Кассовый разрыв

Кассовый разрыв: найти и обезвредить

“Деньги были, деньги будут, сейчас денег нет!” — эта цитата одиозного олигарха Бориса Березовского пожалуй наиболее емко описывает суть кассового разрыва. По статистике, в 2020 году более половины российских предпринимателей столкнулись с этим явлением. Возникает кассовый разрыв в результате разбалансированности входящих и исходящих денежных потоков в компании.

Накопление дебиторки, необоснованные отсрочки клиентам и крупные траты, внезапный вывод капитала собственником, сезонность бизнеса — все это может быть причинами кассовых разрывов. Дефицит денег возникает в самый неподходящий момент, когда надо рассчитываться с сотрудниками, контрагентами или налоговиками. В конечном итоге, неспособность выполнить взятые на себя обязательства приводит к репутационным и финансовым потерям для компании. Приходится залезать в долги, распродавать имущество или прослыть плохим работодателем.

В нестабильной экономической ситуации риски возникновения таких разрывов значительно возрастают. Например, во время пандемии многие доселе успешные компании впервые узнали о том, что это такое. Так можно ли прогнозировать кассовые разрывы, что делать для их предотвращения и как быть, если это все-таки произошло?

Формула кассового разрыва

Для прогнозирования рисков используют такой инструмент как платежный календарь, который есть в любой продвинутой системе управленческого учета, в том числе и в сервисе Финоко. Конечно, вести его можно и в обычных табличных редакторах, однако такой способ весьма трудоемок. В случае большого количества транзакций, человеческие ошибки неизбежны. Поэтому без системы автоматизации тут не обойтись, даже несмотря на видимую простоту формулы расчета.

Календарь платежей по сути дела является визуализацией отчета о планируемом движении денег в ежедневном разрезе. В нем указывается когда, кому и столько уже переведено и предполагается перечислить в будущем. Аналогичным образом фиксируются долги. В сопоставлении со средствами, которые есть у компании в наличии строится график прогноза кассового разрыва. Формула простая   А= В+С-D, где:

• A – остаток денег на конец дня;
• B – остаток средств к началу дня;
• C – поступления;
• D – оплата.

Но конечно, календарь платежей это всего лишь инструмент, показывающий насколько грамотно выстроена финансовая политика компании. Он поможет более-менее точно рассчитать срок вероятного возникновения проблем, тогда как их решение, например, перераспределение бюджета и взаимоотношения с должниками — это уже забота управленцев.

Почему касса рвется?

Главная причина появления кассовых разрывов это плохое управление, выраженное в неэффективном планировании денежных потоков. А также недальновидность менеджеров в смысле прогнозирования подобных рисков и, соответственно, непродуманность запасных планов в случае появления кассовых разрывов. Конкретные проявления этого могут быть совершенно разные. Вот некоторые из них:

• Убыточная бизнес-модель. Зачастую бывает так, что бизнес внешне кажется успешным и показывает большие обороты. Однако на самом деле, если разобраться детально, работает в убыток. Допустим, в сети магазинов только несколько приносят прибыль. В общем объеме бизнеса собственники не всегда могут заметить подобный дисбаланс. В этом случае появление кассовых разрывов практически неизбежно.
• Ошибки в приоритезации платежей. Это тот случай, когда в компании есть достаточные денежные потоки, но распределяются они неправильно. В первую очередь оплачиваются второстепенные расходы, тогда на обязательные денег уже не остается.
• Бесконтрольность денежных потоков. Многие компании дают клиентам отсрочку оплаты, а с поставщиками по предоплате. При этом сроки перечисления денег могут весьма сильно варьироваться, платежи поступают непредсказуемо, а это уже является факторами риска.
• Ошибки в объемах закупок. Неверно рассчитанное количество закупленного товара может превратится в “мертвые” деньги, в том случае если большая партия окажется надолго на складе.
• Сезонность бизнеса. В зоне риска находятся компании с непостоянными денежными потоками: участники госзакупок, коммерческих тендеров, сезонный бизнес. В этих условиях сложно планировать поступления и расходы, что также повышает вероятность разрывов.

Методы борьбы с кассовым разрывом

Существует несколько превентивных способов минимизации рисков возникновения кассовых разрывов. Использование календаря платежей, который диагностирует вероятность появления дисбаланса, мы уже упоминали выше. Эффективным решением для внедрения календаря может стать сервис автоматизации управленческого учета Финоко, который поможет контролировать финансовые потоки вашей компании. Наряду с этим, есть еще несколько методик:

• Регистрация заявок на оплату. Управлять можно только тем, что вы можете посчитать. И первое, что нужно сделать — это ввести практику регистрации всех заявок на оплату. Заявки на оплату могут создаваться автоматически, на объектах или вводиться сотрудниками в офисе, главное чтобы все планируемые платежи были на контроле и чем раньше они будут зарегистрированы, тем удобнее ими управлять.
• Лучше работать с должниками. Внедрение четких регламентов по работе с долгами упрощает жизнь компании. Эти регламенты могут включать в себя графики платежей, штраф за просрочку, юридические методы влияния на должников и другое.
• Приоритезация платежей. Распределите все платежи на обязательные и постоянные, такие как аренда, налоги, коммуналка и периодические, которые можно отложить, если замаячит угроза кассового разрыва. Для работы с графиком оплаты используйте платежный календарь.
• Стимулировать продажи и оптимизировать складские запасы. В некоторых случаях можно устроить распродажи со скидками, которые занимают место на складах. Однако нужно помнить такой шаг снизит ваши будущие доходы. Также имеет смысл выявить товары, которые приносят минимальную прибыль и, возможно, вывести их из ассортимента.
• Автоматизируйте управленческий учет. В бизнесе часто так бывает, что деньги на счетах есть, но они не твои: получили аванс по проекту, не пришло время погашать долги поставщикам. Если учет ведется только кассовым методом, то возникает желание у собственников и руководителей бизнеса инвестировать в новые направления, в основные средства или изъять часть денег из бизнеса. Инвестиции в развитие, выплата дивидендов — это показатели правильно работающего бизнеса. Важно правильно рассчитать размер прибыли, с которой бизнес готов расстаться в данный момент. Используя только кассовый метод сделать это невозможно, необходим учет всех активов и обязательств в момент их возникновения. Посчитать прибыль, которую можно выплатить в виде дивидендов поможет отчет о доходах и расходах и управленческий баланс.
• Проверка добросовестности партнеров. Сомнительная репутация ваших контрагентов вполне может вылиться в неплатежи, а значит является дополнительным риском.

Чем заклеить кассовый разрыв?

Что же делать если произошли форс-мажорные события, превентивные методы не сработали, или же в компании просто не было налажено планирование, и, в итоге кассовый разрыв вас все-таки настиг? Понятно, что деньги надо искать срочно, также как и по возможности отложить текущие платежи. Вот несколько направлений для этих шагов:

• Партнеры и клиенты. Договоритесь об отсрочке с арендодателем или с контрагентами, которые поставляют вам товары. Тут даже небольшая пауза может оказаться спасительной. Если же кассовый разрыв рискует носить длительный характер, то придется приоритизировать платежи по принципу наименьшего вреда.  Те их них, которые принесут наименьший ущерб можно отложить. Естественно, что в первую очередь откладываются совсем необязательные платежи, например представительские расходы. Одновременно нужно усилить работу по сбору дебиторской задолженности, вплоть до судебных санкций.
• Собственники, акционеры, имущество. Собственники компании могут помочь в случае возникновения кассовых разрывов за счет своих дивидендов. Также можно сдать в аренду часть недвижимости или оборудования. Еще один способ, подходящий скорее для крупного бизнеса — продать пакет акций или провести дополнительную эмиссию ценных бумаг. Однако в этом случае возникают риски потери контроля над компаний.
• Внешнее кредитование. Это самый нежелательный и, пожалуй, самый непростой вариант для компании в сложном финансовом положении. Навряд ли банки с большой охотой дадут кредит бизнесу у которого есть явные проблемы. Получить кредит быстро, да еще и под хороший процент, практически нереально. Но есть и другие, более доступные финансовые инструменты: овердрафт и факторинг. Некоторым клиентам банки позволяют уходить “в минус” на определенную сумму (овердрафт), а во втором случае речь идет фактически о продаже дебиторки с определенным дисконтом.

В завершении обратится к уже упомянутому социологическому исследованию практики малого и среднего бизнеса. В 2020 году наиболее популярными у отечественных предпринимателей способами ликвидации разрывов были: отсрочка у контрагентов, вложение собственных средств и ускорение взыскание дебиторской задолженности.