Согласование платежей в сети ресторанов A.Family Group

Специалисты компании ООО «Сан-Сити» завершили проект по автоматизации согласования платежей и процесса загрузки данных из системы iiko в веб-сервис Финоко для A.Family Group. Это ресторанный холдинг, занимающийся производством, обслуживанием, кейтерингом и управлением. На сегодняшний день, в холдинге успешно применяются:

• система консолидированной отчетности по всей сети ресторанов;
• система ежедневного контроля за всей сетью и отдельно по каждому ресторану;
• автоматизирована система согласования платежей;
• обеспечен хороший первичный учет в программе iiko.

В результате, максимально сократились сроки анализа деятельности. На основании этого, управленческие решения принимаются быстрее на 50%. Оптимизирована работа всего холдинга.

Ресторанный холдинг A.Family Group — успешный, эффективно развивающийся бизнес. На сегодняшний день — это 20 лет работы и около 10000 клиентов в месяц. Каждому клиент предлагается более 1200 видов блюд на выбор. A.Family Group ведет несколько проектов. Это бар, рестораны, кейтеринговые и аутсорсинговые услуги, продажа авторских тортов и сладостей ручной работы. Отдельное внимание уделяется развитию и открытию новых направлений, а также укреплению имеющихся позиций бизнеса в г.Сочи.

Ранее, в холдинге отсутствовало автоматизированное взаимодействие между подразделениями, что в итоге приводило к не оперативному принятию управленческих решений. Было сложно быстро согласовывать платежи. В процессе работы, очень часто возникали заявки, требующие быстрой оплаты. А руководитель не имел возможности постоянно находиться в офисе. Совершалось много звонков, а это задерживало процесс работы.

Отсутствовала возможность предоставления руководству оперативной сводной информации по каждому ресторану. Дефицит ежедневных операционных отчетов усложняли процесс контроля и анализа фактических и плановых показателей. Не было и сводного отчета для определения общей картины. Для детального и точного анализа по каждому ресторану, требовался отчет, который бы:

• консолидировал данные из iiko и других источников;
• анализировал информацию с плановыми значениями.

Кроме этого, руководитель холдинга A.Family Group Анна Станиславовна Нетягина, поставила следующие задачи: «Холдинг использует специально сформированную под наш формат программу iiko. Она выдает огромное количество первичной информации, которую в результате тяжело анализировать. Нужен понятный отчет по всем ресторанам и сразу в одном месте, для ежедневного контроля. Я должна быстро понимать эффективность работы сотрудников и целесообразность использования денежных средств компании.

Есть еще один острый вопрос — это согласование платежей. Хочется, чтобы процесс был быстрым. Есть статьи, которые требуют оперативного согласования, а у меня часто не бывает возможности ответить на телефонный звонок и дать согласие».

В настоящее время, сотрудники ООО «Сан-Сити» успешно справились с поставленной задачей. Все задачи были выполнены и успешно применяются в ресторанном холдинге A.Family Group.

Ключевые итоги проекта

Осуществлено подключение к веб-сервису Финоко три ресторана со всеми подразделениями

Полностью автоматизирована система загрузки данных из iiko в веб-сервис Финоко

Разработаны ежедневные операционные и индивидуальные формы отчетов по каждому ресторану. На основании загрузки первичных данных из системы iiko, автоматически анализируются расчетные показатели с плановыми значениями. Все данные по холдингу оперативно объединяются по каждому ресторану и формируется единый сводный отчет. В сводном отчете идет сравнение между подразделениями. Данные для сравнения могут использоваться разные: средний чек, количество посетителей, KPI персонала и пр.

Организована система согласования платежей

После формирования заявки, в системе согласования платежей сразу определяются согласующие, на основании статей затрат. Согласование проходит строго по заданному маршруту должностей. Эти должности соответствуют статьям бюджета. Установлены также приоритетные права для согласования. В определенных обстоятельствах, руководитель подразделения, или организации может сразу согласовать платеж без других ответственных лиц.

История по каждой заявке сохранена в журнале изменений: кто, когда и в какие сроки согласовал, или внес коррективы. Доступны прикрепления исходных данных: сканированные счета, акты выполненных работ, чеки, табеля и т. д.

Немаловажным является то, что при согласовании видно, какой лимит установлен по данной статье бюджета. Отображается общая сумма согласованных и несогласованных заявок. Для системы согласования платежей существует приложение. То есть, руководитель может согласовать любую заявку со своего смартфона, поддерживающего ios, или Android.

Александр Сандульский, руководитель проекта Финоко, отмечает: «В связи с тем, что ресторанный холдинг A.Family Group постоянно развивается, возникла острая необходимость в регулировании и постоянном контроле первичных данных. Был предложен вариант регламентного согласования платежей и автоматизации загрузки данных из iiko в веб-сервис Финоко. iiko — это единая система фактических, первичных данных по продажам, складу, кухне, доставке, персоналу, поставщикам и лояльности гостя. В целом, это данные, которые являются составляющей для управленческого учета.

Специалисты ООО «Сан-Сити» в веб-сервисе Финоко разработали систему, в которой автоматически забираются все необходимые данные из iiko. К этой информации добавляются плановые показатели и данные из других систем. После этого, проводить анализ деятельности ресторана, или группы ресторанов можно легко и просто. К тому же, можно сравнивать данные между ресторанами».