Денежные средства: как управлять ликвидностью, избегать кассовых разрывов и выстроить казначейство с помощью Финоко
Управление денежными средствами — одна из ключевых задач собственника и финансового директора. Компания может показывать прибыль в отчётах, но испытывать острую нехватку денег на зарплаты, налоги и поставщиков. Именно поэтому работа с денежными средствами, ОДДС, платёжным календарём и системой казначейства требует отдельного, очень практичного подхода.
Ниже разберём, как выстроить управление денежными средствами, как планировать поступления и платежи, что такое казначейство, как выявлять и предотвращать кассовые разрывы, а также зачем нужна автоматизация и какие задачи решает Финоко.
Роль денежных средств в управлении бизнесом
Денежные средства — это не просто строка в балансе. Это ресурс, который обеспечивает ежедневную жизнедеятельность компании: оплату труда, закупку товаров и сырья, аренду, налоги, проценты по кредитам. При этом бухгалтерская прибыль и реальные денежные средства почти никогда не совпадают.
Компания может быть прибыльной по отчёту о прибылях и убытках, но не иметь денег на счёте. Причин много: отсрочки платежей клиентам, избыточные запасы, большие инвестиционные проекты, высокая кредитная нагрузка. Поэтому фокус в управлении финансами постепенно смещается с «бумажной» прибыли к управлению реальными денежными потоками.
Задача финансовой службы — обеспечить устойчивую платёжеспособность и управляемую ликвидность. То есть сделать так, чтобы денежных средств хватало на обязательные платежи, бизнес не входил в кассовые разрывы и мог реализовывать стратегические планы.
Отчёт о движении денежных средств (ОДДС): основа управления потоками
Отчёт о движении денежных средств — главный инструмент, который показывает, откуда приходят и куда уходят денежные средства. В отличие от отчёта о финансовых результатах, он фиксирует реальные притоки и оттоки денег.
В управленческом учёте ОДДС удобно строить по трём блокам:
- операционная деятельность (основной бизнес: продажи, закупки, зарплаты, налоги);
- инвестиционная деятельность (покупка и продажа основных средств, инвестиции в проекты);
- финансовая деятельность (кредиты, займы, дивиденды).
Для целей управления денежными средствами важно:
- формировать ОДДС регулярно, а не раз в год;
- видеть не только общие суммы, но и разрезы: по статьям, проектам, подразделениям, контрагентам;
- сверять план и факт, чтобы понимать, где и почему произошли отклонения.
В управленческом контуре чаще используют прямой метод ОДДС: показывают реальные денежные поступления и платежи по статьям. Это понятнее для руководства и тесно связано с платёжным календарём.
Планирование поступлений и платежей: платёжный календарь
Планирование денежных средств невозможно без платёжного календаря. Это «расписание» будущих притоков и оттоков денежных средств с привязкой к датам. Именно по нему видно, хватит ли денег на обязательные платежи и когда возможны кассовые разрывы.
Для поступлений важно исходить из:
- планов продаж и фактических отгрузок;
- графиков оплат по договорам;
- текущей дебиторской задолженности и её возвратов;
- вероятности и сроков инкассации.
Для платежей нужно учитывать:
- налоговые платежи и зарплаты;
- кредиты и проценты;
- обязательные платежи поставщикам и арендодателям;
- капвложения и инвестиционные проекты;
- прочие расходы, которые можно сдвинуть или оптимизировать.
Важно не просто составить платёжный календарь на один месяц, а выстроить регулярный процесс: ежедневное или еженедельное обновление, согласование крупных платежей, приоритизацию и сценарное планирование.
Система казначейства: кто управляет денежными средствами
Когда объёмы операций растут, ручное согласование платежей через Excel и переписку перестаёт работать. Возникает необходимость в системе казначейства — формализованном процессе планирования и контроля движения денежных средств.
Казначейство отвечает за:
- сбор заявок на оплату от подразделений;
- формирование и ведение графика платежей;
- проверку соответствия платежей бюджету и регламентам;
- приоритизацию платежей при ограниченных денежных средствах;
- управление остатками на счетах и банковскими продуктами.
Для эффективной работы казначейства нужны понятные регламенты: кто имеет право инициировать платежи, кто согласует, кто утверждает, какие лимиты действуют для филиалов и подразделений. Без этого компания легко скатывается в хаос: каждый «выбивает» свои платежи, собственник постоянно тушит пожары, а управляемости нет.
Система казначейства позволяет перевести управление денежными средствами из режима «пожарной команды» в устойчивый процесс с понятными правилами и ответственностью.
Кассовые разрывы: как вовремя увидеть и предотвратить
Кассовый разрыв — ситуация, когда на определённую дату денежных средств не хватает для исполнения обязательных платежей. В плановом ОДДС и платёжном календаре он проявляется как отрицательный остаток денежных средств или превышение платежей над поступлениями.
Причины кассовых разрывов могут быть разными: задержки оплат со стороны клиентов, неучтённые обязательства, неверные сроки в договорах, резкий рост закупок или инвестиций, сезонные провалы в выручке. Но результат всегда один — приходится срочно занимать деньги, переносить платежи, портить отношения с поставщиками и испытывать сильный стресс.
Работа с кассовыми разрывами строится в две плоскости:
- оперативное реагирование (перенос части платежей, изменение графика закупок, использование кредитных линий, овердрафтов, факторинга);
- профилактика (качественный платёжный календарь, реалистичные бюджеты, стресс-тестирование, резерв ликвидности).
Если платёжный календарь ведётся системно, кассовые разрывы видно заранее, за недели или месяцы до их фактического наступления. Это даёт время на управленческие решения и переговоры, а не на пожарный режим.
Анализ платёжеспособности и ликвидности
Управление платежеспособностью опирается не только на календарный план платежей, но и на анализ платёжеспособности компании в целом. Важно понимать, насколько устойчив бизнес с точки зрения ликвидности.
Часто используют показатели текущей, быстрой, абсолютной ликвидности, оценивают структуру оборотного капитала, долю денежных средств и краткосрочных финансовых вложений в активах. Отдельное внимание уделяют денежному потоку от операционной деятельности: именно он показывает, генерирует ли бизнес живые деньги или живёт за счёт кредитов и разовых сделок.
Полезно анализировать денежные потоки в разрезе:
- направлений бизнеса и продуктовых линий;
- проектов и крупных клиентов;
- филиалов и компаний внутри группы.
Это позволяет увидеть, какие сегменты «вынимают» денежные средства из бизнеса, а какие являются донорами ликвидности. На основе такого анализа можно принимать решения о корректировке условий оплаты, изменении ассортимента, закрытии нерентабельных направлений.
Прогнозирование поступления денежных средств
Простой платёжный календарь отвечает на вопрос «что будет с денежными средствами в ближайшие недели». Но для стратегического управления нужно видеть картину на более длинном горизонте: квартал, полугодие, год.
Долгосрочный прогноз денежных средств строится на связке:
- бюджета продаж и выручки;
- бюджета доходов и расходов;
- инвестиционной программы (CAPEX);
- графика кредитов и обслуживания долга.
Хорошая практика — скользящее планирование (rolling forecast): каждый месяц горизонт прогноза смещается вперёд, а данные уточняются с учётом факта. При этом имеет смысл рассматривать несколько сценариев: базовый, оптимистичный и стресс-сценарий, где продажи падают, курс растёт, а расходы увеличиваются.
Качественное прогнозирование денежных средств позволяет:
- заранее видеть потребность в финансировании;
- планировать открытие или закрытие кредитных линий;
- управлять дивидендами и инвестициями;
- избегать резких разрывов и зависания проектов из-за отсутствия денег.
Автоматизация управления денежными средствами и ОДДС
Пока операций немного, кажется, что можно обойтись Excel. Но со временем таблицы разрастаются, версии файла множатся, ошибки и задержки становятся нормой. В результате управлять денежными средствами становится всё сложнее, а кассовые разрывы — привычным явлением.
Автоматизация управления денежными средствами решает несколько задач:
- сбор данных из разных систем (учётные программы, банки, CRM, Excel);
- автоматическое формирование ОДДС по заданным правилам;
- ведение платёжного календаря с планом и фактом;
- контроль лимитов и регламентов казначейства;
- многовалютный учёт денежных средств и курсовых разниц;
- аналитика по компаниям, проектам, ЦФО, статьям ДДС.
Важно, чтобы система позволяла работать не только финансовому директору, но и казначейству, руководителям подразделений, собственникам. Тогда управление денежными средствами перестаёт быть «чёрным ящиком» и становится прозрачным процессом.
Как Финоко помогает управлять денежными средствами
Сервис Финоко — это система управленческого учёта, бюджетирования и аналитики, которая закрывает полный цикл работы с денежными средствами: от ОДДС и платёжного календаря до казначейских регламентов и прогнозов ликвидности.
В контуре работы с денежными средствами Финоко позволяет:
- автоматизировать управленческий ОДДС: данные подтягиваются из учётных систем, банков и Excel-шаблонов, настраиваются статьи, разрезы, аналитика;
- выстроить платёжный календарь в разрезе компаний, проектов и ЦФО, видеть план и факт, контролировать остатки и кассовые разрывы;
- внедрить систему казначейства: заявки на платежи, маршруты согласования, лимиты, роли пользователей, статус платежей на каждом этапе;
- управлять денежными средствами в многовалютной среде: учитывать курсовые разницы, консолидировать денежные потоки по группе компаний, анализировать ликвидность в базовой валюте;
- строить отчёты и дашборды по ликвидности и платёжеспособности: видеть текущий и прогнозный остаток денежных средств, загрузку платёжного календаря, ключевые показатели ликвидности;
- формировать прогноз движения денежных средств, связанный с бюджетом продаж и затрат, и анализировать несколько сценариев.
Практический эффект от внедрения Финоко в части управления денежными средствами — это снижение количества кассовых разрывов, уменьшение объёма ручной работы в Excel, повышение прозрачности для собственников и управляемости для финансовой службы. Денежные средства перестают быть «постфактум сюрпризом» и становятся управляемым ресурсом, встроенным в общую систему бюджетирования и аналитики.
Грамотное управление денежными средствами — это не только аккуратный ОДДС и красивая отчётность. Это выстроенный процесс планирования, прогнозирования и контроля, в основе которого лежат платёжный календарь, система казначейства и регулярный анализ платёжеспособности.
Чтобы денежные средства действительно работали на развитие бизнеса, а не превращались в источник постоянного стресса, компании необходима автоматизация. Решения уровня Финоко позволяют соединить учёт, бюджетирование, казначейство и аналитику в единую систему и перевести управление денежными средствами на новый, профессиональный уровень.