Автоматизация контроля развития бизнеса по методике OKR

Система OKR — делаем работников более самостоятельными и автоматизируем контроль основных аспектов бизнеса

Немаловажной частью успеха при управлении различными проектами или руководстве организациями является постановка амбициозных, но достижимых целей, которые позволяют сотрудникам понимать свою степень участия в общем развитии компании и влияние на выполнение общих задач, стоящих перед ней. В любой компании руководство, если планирует качественное развитие и масштабирование своего бизнеса, уделяет немало времени для выбора оптимального варианта методики оценки целеполагания и качества выполнения поставленных задач (как отдельными сотрудниками и менеджерами любого звена, так и отделами, департаментами или службами). Мы советуем остановить свой выбор на OKR-методике, суть которой состоит в том, чтобы минимизировать вероятность достижения поставленной цели при её постановке, при этом предоставляя сотруднику способы и варианты решения, имея для анализа и контроля рабочие инструменты, позволяющие отслеживать степень решения задач на различных этапах.
OKR (Objectives & Key Results — цели и ключевые (главные) результаты) изначально появилась в рамках компании Intel, но всеобщую популярность получила после написания Джоном Доерром из компании Google книги, в которой он устанавливает основные параметры оценки работы сотрудников по такой методике и её направленность при нормальном действии на достижение компанией глобальных целей и задач. В наше время OKR методология применяются в таких корпорациях, как Meta, LinkedIn, GoPro, Uber, Яндекс, Twitter, Amazon, Gap, Netflix и тысячах других компаний различных по сфере деятельности по всему миру.

Для начала разберём, что такое OKR и как расшифровываются основные аспекты метода.

• Objectives (цели, задачи). Каждый работник компании или команды получает установленные именно для него рабочие цели и задачи, которые напрямую влияют на выполнение общих метрик и генеральных целей всей компании в целом.
• Key Results (главные или ключевые результаты). Любая поставленная цель должна быть связана с показателем, который легко можно измерить и представить в виде цифр.
• Отслеживание прогресса каждого участника относительно командных результатов. Оптимально использовать сервисы для совместной работы (к примеру, Google Docs или Trello), в которые каждый из сотрудников на регулярной основе будет вносить свои достижения в плане решения поставленных задач и метрик, используемым в итоге для оценки.

Что даст использование метода OKR в вашей компании?

• Минимизация затрат времени на микроменеджмент. С внедрением OKR руководители компании, служб и отделов смогут сконцентрироваться на решении основных задач бизнеса, так как рутинная работа будет выполняться рядовыми работниками, поскольку на качественные и количественные результаты их деятельности будет завязан, в том числе, их доход.
• Возможность для незамеченных ранее отличных специалистов в штате компании продвинуться по карьерной лестнице. Нередко случается так, что действительно талантливые сотрудники остаются незамеченными со стороны руководства. Методология OKR позволит на основе измерений ключевых показателей выявить таких людей и помочь им занять «своё» место в компании.
• Максимально объективная оценка реальных результатов работы сотрудников и команды. Измеримость любых выставленных задач позволяет руководству компании легко оценивать степень достижения целей. OKR даёт возможность в случае невыполнения целей получать объективные данные о причинах случившегося и необходимую для анализа информацию, которая поможет в будущем планировании.

Задачи, решаемые OKR в процессе использования

• Направление движения компании (Куда мы идём?). На такой вопрос при постановке индивидуальных рабочих целей должен отвечать сам специалист, который выставляет их в соответствии с общим направлением движения компании (медленный рост, удержание позиций на рынке, быстрое развитие).
• Важность работы и проводимых на ней действий (Кому действительно нужно то, чем я занимаюсь на работе?). При работе по OKR характерной чертой рабочих процессов становится формирование кросс-функциональных рабочих команд, которые и занимаются решением поставленных задач. Регулярные встречи участников команды и возможность уточнения рабочих задач конкретного коллеги позволяют сотрудникам синхронизироваться и приложить силы к решению общей задачи бизнеса в рамках своей профессиональной компетенции. Для кросс-функциональных команд характерна взаимопомощь внутри рабочей группы и ускоренное решение стандартных задач, на которые у отдельных сотрудников ушло бы значительно больше времени.
• Прозрачность задач, которые назначены коллегам (А чем, собственно, занимаются другие сотрудники, пока я работаю?). Общая автоматизированная система показателей OKR позволяет ознакомиться с задачами, назначенными коллегам. При условии совпадающих целей сотрудники всегда могут помогать коллегам, которые работают в аналогичном направлении.

Методология OKR на примере сети кофеен

Формулируем основныецели по OKR для компании

Основная миссия: наше кофе должно стать синонимом хорошего и рабочего настроения во всех городах присутствия торговых точек компании.

Годовой Objective: компания должна выйти в тройку лидеров в Москве и городах-миллионниках среди сетей кофеен с собственным устойчивым коммьюнити.

Годовые Key Results: ежедневное количество постоянных гостей к концу года должно достигнуть 10000 человек.

Методология OKR в менеджменте предполагает постановку не более 5 общих целей, внутри каждой из которых устанавливается 2-3 метрики (не более). Именно такой подход позволяет добиться максимальной прозрачности и результативности.

Формулирование OKR командного типа самими отделами и департаментами компании

Годовой OKR

Продуктовая команда и отдел закупок:

· Objective — самый вкусный Американо и Капучино, к качеству и насыщенности вкуса которого у покупателей нет претензий;

· Key Results — не менее 50% покупателей вместе с кофе приобретают дополнительные товары из ассортимента кофейни.

Маркетинговый отдел, пиарщики и SMM:

· Objective — каждый гость, побывавший в одной из наших кофеен, в итоге мечтает привести сюда родственника, близкого человека или друга;

· Key Results — 50% покупателей по бонусной программе привели нового покупателя.

Back Office и команда сотрудников торговых точек:

· Objective — в кофейнях постоянно царит атмосфера, комфортная для любого гостя;

· Key Results — 200 дней в течение года в кофейнях проводятся утренние или вечерние массовые собрания посетителей и тематические мероприятия.

Формирование сотрудниками личных целей

Главный вопрос, на который нужно в момент формирования личных OKR ответить сотруднику самому себе, можно сформулировать примерно так: Что мне сделать такого важного, чтобы максимально полно и объективно указать на важность и основные показатели моей работы в течение отчётного периода?

Примеры:

Objective — самый вкусный Американо и Капучино, к качеству и насыщенности вкуса которого у покупателей нет претензий.Objective бариста — получить за отчётный период (полгода) не более 10 обоснованных жалоб от гостей на качество, вкус или насыщенность приготовленного кофе.

Objective: каждый гость, побывавший в одной из наших кофеен, в итоге мечтает привести сюда родственника, близкого человека или друга.

Задачи контент-менеджера:Objective: в группе в ВКонтакте ведутся живые и активные обсуждения наших кофеен; Key Results: за полгода 5000 живых комментариев с обсуждением нашего кофе и качества оказания услуг под выпущенными в социальных сетях постами.

Регулярные встречи внутри кросс-функциональной команды

На таких встречах (оптимальная периодичность проведения — раз в 2 недели, а лучше раз в месяц) каждый работник делится своими актуальными результатами в плане работы над выполнением задач, совместно формируется пул уже решённых задач и новые задания, которые позволят в итоге достигнуть глобальных целей компании. Раз в квартал (при условии полугодичных или годовых OKR) проводится комплексная ревизия всех задач и контроль степени их выполнения.

К примеру, можно выпустить пост в социальных сетях относительно качества подаваемых напитков, чтобы получить реальную обратную связь от гостей кофеен. Подобная инициатива позволит задействовать одновременно OKR бариста и контент-менеджера, что при должном подходе специалистов соответствующих профилей позволит выявить потенциально слабые места в приготовлении кофе и получить фидбэк, позволяющий уменьшить количество негативных отзывов за счёт улучшения рецептуры или дополнительного обучения бариста.

Основные правила постановки целей

• Каждый сотрудник самостоятельно ставит перед собой амбициозные, но достижимые цели. Такой подход к целеполаганию позволит специалисту находить интересные и важные для всей компании цели в работе.
• Цель должна быть достижимой, но не простой. Важно, чтобы поставленная задача требовала для выполнения приложения определённых сил. Достигнутой OKR будет считаться в случае, если она выполнена от 60 до 80% целевых показателей. Если поставленная цель выполнена на 100 и более процентов, то высока вероятность изначально заниженной «планки», а выполнение на 50 и менее процентов ставит под сомнение адекватность и реалистичность.
• Система предполагают гибкость и возможность изменения целей. Дело в том, что в определённый момент компания может понять, что развивается не в ту сторону, куда нужно, поэтому и цели отдельных сотрудников и всей компании в целом не могут оставаться неизменными.
• Общие цели могут быть достигнуты только по факту работы кросс-функциональных команд и коллаборации сотрудников, которые, выполняя свои задачи в рамках своих профессиональных компетенций, работают над общими целями команды и компании в целом.
• Цели прозрачны и любой сотрудник может уточнить их в общей автоматизированной системе контроля целепостановки. Это позволяет понимать, кто работает в смежных направлениях, кто может помочь или кому можно оказать помощь своей работой.
• Чек-лист , который позволит им гарантированно работать в вашей компании
• Не существует единых методов, которые можно было бы взять на вооружение в неизменном виде и сразу внедрить на практике. Прежде, чем начать работу по методологии, проверьте поставленные цели по небольшому чек-листу, следование которому позволит получить те результаты, которые вам нужны:
• Компактная точная формулировка и отсутствие двойных трактовок. Все цели должны уместиться на половине (максимум на целой) странице формата А4 стандартным машинописным шрифтом.
• Система не являются планом работы сотрудников или документом в формате ToDo листа. Если в итоге они такие, то нужно обязательно их переделать, иначе методика в принципе работать не будет.
• Все или большая часть OKR кросс-функциональной команды или сотрудника должны быть нацелены на достижение общих целей компании. Иначе выходит, что команда или отдельный специалист работают исключительно для себя, ради работы, а не достижения организацией общей задачи или основной цели, выработанной руководством.
• Если в структуре целей работника или команды только одна цель направлена на достижение общих целей команды, то она должна быть с наибольшим приоритетом. Не должно быть так, что основная задача по приоритету идёт последней.
• Любые инициативы отделов и служб должны быть согласованы по времени и приоритетности. К примеру, продвижение новой кофейни в городе и её продвижение должны начаться одновременно (либо маркетинг начинает свою работу заранее). Аналогично: OKR связанные с запусками новых продуктов и открытием новых точек не должны по времени отодвигаться на конец отчётного периода, чтобы их выполнение не было фактически нереальным.
• Любые глобальные цели компании в той или иной мере должны быть представлены в OKR. Аналогичным требованием является знакомство всех сотрудников в общем с целями и задачами других команд, а также с приоритетами. Иначе вы наверняка столкнётесь с ситуацией, когда команды, которые вместе в коллаборации могли бы достигнуть целей быстро и качественно, просто работают в разных направлениях, в состоянии рассинхрона. К выполнению поставленных задач это, естественно, не приведёт.
• OKR в нормальных условиях не затрагивает стандартные рабочие процессы. А вот если у компании есть кадровые или иные проблемы, стоит включить обыкновенную работу специалистов в OKR с численными и измеримыми показателями. Тогда в итоге после оценки основных показателей руководство сможет понять, что идёт не так и кто всему виной.
• Выполнение целей требует усилий каждого участника команды в равной мере или сообразно профессиональным навыкам и занимаемой должности. Кстати, нередко при первом применении методики OKR на автоматизированной основе выясняется, что штат компании сильно раздут или что степень мотивации сотрудников на работу крайне низка.
• Выполнение OKR должно приводить к пользе бизнесу в целом.

Оценка OKR должна производиться объективно и честно, а результаты, которые сотрудники должны приложить к их достижению, не должны приводить к профессиональному выгоранию и «впахиванию» сутками. Достижимые и прозрачные цели, которые можно в любое время отследить в автоматизированной системе учёта, должны идти при выполнении на благо всей компании в целом. Только в этом случае методика OKR работают так, как должны.