Автоматизация управленческого учета

Автоматизация управленческого учета в компании — это способ трансформации сухих бухгалтерских цифр в информацию, ориентированную “на человека”. Опираясь на систему самых разнообразных управленческих отчетов, владельцы бизнеса, директора и менеджеры могут куда более осознанно принимать взвешенные стратегические решения. Настройка упручета может быть весьма творческим процессом, ведь сбор и анализ данных ничем не ограничен, кроме фантазии менеджмента компании. 

Узнать как идут дела в компании можно разными способами, не только опираясь на финансовые показатели, но и такие параметры, как например оценка качества процессов, загруженность сотрудников и удовлетворенность клиентов. Таким образом, управленческие отчеты как зеркало отражают реальную ситуацию в компании в любой момент времени. Гибкая настройка исходных параметров позволяет менять угол зрения на положение вещей в зависимости от поставленных целей, текущих тактики и стратегии бизнеса. 

При этом существует ряд признаков, определяющих управленческий учет как цельную систему. А именно: прозрачность данных, целеполагание и ориентацию на практическую рефлексию внутренних экономических процессов в фирме. Таким образом, грамотно построенная система упр-учета призвана создать условия для быстрой реакции руководства компании на изменение внешних и внутренних условий. 

Управленческая отчетность позволяет маркировать сферы деятельности бизнеса, требующие оперативной реакции. И на основании этого анализировать текущую ситуацию, на основании чего и принимаются стратегические решения. Это невозможно в случае применения исключительно финансового учета, который смотрит в прошлое фирмы. При этом, в отличии от других форм отчетности, упр.учет не является публичной информацией и может быть отнесен к коммерческой тайне компании. 

На пути автоматизации управленческой отчетности есть ряд типовых обшибок, которые допускают руководители. Мы назваем такие типовые ошибками «ловушками запуска управелнческой отчетности»

Методы проведения: автоматизация управленческого учета или «ручной» способ?

Многие компании, несмотря на уже существующие альтернативы, продолжают «по-старинке» использовать программу Excel для осуществления упр-учета. Но такой простейший способ создания упротчетности не гарантирует оперативность, точность и отказоустойчивость системы. То есть такое решения не является лучшим выбором по ряду причин: 

• управленческая отчетность не регламентирована — ее план, содержимое, сроки и остальные детали подбираются индивидуально каждым предприятием;
• необходимость собирать данные из программ для бухучета. Обычно большую долю информационной базы для составления упр-учета представляет именно бухгалтерская документация. И многие экономисты, придерживающиеся «ручного» метода, изначально из первичных фин-документов вносят данные в бухгалтерский отчет, а затем повторно дублируют уже в упр-отчет;
• человеческий фактор. В таблице Excel, в которую исполнитель вносит необходимую информацию, будет сложно разобраться другим людям. Чаще всего ответственный за учет будет заполнять таблицу по лишь ему известному принципу.

В тоже время автоматизация управленческого учета решает вышеперечисленные проблемы и вдобавок обладает другими преимуществами:

• экономия — снижается объем затрачиваемых денежных средств на реализацию процедуры;
• оперативность — учет будет выполняться быстрее, т.к. не понадобится тратить время на сбор\упорядочивание информации. К тому же, сам аспект организации отчетности потребует меньше временных ресурсов. Но самое главное — благодаря автоматизации, управление максимально срочно получит нужный объем данных о той или иной части деятельности компании;
• увеличение коэффициента полезного действия. Работа будет осуществляться быстрее, то и ее эффективность прямо пропорционально вырастет.

Кроме того, автоматизация позволит создать единую базу данных, что довольно удобно.

Автоматизация управленческого учета: что она под собой подразумевает?

В данном случае, когда речь заходит об автоматизированном упр-учете, имеется в виду использование для этого специального программного обеспечения. Такие продукты обладают самыми разными функциями. В частности подобные сервисы умеют автоматически собирать информацию из банков, что позволяет мониторить финансовое состояние бизнеса в режиме реального времени. Таким образом, специализированные программные решения для постановки управленческого учета дают возможность: 

• эффективно осуществлять контроль и подготавливать отчетность о движении денежных средств, балансовой стоимости, расходов;
• анализировать рентабельность за конкретный временной промежуток;
• планировать хозяйственную деятельность и бюджет;
• оптимизировать затраты;
• определить отклонения по фактическим данным и принять меры по их устранению;
• оценивать финансовую устойчивость, ликвидность организации;
• измерять стоимость активов и уровень прибыльности.

Различия бухгалтерской и управленческой отчетности

Для лучшего понимания значимости автоматизации упр-учета, который по закону не является обязательной процедурой (в отличие от финансового), необходимо обозначить какая существует между ними разница. Ведь у этих двух видов учета довольно много различий, которые свидетельствует о необходимости регулярного проведения упр-учета. Соответственно, это приводит к естественной мысли, что он не менее важен, чем бухгалтерский. Именно потому автоматизация управленческого учета требуется практически любому бизнесу для достижения максимально эффективных результатов. Различия между разными видами учета можно понять из следующей таблицы:

Если такие различия, как единицы измерения, не имеют существенной значимости, то тоже самое нельзя сказать про рассматриваемые периоды и точность расчетов. Ведь фин-учет покажет разве что отдельные финансовые нюансы и «денежную» эффективность деятельности предприятия. Таким образом, несмотря на некоторые общие признаки, главные отличия упр учета можно обозначить следующим образом:

• более серьезная детализация;
• различные методики учета;
• использование специальных счетов;
• короткие временные промежутки между отчетами.

То есть управленческий учет дает возможность более обширно изучить те или иные аспекты работы компании, на основании которых вырабатывается дальнейшая стратегия развития организации. Упр.учет позволяет заглянуть в будущее — например спрогнозировать какие обстоятельства могут ожидать компанию, как извлечь из изменения внешних условий максимальную пользу или наоборот, минимизировать убытки и так далее. 

То есть финансовый учет включает в себя исключительно денежно-имущественные расчеты, а управленческий идет значительно дальше и охватывает не только финансово-бухгалтерский анализ, но и планирование, сравнение влияния различных нефинансовых факторов. 

Подведение итогов

Автоматизация управленческого учета — неизбежное решение для организаций, стремящихся к лучшим результатам и повышению эффективности собственной деятельности. Ведь упр-учет это весьма важная процедура для произвольного предприятия. В интересах самой компании приложить все усилия, что он проводился оперативно и эффективно.

Тем более, что автоматизация управленческого учета не требует  каких-то огромных денежных затрат или трудоемкого внедрения программного обеспечения. Современный рынок предлагает множество уже готовых решений. Все, что требуется от организации — обратиться к специалистам, которые установят программу, настроят ее и проверят работоспособность. И заодно объяснят, как пользоваться сервисом тем, кто должен будет отвечать за составление упр-отчетности. Более ничего для автоматизации управленческого учета не нужно.