Автоматизация управленческого учета в 1С или специализированных программах
Руководитель любой компании должен вести учет по целому ряду показателей. По мере развития и расширения бизнеса такой работы становится все больше. Неизбежно возникает необходимость в оптимизации времени и автоматизации управленческого учета. Автоматизация управленческого учета в 1С одно из самых очевидных решений, ведь кажется что если мы ведем бухгалтерский учет, то эти данные позволяют анализировать работу компании. Так ли это? Подробно разберем в далее.
Эволюция управленческого учета вместе с развитием бизнеса
Рост предприятия предполагает усложнение управленческих процессов: становится больше источников поступлений и расходных статей, критериев оценки эффективности компании. Как следствие, происходит эволюция используемых методик учета. Пример поступательного развития приводим в таблице:
| Этап | Применяемые системы учета | Исполнитель |
| Первый | Кассовый метод, таблицы эксель: приход и расход средств | Руководитель компании |
| Второй | Появление БДР, вместо дат оплаты учитываются даты возникновения затратных статей | Бухгалтерия |
| Третий | Введение управленческого баланса, контроля за остатками | Профильный отдел фирмы |
| Четвертый | Индикаторы, метрики, постановка задач по KPI, измерение результативности отдельных процессов и прогнозирование | Служба внутреннего мониторинга и контроля на уровне группы компаний |
На первой стадии сбором и анализом данных о работе компании занимается владелец бизнеса, ведя черновые записи для себя. Самый простой вариант привести информацию к нормальному для восприятия виду — использовать таблицы в экселе. В такой документ можно вносить сведения о приходе и расходе, но сложно применять методики на уровне БДР, высоки затраты личного времени. Дальнейший рост бизнеса предполагает увеличение потоков информации, и как следствие — автоматизация управленческого учета. Здесь можно выделить три шага:
- Начало полноценной систематизации с подключением к процессу бухгалтерской службы, которая составляет для руководителя отчеты, используя данные POS-комплексов, банковские онлайн-программы. На таком уровне уже можно обрабатывать значительные объемы информации. Но, для планирования большого количества процессов в рамках крупной бизнес-структуры необходимо автоматизировать управленческий учет полностью, ввести разделение ролей. Иначе неизбежно серьезное отставание предоставляемых сведений. Этот этап принято считать автоматизацией управленческого учета в 1С.
- На следующем этапе подготовкой отчетности занимается отдельная служба. Специалисты собирают и приводят к единообразию разноплановые данные с помощью *ETL-систем. Документы формируются с использованием стандартизированных форм, что позволяет добиться одинакового понимания итоговой информации всеми сторонами процесса. Далее можно переходить к моделированию бизнеса, анализу тенденций и прогнозированию развития компании. Со сбором данных для автоматизации управленческого учета хорошо справляются бухгалтерские решения компании 1С. Прогнозирование или моделирование работы компании удобнее выполнять уже в специализированных программных продуктах.
- Переход на последний уровень автоматизации означает замену фиксации фактов как они есть “предсказаниями” событий с высокой долей вероятности. На данной ступени появляется отдел внутреннего мониторинга и контроля, вырабатывается общий для группы компаний регламент, перерабатываются формы. По сути, происходит эволюция от сложного к простому.
*Своевременное внедрение ETL-систем — важная задача, до решения которой качественно стандартизировать данные не просто, а количество ошибок и разночтений будет находиться в прямой зависимости от объемов поступающих сведений. Также необходимо упрощать отчетные формы с целью обеспечить корректный анализ информации сотрудниками с разным уровнем специальной подготовки.
Что дает автоматизация управленческого учета руководителю
С помощью управленческого учета может решаться целый ряд задач, имеющих критическое значение для выработки эффективных бизнес-решений:
- Контроль за расходами и прибылью с целью рационализации издержек, достижения лучшей рентабельности (сюда же относится учет себестоимость производственных процессов, связанных показателей).
- Построение стратегии и планирование дальнейшего функционирования компании за счет грамотного бюджетирования.
- Казначейство: управление потоками денег, обеспечение фирмы необходимыми для развития средствами.
- Приведение отчетности в соответствие с международными стандартами.
Автоматизация управленческого учета позволяет сократить затраты времени на получение и обработку информации, повысить оперативность взаимодействия отделений фирмы при ее движении к поставленным целям. Также исключаются связанные с человеческим фактором ошибки. Выгоды для конкретной области применения приводим в таблице:
| Сфера управ. учета | Преимущества автоматизации |
| Составление управленческой отчетности | Повышение скорости и точности, упрощение использования (при сравнении с эксель). Сведения из разных источников консолидируется в общей базе. |
| Учет по МСФО (международный стандарт) | Построение общей методологии, планировка счетов, порядка ведения документации и правок. |
| Бюджетирование | Формирование по точкам фин. учета (в заданных разрезах), оперативность при проверках на соответствие задачам, согласовании, утверждении. |
| Казначейство | Планирование потоков с выбранной степенью подробности, своевременность вносимых поправок, снижение рисков. Можно создать ЕРЦ. |
| Оперативный (производственный) учет | Ведение сбора, переработки, изучения сведений как в показателях денег, так и на основе иных характеристик (количество-качество). |
ETL-комплексы применимы к большим объемам данных, используются для переноса в общую базу и приведения к единой структуре информации из источников с различными стандартами хранения (физических, облачных).
Практическое использование ETL предполагает три последовательных шага: извлечение, преобразование в соответствии с принятым форматом (включает автоматическую расшифровку), загрузка в единое хранилище. В результате специалист получает сведения сразу в пригодном для работы виде, существенно экономя время. При этом массив данных делится на небольшие пакеты с возможностью удаления и замены отдельных сегментов.
Как эффективно автоматизировать управленческий учет
При разработке методологии с целью дальнейшей автоматизации необходимо соблюдать определенную последовательность. Первоначально составляется отчетный документ о приходе и затратах, формируется управ. баланс, содержащий исчерпывающий перечень метрик, при сравнении с бухгалтерской отчетностью. Информация заносится в эксель или таблицы-гугл: так можно наглядно представить положение дел в компании, трудоемкость учета, подобрать соответствующие задачам специализированные решения.
Далее необходимо создать структурное подразделение, которое будет вести учет финансовых показателей (не отвечая за их величину). Также потребуется выработать способы подготовки и приема бюджета, определиться с первостепенными показателями деятельности компании и ее структурных ответвлений. Непосредственно формирование бюджетов осуществляется одним из двух способов:
- Сверху-вниз (хорошо подойдет малым/средним фирмам): цели отделов определяются на основе общих для организации стратегических показателей. При увеличении масштабов бизнеса возможные некоторые статистические погрешности.
- Снизу-вверх (высокая точность, оптимально для крупных структур): бюджетирование идет от подразделений на местах и объединяется в общий бюджет корпорации. Метод потребует тщательной проработки финмодели и отлаженности действий на всех уровнях.
Параллельно с указанными выше процессами (либо по их завершению) проводится автоматизация казначейства. Предварительно необходимо внедрить методологию учета движения денежных средств. Сформировать календарь платежей и начать прогнозирование финансовых потоков рекомендуется сразу, после утверждения перечня статей ДДС. В зависимости от сферы деятельности бизнеса, также может потребоваться внедрение оперативного учета (основной источник данных для УО торговых и производственных компаний).
Одновременно автоматизация управленческого учета должна позволять вести упр. баланс, корректное составление которого позволит оперативно отслеживать изменения в финансовом положении бизнеса за выбранные промежутки времени. С опорой на данный вид отчетности директор может:
- Сделать выводы о способности компании к погашению обязательств в динамике, финансовой устойчивости и деловой активности.
- Оценить характер связанных с развитием бизнеса процессов.
- Проанализировать состояние активов и оборачиваемость ТМЗ.
Данные расчеты выполняются с помощью стандартных формул, но также могут быть автоматизированы посредством применения соответствующих технических средств. Результат — повышение точности при сокращении трудоемкости процесса. Для полноты картины управленческий баланс полезно использовать совместно с БДР и БДДС.
Выбор конкретных программных продуктов прямо зависит от масштабов компании и области экономической деятельности. Функционал подгоняется под поставленные задачи, а не наоборот. Ключевое — единообразие, корректность и высокая скорость формирования отчетности. Системность — залог успешного развития и расширения любого бизнеса.
Как сделать управленческий учет в 1С системным
Любая система должна опираться на реальность и фактические задачи. Это достигается консультированием по ведению управленческого учета и определенной бизнес-оптимизацией всей работы заказчика.
Дабы правильно внедрить этот вид учета, следует выполнить следующие итерации:
- найти и проанализировать масштаб потребностей клиента в снабжении информацией;
- спроектировать и провести первичное обследование;
- постараться суметь оптимизировать всю структуру анализируемого бизнеса под рассматриваемые задачи;
- аналогичным образом оптимизировать и регламентировать все бизнес-процессы;
- выработать консолидированную систему поддержки принятия решений;
- создать систему делегирования ответственности исполнителям по отделам;
- определиться с основными показателями и формами менеджерской отчетности;
Оценить конечную стоимость автоматизации довольно трудно, пока все описанные этапы не завершены. Слишком много факторов индивидуальны для каждого отдельно взятого бизнеса.
Подводя итоги
В данной статье мы разобрали из чего состоит автоматизация управленческого учета основные в 1С или специализированных программах. Мы рассмотрели принципы внедрения и этапы автоматизации управленческого учета на предприятиях разного уровня. В зависимости от профиля бизнеса, возможны корректировки применяемых методологий, набора метрик и ключевых показателей. Мы готовы помочь Вашей компании перейти на следующую ступень развития оптимальным путем, исключая ошибки на этапах внедрения, тестирования и реализации подходов.