Бухгалтерский и управленческий учет

Бухгалтерский и управленческий учет связаны между собой, но не заменяют друг друга. Бухгалтерия формирует документально подтвержденную информацию о хозяйственной деятельности компании и составляет обязательную отчетность. Управленческий учет преобразует финансовые и операционные данные в показатели, необходимые руководству для принятия решений.

Понимание отличий бухгалтерского и управленческого учета особенно важно при росте бизнеса. Пока компания небольшая, руководитель может контролировать основные доходы и расходы самостоятельно. По мере увеличения количества подразделений, проектов, сотрудников и юридических лиц бухгалтерской отчетности становится недостаточно для оперативного управления.

Руководителю необходимо знать не только итоговую прибыль организации, но и причины ее изменения: какие товары, услуги, подразделения или клиенты приносят доход, где возникает перерасход и достаточно ли компании денег для выполнения обязательств.

Что такое бухгалтерский учет

Бухгалтерский учет представляет собой регулируемую систему формирования информации об активах, обязательствах, доходах, расходах и других объектах хозяйственной деятельности организации.

Согласно статье 1 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» в системе «КонсультантПлюс», бухгалтерский учет формирует документированную и систематизированную информацию, на основе которой составляется бухгалтерская финансовая отчетность.

Основные пользователи бухгалтерской отчетности находятся как внутри, так и за пределами организации. К ним относятся государственные органы, собственники, банки, инвесторы, аудиторы и контрагенты.

Бухгалтерский учет ведется по установленным правилам. Требования предъявляются к оформлению первичных документов, признанию доходов и расходов, ведению регистров, проведению инвентаризации, формированию отчетности и хранению документов.

Главная задача бухгалтерии — достоверно отразить уже совершенные факты хозяйственной жизни. Поэтому каждая операция должна иметь документальное основание и быть зарегистрирована в соответствующем отчетном периоде.

Обязательно ли компании вести бухгалтерский учет?

Обязанность зависит от организационно-правовой формы и требований законодательства. Большинство российских организаций обязаны вести бухгалтерский учет и составлять бухгалтерскую финансовую отчетность. Для отдельных категорий экономических субъектов предусмотрены упрощенные способы ведения учета.

Может ли бухгалтерская отчетность показать эффективность отдельных направлений?

Может, если в учетной системе настроена необходимая аналитика. Однако стандартная бухгалтерская отчетность обычно показывает результат по юридическому лицу в целом и не всегда позволяет быстро оценить прибыльность отдельного проекта, продукта, подразделения или клиента.

Что такое управленческий учет

Управленческий учет — это система сбора, обработки и анализа финансовой и нефинансовой информации, необходимой собственникам и руководителям компании.

Он помогает отвечать на практические вопросы управления:

• сколько компания зарабатывает на отдельных направлениях;
• какие затраты можно сократить без ущерба для работы;
• достаточно ли денежных средств для предстоящих платежей;
• почему фактический результат отличается от плана;
• какие подразделения, товары или клиенты наиболее прибыльны.

В отличие от бухгалтерского учета, структура управленческой отчетности определяется самой компанией. Руководство выбирает показатели, аналитические разрезы, правила расчета, периодичность и формат предоставления информации.

Institute of Management Accountants в документе Conceptual Framework for Managerial Costing указывает, что управленческий учет затрат должен отражать использование ресурсов и причинно-следственные связи, помогая руководителям анализировать деятельность, принимать решения и достигать стратегических целей организации.

Управленческий учет может включать не только денежные показатели. Например, производственная компания анализирует объем выпуска, расход материалов, количество брака и загрузку оборудования. Гостиница отслеживает загрузку номерного фонда и среднюю стоимость номера, а розничная сеть — средний чек, оборачиваемость запасов и продажи на квадратный метр.

Регулируется ли управленческий учет законодательством?

Единого обязательного стандарта управленческого учета для всех коммерческих компаний нет. Методика определяется внутренними регламентами бизнеса, его отраслью, структурой и задачами руководства.

Можно ли вести управленческий учет без бухгалтерских данных?

Можно, но это редко бывает эффективно. Бухгалтерские проводки, банковские операции, продажи, закупки и начисления заработной платы обычно становятся основными источниками факта. Дополнительно используются сведения из CRM, ERP, производственных, складских и кадровых систем.

Основные отличия бухгалтерского и управленческого учета

Разница между бухгалтерским и управленческим учетом проявляется не только в составе отчетов. Эти системы отличаются целями, пользователями, правилами, сроками и степенью детализации.

Бухгалтерский учет отвечает на вопрос, что уже произошло с активами, обязательствами, доходами и расходами организации. Управленческий учет объясняет, почему это произошло, как результат соотносится с планом и что необходимо изменить.

Какое отличие является главным?

Главное отличие заключается в назначении информации. Бухгалтерский учет формирует регламентированную финансовую отчетность, а управленческий учет обеспечивает руководство данными для планирования, контроля и принятия решений.

Можно ли использовать бухгалтерский отчет о финансовых результатах вместо управленческого БДР?

Для общей оценки компании — иногда можно. Для анализа подразделений, проектов, продуктов и центров финансовой ответственности обычно необходим управленческий бюджет доходов и расходов с более подробной аналитикой.

Почему бухгалтерские и управленческие данные могут различаться

Различия между двумя системами не всегда свидетельствуют об ошибке. Они могут быть связаны с разными правилами признания операций, составом расходов, границами отчетности и аналитическими задачами.

Например, управленческий учет может объединять несколько юридических лиц в единый бизнес. В бухгалтерской отчетности каждое юридическое лицо отражается отдельно, а управленческий отчет показывает консолидированный результат всей группы.

Причинами расхождений также могут быть:

• разные даты признания доходов и расходов;
• включение внутренних операций между компаниями группы;
• управленческие корректировки и распределение косвенных затрат;
• использование нормативной или расчетной себестоимости;
• исключение разовых, непрофильных или неоперационных операций;
• учет будущих расходов, резервов и прогнозных показателей.

Ошибочно считать, что управленческая отчетность всегда объективнее бухгалтерской. Каждая система достоверна в рамках собственных правил и целей. Бухгалтерская отчетность должна соответствовать законодательству, а управленческая — утвержденной внутри компании методике.

Если методика управленческого учета не закреплена документально, показатели могут зависеть от субъективных решений сотрудников. Поэтому правила распределения затрат, признания выручки, расчета себестоимости и консолидации необходимо фиксировать во внутренних регламентах.

Почему прибыль в бухгалтерском и управленческом учете отличается?

Причиной могут быть разные правила учета расходов, начисления резервов, распределения общехозяйственных затрат, исключения внутригрупповых операций и определения границ бизнеса.

Какая прибыль важнее для собственника?

Для оценки экономической эффективности обычно используется управленческая прибыль. При этом ее расчет должен опираться на проверяемые исходные данные и согласованную методику. Бухгалтерская прибыль необходима для финансовой отчетности и выполнения установленных требований.

Как бухгалтерский учет используется в управленческой отчетности

Бухгалтерская система часто становится основным источником фактических финансовых данных. Из нее можно получать информацию о продажах, закупках, начисленной заработной плате, налогах, запасах, основных средствах, задолженности и движении денежных средств.

Однако простого копирования бухгалтерских оборотов недостаточно. Для управленческой отчетности данные необходимо преобразовать:

1. Сопоставить бухгалтерские счета, субконто и документы со статьями управленческих отчетов.
2. Распределить показатели по подразделениям, проектам, продуктам, клиентам и центрам финансовой ответственности.
3. Дополнить финансовые данные планами, нормативами и операционными показателями.

Автоматизировать такой обмен позволяет управленческий учет в 1С. Источниками фактических значений могут быть проводки, обороты и остатки по счетам, данные регистров и результаты стандартных отчетов.

При правильной настройке пользователь может перейти от показателя управленческого отчета к его расшифровке и определить, какие операции сформировали итоговую сумму. Это повышает контролируемость данных и упрощает поиск ошибок.

Нужно ли дублировать все бухгалтерские операции в управленческой системе?

Нет. Рациональнее настроить автоматическую загрузку и преобразование фактических данных. Вручную обычно вводятся только те сведения, которые отсутствуют в бухгалтерской системе: планы, прогнозы, управленческие корректировки и отдельные операционные показатели.

Кто должен настраивать соответствие между двумя системами?

В работе должны участвовать финансовый руководитель, бухгалтерия, владельцы бизнес-процессов и специалисты по автоматизации. Бухгалтер понимает происхождение данных, а финансовый руководитель определяет их место в управленческой модели.

Какие управленческие отчеты нужны руководителю

Состав отчетности зависит от отрасли, масштаба и задач компании. Тем не менее в базовую систему обычно входят три взаимосвязанных финансовых отчета.

Бюджет доходов и расходов показывает выручку, себестоимость, операционные расходы и прибыль. Он помогает оценивать рентабельность бизнеса, подразделений и отдельных направлений.

Бюджет движения денежных средств отражает поступления и платежи. Он используется для управления ликвидностью, предупреждения кассовых разрывов и формирования платежного календаря.

Управленческий баланс показывает активы, обязательства и собственный капитал. С его помощью можно оценить структуру имущества, долговую нагрузку, оборотный капитал и финансовую устойчивость.

Подробнее функции этих отчетов раскрыты в материале о взаимосвязи БДР, БДДС и управленческого баланса. Каждый отчет отвечает на отдельный вопрос, но полная финансовая картина появляется только при их совместном использовании.

Дополнительно компании используют отчеты по продажам, запасам, дебиторской задолженности, затратам на персонал, инвестиционным проектам, себестоимости, рентабельности клиентов и выполнению ключевых показателей.

Достаточно ли руководителю одного отчета о прибыли?

Нет. Прибыльная компания может испытывать дефицит денежных средств, иметь чрезмерную задолженность или накапливать неликвидные запасы. Поэтому отчет о прибыли необходимо анализировать вместе с денежным потоком и балансом.

Как часто нужно формировать управленческую отчетность?

Периодичность должна соответствовать скорости принятия решений. Денежные средства и продажи могут контролироваться ежедневно, операционные показатели — еженедельно, а полный комплект финансовой отчетности обычно формируется ежемесячно.

Зачем компании управленческий учет

Главная ценность управленческого учета заключается не в создании дополнительных таблиц, а в повышении качества решений.

С его помощью руководство может определить источники прибыли, оценить эффективность подразделений, выявить перерасход, рассчитать потребность в финансировании и спрогнозировать последствия разных сценариев.

Управленческая отчетность особенно необходима, когда компания:

• работает по нескольким направлениям или через несколько юридических лиц;
• не понимает, какие продукты и клиенты приносят прибыль;
• регулярно сталкивается с кассовыми разрывами;
• планирует привлечение кредита или инвестиций;
• не может оперативно объяснить отклонения факта от бюджета;
• собирает отчеты вручную из большого количества таблиц.

Для банка или инвестора недостаточно знать, сколько денег компания получила и потратила в прошлом. Необходимо показать финансовую модель, прогноз продаж, структуру затрат, потребность в капитале, сроки окупаемости и способность обслуживать обязательства.

Управленческий учет также позволяет проверить экономическую целесообразность решений до их принятия. Руководитель может сравнить несколько вариантов развития, оценить чувствительность прибыли к изменению цены, объема продаж, курса валюты или стоимости ресурсов.

Нужен ли управленческий учет малому бизнесу?

Да, но система должна соответствовать масштабу компании. Небольшому бизнесу обычно достаточно нескольких ключевых отчетов и простой аналитики по направлениям. Избыточная детализация увеличивает трудозатраты и не всегда улучшает качество решений.

Помогает ли управленческий учет увеличить прибыль?

Сам по себе отчет прибыль не создает. Он показывает причины отклонений и последствия решений. Финансовый результат улучшается, когда руководство использует эти данные для управления ценами, ассортиментом, затратами, запасами и производительностью.

Как организовать управленческий учет в компании

Внедрение следует начинать не с выбора программы, а с определения управленческих задач. Необходимо понять, какие решения принимают руководители, какие показатели им нужны и насколько подробно следует анализировать бизнес.

Затем определяются границы управленческой модели: юридические лица, подразделения, проекты, направления, продукты и центры финансовой ответственности. После этого формируется структура отчетов и единые правила расчета показателей.

Методика должна устанавливать:

• состав и назначение отчетов;
• источники фактических данных;
• правила признания доходов и расходов;
• порядок распределения косвенных затрат;
• сроки подготовки отчетности;
• ответственных за ввод, проверку и согласование информации.

В небольшой компании за систему может отвечать собственник, бухгалтер или финансовый менеджер. В среднем и крупном бизнесе обычно создается финансовая служба, которая занимается бюджетированием, план-фактным анализом, подготовкой отчетов и контролем качества данных.

При этом бухгалтерский и управленческий учет не следует изолировать друг от друга. Бухгалтерия должна обеспечивать достоверность первичной информации, а финансовая служба — преобразовывать ее в показатели, необходимые для управления.

Веб-сервис управленческого учета и бюджетирования позволяет объединять данные из нескольких систем, составлять БДР и БДДС, формировать управленческий баланс, сравнивать план с фактом и анализировать показатели по компаниям и направлениям.

С чего начать внедрение управленческого учета?

Начать следует с нескольких ключевых вопросов: какую прибыль получает компания, достаточно ли у нее денег, какие направления эффективны и почему факт отличается от плана. Под эти вопросы формируется первый комплект отчетов.

Нужно ли сразу автоматизировать все показатели?

Нет. Сначала целесообразно создать минимальную рабочую модель и проверить ее на фактических данных. После этого можно добавлять детализацию, автоматическую загрузку информации, прогнозирование и отраслевые показатели.

Бухгалтерский и управленческий учет должны работать вместе

Бухгалтерский и управленческий учет решают разные задачи, поэтому противопоставлять их неправильно. Бухгалтерия создает документально подтвержденную основу финансовой информации. Управленческая система дополняет ее детализацией, планами, прогнозами и операционными показателями.

Основное отличие бухгалтерского и управленческого учета заключается в цели использования данных. Первый необходим для формирования регламентированной отчетности. Второй помогает руководителям управлять прибыльностью, ликвидностью, затратами и развитием бизнеса.

Эффективная финансовая система возникает тогда, когда показатели управленческой отчетности можно проверить по исходным операциям, а бухгалтерские данные своевременно преобразуются в понятную руководству информацию. Такой подход позволяет сократить ручную работу, повысить сопоставимость отчетов и принимать решения на основе актуальных данных.