиск новых кадров,
  • производительность нанятых рабочих,
  • квалифицированность вновь пришедших сотрудников.

Основываясь на ключевых показателях эффективности сотрудники четко понимают, что может повысить продуктивность, и делают это. Причем понятие эффективности затрагивает не только личные результаты, такие как производительность и объем выполненных работ, но и общие, например, чистую прибыль, выручку, полученные от вклада конкретного сотрудника.

При разработке KPI для HR менеджеры опираются на принцип соответствия: показатели отдела должны совпадать с показателями работы управляющего либо максимально к ним приближены. Главная задача кадровой службы состоит в продуктивном использовании кадров. Следовательно, она подразумевает грамотный подбор персонала, обучение, адаптацию, анализ работы, планирование зарплаты, дополнительных мотивирующих выплат, а также обеспечение безопасности труда.

Через систему метрик менеджеры подразделений получают конкретные цифры, характеризующие работу персонала. В дальнейшем это помогает выявить узкие места, принять меры по исправлению ошибок прежде, чем наступят убытки. Именно KPI способны оценить работу сотрудников, сопоставляя со стратегическими задачами и ключевыми показателями бизнеса.

Система метрик для HRотдела не повторяется. Это обусловлено уникальностью бизнеса, целей, а также характерными особенностями, стратегией и бизнесзадачами. KPI HR должны быть основаны на эффективности предприятия в целом.

Для начала приведем пример показателей, не являющихся KPI. Этой информацией должен обладать руководитель, чтобы грамотно составить систему оценки работы подчинённых. К ключевым метрикам, как правило, не относят средний срок трудоустройства, затраты на переговоры, стаж работы, заработную плату, количество времени, затраченное на повышение квалификации, возраст выхода на пенсию, удовлетворенность полученными навыками, отношение фонда зарплаты к выручке и т.п.

KPI, которые чаще всего рассматривают при работе с персоналом:

  • Коэффициент текучести (добровольной и пассивной) — отражает процент сотрудников, уволенных самостоятельно иKPI, которые чаще всего рассматривают при работе с персоналом принудительно.
  • Коэффициент нежелательной текучести — отвечает за увольнение ценных кадров.
  • Текучесть за 3 месяца после найма — основной KPI, отражающий качество работы рекрутера.
  • Коэффициент пропусков — отношение количества дней, когда сотрудник не выходил, к общему числу рабочих дней.
  • Расходы на пропуски работы — выводятся из заработной платы и затрат на поиски замены.
  • Степень удовлетворения от возмещения убытков — определяется методом опроса. Данный KPI используется для уменьшения текучести.
  • Коэффициент производительности сотрудников — показывает степень влияния работы каждого человека на прибыль организации.
  • Индекс удовлетворения работников — определяется благодаря опросам, исследованию активности участия сотрудников в делах компании.
  • Индекс активности персонала — определяется степень вовлеченности, высокий уровень которой положительно сказывается на продуктивности работы и снижении текучести.
  • Индекс креативности и прогрессивности персонала — поощряется менеджерами и становится ключевым показателем эффективности бизнеса.
  • Показатель продвижения по карьерной лестнице — стимулирует привязанность к компании и помогает быстрее освоиться.
  • Показатель приверженности — выявляет удовлетворенность сотрудников работой HR и готовность рассказывать о компании друзьям и знакомым.
  • Эффективность HR отдела — транслирует качество работы рекрутеров. Высокий уровень данного KPI повышает эффективность компании и приближает ее к достижению стратегических целей.
  • Доля затрат на персонал — отношение стоимости услуг работников к общим расходам фирмы.
  • Продуктивность обучающих программ — показывает эффективность вложений в обучение для компании.

А теперь выделим самые востребованные KPI при работе с персоналом:

  1. коэффициент текучести:
  • добровольный,
  • в первый год работы;
  1. среднее время найма — отношение количества дней с момента создания вакансии до момента приступления работника к обязанностям;
  2. коэффициент закрытия вакансийпроцент числа занятых рабочих мест в общем количестве вакансий,
  3. коэффициент пропусков — число пропущенных дней по отношению к общему фонду рабочего времени;
  4. кадровые расходы — отношение фактических затрат на оплату труда к плановым.

Cамые востребованные KPI при работе с персоналомАнализ персонала по системе показателей позволяет HRменеджерам правильно выстроить трудовую мотивацию, которая может быть материальной и нематериальной. К первой категории поощрений относят соцпакеты, денежные вознаграждения, скидки на продукцию. Сюда же входят санкции и штрафы. Во второй категории выделяют продвижение по службе, предоставление возможности повышать свой профессионализм, обучаться, а также публикацию на досках почета.

Грамотное управление HRотделом по ССП— это в первую очередь способ достижения стратегических целей, и уже во вторую — улучшение качества работы персонала. С помощью метрик , отражающих эффективность, менеджер способен быстро принимать важные решения, что представляет собой огромную ценность. Однако, само создание системы — трудоемкое и ответственное дело, к которому необходимо быть готовым.

Задачи менеджера по персоналу

Каждый из отделов компании преследует выполнение определенных целей ради достижения общих результатов. Рассмотрим, какие задачи стоят перед кадровой службой:

  1. Найти квалифицированные кадры.

Для обеспечения компании новыми сотрудниками менеджерам необходимо владеть информацией о состоянии рынка, уметь отбирать действительно стоящие кадры, проводить собеседования и вести переговоры. При этом принимаются во внимание такие параметры, как время и сложность поиска, расходы компании, количество вышедших на работу.

  1. Провести адаптацию к условиям труда.

Для выполнения данного пункта менеджеру необходимо знать состав и иерархию подразделений, уметь понятно и доходчиво объяснять, быть наставником. Оценивается: дата начала самостоятельной работы, расходы на профориентацию, соотношение прошедших испытательный срок к уволившимся в этот период, отзывы.

  1. Направить на дополнительное обучение.

HRменеджер должен быть осведомлен об изменениях на рынке образования, уметь выбирать метод и программу обучения. Ключевой показатель эффективности, который здесь рассчитывается, — это желание кадров принимать и использовать новые знания и разработки. KPI оценивается по затратам на обучение, использованном времени, полученным результатам, в том числе, по количеству сотрудников, применяющих знания с первых дней.

  1. Обеспечить карьерный рост.

На управляющем лежит задача построить качественную систему оценки трудоспособности и сформировать резерв для замещения освободившихся должностей. Производится оценка сроков, затрат на процедуру повышения и поиска новых сотрудников, количество выросших по карьерной лестнице, уволившихся в результате сокращения и освободившихся вакантных мест.

  1. Работать с документами.

Менеджер должен знать трудовое законодательство, уметь вести документацию и устанавливать нормы труда. Параметрами оценки здесь являются число оформленных документов и срок их обработки, ошибки во время документооборота, затраты фирмы на делопроизводство.

  1. Снижение текучести кадров — мероприятия по удержанию ценных сотрудников.

Работу персонала необходимо постоянно отслеживать и, выявляя действительно ценные кадры, вовремя и достойно поощрять. Оценивается количество созданных программ мотивации, результаты, достигнутые благодаря конкретным решениям, например, повышение производительности труда. Также к параметрам оценки можно отнести навыки, ключевые для организации, такие как инновативность сотрудников.

  1. Грамотно коммуницировать с подчиненными.

Имеется ввиду знание основ менеджмента, делегирования полномочий и планирования. Параметры оценки: качество и сроки, за которые подчиненные справляются с заданием, отзывы о выполненной работе, затраты на управление персоналом.

Главная задача хедхантера состоит в побуждении сотрудников к эффективной работе. Определенно, управляющие информируют о стратегии предприятия и о вкладе, который может внести каждый сотрудник. Но главной мотивацией здесь становится система премий и поощрений, выстроенная таким образом, чтобы сотрудник понимал, за что он получает награду.

Работодатели могут самостоятельно разрабатывать систему премирования, прописывая порядок, условия и размеры надбавок. Однако, в судебной практике нередки случаи разбирательств, где работники предъявляют иски к работодателям, оспаривая уровень зарплаты и премий. Использование грамотной системы показателей настраивает управление на эффективный лад, а работу менеджеровна адекватность и компетентность.

Внедрение системы KPI

Для внедрения KPI необходимо совершить ряд действий:

  1. проверить действующую систему мотивации, выявив ее плюсы и минусы,
  2. создать мероприятие по разработке новой системы,
  3. привести ее в соответствие со стратегией предприятия,Внедрение системы KPI
  4. разработать KPI,
  5. определить целевые значения,
  6. внедрить систему мотивации,
  7. оценить полученные результаты и внести корректировки.

Бывают случаи, когда сотрудники выявляют недовольство по отношению к вновь введенным условиям труда. Обычно это происходит от непонимания системы. Решением становится создание простой и понятной программы, включающей в себя от 3 до 5 ключевых показателей.

Измерять KPI можно несколькими способами. Во-первых, процентным методом. Имеется ввиду процент выполненной работы по отношению к плану. Во-вторых, количественным, основанным на подсчете числа совершенных ошибок. В-третьих, денежным, показывающим суммы потерь в рублях.

Для эффективного внедрения KPI необходимо помнить, что успешность программы во многом зависит от уровня менеджмента, соответствия целей HRотдела целям организации. Необходимо продумать систему до мелочей, чтобы в дальнейшем изменения в каких-либо показателях не приводили к ухудшению других.

Положительные и негативные стороны использования KPI для HR

Пользу от внедрения показателей KPI можно описать следующими положениями:

  • Мотивированность сотрудников на качественное выполнение задач. Повышение личной эффективности при оплате труда по KPI в среднем на 20-30%.
  • Ориентация на стратегические задачи, которая возможна только в условиях HR-метрик.
  • Отслеживание результатов, позволяющих оперативно устранять поломки, сбои, недостатки системы.
  • Удержание высококвалифицированных кадров на предприятии, что происходит за счет оптимальной системы оплаты труда. Чем больше усилий прикладывает работник и вкладывается в результат, тем лучшее вознаграждение получает.
  • Превращение заработной платы в систему мотивации для повышения работоспособности. В итоге, часть постоянной статьи расходов становится переменной, зависящей только от усилий работников.

Несмотря на результативность метода оценки работы сотрудников при помощи KPI, он все таки имеет ряд недостатков:

  • достижение показателей только ради соблюдения формальностей,
  • игнорирование показателей с меньшим удельным весом,
  • демотивация при неправильно установленных или завышенных целях.

Система, созданная с ошибками, может привести компанию к нежелательным расходам. Проблемы с выплатами и мотивацией сотрудников, часто становятся причиной судебных разбирательств. Система KPI не безупречна, однако, выгод от ее использования HRменеджерами в разы больше, чем издержек.

Для снижения количества рисков руководителям рекомендуется прибегать к помощи консультантов, способных корректно оценить предприятие и разработать соответствующие показатели. Компания Финоко предлагает квалифицированную помощь по внедрению и автоматизации системы. Поддержка наших специалистов подразумевает не только грамотный анализ