Контрагенты в сервисе Финоко

Единый реестр контрагентов и управление поставщиками и клиентами в группе компаний

Для финансового директора и службы казначейства реестр контрагентов — это не просто справочник из учетной системы. От того, насколько централизован и актуален реестр поставщиков и клиентов, зависит качество управленческой отчетности, планирования денежного потока, лимитов и рисков по всей группе компаний.

Система Финоко позволяет превратить реестр контрагентов в полноценный инструмент управления контрагентами: от автоматического пополнения из учетных систем и банков до проверки по официальным реестрам, аккредитации поставщиков и контроля расчетов в разных юрлицах и валютах.

Единый сводный реестр контрагентов для всей группы компаний

Ключевая идея Финоко — один единый реестр контрагентов вместо разрозненных справочников в разных программах и компаниях.

Система объединяет всех поставщиков, клиентов, подрядчиков и прочих партнеров в общую базу:

• единая карточка контрагента для всей группы компаний с юридическими данными, реквизитами, договорами, лимитами и историей расчетов;
  
• единый идентификатор контрагента, даже если в разных учетных системах он записан по-разному;
  
• гибкое разделение ролей: один контрагент может быть одновременно и поставщиком, и клиентом, и подрядчиком.
  

Такой подход дает возможность строить корректную аналитику и управленческую отчетность по всей группе, опираясь на один реестр контрагентов, а не на десятки разрозненных справочников.

Автоматическое пополнение реестра контрагентов из учетных систем и банков

Поддерживать реестр контрагентов вручную трудозатратно и всегда ведет к ошибкам и дубликатам. Поэтому в Финоко основной принцип — максимальная автоматизация пополнения и обновления реестра.

Система:

• получает контрагентов из ERP, бухгалтерских и отраслевых систем при обмене документами (счета, акты, реализации, поступления, договоры);
  
• подхватывает новых контрагентов из банковских выписок и автоматически предлагает создать записи или объединить дубли;
  
• обновляет реквизиты при изменениях в учетных системах или банках, чтобы реестр контрагентов в Финоко был «золотым стандартом» данных.
  

В результате реестр контрагентов в Финоко всегда актуален, сам пополняется при операционной работе и становится надежной основой для управленческого учета, казначейства и планирования.

Проверка контрагентов по официальным реестрам и управление рисками

Современный реестр контрагентов должен не только хранить реквизиты, но и помогать снижать риски.

Финоко поддерживает проверку контрагентов по официальным базам и государственным реестрам (налоговые органы, статреестры и пр.):

• уточнение статуса юрлица (действующее, в ликвидации, ликвидировано);
  
• выявление признаков недобросовестности и повышенного риска;
  
• фиксация результатов проверки прямо в карточке контрагента.
  

Система может регулярно обновлять данные и сигнализировать об изменениях статуса. Таким образом, проверка контрагентов становится частью технологического процесса, а не разовой ручной операцией.

Финансовый директор и служба безопасности получают прозрачный инструмент для оценки и контроля рисков, используя единый реестр контрагентов как базу данных по надежности партнеров.

Аккредитация поставщиков и управление допуском к закупкам

Для компаний с развитой закупочной функцией важно, чтобы не любой контрагент автоматически становился поставщиком. В Финоко реализован процесс аккредитации поставщиков, тесно связанный с общим реестром контрагентов.

Система позволяет:

• собирать анкеты и документы от потенциальных поставщиков (уставные документы, лицензии, сертификаты, договоры, сведения о бенефициарах);
  
• использовать результаты проверки контрагента по официальным реестрам при принятии решения о допуске;
  
• оценивать историю работы: сроки поставок, качество, количество рекламаций, дисциплину исполнения обязательств;
  
• фиксировать статус аккредитации (допущен, условно допущен, в проверке, отклонен) и любые ограничения (лимиты, виды товара, условия оплаты).
  

В итоге реестр контрагентов в Финоко превращается не просто в список, а в управляемую систему аккредитации поставщиков и контроля условий работы с ними.

Оценка надежности и рейтинги контрагентов

Финоко позволяет не только завести реестр контрагентов, но и использовать его для формирования рейтингов надежности. Для этого в систему можно встроить как внешние факторы, так и собственный операционный опыт компании.

При оценке надежности контрагентов могут использоваться:

• финансовая дисциплина: просрочки, нарушения условий оплаты, спорные платежи;
  
• операционная дисциплина: срывы сроков, качество поставок, возвраты, претензии;
  
• данные проверки контрагента по государственным реестрам;
  
• роль контрагента в бизнесе: стратегический поставщик или массовый клиент, доля в обороте, критичность.
  

Рейтинг и класс надежности отражаются в карточке контрагента и доступен в отчетах. На основе этих данных можно управлять лимитами, условиями оплаты, требованиями к согласованию платежей и объемам сотрудничества.

Сводные отчеты по расчетам с контрагентами в группе компаний

Единый реестр контрагентов в Финоко напрямую встроен в управленческий контур: бюджеты, казначейство, платежный календарь, анализ дебиторской и кредиторской задолженности.

Система позволяет:

• видеть общую задолженность контрагента по всей группе компаний, даже если он работает с несколькими юрлицами;
  
• анализировать структуру задолженности по договорам, проектам, видам услуг, центрам финансовой ответственности;
  
• контролировать динамику платежей и просрочек в разрезе контрагентов, сегментов и компаний группы.
  

Такой подход делает реестр контрагентов основой для управления расчетами, а не просто справочником. Руководство получает сводную картину по ключевым поставщикам и клиентам на уровне всей группы, а не только отдельных компаний.

Внутригрупповые расчеты и работа с компаниями внутри холдинга

Отдельно в Финоко поддерживается работа с внутригрупповыми контрагентами — компаниями внутри холдинга, которые одновременно выступают и заказчиками, и поставщиками, и кредиторами, и заемщиками.

Система помогает:

• вести отдельный контур внутригрупповых контрагентов в рамках общего реестра;
  
• видеть взаиморасчеты как по каждой компании, так и по группе в целом (кто кому и сколько должен, из каких операций формируется задолженность);
  
• автоматизировать сверку и элиминацию внутригрупповых оборотов при формировании консолидированной отчетности.
  

За счет этого реестр контрагентов в Финоко становится опорной точкой для наведения порядка в расчетах внутри холдинга.

Мультивалютный реестр контрагентов и работа с разными валютами

Большинство групп компаний работает с контрагентами в разных странах и валютных зонах. Финоко поддерживает мультивалютный реестр контрагентов и мультивалютную аналитику:

• в карточке контрагента и договора фиксируется основная валюта расчетов и при необходимости дополнительные валюты;
  
• учитывается история курсов и курсовые разницы;
  
• сводные отчеты по контрагентам можно формировать одновременно:
  
  • в валюте управленческого учета группы (например, USD или EUR),
    
  • в локальной валюте отдельной компании,
    
  • в валюте договора.
    

Это упрощает планирование денежных потоков, управление валютными рисками и подготовку отчетности для собственников и инвесторов.

Почему реестр контрагентов стоит вести именно в Финоко

Использование Финоко как централизованной системы для работы с контрагентами дает группе компаний следующие преимущества:

• единый, структурированный и постоянно обновляемый реестр контрагентов для всего холдинга;
  
• автоматическое пополнение данных из учетных систем и банков, минимум ручного ввода и ошибок;
  
• встроенная проверка контрагентов, аккредитация поставщиков и оценка надежности;
  
• прозрачные сводные отчеты по расчетам, в том числе внутригрупповым и мультивалютным;
  
• единая платформа для бюджетирования, казначейства, анализа дебиторской и кредиторской задолженности.
  

Финоко превращает реестр контрагентов из пассивного справочника в активный управленческий инструмент, который помогает снижать риски, улучшать платежную дисциплину и повышать устойчивость бизнеса всей группы компаний.