Затраты хранения продукции: как считать, управлять и снижать

Затраты хранения продукции есть у любой компании, которая работает с запасами: оптовая и розничная торговля, дистрибуция, производство, логистика. Чаще всего их воспринимают как «общескладские расходы» и не выделяют отдельно. В результате кажется, что товар «просто лежит на складе», а реальные потери от излишних запасов, неликвидов и долгого хранения остаются незаметными.

Грамотный учёт затрат хранения помогает по-другому смотреть на запасы: не только как на необходимость для бизнеса, но и как на источник расходов, которыми можно и нужно управлять.

Что такое затраты хранения продукции

Затраты хранения продукции — это совокупность расходов, которые компания несёт из-за того, что товар находится на складе определённое время. Это отдельная группа затрат, отличная от закупочных и транспортных расходов.

Закупочные затраты показывают, сколько стоит товар «купить и привезти». Логистические — сколько стоит его доставить клиенту. А затраты хранения отражают, сколько денег компания тратит, пока товар просто лежит и ждёт своего покупателя.

Если их не выделять в управленческом учёте, искажается себестоимость, неправильно оценивается рентабельность товарных групп, принимаются ошибочные решения: например, держать «красивый» по марже, но медленно оборачиваемый товар, который на самом деле съедает половину склада.

Состав затрат хранения продукции

Полезно рассматривать затраты хранения как совокупность нескольких блоков.

Во-первых, это содержание складских площадей: аренда или амортизация, эксплуатация, уборка, ремонт, налоги на имущество. Во-вторых, персонал: кладовщики, грузчики, операторы погрузчиков, начальники смен, налоги на фонд оплаты труда. В-третьих, коммунальные и эксплуатационные расходы: освещение, тепло, холод, вода, обслуживание инженерных сетей.

Отдельно стоит техника и оборудование: стеллажи, погрузчики, конвейеры, весы, их ремонт и амортизация. Важную роль играют IT-расходы: WMS, ERP, терминалы сбора данных, сканеры, серверы, связь. Наконец, есть блок безопасности и потерь: охрана, видеонаблюдение, пожарная сигнализация, страхование, списания из-за порчи, боя, истечения сроков годности, морального старения товара.

Часть этих затрат почти не зависит от оборота (условно-постоянные), часть растёт вместе с объёмом и временем хранения (переменные). Именно поэтому важно понимать не только общую сумму затрат, но и то, как они ведут себя при росте или снижении запасов.

Пример бюжета в системе Финоко

Для того чтобы точно просчитать финансовые итоги работы, нужно понимать себестоимость проданных товаров с учетом остатков. Для этого используется бюджет затрат реализованной продукции. В сервисе управленческого учета Финоко этот документ выглядит следующим образом:

В начале таблицы находят свое отражение остатки готовой продукции по состоянию на начало месяца. Данные в первой строке берутся из бюджета запасов готовой продукции и материалов.

Далее, на второй строчке, отображаются прямые затраты на материалы или исходное сырье на основании информации из соответствующего бюджета.

Третья строка таблицы содержит показатель прямых затрат на персонал. Эта цифра берется из бюджета фонда оплаты труда.

Следующий показатель — это страховые взносы по заработной плате. Четвертая строка заполняется на основе информации бюджета страховых взносов.

На пятом месте в таблице — данные об общепроизводственных расходах при выпуске продукции. Информация в эту строку, как и в предыдущих случаях, поступает из соответствующего смежного бюджета.

Шестая строка — это производственные затраты, которые получается путем суммирования строк со второй по пятую. В нашем случае, этот показатель в январе составит 1 761 184,81 руб. = (393 185 + 461 000 + 139 222 + 767 777,81).

Далее, на седьмой строке бюджета, отмечаются остатки готовой продукции или товаров по себестоимости на конец периода. Эта информация также поступает из соответствующего бюджета.

Себестоимость реализованной продукции (СРП) вычисляется по формуле СРП = ГПН + СБ — ГПК.

Под аббревиатурой ГПН понимаются запасы готовой продукции на начало бюджетного периода.
СБ – это затраты на производство, в данном случае — за месяц,
ГПК – запасы готовой продукции или товаров по состоянию на конец месяца.

Таким образом, в нашем примере, в январе показатель себестоимости реализованной продукции составит 1 748 882,06 рублей = (883 237,19 + 1 761 184,81—895 539,94).

В этой виде бюджета представлены финансовые итоги работы компании в форме себестоимости проданных объемов продукции или товаров. За составление и контроль такого бюджета как правило отвечает начальник производственного подразделения.

Факторы, влияющие на величину затрат хранения

На разных складах и в разных бизнес-моделях затраты хранения ведут себя по-разному. Две компании с одинаковой площадью и количеством людей могут иметь принципиально разные расходы на единицу товара.

Особенно сильно влияют несколько факторов.

Во-первых, уровень и структура запасов. Чем выше средний остаток и чем больше медленно оборачиваемых позиций, тем дороже обходится каждый день хранения. Во-вторых, ассортимент: большое количество артикулов, разные форматы упаковки и специфические условия хранения осложняют процессы и увеличивают стоимость операций. В-третьих, требования к условиям хранения: охлаждение, особые санитарные нормы, работа с хрупким или опасным грузом требуют дополнительной инфраструктуры.

Не менее важно, как устроена складская сеть: один центральный склад, несколько региональных, 3PL-операторы. От этого зависит, как распределяются затраты и нет ли избыточного дублирования мощностей. И, наконец, огромное значение имеет организация процессов: адресное хранение, регламенты операций, автоматизация, наличие WMS. Там, где процессы стандартизированы и поддерживаются системой, меньше ошибок, лишних перемещений и потерь.

Как рассчитывать затраты хранения продукции

Глобальная цель расчёта — превратить общую сумму затрат хранения в понятные и сравнимые показатели: сколько стоит месяц хранения, день хранения, паллето-место, рубль товарного остатка.

Обычно начинают с выделения всех складских расходов в управленческом учёте: аренда, персонал, техника, IT, охрана, потери и списания. Эти суммы собираются по складам и периодам. Далее выбирают базу распределения. Это может быть средний товарный остаток по стоимости, паллето-дни, объём хранения, количество мест хранения или комбинация нескольких факторов.

Пример логики: за месяц склад потратил 1,5 млн ₽, средний товарный остаток составил 25 млн ₽. Тогда можно оценить, что стоимость хранения равна 6 % от среднего остатка в месяц. Если средний срок хранения — около 60 дней, то в день компания тратит примерно 0,1 % от стоимости запасов. Дальше эту оценку можно детализировать по товарным группам, магазинам, складам, клиентским проектам: важно, чтобы база распределения была прозрачной и согласованной.

Практически это удобнее делать в специализированной системе управленческого учёта. В платформах вроде «Финоко» можно задать центры ответственности, статьи затрат, правила распределения по складам и товарам, а затем автоматически получать отчёты по затратам хранения без ручных пересчётов в Excel.

Связь затрат хранения и управления запасами

Затраты хранения невозможно рассматривать отдельно от политики управления запасами. Каждый дополнительный день на складе — это не только риск порчи или морального старения, но и конкретные деньги, которые компания тратит на содержание этого товара.

Страховой запас снижает риск дефицита и потери продаж, но увеличивает средний остаток и стоимость хранения. Крупные партии закупок позволяют получить лучшую цену и сократить транспортные расходы, но приводят к росту складских запасов. Частые поставки уменьшают запасы на складе, но могут удорожать логистику.

Поэтому компании, которые всерьёз подходят к теме затрат хранения, связывают расчёт этих затрат с планированием закупок и продаж. Используются модели оптимального размера заказа, ABC/XYZ-анализ, сценарные расчёты. Когда все данные стягиваются в единое управленческое хранилище (как, например, в «Финоко»), можно видеть не только «сколько стоит хранение», но и «что будет, если мы сократим запасы на 10–15 %» или «как изменится рентабельность при пересмотре ассортимента».

Влияние затрат хранения на финансовый результат

Если затраты хранения «размазаны» по общепроизводственным или административным расходам, кажется, что на результат больше всего влияет валовая маржа. На практике картина сложнее.

Медленно оборачиваемые товары с высокой маржей могут потреблять чрезмерный объём складских ресурсов. Быстро оборачиваемые позиции с более скромной маржой нередко оказываются выгоднее, если посчитать затраты хранения.
Кроме того, большие запасы — это всегда замороженный оборотный капитал и дополнительные финансовые расходы: деньги могли бы работать в другом месте, но лежат в виде товара на складе.

Чтобы это увидеть, в управленческой отчётности выделяют отдельные показатели: оборачиваемость запасов, дни хранения, стоимость хранения в процентах к обороту и к среднему остатку, долю складских расходов в себестоимости. Если управленческая система (та же «Финоко») позволяет связывать эти показатели с бюджетами, отчётом о прибылях и убытках и отчётами о движении денежных средств, менеджмент получает инструмент для реального управления, а не просто ради любопытства.

Как снижать затраты хранения продукции

Сокращение затрат хранения не означает «любой ценой уменьшить запасы». Задача — найти баланс между доступностью товара для клиента, уровнем сервиса, условиями поставок и стоимостью хранения.

Здесь уместно использовать списки, но ограничимся одним, чтобы не перегружать текст:

• оптимизировать уровень запасов за счёт более точного прогнозирования, согласования планов продаж и закупок, регулярной работы с неликвидами и «медленными» позициями;
• работать с ассортиментом: сокращать «длинный хвост», переводить часть позиций на модель заказа под клиента, пересматривать минимальные партии закупки;
• повышать эффективность складской инфраструктуры: оптимизировать складскую сеть, внедрять WMS, стандартизировать операции, сокращать лишние перемещения и простои;
• снижать потери и списания за счёт контроля условий хранения, системной ротации запасов, анализа причин списаний;
• автоматизировать учёт и аналитику, чтобы видеть реальные цифры по затратам хранения, а не оценивать их «на глаз».

Практика показывает, что только за счёт прозрачности данных и минимальной реорганизации процессов можно заметно сократить долю складских расходов в себестоимости. Когда расчёты выполняются автоматически в системе, вроде «Финоко», становится проще запускать проекты по оптимизации: видно стартовую точку и эффект от изменений.

Организация управленческого учёта затрат хранения

Чтобы затраты хранения стали управляемыми, нужно несложное, но дисциплинированное решение: закрепить правила их учёта и анализа.

Во-первых, в управленческом плане счетов стоит выделить отдельные статьи, связанные со складом, и центры ответственности по складам и логистическим подразделениям. Во-вторых, описать методику распределения затрат по складам, товарным группам и, при необходимости, по проектам или клиентам. В-третьих, обеспечить регулярную загрузку фактических данных и их автоматизированную обработку.

На начальном этапе можно использовать аккуратные Excel-модели, но по мере роста ассортимента и числа складов ручная работа становится слишком трудоёмкой и рискованной. Здесь оправдан переход к специализированным решениям. В тех же «Финоко» можно один раз настроить справочники, правила распределения, шаблоны отчётов и далее получать данные по затратам хранения в штатном режиме — вместе с бюджетами, P&L, аналитикой по запасам и денежным потокам.

Итоги

Затраты хранения продукции — это не техническая мелочь и не «обязательная данность», а важный управляемый параметр. От того, насколько прозрачно и аккуратно компания их учитывает, зависит:

• точность оценки себестоимости и рентабельности разных товаров и направлений;
• объём замороженного оборотного капитала и потребность в финансировании;
• устойчивость компании к шокам спроса и перебоям поставок.

Выделить затраты хранения, настроить их расчёт и регулярно анализировать динамику — задача решаемая. При небольшой номенклатуре достаточно аккуратной работы в таблицах. Когда бизнес растёт, удобнее опираться на специализированную систему управленческого учёта и бюджетирования, такой как сервис «Финоко»: он помогает автоматизировать расчёт затрат хранения, встроить его в общую финансовую модель и принимать решения на основе данных, а не интуиции.