Управление наличными деньгами — важный аспект финансовой деятельности любой компании. Cash is king — так называется одна из популярных книг по управлению. Эффективное обращение с денежными потоками позволяет не только поддерживать операционные расходы, но и стратегически планировать дальнейшее развитие бизнеса. Система Финоко позволяет вести управленческий учет наличных денег в веб и мобильном приложении.
1. Учет поступления денег по видам платежей
Одним из первых шагов в управленческом учета наличных является учет поступлений от клиентов по видам оплаты. В современных условиях компании принимают различные формы оплаты:
Наличные: Традиционный способ расчетов, который остается актуальным, особенно в строительстве и розничной торговле.
Оплата картами: Платежи с использованием пластиковых карт становятся все более популярными. Для учета таких операций необходимо интегрировать систему автоматизации, что позволит максимально оперативно фиксировать поступления.
Оплата с отсрочкой поступления денег: При такой форме расчетов с клиентам деньги за отгруженную продукцию или оказанные услуги поступают позже. Это может быть как стандартная отсрочка платежа, так и транзакционные задержки в поступлении денег, например от системы сбора платежей через Интернет или службы доставки.
Эффективная система управленческого учета наличных денег должна позволить состыковать данные о выручке и данные о движении (поступлении) денег. Информация об отсрочке платежей служит важной основой для планирования поступлений и ведения платежного календаря.
2. Учет расходов денег из кассы
Управленческий учет выплат из кассы ведется по статьям расходов. В каждом предприятии, в зависимости от вида деятельности, набор статей расходов из кассы уникальный.
Выплаты из кассы могут осуществляться непосредственно в кассе, либо через ответственных сотрудников, которые получают некоторую сумму денег для выполнения платежей. К таким операциям могут относиться и задания по погашению задолженности поставщикам, оплата услуги и выплата заработной платы сотрудникам на удаленных объектах.
Основные статьи расходов из кассы включают:
Оплата поставщикам: Поставки товаров и услуг подразумевают оплату, что требует оперативного управления денежными средствами. Если расчет с поставщиками ведется наличными, к нужной дате важно обеспечить необходимую сумму. Система Финоко использует для этого платежный календарь, в котором платежи разделяются по видам оплаты.
Заработная плата: Регулярные выплаты сотрудникам являются важной составляющей расходов, и их неотложное выполнение критично для поддержания морального духа и мотивации работников. Учет выплат сотрудникам тесно связан с управленческой системой расчета заработной платы и выполняется по каждому сотруднику отдельно.
Оплата услуг: Компания несет различные фиксированные и переменные расходы на услуги (например, аренда, коммунальные платежи, маркетинг и т.д.), которые также могут оплачиваться наличными деньгами.
Четкая система планирования и учета расходов поможет избежать нехватки наличных и платежей с просрочками.
3. Ежедневный отчет о движении наличных денег
Ключевую роль в управлении наличными играет составление ежедневного отчета о движении денежных средств. Такой отчет позволяет:
Контролировать поступления и расходы: Ежедневный мониторинг помогает быстро реагировать на изменения денежных потоков и предотвращать возможные кассовые разрывы.
Анализировать тенденции: Регулярная отчетность о движении наличных позволяет выявлять сезонные колебания или ответ на изменения в экономической среде.
Оптимизировать денежные потоки: С помощью отчетов можно выявить излишки или нехватки наличности и принимать обоснованные решения для оптимизации работы бизнеса.
Возможности системы Финоко для ведения учета наличных денег
Программа Финоко предоставляет возможность ведения управленческого учета наличных денег в веб приложении и в мобильном приложении. Основные возможности системы:
- Ведение операций по кассе в веб приложении;
- Ввод и контроль операций расхода наличных денег в мобильном приложении Финоко, включая оплату поставщикам, выплату заработной платы и оплату услуг;
- Ведение ежедневного отчета и инвентаризация наличных по каждой кассе и у подотчетников;
- Формирование отчетов по видам оплаты с разделением на наличные, безналичные и прочие виды оплаты;
- Интеграция с онлайн кассами (ОФД) с возможностью автоматической сверки данных;
- Автоматическая сверка с операциями по расчетному счету;
- Консолидация данных о движении наличных денег в сводный БДДС.
Управленческий учет наличных денег предполагает ведение ежедневных операций по движению наличных денег и формирование отчетов о движении наличных позволяет контролировать финансовую устойчивость бизнеса и своевременно реагировать на возникающие проблемы. Инвестирование времени и ресурсов в систему управленческого учета наличных станет залогом стабильности и роста компании в условиях конкурентной среды.