Финансовые отчеты отражают реальное положение дел в бизнесе, который представляет собой сложную систему из множества составных частей. Предприниматель берет на себя обязательства по управлению продажами, развитию продукта, настраивает маркетинг и раздает указания сотрудникам. Все части этой системы тесно связаны между собой. Маркетинг оказывает влияние на уровень продаж, а без персонала невозможно развивать продукт. Отслеживание и оценка всех взаимосвязей в бизнесе требует много времени и сил. Для упрощения анализа можно обратиться к финансам, которые являются фундаментом любого бизнеса и универсальным мерилом состояния дел.
Для чего нужна финансовая отчетность?
В бизнесе процесс управления денежными средствами подразумевает под собой ведение бухгалтерской и финансовой отчетности. Бухгалтерские отчеты формируется для дальнейшего предоставления в налоговые органы, а финансовый учет дает возможность сформировать представление о реальной ситуации с деньгами, на основании чего принимаются обоснованные управленческие решения. Составлять отчеты можно самостоятельно или с помощью стороннего специалиста.
Предприниматель в своей работе акцентирует внимание на многих важных делах, а отчетность невольно отодвигается на второй план. Силы направляются на заключение нового контакта, налаживание связей с поставщиками или поездку на производства. Финансовой отчетности может уделяться мало внимания. В результате затратная и доходная часть не учитываются, показатели не считаются, а затраты не классифицируются. Это может быть эффективно только поначалу и в краткосрочной перспективе. Если системно не заниматься отчетностью, то это повышает риск финансовых проблем, таких как кассовый разрыв, потеря ключевых клиентов или просрочке платежей по обязательствам.
Основа продуктивного бизнеса — осознанное управление финансами. Финансовые отчеты помогают решать следующие задачи:
- Минимизация критических ошибок. Без отчетности предпринимать не осознает свои действия, что приводит к негативным последствиям, вплоть до ликвидации компании;
- Разработка и принятие оптимальных решений. Без отчетности предпринимать действует вслепую, такой подход повышает вероятность негативного исхода. По этой причине лучшими союзниками является холодный расчет и рациональность;
- Формирование представления об актуальном состоянии бизнеса. Многие предприниматели воспринимают компанию как эфемерную сущность. Есть работники, офисное и складское помещение, товар. Но все эти компоненты рассматриваются не в контексте единой системой. Отчетность помогает решить эту проблему.
ДДС или отчет о движении денежных средств
Стремление избежать ошибок характерно для любого предпринимателя. Отчет о движении денежных средств выступает в качестве основного инструмента, с помощью которого можно вовремя получать оплату, избегать попадания под налоговые штрафы и минимизировать вероятность возникновения кассовых разрывов.
Например, ваша компания ремонтирует квартиры. Работа идет одновременно у нескольких клиентов, которые попросили об отсрочке оплаты. В этом случае необходимо точно фиксировать все расходы и будущие приходы денег, чтобы не попасть в кассовый разрыв, а в случае необходимости — привлечь стороннее финансирование для расчета с рабочими или закупки материалов.
ДДС показывает прибыли компании и расходы, сколько у нее было средств и сколько осталось после осуществления всех операций во временном разрезе. В отчет включается каждая операций – приход или расход, обозначается, кому были заплачены средства и откуда получены средства. В отчете осуществляется деление движения средств по категориям.
В любом бизнесе вне зависимости от его размеров имеется большое количество операций. Кафе производит закупку всего необходимого, оплачивает работу сотрудников, осуществляет расчеты по имеющимся финансовым обязательствам. Каждая из этих операций оказывает большое влияние на положение бизнеса. ДДС предупредит предпринимателя о наступлении возможного негативного сценария.
ОПУ или отчет о прибылях и убытках
После того как предприниматель решает вопрос с поступлениями и выплатами денежных средств, на первый план выдвигается вопрос о прибыльности всего бизнеса. Основная цель предпринимательской деятельности заключается в получении прибыли. Если компания не приносит дохода, то пропадает желание вкладывать силы и время в ее развитие. Разобраться в вопросе прибыли можно с помощью отчета о прибылях и убытках или ОПУ.
Допустим, ваша фирма показывает положительные тенденции в своем росте, что проявляется в увеличении выручки и расширении клиентской базы. Однако в тоже время чистой прибыль не растет. Чтобы понять куда уходят деньги нужно составить отчет о прибылях и убытках (ОПУ). В итоге может оказаться, что львиную долю съедает аренда офиса и в этом случае имеет смысл подумать над минимизацией этой статьи расходов, а возможно и полном переходе на удаленную работу.
Отчет о прибылях и убытках дает возможность сформировать представление о том, что происходит с денежными средствами. Без ОПУ бизнес можно рассматривать как черный ящик. В таких условиях отсутствует возможность для контроля над вложениями и расходной частью бизнеса.
Отчет позволяет проанализировать обязательств компании, на основании информации можно принимать решения, направленные на стабилизацию ситуации, особенно если компания тратит больше, чем зарабатывает. ДДС и ОПУ рекомендуется рассматривать в связке. Такой подход поможет принимать более взвешенные решения и создавать условия для развития бизнеса.
Балансовый отчет
Для принятия грамотных и своевременных управленческих решений, предприниматель нуждается в информации. Важно иметь представление о состоянии бизнеса с позиции комплексного подхода, чтобы принять во внимание все детали. Справиться с этой задачей помогает Балансовая отчетность или Баланс.
Предположим, ваша компания торгует мобильными телефонами. Балансовая отчетность демонстрирует как доля ваших капиталов сейчас находится “в товаре”. Это значит, что их скорей всего сложно будет быстро перевести деньги для закупки новых телефонов. И для того чтобы заработать на выходе свежих моделей iPhone вам придется взять кредит в банке или привлечь другое внешнее финансирование.
Баланс – это формирование итогов: срез компании в строго обозначенный момент времени. В Балансе отражаются все активы компании – то, что является ее собственностью; и пассивы – средства, которые позволяют компании существовать и функционировать. Другими словами, с одной стороны речь идет об оборудовании, сырье и товарах на складе, с другой – о кредитах и займах, вложениях в уставной капитал и прибыли, которая еще не была распределена на нужды компании. Актив и пассив баланса находятся в равнозначном положении по отношению друг к другу.
Денежные средства в активах могут иметь несколько агрегатных состояний. Для продажи оборудования требуется время и усилия, а деньги на счете можно быстро и без больших усилий пустить в оборот. Чем легче высвободить вложения, тем выше ликвидность актива. Одновременно с этим каждый пассив характеризуется наличием своей степени срочности. Баланс помогает проанализировать актуальное состояние денежных средств, произвести соотношение ликвидности и срочности.
Итоги:
- Финансовая отчетность помогает принимать верные управленческие решения и позволяет видеть реальное положение дел.
- ДДС или отчет о движении денежных средств показывает куда уходят и откуда приходят деньги по статьям.
- ОПУ или отчет о прибылях и убытках соотносит обязательства и таким образом показывает, как именно ваш бизнес зарабатывает деньги.
- Балансовый отчет — это срез вашего бизнеса “в моменте”, показывающий ликвидность активов и срочность пассивов.