Ежедневная отчетность в ресторане

Ежедневная отчетность ресторана

Держать руку на пульсе ресторана: за какими показателями нужно следить каждый день?

Среди множества составляющих успеха ресторана огромную роль играет личное участие владельца в работе заведения. Он просто обязан контролировать все процессы и поможет в этом ежедневная отчетность ресторана. Если это человек увлеченный, и тем более, если речь идет о семейном бизнесе, то обычно так и происходит. Хозяин знает постоянных клиентов в лицо, считает выручку каждый день и, грубо говоря, “по запаху” может определить свежесть продуктов на кухне. Такой подход работает только в случае одного заведения. Когда у собственника появляется второй ресторан еще можно сохранить некую иллюзию контроля и приемлемый уровень доходности. А вот в случае запуска третьего объекта необходима перестройка парадигмы, иначе коллапс неминуем. Пришло время переходить на управление “по приборам”. Перемены, в частности, подразумевают под собой создание эффективной системы управления персоналом и внедрение продвинутой автоматизации учета. При этом базироваться она должна на ежедневной управленческой отчетности как ключевом инструменте менеджмента в общепите.  

Перепечатка нашей статьи «Ресторанный бизнес: как перейти от ручного управления к полноценному учёту» на портале biz360

Ежедневная отчетность: что и как измерять? 

Даже самая простая система автоматизации общественного питания способна выдавать огромное количество цифр, которые ложатся в основу управленческого анализа. Исходя из специфики заведения ежедневные отчеты могут несколько варьироваться. Ежедневная отчетность всегда индивидуальна, но есть и общие правила. В первую очередь контролируются показатели, прямо влияющие на доходность бизнеса, но при этом поддающиеся оперативной корректировке. 

Общая выручка 

Входящий финансовый поток — это главное за чем нужно следить каждый день. Выручка сравнивается с установленными плановыми показателями, которые необходимы если вы думаете о развитии своего заведения. При этом нужно иметь ввиду, что объем продаж нестабилен. В каждом заведении он своеобразно распределяется по дням недели. Кто-то зарабатывает на офисных работниках в будние дни, а у кого-то основная выручка приходится на уикэнды. Именно поэтому необходим контроль в ежедневном разрезе. В недельном или месячном — отчет не покажет адекватную картину мира. И если поток денег вдруг начинает явно спадать, то менеджеру или владельцу нужно понять по какой причине это происходит. На объем выручки влияет три основных показателя.  

Посещаемость 

Это важная цифра, показывающая сколько гостей в день к вам приходит. Анализ посещаемости в динамике показывает ее распределение по дням недели или времени суток. За большие периоды времени отражает рост или спад интереса к вашему заведению. И если гостей становится меньше, то значит нужно задумается над причинами, которые могли к этому привести. 

Количество чеков 

По соотношению количества чеков и гостей можно понять — а кто к вам ходит? Большие компании, пары или одиночки? Для получения достоверной информации нужно следить чтобы официанты вносили корректные данные о количестве гостей в заказе, что происходит далеко не всегда.  

Проданные блюда 

Эта информация нужна для понимания — а что покупают ваши гости? Что им особенно нравится? Какие позиции не пользуются большим спросом. И если в этом смысле есть явные провалы, то надо разобраться почему это происходит. Например, хромает качество или установлена неадекватные цены? 

Средний чек 

Это, по сути дела, показатель эффективности продаж. При этом средние чеки могут быть разными: вычисляются они отталкиваясь от общей выручки, которая делится на количество гостей, заказов или столов. Но обычно рестораторы оперируют средним чеком на гостя. Сравнивая его со средним чеком по меню, который получается исходя из идеальной для конкретного заведения модели потребления гостя, можно сделать важные выводы. Как вас воспринимают клиенты? Как дорогое место (если средний чек на человека не дотягивает до средней цифры по меню) или доступное (если происходит наоборот)?     

Как правило существует следующая закономерность: чем выше средний чек, тем больше итоговая выручка. В случае изменения средних затрат одного гостя, необходим анализ причин. В частности, это может быть удачное или наоборот неудачное новое меню, смена ценовой политики или даже концепции заведения.     

Пример: Допустим, руководство ресторана, видя пустующие столы днем столы решает ввести в меню бизнес-ланчи по цене ниже чем у конкурентов. В результате зал заполняется, общая выручка растет, но и затраты увеличиваются соответственно: на персонал, продукты и т.д. Если анализировать эффективность этого решения по итогам нескольких месяцев, то вполне может оказаться, что на чистую прибыль привлечение новых клиентов никак не повлияло, а то и того хуже — загнало ресторан “в минус”. Оперирование ежедневными отчетами на более коротком промежутке времени дало бы возможность выявить эту тенденцию и вовремя отказаться от невыгодной акции.  

В зависимости от специфики заведения и сложности системы автоматизации, управленец может контролировать в ежедневном режиме целый ряд других показателей.

Отчеты по скидкам и опасным операциям. Многие кафе и рестораны предлагают гостям дисконтные карты. Однако программы лояльности могут стать почвой для злоупотреблений со стороны персонала. Поэтому менеджер должен контролировать обоснованность предоставленных скидок. Опасные операции это, в частности, отмены пречеков, что также может быть признаком воровства. Подобные подозрительные действия можно отслеживать в специальных отчетах в ежедневном режиме.  

Стоп-листы. Список блюд которые не продаются по причине отсутствия продуктов на кухне имеет смысл смотреть каждый день только в том случае, если у вас есть возможность быстро исправить ситуацию. То есть оперативно заказать и доставить недостающие ингредиенты. Если же закупки происходят еженедельно, то с такой же периодичностью стоит контролировать и стоп-листы. 

Фуд-кост. Размер затрат на продукты показывает эффективность работы производства. Популярные POS-системы способны просчитывать этот показатель каждый день, исходя из калькуляции блюд, что дает частичное представление об ежедневных затратах предприятия. В целом же о расходах заведения можно судить только в месячном горизонте.  

Персональные KPI. Показывают насколько усердно работает персонал. Например, некоторые заведения регулярно контролируют эффективность каждого официанта: размер выручки, персональный средний чек, количество обслуженных столов и гостей. Сравнивая эти цифры вводятся механизмы мотивации персонала. 

Продажи по часам.  Распределение выручки между завтраками, обедами и ужинами показывает загрузку заведения в течении дня. В большей мере на это обращают внимание рестораны в отелях, где завтраки играют очень большую роль. 

ABC-анализ. Показывает какие позиции в меню пользуются наибольшим спросом, а какие продается редко. В отчетах эта статистика увязывается с себестоимостью каждого блюда. Проще говоря — если у вас продаются только позиции, которые приносят минимальное количество денег, то нужно что-то менять.   

Эффективность работы стула (стола). Этот показатель выводится делением выручки на количество посадочных мест. Анализируется как правило в месячном режиме и показывает заполняемость заведения. Особенно полезно применять для сравнения эффективности работы сетевых кафе и ресторанов. 

Количество гостей за столом. Понимание этой цифры влияет на создание оптимальной схемы посадки в заведении. Если к вам ходят в основном пары, то навряд ли стоит расставлять в зале большие столы на 6-8 человек. 

Оборачиваемость стола. Сколько раз гости сидят за тем или иным столом? Возможно есть такие которые вовсе не пользуются спросом? Показывает “мертвые зоны” в ресторане.  

Инструменты автоматизации 

Ежедневные показатели работы ресторана
Ежедневные показатели работы ресторана на базе r_keeper

Простейший ежедневный управленческий анализ можно вести и в таблице Excel. Но если заведение нацелено на развитие, то тут уже не обойтись без POS-систем, бухгалтерской программы и полноценной системы управленческий отчетности, которая соберет данных из всех систем учета. Они дают исчерпывающее количество информации. Однако в случае нескольких заведений управленческую отчетность нужно вести на более серьезном уровне, принимая во внимания все аспекты расходной части бюджета. Для этого необходимо внедрение продвинутой системы автоматизации, которая свяжет бухгалтерские данные с первичным учетом из зала и склада. Ежедневная отчетность на которую не уходит время для формирование — это обязательное условия для регулярного анализа. Если вы будете тратить много времени на подготовку отчетов, вы очень скоро перестанете формировать ее каждый день.

Резюме

Общественное питание это очень непростой и высококонкурентный бизнес, просто вынужденный чутко реагировать на потребности гостей и изменение рыночной конъюнктуры. Если игнорировать этот факт, то разорение неизбежно. Для  того чтобы этого избежать нужна ежедневная отчетность: 

  • каждый день собирать и анализировать информацию о работе заведения  
  • набор метрик зависит от специфики заведения, но обязательно нужно следить за динамикой выручки и посещаемостью    
  • эффективный контроль ключевых показателей невозможен без систем автоматизации   
  • бизнес-планирование должно учитывать не только доходную часть, но и расходную

Мы рекомендуем автоматизировать ежедневную отчетность в сервисе Финоко. Наш сервис позволяет собрать все данные из программ первичного учета и автоматически не только сформировать отчет, но и уведомить об отклонениях от целевых значений.

0