Настройка бюджета доходов и расходов (БДР)

Настройка структуры ведения учета

Структура ЦФО: операционные и обслуживающие подразделения. Настройка в программе центров финансовой ответственности (ЦФО). Подразделения, департаменты или отдельные структуры внутри организации, которые отвечают за финансовые результаты своей деятельности.

Важно корректно организовать ЦФО, разделив их на операционные и обслуживающие подразделения.

Операционные подразделения занимаются основной деятельностью компании и непосредственно генерируют доход.

Обслуживающие подразделения обеспечивают поддержку операционных структур. К ним относятся HR, бухгалтерия, IT и другие функции, которые не напрямую связаны с основным бизнесом, но играют важную роль в его успешном функционировании.

Аналитика доходов — настройка справочников аналитики доходов в соответствии с особенностями ведения бизнеса Заказчика.

Основные показатели, которые позволит отслеживать система, включают:

• Общие доходы от продаж,
• Структура доходов по продуктам или услугам,
• Маркетинговые сегменты.

Для более детального анализа продаж и работы службы маркетинга создаются специализированные отчеты, работы над которыми включены в отдельный пакет услуг.

Аналитика расходов — включает создание или адаптацию набора статей затрат для учета, планирования и анализа существенных для бизнеса расходов. Ключевые группы затрат включают:

Фактические затраты на персонал — это один из самых значительных элементов расходов для большинства компаний. Важно учитывать не только зарплаты, но и налоговые отчисления, страховые взносы и другие выплаты или косвенные затраты на персонал.

Фактические затраты на реализованную продукцию (COGS) — это расходы, которые непосредственно связаны с производством товаров или услуг. Эти затраты включают в себя себестоимость материалов. При использовании нескольких переделов в COGS включается оплата труда производственного персонала, а также накладные расходы выпускающих подразделений.

Учет прочих расходов включают в себя статьи, обеспечивающие функционирование подразделения и выполнения им своих функций.

Настройка сопоставления бухгалтерских и управленческих статей

Важнейшая и самая объемная часть работы по автоматизации формирования бюджета доходов и расходов — это настройка системы сопоставления (мэпинга) статей доходов и расходов в различных учетных системах. После сопоставления аналитики настраивается процесс регулярного обмена данными. Процессы обмена выполняются по расписанию и обеспечивают автоматическое заполнение фактических данных в отчетах БДР.

Загрузка данных в БДР о доходах выполняется из программных продуктов оперативного учета. К системам оперативного учета относятся программное обеспечение в котором работают специалисты непосредственно взаимодействующие с клиентами: iiko, r_Keepr, Opera, 1С-Отель, 1С: Розница.

Данные о затратах на персонал могут формировать в специально HR модуле системы Финоко или загружаться из учетных систем в которых рассчитывается заработная плата (например 1С: Зарплата и управление персоналом).

Материальные расходы на реализованную продукцию загружаются из складских или производственных систем учета (1С: Управление торговлей, 1С: ЕРП, iiko, StoreHouse, 1C: Общепит)

Прочие расходы как правило учитываются в 1С: Бухгалтерии.

Планирование бюджета

Настройка системы планирование бюджета является одним из важнейших аспектов финансового управления. Работы по планированию бюджета зависят от вида применяемого бюджетного процесса:

1. Стратегическое бюджетирование

Этот вид бюджетирования основывается на долгосрочных целях и стратегии компании. Он включает в себя анализ внешней и внутренней среды, определение приоритетов и ресурсов, необходимых для их достижения. В программе Финоко для реализации этого вида планирования используется модуль работы с Бизнес-планом.

2. Оперативное бюджетирование

Оперативное бюджетирование ориентировано на краткосрочные планы и повседневные операции. Здесь акцент делается на доходах и расходах в рамках текущего финансового года, учитывая сезонные колебания и оперативные нужды. От уровня подразделений собираются инициативы и необходимые затраты на их осуществление.

3. Проектное бюджетирование

Используется в строительных или ИТ компаниях чаще всего. Такой подход предполагает выделение ресурсов на выполнение проектов. Особенность такого подхода заключается в необходимости контроля бюджета проекта за весь период его выполнения и оперативных бюджетов за стандартные временные интервалы, такие как год, квартал, месяц.

4. Нулевое бюджетирование

Это метод, при котором каждый новый бюджетный цикл начинается с нуля. Все статьи бюджета необходимо обосновывать, что способствует более рациональному использованию ресурсов и снижению неэффективных расходов, но требует значительно больше усилий от всей команды управления.

Прогнозирование исполнения бюджета

Прогнозирование исполнения бюджета — это процесс, направленный на оценку вероятных результатов бюджетного плана. Этот этап включает в себя анализ факторов, влияющих на исполнение бюджета, таких как изменения в рыночной ситуации, колебания цен и прочие внешние эффекты.

Формирование прогноза осуществляется на основе исторических данных, статистических методов и экспертных оценок. Регулярное обновление прогноза позволяет избежать неприятных сюрпризов и своевременно корректировать бюджетные параметры.

Система контроля исполнения бюджета

Контроль выполнения бюджета является необходимым элементом бюджетного процесса. Настройка системы контроля бюджета в программе Финоко включает в себя:

1. Установление нормативных значений

Нормативные значения служат ориентиром для оценки эффективности использования бюджетных средств. Они могут включать в себя целевые показатели доходов, расходов, а также рентабельности.

2. Уведомление ответственных лиц

Настройка системы уведомлений включает создание набора ключевых событий и автоматических действий в системе. В случае выявления отклонений от нормативных значений, система Финоко может отправлять уведомления ответственным за различные статьи бюджета или ЦФО. Это позволяет принимать корректирующие меры и обеспечивает финансовую дисциплину.

Планирование бюджета и контроль за его исполнением — это не только финансовый, но и стратегический процесс, которым должны заниматься все уровни управления. Разнообразие бюджетных процессов и подходов дает организациям возможность выбрать наиболее подходящие методы в зависимости от их целей и условий. Эффективное прогнозирование исполнения бюджета и качественный контроль нормативных значений являются залогом финансовой устойчивости и успешного достижения поставленных целей.

При должной настройке, все перечисленные процессы бюджетирования автоматически функционируют в программе Финоко, выполняя рутинную работу по обработке данных.