Компания “Сан-Сити” автоматизировала управленческий учет ресторанов сочинской сети кафе и ресторанов “Лечо”. В настоящий момент сеть включает в себя три заведения разных ценовых сегментов, расположенных в центре города. Внедрение веб-сервиса “Финоко:Управленческий учет ресторана” позволило агрегировать информацию из системы первичного учета iiko, бухгалтерии 1С и документов в Excel.
Сеть «Лечо» и исходные проблемы учета
Сеть кафе и ресторанов «Лечо» в Сочи — это три заведения разных форматов и ценовых сегментов, расположенных в центральной части города. Каждое кафе работает со своей концепцией, меню, ценовой политикой и целевой аудиторией, но управлять ими нужно как единой сетью.
Ключевые особенности исходной ситуации:
- несколько собственников с разными долями участия и запросами к управленческой отчетности;
- несколько юридических лиц, на которых оформлены объекты;
- разрозненный учет: часть данных в iiko, часть в 1С, часть — в Excel.
Фактически управленческий учет был «разорван» между:
- системой автоматизации ресторанного бизнеса iiko (продажи, склад, списания);
- бухгалтерской системой 1С (официальный учет, часть фактических затрат);
- многочисленными Excel-файлами (реестры платежей, сводные таблицы для собственников, индивидуальные формы отчетности).
Финансовый директор сети тратил много времени на ручную подготовку отчетов, сведение данных и пояснения для собственников по каждому заведению и юрлицу. При этом получать оперативную картину по сети в целом было сложно.
Цели внедрения Финоко в сети «Лечо»
Перед командой «Сан-Сити» и веб-сервисом «Финоко: Управленческий учет ресторана» были сформулированы конкретные задачи:
- Объединить данные из iiko, 1С и Excel в единую модель управленческого учета.
- Облегчить работу финансового директора и убрать рутину по сводным отчетам.
- Настроить отчеты в разрезах: по каждому заведению, по каждому юридическому лицу и по сети в целом.
- Внедрить прозрачный и контролируемый процесс согласования платежей — в веб-интерфейсе и через мобильное приложение.
- Обеспечить собственников понятными консолидированными отчетами об операционной прибыли и эффективности заведений.
Интеграция Финоко с iiko, 1С и Excel
Первым этапом стало построение стабильного контура обмена данными между первичными системами и Финоко.
Из iiko в Финоко регулярно загружаются данные о продажах по группам (еда, напитки, прочие позиции), о списаниях продуктов и складских движениях. На базе этих данных в управленческой модели строится валовая выручка и себестоимость продаж с учетом продуктовой структуры.
Из 1С в Финоко попадают проводки по фактическим расходам: аренда, коммунальные платежи, услуги подрядчиков, маркетинг, амортизация, налоги и расчеты с персоналом. Эти данные сопоставляются с управленческой моделью и статьями бюджета, что позволяет видеть полную картину операционных и неуправляемых расходов.
Отдельное внимание было уделено Excel-документам, которые ранее использовались как «нестандартные» формы отчетности. Для них настроили загрузку в Финоко с автоматическим распределением по нужным статьям и разрезам учета. Это позволило сохранить привычные формы работы для части сотрудников, но при этом встроить их данные в единую систему.
Модель управленческого учета для сети «Лечо»
На основе интеграций в Финоко была настроена модель управленческого учета, которая отражает реальную структуру бизнеса:
- заведения учитываются как отдельные объекты с собственными P&L;
- юридические лица выделены как самостоятельные разрезы анализа;
- предусмотрены консолидированные отчеты по сети в целом.
Ключевым инструментом для собственников и финансового директора стал сводный отчет по сети, в котором автоматически рассчитываются:
- выручка по основным группам (еда, напитки, прочие продажи);
- себестоимость продаж — с учетом стоимости сырья и оплаты труда персонала, задействованного в производстве и обслуживании;
- операционные расходы — аренда, коммунальные услуги, маркетинг, эксплуатационные затраты и прочие управляемые статьи;
- неуправляемые расходы — обязательные платежи, часть налоговой нагрузки, отдельные виды коммунальных расходов.
Финальный результат — понятная картина операционной прибыли как по сети, так и по каждому заведению. Для собственников это означает возможность быстро оценить, какие объекты работают лучше, какие требуют внимания и как меняется ситуация в динамике.
Автоматизация согласования платежей
Одной из первых практических задач было облегчить финансовому директору процесс согласования платежей. Ранее заявки могли «гулять» между почтой, мессенджерами и устными договоренностями. Это создавало риск задержек платежей, потери прозрачности и конфликта при разборе спорных ситуаций.
После внедрения Финоко:
- заявки на оплату формируются и регистрируются в системе с указанием заведения, юридического лица, статьи затрат и назначения платежа;
- для каждой заявки задаются маршруты согласования и ответственные лица;
- согласование проводится как через веб-интерфейс, так и через мобильное приложение Финоко, что особенно удобно для собственников и управляющих, часто находящихся вне офиса.
Финансовый директор получил инструмент для управления денежными потоками: календарь платежей, приоритизацию расходов, контроль статуса согласования и наглядную историю решений.
Операционные отчеты и KPI для ресторанного бизнеса
В рамках проекта «Финоко: Управленческий учет ресторана» в сети «Лечо» был сформирован набор операционных отчетов, необходимых для системного управления заведениями. Они позволяют:
- видеть бюджет доходов и расходов по сети и по каждому объекту;
- анализировать план-факт по основным статьям доходов и расходов;
- оценивать эффективность отдельных подразделений — кухни, зала, бара, доставки и др.;
- рассчитывать ключевые показатели эффективности (KPI) сотрудников и заведений: выручка на сотрудника, доля фонда оплаты труда в выручке и валовой прибыли, выполнение планов по продажам в разрезе категорий.
Для собственников это означает переход от интуитивного управления к системному: сравнение заведений по единым метрикам, выявление проблемных зон и точек роста, анализ влияния отдельных решений (изменение меню, запуск акций, изменение графиков персонала) на финансовый результат.
Результаты внедрения Финоко для сети «Лечо»
В результате внедрения Финоко сеть «Лечо» получила осязаемые управленческие эффекты:
- Сокращение времени на подготовку отчетности.
Сведение данных из iiko, 1С и Excel стало автоматическим. Финансовый директор фокусируется на анализе, а не на ручной сборке таблиц. - Прозрачность для собственников.
Отчеты формируются в разрезе заведений, юридических лиц и в консолидированном виде. Информация стала понятной, сопоставимой и доступной в режиме регулярной отчетности. - Контролируемое согласование платежей.
Платежи больше не теряются, решения фиксируются, история согласований прослеживается, а управление денежными потоками стало прогнозируемым. - Рабочая модель управленческого учета для общепита.
«Финоко: Управленческий учет ресторана» превратился для сети «Лечо» в комплексный инструмент управления: от ежедневных показателей до стратегических решений по развитию заведений.
Кейс сети «Лечо» показывает, как переход от разрозненных систем и Excel-отчетов к единой платформе Финоко позволяет ресторанному бизнесу выстроить современный управленческий учет, улучшить контроль за денежными потоками, повысить прозрачность для собственников и поддержать устойчивый рост сети.