Как провести аудит ресторана, кафе или бара

Мнение о ресторане складывается из совокупности деталей, таких как сервис, чистота помещений, вежливость персонала и т.д. Для создания качественного обслуживания существуют определенные стандарты, которые отслеживаются посредством периодических внутренних и внешних проверок.
Кто хоть раз проводил аудит ресторана, отмечает, насколько это длительный и объемный процесс. Специалисты рекомендуют проводить свежий анализ данных как минимум раз в квартал. Это касается бухгалтерской отчетности, маркетинговой стратегии, кухни. Такие частые сверки сильно сказываются на бюджете, если компания использует независимый аудит. Применяя собственные силы ресторан сталкивается с огромной потерей времени, упущенным возможностям и снижению прибыли. Добавим сюда намеренные или случайные ошибки сотрудников, которые так или иначе происходят в процессе.

Аудит, что это такое и когда он необходим

Аудитом называют оценку деятельности , включающей в себя проверку кухни, качества обслуживания, соблюдения санитарных норм, пожарной безопасности, а также анализ финансовых показателей компании. Это один из инструментов управления, позволяющих оценить сложившуюся ситуацию.
Аудит может быть обязательным, проводимым раз в год или по решению суда, и добровольным.

Какие ситуации в ресторанном бизнесе приводят к необходимости аудита:

1. неудовлетворительный уровень прибыль при достаточно хорошей наполненности зала и выручке,
2. отсутствие выручки и посетителей,
3. желание улучшить показатели,
4. покупка нового бизнеса, где целью проверки выступает желание узнать, как обстоят дела с отчетностью, финансовыми показателями, кадрами, системой управления,
5. продажа заведения,
6. необходимость отрегулировать работу кухни и бара.

Ресторатор, хоть раз сталкивавшийся с проверкой, знает, насколько процесс затратен по времени и силам. Однако, она дает возможность взглянуть на бизнес со стороны, выявив слабые стороны, и приступить к их улучшению.

Аудит ресторана, бара и кафе включает в себя анализ:

• технологических процессов,
• стратегии развития, в том числе системы целей, рыночного положения и т.д.,
• движения денежных средств и всех финансовых показателей,
• среднего чека, стоимости блюд,
• качества блюд,
• работы персонала и кадровой политики в целом.

То есть диагностика затрагивает все отделы, операции, которые проводит ресторан, наглядно показывая тормозящие развитие процессы. В результате управляющий может оптимизировать процессы, выявить незаметные на первый взгляд недочеты, повлиять на лояльность гостей и повысить прибыль.

Внутренний аудит ресторана

Выделяют два вида проверок: внутренние и внешние. Рассмотрим первую категорию. Внутренний анализ проводится силами самой компании в целях установления или поддержания порядка. Даже если кафе имеет четкие должностные инструкции и стандарты, доведенные до сведения персонала, могут возникнуть проблемы с их выполнением. Именно поэтому над ними следует взять контроль. Такие проверки — способ предоставить руководителю консультацию по улучшению функционирования заведения.

Анализ решает несколько задач:

1. выявление плюсов и минусов ,
2. определение упущенных возможностей,
3. оценку рисков,
4. разработку корректирующих методов или новой стратегии,
5. контроль выполнения стандартов качества,
6. мониторинг соблюдения главных принципов управления: этичности, защиты прав, законности, прозрачности и других.

Проверки, проводимые силами компании, отличаются от независимых. Внутренний аудитор предоставляет свободный от рабочих процессов компании анализ. Он должен быть объективным и использовать системный, поэтапный подход. Специалисты кафе опираются на план менеджера и действуют в согласии с приоритетностью.

В чем же достоинства проверки? Первое — её проводят сотрудники, прекрасно знающие все процессы ресторана. Главную роль здесь играет заинтересованность персонала в нахождении ошибок и улучшения качества управления. Второе — имеется ощутимая экономия средств и возникновение бизнес-идей в ходе проверки.

Но подобная оценка имеет и существенные недостатки: субъективность, потерю личного времени, необходимость опыта в работе с различными системами управления. А отсутствие автоматизации управленческого учета может привести к искажению данных и ошибок в принятии решений.

Как проводится внешний мониторинг

Когда организация не готова тратить на проверки личное время персонала, она прибегает к помощи сторонних консультантов и специалистов. Независимая проверка осуществляется на основе договора между компанией и рестораном для получения объективной оценки бизнеса.

Целями внешней проверки являются:

• анализ эффективности работы кафе,
• определение слабых сторон,
• оценка маркетинга,
• выявление ошибок бухучета,
• оценка пожарной безопасности и выполнения норм СанПиНа.

Преимущество внешнего аудита, безусловно, в объективности оценки, предоставлении взгляда со стороны, независимости от внутренних процессов и руководящего состава. Недостатком является незнание всех нюансов функционирования кафе, чтобы суметь отделить мошенничество от ошибок бухгалтерии.

К отрицательным сторонам можно отнести стоимость проверки и временные затраты особенно в том случае, когда дело касается не одного заведения, а сети кафе и ресторанов. Пока аудитор проверяет первое помещение, проходит несколько часов или дней, переходя к другому — актуальность данных уже теряется. В итоге появляются искажения, ошибки в принятии управленческих решений.

Операционный аудит

Управленческий (операционный) аудит — это диагностика работы руководящего состава , анализ расходов, продаж, товарооборота, проверка кухни и бара.

Оценка операционной деятельности включает в себя анализ:

• продажи блюд и напитков;
• мониторинг работы кухни и бара: составления заказов, приемки товара, соблюдения условий хранения, следования технологическим картам, подачи блюд;
• соблюдения санитарных норм;
• наличия стандартов и их соблюдения: имеются ли чек-листы, учебные пособия, как осуществляется порядок подбора персонала;
• зарплаты, штатного расписания, организации обучения;
• бюджета.

В результате проведенной оценки руководитель может сделать выводы о том, как снизить потери, уменьшить расходы на зарплату и обучение, сократить затраты сырья и материалов на каждом этапе производства и реализации.

Как правило, сторонняя организация, приступая к оценке предприятия, просит дополнительные сведения, позволяющие увидеть возможные проблемы. К таким документам относят:

• расписание работы сотрудников,
• обучающие программы,
• данные об увольнении и найме, динамика текучести,
• отчет о продажах, куда необходимо включить себестоимость блюд, цены, количество и т.п.,
• система взысканий и штрафов,
• взаимоотношения с поставщиками, цены, ожидания, требования,
• информацию о бюджете,
• бланки, стандарты, чек-листы,
• данные о предшествующем аудите.

Получив подробные сведения о работе кафе, проверяющий приезжает на объект, исследует необходимые параметры, предоставляя рекомендации по исправлению недочетов. На выполнение диагностики с вынесением вердикта уходит порядка 1-2 дней. Если же ресторатор имеет сеть заведений, состоящую, например, из 40 единиц кафе или ресторанов, время проверки может затянуться на 2 месяца. Такая долгая процедура лишает данные актуальности на момент принятия решения.

Проведение финансового аудита в ресторане

Мониторинг отчетностей может быть внутренней и внешней, целью которой является выявление недочетов в бухгалтерии. Аудитору необходимо получить реальные сведения о ключевых показателях работы кафе. Проверяющий проводит оценку рисков, прибыли, эффективности затрат, убытков, соотношения активов и пассивов, задолженностей контрагентов и т.п.

Подобный анализ не включает в себя диагностику налоговой ситуации, так как рассматривается в отдельном налоговом аудите.

Внутренний финансовый аудит всегда начинается с приказа руководителя и включает в себя информацию о датах оценки, проверяющем, способах контроля его работы, условиях проверки. Для того чтобы анализ предприятия прошел наилучшим образом, необходимо соблюсти некоторые правила: независимости и объективности оценки.

Проводить анализ может даже сам руководитель, если кафе небольшое, либо группа компетентных сотрудников. В более крупных заведениях общественного питания внутренний аудит проводит специально созданный отдел.

Сроки проведения внутреннего финансового аудита устанавливает руководитель, эффективнее всего это делать раз в квартал. Как правило на аудит финансовой отчётности уходит от 3 до 4 недель.

Этапы проведения:

1. Планирование: сбор необходимых документов, описание требований к их оформлению. На этом же этапе разрабатывается план и метод проверки, сроки, опросник для сотрудников.
2. Опрос персонала, проверка бухотчетности.
3. Выявление недостатков, составление аудиторского заключения.

Аудиторское заключение содержит в себе:

• наименование организации,
• информацию о проверяющем,
• данные об отчетности,
• описание выявленных проблем,
• указание конкретного документа или процесса, в котором найдена ошибка,
• информирование о санкциях за нарушение,
• консультация по исправлению ситуации.

После проведения оценки собственник владеет информацией о достоверности финансовых показателей, соблюдении законов, квалификации персонала и правдивости бухгалтерских документов. Также в результате проведенной работы ресторатор может увидеть динамику развития компании, инвестиционные риски, этап развития и силу конкурентов.

В итоге, менеджер принимает правильные решения о снижении затрат и увеличении прибыли, если данные были получены объективно и в срок. Одной из главных трудностей финансового анализа является его объем и частота проведения, что несет временные и денежные потери.

Аудит пожарной безопасности

Пожарный аудит или независимая оценка рисков подразумевает обследование системы безопасности по всем помещениям и зданиям. Такая диагностика включает в себя проверку документов, осуществление экспертизы, расчет рисков. В результате компании выдаются конкретные рекомендации по устранению проблем.

Для проведения пожарного аудита необходимо пригласить стороннего эксперта. Работники и руководители в качестве проверяющих не подходят.

Цели независимой оценки пожарных рисков:

1. снятие с учета в Госпожарнадзоре,
2. соблюдение уровня безопасности,
3. организация преобразований в этой сфере,
4. получение страховки,
5. освобождение от проверок на 3 года.

В результате собственник получает исчерпывающую информацию, соблюдает нормы и оптимизирует расходы на противопожарную систему.

Санитарный аудит

Проверку санитарных условий могут проводить отдельно или в ходе операционного анализа.

Оценка включает в себя:

• анализ документов,
• соблюдение санитарных норм и дезинфекционного режима,
• лабораторные исследования,
• рекомендации и инструктаж.

Выполнение санитарных норм позволяет добиться расположения гостей, снижения риска заболеваний, отравлений, инфекций, расположение санинспектора, повышение репутации ресторана, бара и кафе.

Для проведения полного аудита приглашают стороннюю организацию, а регулярные проверки возможны при использовании чек-листов.

Маркетинговый аудит

Диагностика отдела рекламы подразумевает анализ проводимых в ресторане маркетинговых кампаний, стратегии и целей. В ходе проверки выявляются недостатки, окупаемость и прибыльность мероприятий, соответствие нынешнего положения плановому. Все это заносится в отчет о проделанной работе. Далее подводятся итоги и разрабатываются меры по устранению проблем.

Маркетинговый аудит — серьезное дело, подразумевающее сбор информации со всех платформ. Частота проведения индивидуальна. Однако, специалисты рекомендуют осуществлять диагностику раз в несколько месяцев для упрощения сбора и анализа данных.

Для того чтобы компания получила максимум пользы, аудит должен быть:

• периодическим — плановое проведение проверок позволяет вовремя выявить проблемы;
• независимым — проводимым сторонней организацией;
• подробным — затрагивающим все отделы маркетинга;
• систематичным — имеющим четкость в организации и сегментировании данных.

Такой анализ помогает ресторатору понять, насколько эффективно сейчас продвижение, как правильно распределить рекламный бюджет, снизить расходы, увеличить прибыль, грамотно повлиять на работу сотрудников и продумать изменения в стратегии.

Аудит кухни и бара

Сотрудники кухни имеют множество поручений и обязанностей. Для того чтобы ничего не забыть, принято вводить проверочные листы, на которых прописан список необходимых действий. Таким образом, снижается человеческий фактор. Такие чек-листы могут быть сформированы для закупок, приготовления блюд, оформления документов, заготовок и пр. Это то, что ресторан может выполнить своими силами.

Внешний мониторинг, как правило, включает в себя подробный анализ всех процессов, происходящих на кухне и в баре. К ним можно отнести:

• оформление заказа на покупку продуктов,
• приемку товара,
• соблюдение условий хранения,
• следование технологии приготовления блюд,
• оформление документации, в том числе чек-листов, листов заготовок и т.д.,
• использование фонда оплаты труда,
• поиск и обучение поваров.

В результате компания имеет возможность оптимизировать затраты на зарплату, улучшить выполнение санитарных норм, отработать или изменить технологию производства, оптимизировать взаимодействие с персоналом.

Как добиться автоматизации аудита

Внедрение автоматизации помогает сэкономить время на повторяющихся действиях, снизить человеческий фактор и повысить объективность.

Разработанный специалистами Финоко международный стандарт управленческого учета USAR помогает свести все показатели работы ресторана и кафе в одну систему. USAR собирает данные из таких программ как iiko, R-Keeper, Store House, и имеет возможность интеграции с 1С платформой.

Автоматизация исключает человеческий фактор, повышая объективность. Также появляется скорость принятия решений: руководитель может в любой момент получить доступ к системе, проверив необходимые сведения. Такая система наладит не только финансовый аудит, но операционный и маркетинговый. А контроль за основными показателями эффективности позволит добиться качественного мониторинга кухни и бара.