Рестораны — это одно из самых привлекательных направлений бизнеса, требующее при этом непрерывного контроля и анализа. Каждый год улицы городов пестрят новыми вывесками. Открываются новые места для посещения. Однако по статистике, всего лишь около 30% из них остаются на «плаву». В чем же причина таких ярких открытий и быстрых фиаско многих ресторанов? Как правило ответ прост: причиной тому ошибки руководителей. Минимизировать риски поможет система автоматизации управленческого учета. Например, сервис Финоко предоставляет готовый набор отчетов для контроля и анализа работы ресторана или сети заведений.
Контроль работы ресторана
Анализ работы ресторана должен выявить, как потенциальные точки роста бизнеса, так и его слабые места. В конечном итоге все это подчинено одной цели — повышению прибыльности заведения. Естественно, проблемные области нуждаются в улучшениях. Например в результате анализа можно прийти к выводу о том, что необходимо изменить стоимость блюд, набор ингредиентов, вместимость столиков или их расположение, а возможно и полностью пересмотреть концепции заведения. Однако мало внедрить новации, необходимо еще убедится, что они действительно работают. То есть регулярно мониторить к каким конкретно результатам приводят перемены, а также насколько быстро они происходят.
Как выявить проблемы? Определение KPI ресторана
Чтобы обнаружить проблемные области надо понять, какие факторы наиболее значимым образом влияют на работу столь сложного организма как ресторан в конкретном случае. Специфика заведений может быть разной, в зависимости от нее надо выявить самые важные показатели работы. Есть вполне очевидные индикаторы, такие как чистая прибыль, загрузка и общая выручка. Но существуют также более сложные, расчетные показатели, а также влияние внешних факторов, которые не так то и просто “оцифровать”: отзывы гостей, медиа-критика, качество работы персонала и другие. Определение, формализация и сведение в единый набора важнейших метрик по сути дела и есть создание системы KPI в ресторане (Key Performance Indicator или Ключевые показатели деятельности). Однако этому должно предшествовать постановка стратегических целей компании, и тогда этот процесс уже можно описывать с точки зрения концепции Сбалансированной системы показателей.
Виды анализа деятельности ресторана
Какова ваша главная задача? Провести общий анализ, изучить прибыль и затраты, а затем произвести “тонкую” настройку? Или полностью изменить работу ресторана, кардинально поменять концепцию и соответственно всю внутреннюю «кухню»? От ответов на эти вопросы зависит глубина анализа вашего бизнеса.
Экспресс-анализ ресторана
Начать можно с самых простых индикаторов. Такие KPI ресторана относительно легко считаются, но при этом довольно показательно отражают происходящее в вашем заведении. Подобный “быстрый” анализ уже позволит понять, что именно мешает более успешному ведению бизнеса, где есть упущения и даже в какой-то мере спрогнозировать будущие угрозы.
Показатели посадки
Это самый наглядный показатель. Если по вечерам или в обед, в зависимости от того на какую аудиторию рассчитано ваше заведение, столики пустуют, то это будет явно заметно и “на глаз”, и в кассе. Детальный анализ заполняемости ресторана позволит понять в какое время посетителей больше. А значит и спланировать какие-то специальные акции, “счастливые часы” и прочие маркетинговые инициативы, чтобы увеличить количество посетителей с одной стороны, а с другой — сгладить негативные последствия пиковых нагрузок. Среднее количество гостей за одним столом в день можно вывести путем деления общего количества посетителей за определенный период на число столов в ресторане и на число дней в этом периоде. Исследование загрузки ресторана по дням недели дает ответ на вопрос зачем к вам ходят люди. Если наибольшая заполняемость в выходные дни, то скорей всего ваш ресторан воспринимают, как заведение для “особого случая”. Если же ситуация обратная, — в рабочие дни посещаемость большая, а на уикендах она падает, то очевидно, гости приходят к вам в первую очередь чтобы поесть.
Средние чеки
Благодаря этим метрикам можно понять, какую сумму в среднем мы получаем от одного гостя. Рассчитывать средние чеки в ресторане можно несколькими способами, но наиболее часто встречается два.
Во-первых — средний чек на одного посетителя. Это один из важнейших KPI, показывающий дешево или дорого гостям в вашем ресторане. Показатель вычисляется следующим образом: выручка за определенный промежуток времени делится на количество посетителей и на количество дней в выбранном периоде.
Во-вторых — средний чек по меню. Данный показатель, еще его называют плановым средним чеком, получается в результате суммирования средних цен на группы меню (супы, горячее, салаты, напитки). Если сложить медианную стоимость позиций по категориям, то получится средний чек по меню, демонстрирующий сколько хороший гость тратит у вас денег. И если сопоставить эту цифру с первым показателем, то можно принимать обоснованные решения о понижении или повышении цен на те или иные позиции.
Расходы и структура издержек
Изучая деятельность ресторана, как и любого другого бизнеса, нужно помнить о затратах. Превышение издержек выше запланированного уровня может быть чревато банкротством. Для анализа необходимо разделить затраты на постоянные и переменные. К постоянным относятся такие, как заработная плата сотрудников, расходы на эксплуатацию и прочее. В переменные затраты включаются: премии, остаток товара на конец определенного периода, непредвиденные расходы.
Также не будет лишним углубится в изучение структуры затрат. В самом общем виде по этому параметру положение дел в ресторане можно оценить следующим образом. Индикатор рентабельности продаж выводится отношением операционной прибыли к валовой выручке, нижней планкой тут принято считать цифру около 20%. Также можно вычислить соотношение фонда оплаты труда к общей выручке, а также то, какую долю отнимает аренда помещения. Еще один немаловажный фактор — доля себестоимости продуктов по отношению к выручки, то есть общая себестоимость реализованных блюд и напитков. Как правило, нормальным показателем тут можно считать 25-27%.
Углубленный анализ работы ресторана
Далее можно провести более сложный анализ работы ресторана на основе расчетных KPI. Исследование таких показателей позволяет глубже понять все аспекты деятельности заведения. Речь в частности идет о таких индикаторах как отдача с одного посадочного места или стола, оборачиваемости, эффективности работы персонала и многих других.
Заполняемость ресторана в разрезах дней недели и часов
Узнать точную загрузку заведения в будние и выходные дни, а также в разрезе каждого дня по часам можно по количеству выбитых чеков. Таким образом можно понять в какое время ресторан приносит наибольшую прибыль, что будет полезно с точки зрения привлечения гостей в периоды простоя. Для начала надо определится с отрезками дней недели и времени.
Для вычисления подобных KPI понадобится информация о потоке чеков по времени открытия столов и, соответственно, в недельном разрезе. Необходимо разделить чеки по дням недели, а затем по времени в каждый из дней. Далее суммируется количество по отрезкам и делится на количество столов в заведении. Это дает понимание пиковых часов загрузки, позволяет проанализировать эффективность использования площадей, а также лучше понимать какого размера столы вам нужны — большие или маленькие. Исходя из этого разрабатываются маркетинговые акции, такие как, например, счастливые часы или можно прийти к выводу о необходимости ввода в меню бизнес-ланчей.
Оборачиваемость чека
Показатель определяет оборот, который приносит посетитель. Учитывать их стоит также за определенные промежутки времени. Таким образом мы получаем средний чек и средний чек на одного гостя в зависимости от оборотов в разрезе дня недели или временного отрезка. Рассчитывается это по следующим формулам:
Таким образом в частности можно сравнить, что приносит вашему заведению больше валового дохода — бизнес-ланчи или вечернее обслуживание а-ля карт. Исходя из этой информации можно работать над оптимизацией предложений.
Выработка на одно повара за один час
Грамотный подход к системе управления позволяет не нести дополнительные затраты на персонал. Этот KPI определяет какая занятость у каждого повара. В зависимости от их нагрузки делаются выводы о возможной оптимизации количества персонала. Как правило, нормой на одного повара считают выработку около 700 грамм блюд за час. Средняя выработка считается делением массы всех блюд на количество поваров в смену+кол.смен+часы в смене.
Проданные одному гостю блюда
Формула расчета тут достаточно простая. Стремится нужно к тому чтобы посетитель заказал 2-3 блюда, если это число меньше, можно сделать вывод, что ваши гости по какой-то причине плохо едят, например потому что в вашем ресторане завышенные цены.
Средний выход блюд
Расчет этого KPI исходит из того, что общий вес среднего полноценного обеда (салат, суп, горячее и напиток) не должен превышать 800 грамм. Зачастую рестораторы не имеют представление о стандартах выхода блюд каждой группы. В этом смысле существуют общепринятые нормы, например, вес горячего блюда не должен быть меньше чем выход салата. Такого рода стандарты во-первых понятны клиентам, а во-вторых помогают работе кухни в плане оптимизации закупки продуктов. Для внедрения такого рода стандартов надо сложить средние выходы блюд по группам меню и если показатель выходит за пределы 800 грамм, то это повод задуматься над улучшениями.
Соотношение выручки бара и кухни
Как показывает практика, в стандартном ресторане 30% выручки приносит бар, а остальные 70% — кухня. В других типах заведений, — кофейнях, барах или кафе, — это соотношение будет другим. Например,в кофейне это распределение обычно выглядит как 20/80 в пользу бара. В случае значительных отклонений от установленных процентных соотношений стоит начаться разбираться в причинах. Также можно проанализировать структуру потребления в баре и по кухне, а именно какие группы напитков или блюд приносят больше выручки. Тщательный анализ этих цифр позволит ответить на вопрос какого возраста ваша аудитория, какова ее платежеспособность, а также понять в чем причина хороших (или плохих) продаж тех или иных позиций.
Комплексный анализ ресторана
Для комплексного анализа работы ресторана нужно использовать набор ключевых показателей эффективности, подходящий именно вашему заведению в данный момент. Их не должно быть слишком много, иначе можно упустить моменты на которых необходимо сфокусироваться для улучшения работы. Но есть и другая опасность — недостаточный набор KPI, в этом случае вы можете просто не увидеть главные проблемы. Анализ тесно связан с расчетом показателей, установкой верных планов и контролем отклонения фактических результатов. Сервис Финоко разработал готовую к использованию модель управленческого учета в ресторане на базе международного стандарта USAR. В комплект отчетности уже входит методика анализа работы ресторана.