Управленческий учет затрат на персонал

Управленческий учет затрат на персонал

Основные возможности системы Финоко для ведения учета затрат на персонал

HR модуль системы Финоко позволяет автоматизировать управленческий учет затрат на персонал. Управленческий учет состоит из ряда последовательных процессов: планирования бюджета затрат, работа с графиком и табелем учета рабочего времени, оперативный расчет фонда оплаты и премирования (в том числе на основе KPI показателей), контроль выплат с расчетных счетов и наличными. Модуль HR  в системе Финоко не заменяет кадровую и бухгалтерскую систему учета и расчета заработной платы. Финоко предоставляет возможности ведения управленческого учета, который отличается большей оперативностью и содержит дополнительные данные, необходимые для управления компанией.

HR модуль системы Финоко состоит из следующих компонентов:

  • Списки сотрудников
  • Подразделения, должности и кадровые данные
  • Планирование графика работы персонала и бюджета затрат на персонал
  • Учет рабочего времени и причин невыхода на работу
  • Управленческий учет затрат на персонал и контроль превышения бюджета
  • Учет связанных с персоналом затрат
  • Контроль и анализ выплаты заработной платы
  • Интеграции с учетными и кадровыми системами

Если для Вас доступен блок HR, доступ к кадровым данным и документам системы управления персоналом предоставляется в системе управления правами. Для корпоративных версий программы настройка прав доступа может выполняться по юридическим лицам и подразделениям.

Списки сотрудников

Программа позволяет вести список сотрудников. В список сотрудников данные могут попадать:

  • Из интерфейса системы Финоко ручным вводом;
  • При выплате заработной платы через банк в результате загрузки информации о движении по расчетному счету;
  • Через систему обмена данными с кадровой программой (например, 1С: Зарплата и управление персоналом 8)

Для каждого сотрудника система Финоко хранит ИНН, дату приема и увольнения на работу, информацию о работе в отдельном юридическом лице, подразделении и занимаемой должности. Данные в карточке являются справочными.

Подразделения, должности и кадровые данные

Подразделения, должности и кадровые данные в Финоко

Система Финоко позволяет вести учет для нескольких юридических лиц одновременно. Кадровый модуль дает возможность регистрировать информацию о том, в какой компании работает сотрудник, в каком подразделении, какую должность занимает и над каким проектом (направлением) работает. Сотрудник может занимать несколько должностей в различных подразделениях и работать над различными проектами.

Кадровые данные могут вноситься вручную или загружаться из программы кадрового учета (например 1С: ЗУП)

Планирование графика работы персонала и бюджета затрат на персонал

График работы — это инструмент планирования потребности в персонале с точностью до дня, он представляет собой календарь с возможностью определить нужное количество сотрудников на каждый день.

Планирование графика работы персонала

В графике можно создавать постоянные и динамически меняющиеся должности. Постоянные должности используются для сотрудников на окладной системе оплаты труда. Динамически изменяемые для персонала со сдельной системой или сменными графиками работы. Программа может автоматически рассчитывать количество необходимого персонала в зависимости от производственных планов, отдельных событий, плановой загрузки и любых других показателей в системе.

Для каждой позиции программа позволяет указать информацию о ФИО сотрудника, который будет выполнять работу в этот день и количество плановых часов.

В программе задается система оплаты труда, которая может быть ставкой оклада, ставкой за смену или % от какого либо показателя в системе учета (например, персональной выработкой или выручкой). График работы рассчитывает прогнозную сумму заработной платы на месяц по подразделению и позволяет сравнить ее с суммами в бюджете затрат.

График работы сотрудников можно вести в программе Финоко, а можно загрузить из кадровой учетной системы (1С: ЗУП).

Результат планирования выгружается в формате Excel.

График работы персонала является не обязательным шагом в работе HR модуля и может использоваться при необходимости планирования выхода сотрудников на работу с точностью до рабочего дня или смены.

Учет рабочего времени и причин невыхода на работу

Учет рабочего времени ведется в табеле. Табель учета рабочего времени содержит информацию о фактически отработанном времени сотрудниками. Табель формируется по юридическим лицам и подразделениям.

Информацию в табель можно вносить вручную в интерфейсе системы Финоко, загружать через Excel или получать через систему обмена с кадровым программным обеспечением (например 1С: Зарплата и кадры).

Табель учета рабочего времени представляет собой календарь, в котором для каждого сотрудника указывается количество отработанных часов в каждый день или причина отсутствия на работе. Причинами отсутствия на работе могут быть отпуска, больничные, неявки и т.д. Информация об отсутствии на работе может быть загружена из кадровой системы или введена вручную в программе.

Данные о фактически отработанном времени могут поступать из автоматизированных систем учета рабочего времени на объекте или система контроля доступа (СКУД). При использовании система автоматизированного контроля в программе регистрируется время прихода и ухода с работы.

Данные о фактически отработанном времени сравниваются с графиком (если он был введен).

Программа автоматически рассчитывает плановую заработную плату на основе данных о фактически отработанном времени. Система начисления управленческой заработной платы использует начисления по окладу по стандартному графику (5/2), сменным графикам, ночным сменам, на основе системы KPI показателей или % от персональной выработки.

Табель учета рабочего времени и расчет заработной платы выгружается в формате Excel.

Табель учета рабочего времени является не обязательным шагом в работе HR модуля и может использоваться при необходимости контроля выхода сотрудников на работу с точностью до рабочего дня или смены.

Управленческий учет затрат на персонал и контроль исполнения бюджета

Расчет заработной платы для целей управленческого учета может выполняться различными способами:

  • Вноситься вручную непосредственно в отчет по подразделениям;
  • Загружаться через Excel
  • Рассчитываться при помощи системы формул программы Финоко;
  • Начисляться через табель учета рабочего времени.

Система отчетности создана с целью контроля соблюдения бюджета затрат. Программа дает возможность сравнивать и анализировать затраты на заработную плату планируемую в графике работы, из фактического табеля учета рабочего времени, начисленную по данным бухгалтерского учета и фактически выплаченную.

Управленческий учет затрат на персонал и контроль исполнения бюджета

Учет связанных с персоналом затрат

Затраты на персонал не ограничиваются заработной платой. Для целей управленческого учета затрат на персонал важно понимать полную стоимость персонала для компании. Программа Финоко помогает классифицировать и анализировать такие затраты как:

  • Проезд персонала до работы;
  • Затраты на переезд (релокацию);
  • Проживание сотрудников за счет компании;
  • Питание персонала;
  • Обязательное и добровольное страхование;
  • Затраты на поиск и найм сотрудников;
  • Затраты на сертификацию и аттестацию, получение допусков и разрешений на работу

Контроль и анализ выплаты заработной платы

HR модуль системы Финоко предназначен для контроля и анализа заработной платы и связанных с персоналом расходов. 

Система позволяет планировать потребность в сотрудниках и автоматически рассчитывать необходимое количество персонала сравнивая при этом расчетные затраты на оплату труда и бюджет.

Контроль и анализ выплаты заработной платы

Контролировать фактическую работу сотрудников через табель учета рабочего времени и выполняемые задачи с использованием системы KPI показателей. Выявлять отклонения между прогнозом заработной платы за месяц и бюджетом по подразделению.

Интеграции с кадровым ПО и системами учета рабочего времени 

Важной частью работы системы является интеграция с первичными учетными системами и системами автоматизированного учета рабочего времени.

Модуль Финоко HR интегрируется с программным обеспечением:

  • 1С: Зарплата и управление персоналом 8 (синхронизируются справочники сотрудников, должностей, кадровые данные, графики работы, информация о невыходах на работу, ставки окладов и ставки сменн);
  • 1С: Бухгалтерия Проф 8 (синхронизируются справочники сотрудников, должностей, ставки окладов и сменной заработной платы)

Интеграция с системами учета рабочего времени или системами контроля доступа позволяют собрать в единой системе отчетности информацию о планируемом графике и фактическом выходе на работу. Подключение к оборудованию выполняет компонент ETL Робот Финоко. Возможности модуля интеграции позволяют нам подключать практически любое оборудование.

Модуль Финоко HR интегрируется со следующими системами контроля доступа без дополнительных работ по настройке:

  • СКУД: Parsec — Российский программно аппаратный комплекс
Интеграции с системами учета рабочего времени

Стоимость модуля и условия использования

Возможность попробовать работу системы в демо версии нет. Мы готовы показать работу программы в режиме онлайн встречи, если вам интересно — оставьте заявку и мы покажем как все работает.

Управленческий учет затрат на персонал: HR модуль в системе Финоко включается по запросу, напишите нам, если вы хотите попробовать работу системы. 

В веб версиях Финоко есть возможность вести учет расчетов с персоналом на следующих условиях:

  • Веб версиях Финоко до 50 сотрудников: в составе тарифов (без дополнительных платежей)
  • Веб версиях Финоко до 200 сотрудников: 48 000 рублей в год

Веб версии Финоко не предполагают работу модуля HR в компаниях с количеством сотрудников более 200 человек, для таких компаний мы предлагаем использовать корпоративные версии системы.

Корпоративные версии системы Финоко

Корпоративные версии Финоко — это вариант поставки системы с возможностью установки на серверах Заказчика. Данные версии содержат расширенный функционал по сравнению с веб версией.

  • Финоко К.1 до 1000 сотрудников: в составе тарифа (без дополнительных платежей)
  • Финоко К.2 до 3000 сотрудников: в составе тарифа (без дополнительных платежей)
  • Расширение HR модуля для корпоративных версий + 500 сотрудников:  100 000 рублей (единоразовая оплата)