Финоко позволил формировать USALI-отчетность на русском и турецком языках в сети отелей «Казань Палас»
Группа отелей «Казань Палас» – это три отеля, ориентированных на международный поток гостей и иностранных инвесторов. Собственники – турецкие инвесторы, для которых ключевое требование к управленческой отчетности – понятность, оперативность и соответствие международному стандарту USALI.
До внедрения Финоко управленческий учет строился на основе выгрузок из 1С, Opera и iiko. Каждый день экономисты и бухгалтерия вручную:
- формировали отчеты по подразделениям (Rooms, F&B и др.),
- сводили данные из разных учетных систем,
- переводили ключевые формы для собственников на турецкий язык.
Процесс занимал много времени, зависел от человеческого фактора и не позволял смотреть на деятельность всех отелей группы в едином формате.
Цели проекта
Перед внедрением системы Финоко были поставлены задачи:
- настроить автоматический сбор первичных данных из 1С, Opera и iiko;
- ежедневно формировать управленческие отчеты по стандарту USALI;
- обеспечить вывод отчетности одновременно на русском и турецком языках;
- дать возможность собственникам анализировать показатели онлайн из любой точки мира;
- сравнивать эффективность трех отелей внутри группы в единой структуре отчетности.
Интеграция с 1С, Opera и iiko
Специалисты Finoko настроили обмен данными с ключевыми учетными системами:
- 1С – финансовые операции, себестоимость, расходы по центрам ответственности и статьям;
- Opera – загрузка, доходы от номерного фонда, показатели ADR, RevPAR, структура выручки по категориям гостей и тарифам;
- iiko – данные по F&B: выручка ресторанов и баров, себестоимость, списания, показатели по блюдам и категориям меню.
Все данные начали автоматически передаваться в Финоко по регламенту: часть – ежедневно, часть – по закрытию дня/смены. В системе реализованы проверки целостности и контроль соответствия оборотов, что сократило количество ошибок и ручных сверок.
Автоматизация USALI-отчетности
На основе загружаемых данных в Финоко была настроена модель управленческого учета по стандарту USALI:
- структура доходов и расходов в разрезе департаментов (Rooms, F&B, Other Operated Departments и др.);
- распределение общих и административных расходов;
- формирование ключевых форм USALI (Departmental Schedules, Summary Operating Statement и др.).
Отчетность формируется ежедневно – по каждому отелю, а также в консолидированном виде по всей группе. Финансовая служба видит:
- динамику выручки и затрат по департаментам,
- маржинальность и GOP,
- сравнение план/факт при наличии бюджетов.
Два языка отчетности: русский и турецкий
Особенность проекта – двуязычная отчетность. Родной язык собственников отеля – турецкий, при этом операционные службы и бухгалтерия работают на русском.
В Финоко были настроены:
- справочники статей и департаментов с русскими и турецкими наименованиями;
- формы отчетов, которые автоматически выводятся на нужном языке;
- возможность переключения языка «по кнопке» для одних и тех же данных.
В итоге:
- сотрудники в России работают с привычной русскоязычной структурой;
- собственники и инвесторы получают отчеты на турецком, без необходимости ручного перевода.
Онлайн-доступ и удаленная аналитика
Финоко развернут в веб-формате, и отчетность доступна через Интернет из любой страны. Собственники отеля могут:
- заходить в систему с ноутбука или планшета;
- просматривать ключевые отчеты USALI;
- анализировать показатели по каждому отелю и по группе в целом;
- отслеживать динамику показателей за день, неделю, месяц.
Это особенно важно, когда собственники находятся в другой стране и не участвуют в операционном управлении ежедневно, но хотят видеть объективную картину.
Сравнительный анализ трех отелей
На момент завершения проекта в группе работало три отеля. Система Финоко позволила:
- вести учет по каждому объекту отдельно;
- формировать сводные отчеты по всей группе;
- сравнивать отели между собой по ключевым KPI: загрузка, ADR, RevPAR, выручка по департаментам, уровень расходов и GOP.
Управленческая команда получила инструмент, который показывает:
- какой отель работает эффективнее по номерному фонду;
- где выше рентабельность F&B;
- как распределяются общие расходы между объектами.
Результаты внедрения
После запуска проекта отель «Казань Палас» и вся группа отелей получили ощутимый эффект:
- Сократилось время формирования управленческой отчетности – ежедневные отчеты USALI формируются автоматически, без ручной сборки из Excel.
- Снизился риск ошибок – вместо множества разрозненных файлов используются единые регламенты загрузки и проверки данных.
- Ускорился процесс анализа деятельности отелей – руководители и собственники видят актуальные показатели уже на следующий день.
- Появилась возможность полноценного сравнительного анализа трех отелей – в единой структуре USALI, с детализацией по департаментам.
- Отчетность стала понятной для всех участников – операционный персонал работает на русском, собственники – с отчетами на турецком языке.
В результате внедрения Финоко управленческий учет в сети отелей «Казань Палас» стал более простым, прозрачным и ориентированным на международные стандарты, а собственники получили надежный инструмент для контроля бизнеса и принятия управленческих решений на своем родном языке.