Автоматизация управленческого учета на производстве

Автоматизация управленческого учета на производстве позволяет достичь главной цели — повышения рентабельности. Каждая компания преследует практически единственную цель своего существования, которая заключается в получении максимального дохода при минимальных расходах. В системе Финоко разработан специальный комплект для автоматизации управленческого учета производственных компаний, который дает возможность автоматизировать формирование управленческой отчетности, анализировать производственные процессы и прогнозировать результаты работы.

Грамотный руководитель старается сократить излишние затраты, и все структуры частично или напрямую влияют на итоги поставленной задачи. Фундаментом автоматизации управленческого учета на производстве являются достоверные коэффициенты, цифры и факты. Они позволяют учредителям, руководящим лицам и менеджерам своевременно получать проверенную и уместную информацию, благодаря которой можно делать выводы относительно финансового состояния предприятия и ставить необходимые задачи на будущее.

Понятие

Первоначально учет относился к бухгалтерскому, и использовался в качестве инструмента для контроля результатов деятельности для руководящего звена. Крупным компаниям зачастую не хватает одной лишь бухгалтерии, так как она не способна раскрыть полную картину происходящего для контроля и разработки бизнес-решений. В таком случае в организации начинают внедрять новые способы сбора и анализа данных.

С помощью новой системы учета учредитель или руководитель организации может своевременно получать простые, но в то же время информативные данные относительно финансового состояния фирмы, что позволяет ему принимать соответствующие решение на будущий период.

Цели автоматизации управленческого учета на производстве

Ведение управленческой отчетности и своевременное отражение достоверной информации в ней позволяют:

• поставить цели для дальнейшего движения всего бизнеса, увидеть реальные итоги месячной работы компании;
• проводить анализ прибыльности компании, предотвращая при этом кассовые разрывы;
• рационально распределять расходы;
• находить слабые и сильные стороны компании, детально контролировать прибыль и убытки, увидеть возможность экономии;
• автоматизировать процессы получения финансовых результатов деятельности.

Такой учет способен куда более подробно рассказать о реальном положении дел, отразить итоги работы каждого подразделения и помогает в планировании всего предприятия в целом.

Какими должны быть данные для ведения отчетности?

Информация обязана соответствовать ряду особых требований:

• оперативность. Чем быстрее формируется документооборот, тем лучше. Чаще всего бухгалтерии дается срок в 1 месяц для ее предоставления, в то время как для управленческих задач подача цифр обязана быть более быстрой и эффективной. Показатели для руководящего состава требуются как можно быстрее, поэтому часто менеджеры предпочитают скорость подачи информации, чем ее точность;
• целевое назначение. Она должна отвечать определенным задачам, которые поставлены руководящим звеном;
• конкретизация. Каждый элемент должен быть конкретным, без излишеств. Однако при этом их должно хватать для того, чтобы принять соответствующее решение относительно дальнейшего ведения бизнеса. Чаще всего достаточность данных обеспечивается за счет проведения их анализа;
• экономичной в получении и обработке;
• гибкой, способной подстраиваться под изменения в бизнесе.
  
  Экономика рыночных отношений отличается неустанной динамикой развития и неопределенностью во многих хозяйственных ситуациях. Именно поэтому данная система не может обладать желаемой стабильностью: неизменность на протяжении многих лет просто невозможна. Грамотный руководитель постоянно обновляет методику ведения отчетности, совершенствует ее исходя из рыночной экономики, развивает по форме и содержанию. Именно постоянное развитие говорит о том, что компания будет процветать в будущем, несмотря на возможные изменения в экономике.

Бухгалтерский и управленческий учет: в чем разница?

Следует начать с того что управленческая отчетность отличается от бухгалтерской своими целями. Функционал бухучета предусматривает закрепление и обработку данных, полученных в ходе полноценного существования фирмы. При этом обеспечивается контроль и со стороны финансовых вопросов. Тогда как управленческий учет производства требуется для незамедлительного изучения анализа, с помощью которого происходит прогноз дальнейшей деятельности.

Различия в целях и задачах провоцируют последующие расхождения в системах учета:

• соблюдение определенных норм и правил. Контроль затрат обязывает придерживаться правил и положений, которые руководство компании считает полезными. Правила бухучета, в свою очередь, руководствуются исключительно законодательными и нормативными актами, которые одинаковы для всех компаний;
• пользователи отчетов. Информация полученная с помощью управленческих расчетов полезна только руководителям компании, и нужны для рационального распределения активов в будущем. Бухгалтерский учет оперирует цифрами, которые используются для анализа работы прошлого периода. Кроме того, данные бухучета предоставляются в налоговые службы как результат хозяйственной деятельности организации за определенный период, о ее финансовом и имущественном состоянии и платежеспособности;
• методы и подходы. Ведение бухгалтерского учета требует четкого соблюдения всевозможных стандартов и положений, и все они строго регламентированы. При этом управленческий учет не придерживается строгих правил: организация может использовать индивидуальный порядок подсчета, который регламентирован руководством. Например, заработная плата в бухгалтерии отражается только на определенном счете и в полной сумме, а в упручете она разбивается по отделам, группам или любым иным критериям. При этом результаты работы бухучета зачастую более подробны, что в значительной степени упрощает проведение анализа;
• отчетность.По сравнению с бухгалтерским учетом, который придерживается строго регламентированной отчетности, в управленческом учете нередко встречаются уникальные и специфические формы отчетности. Они удобны определенным пользователям на конкретном заводе. Нередко в организации сосуществуют несколько видов отчетности, необходимые для разных отделов или подразделений;
• сроки предоставления данных. Сроки предоставления бухгалтерской отчетности регламентируются законодательными актами. Финансовая формируется по необходимости, когда руководство хочет проанализировать тот или иной показатель хозяйственной деятельности. Так, если в бухучете себестоимость продукции можно отразить только после проведения всех затрат, то в управленческих отчетах ее видно практически сразу: результаты работы можно обновлять ежедневно, а недостающие пробелы заполнять плановыми показателями, основываясь на данных прошлого периода;
• обязательность. Бухгалтерский необходимо предоставлять контролирующим органам, а управленческий учет — только руководителям предприятия. По своей сути, это внутренний контроль, который не регламентируется и не проверяется налоговыми службами.

Автоматизация управленческого учета на производстве: Задачи

Перед финансовым учетом поставлена первостепенная задача: предоставить отчеты причастным лицам используя для этого различного вида отчеты. Их вид и отраженные данные напрямую подчиняются их конечному назначению, и могут быть подобраны или откорректированы под задачи каждого отдела.

Финансовый учет, грамотно развернутый в серьезном холдинге, способен:

• собрать и консолидировать информацию относительно всех первостепенных элементов организации;
• провести анализ собранных данных;
• анализировать отклонения по статьям издержек и приходов от планируемых величин;
• провести моментальный подсчет издержек на изготовление изделий;
• проконтролировать деятельность и запланировать прогнозные расходы исходя из имеющихся данных; провести прогноз вероятных событий основываясь на показателях предыдущего периода;
• обеспечивает простой и полезной отчетностью всех важных лиц в компании.

Не стоит забывать о том, что спектр поставленных задач может быть существенно расширен. Все зависит от что, что руководство ожидает получить от финансовой отчетности и какие цели преследует.

Методы и составляющие элементы

Каждый руководитель, отталкиваясь от поставленных задач и требований, выбирает методику подсчета данных. Каждый из существующих вариантов характерен совокупностью разнообразных приемов и способов, с помощью которых происходит отражение информации в отчетности.

Чаще всего используются сразу несколько методов, из которых самыми популярными являются:

• планирование. Данный процесс можно назвать непрерывным и цикличным, который позволяет привести возможности компании к реальным условиям рынка. Благодаря планированию руководящее лицо может решить вероятные и прогнозируемые сложности, использовав альтернативные пути развития компании в целом. Однако следует учитывать факт того, что планирование может быть эффективным только на основании статистических исследований и проведенной аналитической работы прошлых периодов;
• нормирование. Этот метод предполагает проведение научно-обоснованного расчета приемлемых норм и нормативов, благодаря которым обеспечивается эффективность использования ресурсов и поиска рационального распределения затрат. Сопоставление показателей нормирования, планирования, контроля по нормам затрат и отклонения является основной системой показателей производственного учета;
• лимитирование. По своей сути, лимитирование является первоначальной ступенью контроля издержек производства, которая основывается на подсчете запасов и затрат. Под лимитом следует понимать объем выдачи, который строится исходя из показателей норм использования ресурсов на единицу изготавливаемой продукции. Лимиты чаще всего регламентированы технической документацией и планируются исходя из производственных программ каждого рабочего подразделения;
• документация. Первичная документация (в том числе и аналоги на электронных носителях), способных гарантировать отражение полной и достоверной информации относительно деятельно компании;
• инвентаризация. Благодаря инвентаризации можно выявить физическое состояние производственного объекта. Она дает полное представление об имеющихся отклонениях: неучтенные активы, потери, хищения или недостачу. Периодическая инвентаризационная опись имеющегося имущества способна сохранить материальные ценности, помогает контролировать их использование и достоверно отражать их количество;
• обобщение и группировка. Этот процесс предполагает сохранение и систематизацию информации об объекте на основании различных признаков. Группировка объектов происходит по определенным признакам: специфике производственной деятельности, технологической и организационной структуре, организации управления, целевых функциях системы в целом. Сгруппированная и систематизированная информация легче воспринимается работниками, что позволяет им эффективно использовать ее для проведения анализа деятельности. После этого можно сделать необходимые выводы и скорректировать работу всего предприятия в целом;
• анализ. Этот метод взаимодействует практически со всеми остальными методами. Анализ позволяет выявить взаимозависимость и взаимосвязи между отделами, определить процент выполнения планируемых задач, отклонения от плана и их причины. Как только руководитель производства выявляет ухудшение в показателях производительности, он может принять управленческие решения. Анализу подвергается как все предприятие в целом, так и отдельные его подразделения, а результаты деятельности выражаются в экономических показателях, выбранных в зависимости от целей и возможностей;
• контроль. Это завершающий этап планирования и анализа, способный направить всю компанию на исполнение ранее поставленных задач, вскрыть и устранить имеющиеся отклонения.

Объекты

Информация — это основной объект учета, способный подробно отразить финансовое состояние компании для проведения дальнейшего анализа. Благодаря полученной и обработанной информации управленец способен принять обоснованные решения, тем самым обеспечивая эффективность и непрерывность рабочих процессов. Именно на моменте организации управленческого учета на предприятии руководитель выбирает какая именно информация будет использоваться, и от каких отделов она должна поступать.

Помимо информационных данных, объектами принято считать:

• денежные средства фирмы;
• собственную бухгалтерскую отчетность;
• активы и бизнес-процессы организации;
• подведенные итоги работы в целом.

Руководство, внедряя финансовый учет, самостоятельно принимает решение на какие именно экономические показатели воздействовать. При этом решения могут постоянно меняться: в зависимости от поставленных вопросов и желания руководителя анализировать тот или иной показатель.

Виды

Управленческий учет на предприятии не классифицирован по видам, так как каждое учреждение обладает своим, индивидуальным рядом особенностей, и может самостоятельно решать для себя, как и с помощью какой методики вести работу. Однако условное разделение по видам все-таки существует:

• Бюджетный. Необходим для определения финансового положения организации. В данном случае строится система бюджетирования, необходимая для улучшения финансовой эффективности деятельности подразделений и каждого отдельного сотрудника;
• Производственный. На производственных конторах такой вид учета является основополагающим. Его целью является вычисление себестоимости изготавливаемой продукции, учитывая при этом все производственные затраты;
• Маржинальный. Используется для оптимизации всего производственного процесса: затрат, объемов производимых товаров, итоговых цен. Он применяется при необходимости увеличения прибыли и контроля затрат;
• Стратегический. Предполагает организацию обеспечительной системы финансированием и ресурсами, которые могут потребоваться для дальнейшего развития всего предприятия.

Введение управленческой отчетности на предприятии

Если в организации использовалась только работа бухгалтерии, введение дополнительного способа ведения отчетности должно происходить поэтапно.

Анализ предприятия, описание бизнес-структуры

Каждый руководитель должен понимать с чего начинать внедрение еще одной системы учета, особенно, если речь идет об управленческом. В первую очередь следует подробно анализировать точку А — имеющееся положение дел в бизнесе. Чаще всего на данном этапе уже настроена четкая система документооборота, что уже дает минимальную информацию для отчетности. Ее анализ позволит определить недостающие формы, способные воссоздать полную картину положения. В некоторых случаях необходимо наоборот убрать все лишнее.

Кроме того, следует выявить структуру предприятия: взаимодействие между разными подразделениями и описать связи подчинения. Благодаря этому можно понять зону ответственности, кто и кому будет предоставлять информацию для полноценного ведения всей отчетности.

Построение целей бизнеса

Как только будет разработана концепция ведения учета, будет понятна его структура и минимальные требования к отчетности, можно рассматривать перспективы бизнеса. Важно иметь перед собой четкую цель: только в таком случае получится построить эффективную систему.

Выбранные цели могут быть самыми разнообразными — их смысл и количество напрямую зависит от масштаба предприятия и его деятельности. Однако каждая поставленная цель требует четкого плана действий и критерий оценки вероятности достижения. После этого все они выстраиваются в порядке приоритетов, что позволит выстроить иерархию отчетности в документообороте.

Построение требований к будущей системе учета

Проведя анализ целей и предприятия в целом, руководитель определяет для себя следующие задачи:

• устранение обнаруженных ошибок и избежание их в будущем; корректировка организационной структуры для получения оперативной и достоверной информации;
• расстановка центров финансовой ответственности.
• Финансовая структура строится на основании организационной, и принимает в обработку выбранные приоритеты. Иные структуры и подразделения формируются в ЦФО и определяется будущая финансовая политика.

Определение модели

Когда определены ключевые цели и требования, можно начинать формирование самой структуры. Руководитель должен определить:

форму отчетности и предоставляемые документы; последовательность предоставления информации; необходимость проведения дополнительного изучения материальной базы, которая может потребоваться для создания необходимой отчетности; содержание классификаторов.

Чаще всего этот этап называют основным: он позволяет сформировать целостную структуру модели всей структуры. Важно, что строгие требования к данному процессу отсутствуют: управленцы могут самостоятельно выбрать готовые методики проведения или разработать индивидуальную с нуля.

Стандарты ведения и контроля

Несмотря на то, что строгий контроль за ведением финансового учета отсутствует, он строится основываясь на положениях учетной политики. Если учетная политика предприятия отсутствует, ее необходимо сформировать и отразить в ней выявленные требования и выбранную стратегию.

После этого остается наладить лишь контроль и периодический аудит.

Программное обеспечение

Автоматизированная отчетность может встречаться не только в крупных организациях, но и в малых и средних бизнесах. Обычно она необходима для повышения производительности при проведении анализа и принятия решений для дальнейшего масштабирования предприятия.

Чаще всего, особенно в малом бизнесе, отчетность формируется в Excel: это достаточно удобный и функциональный продукт, обладающий набором всех необходимых инструментов. Однако для масштабного бизнеса лучше применять узкоспециализированные ПО, которые не только рассчитаны на любой метод внедрения управленческого учета на предприятии, но и объединяются с различными источниками информации. Некоторые компании проходят постепенный рост от Excel-таблиц к сложным ERP-системам — все зависит от нужд организации.

В нынешнее время финансовый анализ и иные подсчеты в компаниях проводятся в следующих программах:

• таблицах Excel;
• облачных хранилищах (в основном для управления ДДС);
• различных узконаправленных настройках на базе 1С;
• ERP-системах для комплексной автоматизации крупных предприятий.

При этом какая бы ни была программа, она может быть не полной: неподходящий функционал или отсутствие блоков автоматизации являются нормальным явлением, так как разработчики не в силах предугадать все особенности бизнеса. Для выбора наиболее подходящего программного обеспечения необходимо провести анализ имеющихся систем и выбрать наиболее оптимальный вариант, доработав его под собственные нужды. Чаще всего именно так и происходит: небольшие корпорации, на самом начальном этапе своего развития, могут делать аналитические таблицы и в Excel — этого программного обеспечения будет достаточно для полноценного финансового учета начального уровня.

Программа Excel

Excel знаком практически каждому — данная программа активно используется во всех компаниях. Помимо простых таблиц для счета или анализа, Excel применяется для ведения самых разнообразных отчетов в малых и средних бизнесах, особенно тогда, когда использование дорогостоящих продуктов финансово необоснованно. У Excel весьма расширенный функционал, что позволяет с легкостью вести такие отчеты как:

• Отчет по доходам и расходам (ОДР, P&L, Profit and Loss, отчет о финансовой деятельности компании);
• Отчет по движению денежных средств (ДДС, CF, Cashflow);
• Баланс (БЛ, BS, Balance sheet).
• При этом программа обладает массой преимуществ:
• доступна для каждого; предполагает наличие финансовых функций;
• Интуитивно понятна и проста для многих пользователей;
• Имеет возможность для развития благодаря макросам.

Среди минусов можно выделить:

• Разрастание таблиц. По мере расширения компании таблицы будут постоянно увеличиваться, из-за чего требуется больше времени для работы с ними и приведения учета в надлежащий вид;
• Excel практически не интегрируется с другими системами;
• Постепенное усложнение табличной части из-за роста формул в процессе роста компании.

Итог

Чем больше становится бизнес, тем больше данных необходимо вносить в Excel, отчеты становятся объемными и непосильными, даже при использовании макросов. Рядовые специалисты и экономисты, далекие от программирования, могут совершить ошибки при составлении отчетов, что становится причиной принятия неправильных решений относительно дальнейшей деятельности.
Автоматизация управленческого учета на производстве поможет избежать подобных проблем и сократить потери в следствие человеческого фактора.
Для таких целей наша команда разработала инструмент ФИНОКО:Веб сервис. Он идеально подходит для управленческого учета, может работать на вашем компьютере, на сервере в Интернете или на серверах вашей компании.  Современные технологии позволят облегчить работу ответственных лиц, исключить ошибки и консолидировать работу всех подразделений или , даже , группы компаний.