Затраты ресторана

Деятельность любого предприятия общественного питания связана с определенным уровнем платежей. Их величина зависит от концепции, меню, расположения ресторана и многих других факторов. Управление издержками подразумевает тщательное изучение темы и планирование бюджета.
Рестораны как и другие компании преследуют одну и ту же цель — получение максимальной прибыли при минимальных расходах. Расчет себестоимости продукции является составной частью калькуляции блюд и зависит от уровня постоянных и переменных затрат ресторана. От правильного вычисления стоимости блюд и напитков зависит успешность продаж и отсутствие претензий проверяющих органов.

Сокращение платежей — непростая работа, требующая вовлеченности и внимательности. Процент совершения ошибок велик, так как это кропотливый ручной процесс. Именно поэтому все успешные компании используют специальные программы, упрощающие расчеты и управление бизнесом.

Затраты предприятия общественного питания

Вся расходная часть общепита опирается на два параметра, общепринятых в экономике: исчерпаемость и альтернативность ресурсов. То есть всегда присутствует риск прекращения поставок необходимого сырья, работы сотрудников, изменения рабочих технологий и т.д. Поэтому бизнесмены стремятся к сокращению платежей, озадачиваясь поиском альтернативных поставщиков и продуктов-заменителей.

Все издержки предприятия можно классифицировать по нескольким признакам:

1. По возможности включить в себестоимость: прямые и косвенные.

Зависят от того, возможно ли отнести на единицу продукции. Прямые легко учитываются в общей стоимости. Например, при производстве салата Цезарь несложно посчитать цену ингредиентов и вывести уровень понесенных затрат ресторана в процентах. А вот косвенные расходы никак не определишь на единицу товара, так как они связаны с производством, ремонтом, амортизацией, персоналом в целом. Расчет себестоимости продукции в таком случае производится путем распределения затрат относительно фонда оплаты труда или материальной базы.

2. По фактическому наличию: явные и неявные.

Явные отражены в бухучете и подтверждаются различными актами, счетами, накладными и иными документами. К ним относятся переменные и постоянные издержки. Неявные отражают управленческие решения, связанные с упущенной выгодой. Они не выводятся в отчетах, но помогают собственнику рассматривать решения на основе полученной прибыли.

3. По принципу участия в процессе приготовления блюд: производственные и непроизводственные.

4. По возможности возврата вложенных средств: возвратные и невозвратные.

Первая группа предполагает реверсию средств, как в случае с оплатой производственных сумм. Фирма вкладывает средства в бизнес, ожидая получить их обратно в виде прибыли. Вторая группа включает такие платежи, которые никогда не принесут доход. К ним относят расходы на регистрацию, создание, страхование ресторана.

5. По степени управления: контролируемые и неконтролируемые.

Если компания может повлиять на уровень выплат, то они контролируемые. Когда издержки никак не зависят от компании, их называют неконтролируемыми. К таким относятся налоги.

6. В зависимости от обстоятельств: релевантные и нерелевантные.

Размер первых зависит от решения, которое влекут затраты. Например, желание отправить поваров на обучение в другой город подразумевает транспортные вложения. Нерелевантные — те, которые необходимо платить в любом случае независимо от принятого решения руководства.

Управление статьями расходов — важная часть эффективного бизнеса. Поэтому тщательное изучение сути вопроса и применение автоматических систем расчета помогает снизить затраты в процентах и вывести ресторан на новый уровень функционирования.

Постоянные и переменные затраты ресторана

Деление платежей на постоянные и переменные является важной составляющей успешного бюджетирования. Для того чтобы управлять ценообразованием, ресторан должен знать свои фиксированные издержки. Планирование “подушки безопасности” также дает положительные результаты, снижая риски потерь в сезон низкого спроса.

В зависимости от объема производства или уровня деловой активности выделяют постоянные и переменные расходы. Их используют для определения точки безубыточности и совершенствования продаж.

Фиксированные платежи не меняются от изменения объема производства и реализации. Они существуют даже при отсутствии продаж. К ним относится оплата:

• аренды,
• зарплаты сотрудников,
• амортизации,
• коммунальных счетов,
• ремонтных работ,
• обновление спецодежды и обслуживание инвентаря,
• социальных пособий,
• административно-хозяйственных дел,
• налогов.

Переменные суммы реагируют на колебания товарооборота и меняются прямо пропорционально объему выпускаемой продукции. К ним относят оплату:

• доставки продуктов,
• фудкоста,
• упаковки и хранения готовых изделий,
• рекламных кампаний,
• электроэнергии и газа, используемых при производстве блюд и напитков,
• различных потерь при неправильной эксплуатации, хранении, транспортировке,
• тары,
• частично социальных нужд,
• премий,
• прочих расходов, таких как ведение кассового аппарата, покупка одноразовой посуды и т.п.

Постоянные и переменные издержки остаются таковыми только в определенных условиях и времени. Как правило, они рассчитываются за несколько месяцев, максимум — лет. Однако, при долгосрочном рассмотрении даже фиксированные суммы меняются под действием внешних факторов.

Помимо рассмотренных группировок выделяют условно-переменные и постоянные, объединяющие в себе оба вида платежей.

Управление затратами

Как эффективно управлять затратами, рассмотрим на примере ресторана.

Первое, что необходимо сделать, — заняться подробным планированием. Работа ресторана начинается с распределения бюджета. На данном этапе можно спрогнозировать текущие и инвестиционные вложения, например, на капитальный ремонт, обновление оборудования, переквалификацию сотрудников. Чтобы процесс управления затратами стал проще, конкретизация статей расходов должна быть четче. Рекомендуется пересматривать бюджет раз в квартал либо месяц в зависимости от масштабов предприятия.

Второе — вести учет. На данном этапе происходит управление платежами. Согласованная работа позволяет минимизировать потери, не допуская необоснованных трат.

Система управления затратами заключается в следующей последовательности действий:

1. Группировка расходов.
2. Распределение по видам деятельности и продукции, основываясь на:

• принципах сортировки платежей;
• первичных документах;
• обработке отчетностей, позволяющая распределять издержки;
• управленческих отчетах.

1. Расчеты по выбранному методу.
2. Поиск путей минимизации платежей.
3. CVP-анализ.

Контроль переменных издержек включает в себя поиск новых поставщиков, внимательное отношение к предлагаемым ценам, переучет имущества, проверку исправности оборудования, условий хранения, чек-листы и прочее.

Управление фиксированными расходами предполагает такие мероприятия как:

• Учет основных оплат, продуктовых и на сотрудников. Фудкост и лэйбор кост в совокупности составляют прайм кост. Такие вложения в ресторане могут доходить до 70 процентов от выручки. К тому же они контролируемы. Поэтому основное внимание владельцев при снижении капиталовложений и повышения уровня прибыли направлено на данный кост. Рассмотрим управление затратами ресторана на примере foodcost.
• Контроль коммунальных платежей.
• Составление графика ремонтных работ.
• Планирование оплаты налогов во избежание просрочки, своевременное оформление документации.
• Внимательное отношение к неучтенным статьям.

Качественная работа с бюджетированием предполагает автоматизацию. Применение специальных программ помогает компании повысить прозрачность произведенных оплат, ускорить процесс их согласования, избежать просрочки, удобство отслеживания цен поставщиков, возможность не соглашаться на завышенные, сведение к минимуму дублирования покупок.

Расчет себестоимости продукции

Себестоимостью называют стоимость ресурсов, вложенных в производство и реализацию готовых изделий. Необходим при анализе эффективности использования ресурсов, рентабельности, ценообразования, прибыли.

Существует несколько формул расчета, выбор которой зависит от цели и вида показателя. Если себестоимость плановая (нормативная), то вычисляется на основании потребляемых сырья, материалов, услуг на единицу продукции. Фактическая учитывает все затраты на конец периода. Сметная работает с разовыми заказами и является разновидностью нормативной. На расчет себестоимости продукции оказывают воздействие затраты. На примере ресторана они прямым образом связаны с изготовлением позиций, обозначенных в меню. Их величина может сильно варьироваться в зависимости от производимого блюда.

Рассмотрим факторы, влияющие на себестоимость:

1. Внутренние — зависят от компании, могут находиться под контролем.
2. Внешние — не связаны с деятельностью фирмы, хотя косвенно влияют на ценообразование и не могут управляться ресторатором.

К внутренним относятся:

• Квалификация персонала. Надежность сотрудников предотвращает кражи, ответственность — исключает порчи продуктов, а находчивость позволяет создавать новые блюда из остатков, экономя на ресурсах. Сюда же можно отнести знание технологических процессов, следование инструкциям и разумную креативность. Обучение персонала — долгосрочная инвестиция, повышающая качество сервиса и снижающая процент различных статей затрат в ресторане.
• Меню: количество блюд, ассортимент. Увеличение ассортимента и объемов производства снижает фиксированные платежи и соответственно себестоимость продукции. При наличии невостребованных позиций опытный руководитель вводит новые позиции, более популярные, и заменяет те, что не пользуются спросом. Такие нововведения, как правило, снижают уровень платежей.
• Инновации и техническое оснащение. В эту группу факторов относят оборудование, помогающее добиться более быстрых, точных результатов. Например, применение специальных программ, позволяющих автоматизировать управленческий учет, расчет себестоимости продукции и снизить затраты.

К внешним обстоятельствам относятся:

• Уровень инфляции. Снижение покупательной способности денег увеличивает расходы компании на те же продукты. Повышение цен на сырье приводит к росту вложений.
• Страна, регион. Здесь учитываются транспортные расходы.
• Политическая ситуация. Любой бизнес зависит от уровня налоговой базы, страховых взносов, акцизов и любых нововведений.

Как рассчитать себестоимость продукции

Расчет себестоимости продукции в каждой фирме считают по-разному: вручную или используя различные программы. Первый способ прост в применении, не требует никаких специальных приложений и девайсов, но занимает много времени и сил. Поэтому в большей степени подходит для расчета затрат на предприятиях общественного питания небольшого размера.

Метод директ-костинг также дает возможность калькулирования, считая только переменные платежи, а постоянные — складируя на выделенном счете. Плюсом такого варианта является возможность разделения себестоимости разных блюд и выделения выгоды от продажи каждого из них. Сюда же относится эффективность ценообразования и простота определения точки безубыточности. Из минусов — отсутствие распределения между полной и производственной стоимостью; несовпадение бухгалтерских и управленческих затрат.

Использование формулы полного расчета, включающего постоянные и переменные расходы, называют абсорпшен-костинг. Отличительной чертой данного метода является учет не только готовых блюд, но остатков и заготовок. Положительными сторонами применения метода является определение сумм на остатки и вычисление рентабельности. В результате полученная цена используется в качестве итоговой. Однако, если в ресторане большой ассортимент блюд и напитков, процесс определения косвенных издержек намного сложнее. Ко всему прочему прибавляется выявление степени влияния постоянных затрат на цену.

Калькуляция блюд в ресторане

Плановая калькуляция помогает ресторатору контролировать ценообразование и выставлять итоговую стоимость блюд. Благодаря расчетам можно обосновать важность тех или иных сумм, применение технологии производства, рецептуры, причины замены продуктов и т.п.

Первое, что необходимо для калькуляции — знание технических нормативов. Далее на каждое блюдо или напиток оформляются специальные карточки, где прописывается норма брутто используемых продуктов для приготовления 100 порций. При включении в рецепт мяса или рыбы, указывается вес нетто.

Что еще отражается в калькуляционной карте:

• порядковый номер. Представляет собой дробь: вверху — номер при регистрации карточки, а внизу — номер изделия в прайс-листе;
• название сырья, входящего в состав;
• количество ингредиентов;
• необходимый на 100 порций (или 10 кг веса) объем продуктов, определяемый нормативами;
• стоимость ингредиентов на 100 порций;
• розничная цена с наценкой 1 кг продукта;
• итоговая стоимость порции;
• граммовка изделия.

Для того чтобы рассчитать стоимость блюда, цену продажи делят на 100, округляя до копеек. После калькуляции документ подписывается ответственным лицом, заведующим и руководителем.

Этапы расчета:

1. установление цен ингредиентов,
2. определение сырьевой нормы блюда,
3. расчет стоимости набора продуктов, производимый путем умножения количества на цену,
4. расчет энергозатрат: расходы на электроэнергию делятся на объем производства,
5. трудозатраты с учетом заработной платы,
6. вычисление наценки на основе себестоимости изделия,
7. суммирование полученных показателей и вычисление цены блюда.

Калькуляция — основа ценообразования в ресторане. Находится под пристальным вниманием контролирующих органов. Работая с документом, необходимо быть внимательным, не выпуская из вида такие моменты как:

• закладку овощей по сезону и взаимозаменяемых продуктов,
• оформление актов при учете веса использованных яиц,
• правильное отражение закупочных цен и тех, что указаны в расчетах,
• оформление актов, касающихся проработки рецептуры в целях минимизации отходов,
• порядок учета набора ингредиентов, соответствие технологическим картам,
• присутствие необходимых подписей.

Ручной метод калькуляции предполагает долгий кропотливый труд с использованием калькулятора. Помимо затраченного времени данный процесс отнимает трудовые ресурсы, которые можно было бы направить на другие актуальные дела. Ручные расчеты часто сопровождаются ошибками и фальсификацией данных.

Упростить процедуру калькуляции блюд поможет применение программных продуктов, предназначенных для автоматизации большинства процессов. Специалисты компании Финоко разработали модуль “USAR: Управленческий учет ресторана”, направленный на формирование базы данных и автоматические расчеты. Приобретение готовой модели позволяет собственнику быть в курсе значений эффективности бизнеса, контролировать определенные показатели и принимать взвешенные решения в любой момент времени.