Кейс демонстрирует, как внедрение Финоко К1 с интеграцией iiko, 1С Бухгалтерии и системы учета рабочего времени помогло сети пиццерий повысить прозрачность финансовых потоков, упростить планирование графика работы и учет переработок.
Основной задачей, стоявшей перед системой автоматизации, стояло автоматизация расчета переработок, учета дневных и ночных смен, расчет премий на основе сверхпланового количества отработанных часов.
Описание системы Финоко
Финоко — это комплексное решение для финансового учета, которое позволяет ресторанным бизнесам автоматизировать учетные процессы. В данном кейсе была внедрена версия Финоко К1, которая интегрируется с существующими системами, такими как iiko и 1С Бухгалтерия, а также системой регистрации доступа и учета рабочего времени.
Описание бизнеса и основные задачи
Планирование графика работы в ресторане — это ключевой аспект, который непосредственно влияет на качество обслуживания, эффективность работы команды и уровень удовлетворенности клиентов. Специфика ресторана требует организации рабочего графика для сотрудников ресторана с учетом смен, начинающихся с 12 и заканчивающихся после полуночи, а также учёта сверхурочных и ночных часов.
1. Структура смен
Работа ресторана подразумевает наличие нескольких смен для обеспечения непрерывного обслуживания. Режим работы ресторана с 12:00 до 00:00.
На этапе становления бизнеса существовало разделение на дневную с 12:00 до 20:00 и
вечернюю смену с 20:00 до 00:00. Но сложности учета материальной ответственности и координации работы персонала очень быстро привели к очевидности использования одной смены в день. При работе с 12:00 до 00:00 а иногда и дольше возникают переработки — сотрудники работают больше часов, что требует отдельного планирования и учета.
Еще одной важной особенностью является необходимость учета пиковых и непиковых часов и гибкого подхода к отдыху для поддержки оптимальной производительности.
2. Учёт сверхурочных часов
Сверхурочные часы — важный элемент в работе ресторанного персонала. Учет сверхурочных часов важно грамотно организовать, чтобы избежать недовольства в коллективе и предотвратить выгорание работников. Система учета рабочих часов должна позволять определять и учитывать часы, отработанные в порядке нормативов и часы сверх норматива — переработки.
Планирование должно включать в себя заранее установленные правила для компенсации сверхурочных часов, такие как дополнительная оплата, выходные дни или предоставление других благ.
3. Ночные часы и их особенности
Работа в ночное время имеет свои специфические особенности, которые необходимо учитывать при планировании графика. Ночная смена (после 00:00) требует от учетной системы отдельных функциональных возможностей.
Интеграции и технические решения
Система Финоко была интегрирована с несколькими ключевыми платформами:
iiko: используется для учета продаж и формирования отчетов о доходах. Финоко получает данные о поступлениях по различным видам платежных систем, что обеспечивает прозрачность финансовых потоков.
1С Бухгалтерия: эта интеграция позволяет вести учет затрат и управлять финансовыми отчетами. Данные о расходах, полученные из 1С, помогают в формировании полной картины финансов ресторана.
Система учета рабочего времени: хотя детали этой интеграции требуют уточнения, она предоставляет критически важные данные для управления занятостью сотрудников.
Реализованные учетные функции
Учет денежных средств (ОДДС)
Система обеспечивает полное отслеживание денежных потоков ресторана. Она позволяет анализировать поступления от различных видов платежей через платформу iiko и контролировать поступление денег по всем видам оплаты, что позволяет добиться высокой точности в учете.
Финансовая отчетность (PNL)
Финансовая отчетность по каждому ресторану строится на основе данных iiko и 1С. Выручка и фудкост, учет прочих затрат позволяет формировать отчет о прибыли и убытках (PNL) с высокой степенью детализации, что способствует оперативному анализу и принятию управленческих решений.
Учет затрат на персонал
Внедрение Финоко позволило повысить эффективность управления персоналом в ресторанах через:
Оперативное планирование: система позволила легко планировать выход сотрудников на работу, обеспечивая возможность их перемещения между ресторанами в зависимости от текущей загрузки.
Учет фактически отработанного времени: данный процесс осуществляется через интеграцию с системой учета рабочего времени, позволяя избежать ошибок и недоразумений в расчетах.
Расчет переработок и премиальных выплат: расчет базовой части зарплаты и переработок производится в Финоко автоматически на основе регламентированного количества часов и фактически отработанного. Программа помогла автоматизировать расчет премиальных выплат на основе переработок, что обеспечивает прозрачность и справедливость в начислении заработной платы. Система также позволяет формировать табели учета рабочего времени и начислений заработной платы в ресторанах за 1 и 2 половину месяца.
Внедрение системы Финоко в сеть ресторанов, специализирующихся на пицце, продемонстрировало значительное улучшение в управлении финансовыми потоками и учет затрат на персонал. Благодаря интеграции с популярными платформами и новым функциональным решениям, сеть ресторанов смогла оптимизировать бизнес-процессы и повысить свою конкурентоспособность на рынке. Финоко не только помогает в ведении учета, но и делает управление персоналом ресторана более эффективными и основанными на данных.
